在银行办公室主任培训会上的讲话-办公室工作经典经验谈

1 / 17 在银行办公室主任培训会上的讲话 谈谈办公室及其主任的问题 根据记录整理 今天，德阳银行在这里召开全系统办公室主任会议，我认为很重要、很必要。因为办公室及其主任的职能职责决定了召开会议的重要和必要。虽然一个会议不能解决全部问题，但它是为了更好地解决问题而开的。以召开会议的形式推进工作，能够起到回顾总结、探索经验、交流思想、学习借鉴的作用，达到承前启后、开拓创新的目的。很幸运的是，能应邀列席这个会议，又一次与大家坐到了一起。据我了解，德阳银行上上下下都是好样的，无论董事 长、监事长、行长还是经营班子全体成员，无论各部门负责人、分支行负责人还是全体员工，一直以来，都是抖擞精神，昂扬斗志，有活力、有朝气，状态可嘉，形象良好，无愧于一支奋发向上、登高远望、攀崖淌流、勇往直前的地方经营队伍，特别是办公室主任及其成员，多年来肩负重任，尽职尽责，任劳任怨，默默奉献，为推进德阳银行的发展作出了积极贡献，工作可圈可点，成绩可喜可贺。毫不掩饰地说，由于曾在德阳工作过，我一直关注德阳银行的发展，对你们前进过程中每迈出的重2 / 17 要一步，都充满着赞赏，对你们所做的工作和取得的成绩，既萌发几多感慨，也沉浸 几多欣慰，虽然作为局外人，但我仍然分享着你们的硕果和喜悦。我也曾经当过办公室主任，虽然是党政机关，但性质和职能一样，所做的工作大同小异，无非是对象不同而已。或多或少的经历，与你们的酸甜苦辣具有同感，对办公室的职能和办公室主任的职责有所体会和感悟。昨天张春生主任告诉我，你们董事长要我在会议上讲一讲，起初我还想推辞，觉得身份不合适，唯恐有不便之处。但今天我还是来了，原因很简单，那就是我对德阳银行这支队伍充满感情，对德阳银行的发展充满信心。既然来了，总还得多少说一说，鉴于这是个办公室工作会议，我就与大家交流交流关 于办公室工作及其办公室主任的有关问题，但愿我们彼此之间都有收获。需得说明的是，交流的内容，实践居多，理论几乎属于空白，即使是实践体会也是肤浅之见，一孔之见，泛泛而谈，不必在意，仅供大家做些参考。 到底讲些什么，昨天晚上我七拼八凑罗列了十个问题，归结起来想讲二十个字的问题，那就是 &晰、弄清、把握、肩负、确立、提升、洞察、着力、处理、注重 &也许不那么准确、得体、严谨，但临时抱佛脚，我也只好献丑于诸位了。 要明晰一个定位：我认为，无论任何部门、任何单位，无论是哪一级部门、哪一级单位 ，无论是行政机关、还是公司企3 / 17 业，办公室的定位，好比 &面 +窗帘 &打开&面 &意味着在办公、在营业。关上 &面 &意味着没有办公、没有营业；拉开 &帘 &意味着面向世人，拉拢 &帘 &意味着与世隔绝。这说明办公室的工作停不得，也说明办公室地位特殊、作用重要。纵观各行各业，可以说，办公室是&综复杂 &部门， &头万绪 &事务， &冕堂皇 &岗位， &为人知 &工作。 要弄清两个概念：先谈谈办公室的概念。办公室也可以说是一个部门、一个企业的办公场地，在这个办公场地里，按功能分布着不同的办公地点。而办公室是众多职能划分的一个重要板块， 是 &单位 &中的 &部门&，或是 &部门 &中的 &单位&既是全面融入的组成部分，又是相对独立的职能板块。虽然每个分工板块都有办公室，每个人或几个人都有办公室，但这是办公场地的统称 ，换句话说，那是放办公桌的地方。作为众多办公地点当中的 &公室 &其基本概念就是 &门的神经系统、办公的核心部位&所谓神经系统，就是在一个部门肩负着牵一发而动全身的职责。所谓核心部位，就是在一个部门中发挥承上启下、协调左右的作用。办公室既是一个单位的部门，同时4 / 17 在某些方面又代表单位行驶职权，比如以办公室的名义行文实质上就是代表单位行文，指示层次上的差异问题。