美迪康信档案管理制度.docVIP

美迪康信档案管理制度目的 为了规范档案的管理，保证公司有关档案和重要文件的存放安全与有效利用特订立本规定。范围 适用于公司内各机构在工作中形成的所有保存价值的文件材料。责任 本文件由人事行政部制订、实施，各部门共同执行并监督。1 文件材料的收集管理1.1 部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。1.2 公司印发的公文（含正件与附件、批复请示、转发的文件含被转发的原件）一律由行政人事部统一收集管理。1.3 一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件材料，由主办部门收集。会议文件由会议主办部门收集。1.4 原件送各机构行政部门统一管理，行政部编制目录清单，并对一般证照文件进行扫描，放入OA的公司档案中汇总；合同文件，如果简单的也比照处理，如果页数较多的格式文本，就进行主要内容摘要，再放入OA的公司档案中。1.5 行政部收到各部门移交档案资料后应立即在档案资料交接登记表（10.1）登记，双方签字确认。2 文件归档范围2.1 重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。2.2 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。2.3 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。2.4 本公司的请示与上级机关的批复。2.5 本公司反映主要职能活动的报告、总结。2.6 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。2.7 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。2.8 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。2.9 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。2.10 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的简报、照片、录音、录像等。2.11 本公司的与经营活动有关的证照。3 立卷（案卷质量要求）3.1 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。每一案卷应填写案卷封面（10.2）、卷内目录（10.3）和备考表（10.4）。3.2 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。3.3 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3.4 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件、附件、印件、定稿、请示、批复及转发文件、原件、复印件等多种形式的文件合订立卷，不得分开；绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。3.5 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。3.6 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，印证性文件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。3.7 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。3.8 卷内目录放在卷首，卷内目录项目包括：顺序号、文号、文件编制部门、文件名称。3.9 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。3.10 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。封面项目包括：3.10.1 全宗名称，即立档单位名称。3.10.2 类目名称，即立档单位名称对文件的一级类目名称。3.10.3 案卷题名：即本案卷的标题。3.10.4 时间：卷内文件起止年月。3.10.5 保管期限。3.10.6 件、页数：装订的案卷填写总页数，不装订的案卷填写总件数。3.11 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：3.11.1案卷的装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。3.11.2 案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，放在档案柜内保存。4 文书档案分类标准4.1 经营基本文件4.1.1 章程文件：章程的变更；登记；申请；营业执照、生产许可证、税务登记证等与公司经营有关的各种证照。4.1.2 股东会议文件：股东会议记录；股东会议通知；股东出、缺席会议回执；股东名册；股东印章簿；其它。