我认为，作为办公室主任，就是承担 &公室 &要任务的工作人员，其基本概念就是 &内总管 +跑堂师傅&所谓大内总管，就是包罗万象、事无巨细、无处而不及，无为而不治。所谓跑堂师傅，就是手不住、脚不停，巡回往复于各个环节之间。 要把握三个特性：无论党政机关还是企事业单位，办公室都具有综合性、规范性、从属性的特点。一是综合性。办公室作为综合办事机构，工作千头万绪。决策部署要通过办公室传达，多种信息要在办公室汇集，各方关系要由办公室协调，工作运行要靠办公室保障。必须通盘考虑、统筹照应，突出重点、有序推进，确保工作有效展开。办公室职能的核心是协调服务，而协调服务的关键在于 参谋到位。所谓 &谋 &就是要参与谋划，特别是要先谋、善谋。所谓 &位 &就是思路要着眼全局，内容要围绕中心，建议要有理有据，对策要实在可行。只有这样，才能真正 & &点子上、 & &关键处。办公室要把提高参谋水平作为重要取向，精力向这里集中，力量向这里倾斜，真正使办公室成为 &谋部&办公室的工作面宽事杂，从管家理财到用水用电，从员工就餐到清洁卫生，从车辆管理到安全保卫，看似平常5 / 17 甚至琐碎 ，却都服务于中心、配合着全局。作为办公室主任，要悉心从全局工作来考虑每一个运行环节，从配合领导工作来看待每一项具体事务，力求缜密一些，细致一些，完美一些。二是规范性。一个单位的办公室，从办文办会到统筹协调，从文件收发到值班登记，从接待安排到后勤服务，每项工作都有明确的规定、严格的程序，具有很强的规范性。与此同时，办公室要适应中心工作的节奏和要求，又必须做到高效运行。但要注意，机械地规范可能影响效率，片面强调效率又可能失之规范，决不能图省事、 &跳棋&办公室的每一项工作涉及多个环节， 某一个环节工作的延误，都会影响整体效率。因此，每个环节的工作都要达到一流标准，该履行的职责一定要负责把关，防止草率从事、 &圈 &事，更不能责任下推、矛盾上交。要强化时间和效率意识，分别轻重缓急，明确时限要求，加快工作节奏，快事快办、急事急办，防止 &病&发、拖延误事，造成一般文件呈送领导都是 &件 &重要信息报送领导都是 &闻 &三是从属性。办公室的主要职能是服务决策层，根据意图和需求开展工作，在内容、程序、 时间、方式等方面都具有从属性和被动性。只有努力把握意图，自觉适应需求，才能在被动中争取主动。要注意把握时代变化的大趋势，注重从上级指示精神、重要会议以及政策文件中捕捉信息，对经济社6 / 17 会中带倾向性、苗头性的问题敏锐反应，不断增强工作的预见性。要善于长计划短安排，每年、每个阶段要抓什么工作，开什么会议，搞什么活动，年初都要有通盘考虑和常规安排。要注重从工作常态中把握定势，从变化中找到规律，进而对例行性、日常性工作制定操作规范。对各项工作要注重打足提前量，超前研究问题，预先制定方案，做到思之在前、谋之在先，防止 &时抱佛脚 &领导催着办。 要肩负四个职能：总体来讲，办公室的职能大同小异，无论是行政机关，还是企业公司，其办公室的职能概括起来是四句话十二个字，即 &会事、审督调、综牵传、补替通 &所谓文会事，就是办文、办会、办事；所谓审督调，就是审核、督办、调研；所谓综牵传，就是综合、牵头、传递；所谓补替通，就是补缺、替代、沟通。简而言之，就是 &办文会事，负责审督调，联系上中下、沟通你我他 & 要确立五个观念：一个部门或一个企业的办公室，在该部 门、该企业的发展中，扮演着十分重要的角色。鉴于办公室的重要职能，在树立观念的问题上，要在 & &上做文章，力求多多益善，集腋成裘。一是要树立多悟的观念。凡事都要多思考、多琢磨、多领悟。通过勤动脑子多思考，可以迸发精彩纷呈的火花，有益于升华思想境界。通过煞费苦心多琢磨，可以发掘丰富多样的亮点，有益于激发思维敏7 / 17 捷。通过静下心神多领悟，可以产生举一反三的灵感，有益于强化主观能动。二是要树立多学的观念。多学则自清、多学则自明、多学则自精，作为办公室主任，要做到先学、勤学、深学。先学是履职之责 ，勤学是工作之需，深学是提升之要。三是要树立多干的观念。多干，是办公室职能所定、职责所致，要有一种 &不干谁来干 &思想，要有一种 &不干我来干 &精神，要有一种&先干起来你再跟着干 &方法。四是要树立多创的观念。办公室处于一个部门或一个企业的前沿，要多洞察、多体验、多创新。通过多洞察，为履职 &体&添 &养 &通过多体验，为履职&干 &添 &叶 &通过多创新，为履职 &台 &添 &艺 &五是要树立多为的观念。有为才能有位，有位必须多为，只有多多作为，才能作为多多，不作为就将失去作为的舞台，少作为亦将减少作为的机会。 要提升六个能力：一个部门或一个企业要向前推进，关键取决于贯彻落实层面。作为办公室，是这个要做落实层面的综合部门，要在提升能力上做文章、花力气、下功夫，真正做到能说会道，能写会做。一是要提升参谋能力。通过多学、多思、多悟、多调研，当好决策参谋。二是要提升统筹能力。要善于综合、敢 于牵头、乐于协调、勤于督查、精于办会，8 / 17 全方位强化履职水平。三是要提升办文能力。文稿、文件、文秘、文电的高质量起草、出台和高效率运行，对于一个部门或一个企业的发展至关重要，作为办公室，要切实加强这方面的工作，把住质量的 &命线 &四是要提升推进能力。再好的决策和部署，都要靠贯彻落实，作为办公室，既要当好 &头兵 &发挥 &遣队 &作用，又要充当 &进器 &发挥&化剂 &作用。五是要提升应变 能力。事物的发展运行中，不可能一帆风顺，难免出现这样那样的问题，甚至是急难问题，或者是意想不到的问题，作为办公室，要注意总结历史经验，增添新的措施，努力提高应对水平。六是要提升交际能力。交际就是交往、交流、交结，无论对内对外，交往、交流、交结都至关重要，作为办公室，在这方面要多下工夫。 从全面提升办公室能力的需要出发，这里我要多说几句。办公室犹如一部 &器 &由许多承担不同功能的&件 &成。 &器 &协调运转，既有赖于单个 &件 &正常工作，更离不开组成 &件 &整体联动。提高办公室的履职能力，要在 &个好 &着力。 一是要建设一个好班子。办公室具有 &合型 &特点，办公室主任肩负 &面手 &职能。办9 / 17 公室班子成员，是办公室各项工作的领导者、组织者和推动者。整体功能发挥得好不好，首先体现在领导班子的状况如何。对办公室领导班子而言，尤其要在团结和廉洁上下功夫。团结，就是要增进合力。 &长 &统揽 全局、公正处事，抓要务、谋大事，并注意调动和激发 &班人 &积极性。其他成员要分工负责，各司其职，配合支持。成员之间要加强沟通，相互补台，思想上求共识，行动上求一致，不断增强班子的整体合力。廉洁，就是要严守 &矩 &廉洁自律的各项规定，是为政者必须遵守的基本 &矩 &是不能逾越的规定底线。二是要带出一支好队伍。带好队伍是办公室主任的重要职责。作为办公室主任，既要在工作上把方向、出思路，又要在带队伍上下功夫、见实效，防止光照全局而 &下暗 &外面有序而 &里乱 &三是要形成一种好风气。风正才能心齐，和谐才有基础。办公室的作风，不仅直接关系整体功能的发挥，还会影响单位的形象。我认为，就德阳银行系统办公室而言，要注重营造两种风气。一方面，要注重营造勤学善思的风气。从管理学上讲，学习思考的氛围是否浓厚，是衡量一个团队实力和发展潜力的重要标准。学习不分身份级别、不论工作性质。另一方面，要注重营造敬业奉献的风气。办公室工作既务虚又务实，既繁杂又紧迫，时常连班甚至日以继夜，而且多是台下幕后工作，10 / 17 辛苦、清苦 ，但敬业奉献的精神始终不能丢。