4.1.3 董事会文件：董事就任书；董事会记录；商业账簿；经营业绩；请示；业务执行文件；其它。4.1.4 经营业务文件：经营方针书；经营计划书；经营会议记录；经营会议通知书；会议资料；重要契约；合同、协议；诉讼文件；经营业务执行文件；其它。4.2 经营组织文件4.2.1 业务机构文件：业务机构表；机构调整文件；其它4.2.2 业务分工文件：业务分工变更方面的文件；其它。4.2.3 职务分工及有关权限文件：职务分工变更方面的文件；权限变更方面的文件；其它。4.2.4 业务管理文件：内部监察文件；其它。4.2.5 报告文件：各种报告书；信用限度报告书；其它。4.2.6 会议文件：各种会议文件；通告；其它。4.3 业务运营文件4.3.1 销售业务运营文件4.3.2 生产业务运营文件4.3.3 采购业务运营文件4.3.4 一般事物运营文件4.3.5 总务运营文件4.3.6 人事、劳资文件招聘文件：报纸、杂志上刊登的招聘文件；通过人才交流中心招聘职员的广告；招聘人员履历表；招聘考试题目汇集； 考试答卷；应聘者一览表；考试通知书；考试成绩单；体检表；其它。聘用文件：聘用通知书；身份保证书；资历材料；任免文件；公司职员名册；劳动合同；其它。劳资文件：工资管理文件；定职定级文件；福利待遇文件；工资台帐；社会保险台帐；其它。4.4 技术管理文件4.4.1 总则4.4.1.1 技术档案是生产技术和科研及基本建设等活动的正式记录和反映，也是进行新的科学研究工作的依据。为此，对技术档案必须实行集中统一管理的原则。4.4.1.2 凡在现行工作和生产活动中正在使用，尚未整理，立卷归档的科技文件材料，不是档案，而是档案的前身，档案是它的归宿。4.4.2 产品技术档案4.4.2.1 产品工艺规程及岗位操作法和标准操作规程（SOP）。4.4.2.2 产品的批件（上级卫生部门批复的文件）、产品的生产证书。4.4.2.3 原材料的消耗定额，包装材料及标准。4.4.2.4 产品的质量标准。4.4.2.5 产品投产前试制记录、数据等有关材料。4.4.2.6 产品技术改革及总结报告。4.4.2.7 生产过程出现异常现象的考查，总结报告。4.4.2.8 生产技术组织措施规划，实施计划，技术经济效果。5. 归档要求5.1 归档的文件材料，必须是原件，必须收集齐全、完整、准确。纸质文件材料的纸张优良，字迹材料必须使用碳素墨水钢笔、蓝黑墨水钢笔、签字笔等耐久性材料。5.2 旧档的非纸质文件材料如光盘、照片、录像带等，应附文字说明一并归档；归档的电子文件必须转换成光盘存储形式，并一式三份，二套封存保管，一套提供利用。5.3 永久保存的档案归档两份，长期与短期保存的归档一份，归档的文件材料必须将底稿附在后面，对需要永久、长期保存的电子文件必须形成一份纸质文件。5.4 立成的卷案，经单位负责人检查，立卷人必须填好备考表的各项要求，由单位负责人和立卷人签章，交人事行政部归档。5.5 归档的技术文件材料，应编制移交目录，一式两份，在归档时，按目录清点（可使用移交清单），双方在目录上签字。5.6 各单位立卷人不得私存或销毁任何文件材料。5.7 产品技术档案归档时间可随时进行。6 保管6.1 档案室对存档的文件应及时进行登记编号、整理，未经整理、登记造册的文件资料不办理借阅手续。6.2 绝密档案必须单独保管。6.3 档案的编号力求简明，并要编制必要的查阅索引目录，便于查找。6.4 档案库房的门、窗应坚固，库内必须清洁、通风；并必须有防火、防晒、防潮、防虫、防鼠等设施。7 保密与借阅7.1 一切档案资料使用单位的各级主管人员对档案资料的使用、保管有行政上及法律上的责任。7.2 档案原则上不外借，仅供室内查阅。因工作需要节约应办理借阅手续，并在借阅登记簿（10.5）上登记。7.3 借阅人员应对所借案卷的完整、安全负责，不得转借、拆散、涂改（划圈或杠、改字）、调换、损坏或丢失。密件内容未经允许不得摘抄，借还档案应当面点清，详细检查。8 鉴定与销毁 档案的鉴定工作，由档案室组织有关部门和工程技术人员，成立鉴定小组。根据技术档案的保管期限表，审查确定档案的保管价值和期限，决定存销，对失去使用保管价值的档案，定期清理和鉴定。挑出销毁部分，并提出鉴定销毁报告一式两份。经总工审批后，由档案室会同保密、保卫人员销毁，销毁清单永久保存，已销毁的技术档案及时在记账上注销。9 档案保管期限9.1 永久保管登记、特批的重要文件；股东会议文件；股东名册；股东印章簿；资产及负债文件；理事会文件；请示、决议等重要文件；重要的契约、申请； 执照、上级批准证书等；重要统计文件；土地、建筑物、电话方面的重要文件；职员的履历表、聘用书、辞职书等；职员名册、人事、劳资方面的重要文件；公司章程、员工守则等；诉讼文件；客户文件；加入、退出外界社团组织方面的文件；重要仪式、典礼方面的文件；生产文件；工程文件、图纸、科研报告等；年度预算、决算文件；其它需永久保存的文件。9.2 十年保管股东名仪换书；税务方面的重要文件；会议文件（经营主体）；月决算文件；重要商业帐簿（资产目录、日记帐）；宣传方面的文件；市场调查的汇总报告书；9.3 五年保管销售帐簿；采购帐簿；人事方面的文件；9.4 三年保管管理人员、公司职员在外界社团担任职务的任免文件；政府机关的一般性认可、申请文件；公司职员调动、工资、补贴、劳动标准、保健、卫生方面的临时性权力及义