这既是起码的职业道德，也是基本的工作要求。四是要构建一套好制度。制度是具有稳定性、长期性的规范要求。办公室工作相对&杂 &但决不能 &章 &要做到忙而有序，就必须以靠制度来规范。一方面，要建立健全制度。根据工作需要不断建立完善各项制度，扩大制度的覆盖面，增强制度的操作性，做到每项工作定规范，每个环节定责任，杜绝工作链条上的 &裂地带 &着力解决老制度不能适应新情况、老规范不能解决新矛盾的问题，特别是要在规 范办文办会制度、健全应急处理制度、构建工作运行制度上下功夫。另一方面，要坚决执行制度。有令不行，有章不循，再好的制度也会成为一纸空文。应当说，当前德阳银行总部及各分支行的制度不少、规范条文较多，执行得也不错，但从切实规范的要求的出发，要注意防范&在墙上而不着地、挂在嘴上而不落实 &现象。要强化按制度办事、按程序办事、按法规办事的意识，确保各项工作科学合理、规范有序地高效运转。 要洞察七个状态：一个部门或一个企业的办公室，要充当该部门、该企业的 &望塔 & &息树&强化为决策层 &风报信 &职能。一是要洞察工作状态。要经常了解该部门、该企业整个运行情况，针对不同问题提出对策建议。二是要洞察思想状态。11 / 17 要经常了解该部门、该企业员工的思想状况，针对不同问题提出对策建议。三是要洞察社会状态。要经常了解与该部门、该企业发展相关联的社会热点，针对不同问题提出决策建议。四是要洞察苗头问题。要经常了解该部门、该企 ?a 党鱿 ?a 苗头性问题，针对不同情况提出对策建议。五是洞察决策实效状态。要经常了解该部门、该企业的决策决议和措施的执行，针对不同情况提出对策建议。六是洞察矛盾焦点状态。要经常了解该部门、该企 ?a 鱿 ?a 矛盾焦点问题，针对不同情况提出对策建议。七是洞察事业发展状态。要经常了解该部门、该企业的发展势头，针对不同情况 提出对策建议。 要着力八个重点：作为一个部门或一个企业的办公室，在履行职能中，要着力八个方面的重点，也就是说，要在 &、快、硬、实、严、新、精、准 &个字上使劲着力。一是领会意图要深。办公室主任经常参加综合性会议，无论是会中了解情况，还是会后制发文件，都要深刻领会决策层意图，决不能有丝毫马虎和懈怠。二是传达指令要快。办公室处于一个部门、一个企业的中枢，起着上传下达的作用，对上面的决策意图，要通过各种有效形式及时快速地传12 / 17 递到各个关联方面，决不能拖拖踏踏，弱弱散散。三是执行决策要硬。从 某种意义上讲，办公室是一个部门或一个企业的代言人，在执行决策决议和各种部署上，态度要坚决，执行要逗硬，决不能将就了事、应付了事。四是制定措施要实。一个部门或一个企业的办公室，肩负着收集、综合与牵头制定工作措施的职能，一定要实实在在，决不能凑条条、充内容， &量不讲究，数量要凑够 &五是督查督办要严。办公室的职能之一就是对各项决策决议的贯彻落实情况进行督查督办，一定要从大局着眼，从工作出发，把决策决议的贯彻情况、各项措施的落实情况搞清楚，从严要求、从硬推进，要敢于当 &人 &决不能当 &好先生 &影响工作。六是方式方法要新。推进一个部门或一个企业的工作离不开创新，作为办公室更应走在创新的前头，特别是要从自身职能出发，在方式方法上不断创新，以适应履职的需要。七是协调服务要精。作为办公室，协调服务是推进工作的重要抓手，要做到协调上精密，服务上精道。八是反馈汇报要准。不断收集、汇总、反馈决策部署的贯彻动态和各项措施的落实情况，是办公室的重要职责，要坚持深入调查，反复研究，准确无误地向决策层反馈真实情况。 要处理九个关系：办公室工作既要注重统筹兼 顾，又要正确处理好各方关系。我多年从事办公室主任的工作，在这方面13 / 17 的体会，在这方面的体会比较深刻。大家与我有着同样的经历，做着同样的事情，我想体会都是一样的。为了更好地履行好办公室及其主任的职能，我认为要正确处理好以下几个关系。一是要正确处理好 &事 & &事 &关系。办公室工作事无巨细，谋大事、抓大事，是办公室的职能，因为作为综合部门，具有服务于决策层的职能职责，既要当参谋，又要当助手，从这个意义上讲，这是大事，既不能含糊，也必须到位。办公室同时又是综合服务部 门，服务就是要无处而不及，无为而不治，所作所为都是所谓的 &事 &但是小中见大，小事不小，绝不能忽略所谓的 &渣草草 &正确处理好&事 & &事 &关系，才能使得办公室职能全面履行到位，办公室职责全面落实到位。二是要正确处理人前与人后的关系。办公室属于敏感部位，办公室所作所为，常常被人们所关注，好的作风会起到引导作用，不良的风气也会影响周边。办公室工作人员，要时时处处保持严谨、坦率、正直、无邪，做到人前人后一个 样，聚处独处一个样。特别是作为办公室主任，要胸怀坦荡，刚正不阿，以良好的品格引导全体工作人员，以良好的形象带领办公室塑造好的形象。无论是办公室主任还是工作人员，都要表里如一、心形如一、朝夕如一、今昔如一、形色如一。三是要正确处理台前与幕后的关系。办公室工作，在台前是14 / 17 所谓的 &子 &路，在幕后又是所谓的 &嫁衣裳 &行当。看起来， &子 &路有板有眼、有章有节、有序有效，也常被人们 ?a 频馈 牵 ?上一分钟，台下十年功 &其幕后的工作所充满的艰辛、艰难、艰苦，也常常是鲜为人知。作为办公室主任及其工作人员，要深刻理解 &露台前 &须&蹲幕后 &原委和道理，既不能 &耀 &前的功绩，又不能 &诉 &后的苦水，正确处理好台前幕后的关系，牢固树立要 &立 &台前必须 &蹲 &幕后的观念，把 &嫁衣裳 &为 &台唱戏 &重要工具，把前台唱好戏的要求落脚到做好嫁衣裳的&结 &头 &以发掘做嫁衣裳&功 &潜能，增强前台唱戏的本领。四是要正确处理表扬与挨批的关系。办公室的职能综合性强，办公室的职责挑战性强，办公室的工作针对性强。 &强&中既蕴藏着表扬的 &会 &也埋下了挨批的 &笔 &实际上表扬的机会几乎没有，因为这 是你的职责职能所在，做好工作是应该的，不批就是褒。而挨批的频率往往较高，因为办公室面对各个方面，难免被评头论足。作为办公室主任及其工作人员，要正确处15 / 17 理表扬与挨批的关系，面对表扬要保持清醒头脑，面对批评要保持良好心境。保持清醒头脑，是为了把工作搞得更好，保持良好心境，是为了不足之处。这既是经验之谈，也是履职需要。五是要正确处理任劳与任怨的关系。办公室工作看视冠冕堂皇，其实背后的受苦受累鲜为人知。一方面，履行职能中又必须做到清苦对待、艰苦工作，该做的事情一点不能减少，该保的质量一点不能降低，该完成的任务一点不能打折扣，这就要求我们任劳。另一方面，在艰苦的工作中又难免这样那样的困难，遭受这样那样的挫折，遇到这样那样的障碍，引来这样那样的非议，在这种情况下，就难免产生怨气。从我的体会看，要把办公室的工作搞得有条有理、有序有效，正确处理好任劳与任怨的关系至关重要。这是因为，任劳可以圆满的完成各项任务，任怨可以更好的完成任务。否则我们就将处于费力不讨好的尴尬格局，使得自身蒙受一些本来就可以避免、本来就不应该存在的 &屈&六是要正确处理原则与灵活的关系。办公室既然是综合部门，那就应当是综合执行各项 规章制度的部门，无论哪个方面、哪个环节、那件事情，都应当依照相关规章制度办理，这就是我们通常说的有章可循、照章办事。同时，办公室又是一个全方位协调各方的枢纽部门，协调既要讲求原则性，又要注重灵活性，针对万事万物的不同特点，相对应的采取具体措施也是必要的。正确处理好原则性与灵活性16 / 17 的关系，既要有利于各项规章制度的严肃性，又要有利于各项工作向前推进的整体性，既要有