项目档案管理规定.doc

项目档案管理规定为统一规范公司项目文档编号、归档、调档、查阅，特制定本管理制度。一、职责（一）项目经理1. 负责项目担保前客户资料收集与整理；2. 负责收集通过担保评审项目之相关文档、编制目录和移交归档；3. 负责受理阶段否决和未通过担保评审项目已收集的文档的目录编制和档案移交归档；4. 负责担保中定期跟踪客户的经营情况及资信变化情况并形成保后检查报告，移交归档；5. 负责个人专用章管理。（二）融资担保部经理1. 负责项目文件、资料查阅、借出、增补的真实性和合理性的审核；负责对项目全程相关资料、文档的完整性进行监督与规范。（三）风控部经理1. 负责项目法律风险审查并出具法律审查意见，并交由项目经理收集归档；2. 负责审核通过评审项目相关文档的完整性、合法性，并监督文档的移交；3. 负责项目文件文件、资料借出、增补等法律风险审核及采取补救措施。（四）行政专员1. 负责统一编制文档编号；负责收档资料及文档的保管；2. 负责核对移交文档与文档目录的一致性；3. 负责公司档案归档和调档事务管理；4. 负责跟踪及提示借出、定期增补等文件在规定时间内归档。（五）副总经理1. 负责审查整个项目归档资料的完整性；2. 负责项目文件查阅、借出、增补的初步审批。（六） 总经理负责项目文件查阅、借出、增补的最后审批。二、项目文档（一）申保企业材料1. 申保企业基本材料1) 担保项目申报书；2) 企业法人营业执照（副本）、企业代码证、税务登记证（国税、地税）、银行开户许可证；3) 公司章程；4) 企业（或相关个人）贷款卡和贷款卡打印出的信息；5) 企业近期纳税申请表及纳税证明；6) 企业法定代表人身份证明书及身份证（须本人签名）；7) 企业全部股东的身份证（须本人签名）；8) 董事会成员名单及签名式样；9) 股东会或董事会决议（根据公司章程）；10) 委托授权书；11) 经会计师事务所审计的近3年的及最近一期（即期）的企业财务报表（含资产负债表、损益表、现金流量表和财务报表编制说明等；若未审计，可用相关财务资料代替；12) 关于企业的全部的验资报告（包括但不限于注册验资报告、历次股权变更的验资报告等）；2. 申保企业其他重要资料1) 申保企业如有大额资产或对经营有重大影响的资产，必须要求其提供相关权属证明。2) 申保企业及其主要股东已经涉及的诉讼、仲裁和可能涉及的诉讼、仲裁，必须要求其提供相关判决和仲裁书。3) 其他。以上资料（1）、（4）、（5）、（8）、（9）、（10）应提供原件，其余均可提供复印件（复印件应由申保企业加盖或书写“与原件核对相符”字样，并签名、盖章，且项目经理应在核对原件无异后签字确认）。（二）公司内部调查及相关流程文件1.基本文件 1) 项目调查审批表；2) 法律审查意见书；3) 评审委员会表决意见表；4) 担保协议书（与申保企业签订）、担保合同（与借款银行签订）等；5) 各类（反）担保合同；6) 公司担保决议、确认书、承诺函、保函、缴款通知书、止付通知书等；7) 上述5）、6）、7）项法律文件的用印申请单。2.其他文件1) 有条件通过，须补充有条件通过审批流程表；2) 担保条件变更，须补充变更担保条件审批；3) 否决或再议项目，除了最新通过的相关流程文件外，还须包括之前所有流程文件，以及否决项目复议申请。4) 出具担保确认书时须填报担保决议及声明审批表（三）反担保措施相关材料1.（第三方）保证担保；2.土地、房产等抵押担保；3.设备抵押担保；4.股权质押担保；5.商标权质押担保；6.其他。包括：1）反担保人的基本资料（参照申保企业）；2）需提供的有关股东会决议、董事会决议等；3）相关权属资料；4）其他。（四）增补材料1、保后跟踪材料；由项目经理及时形成文件并移交行政专员，由行政专员进行档案补充。2、其他。三、编号管理（一）文件编号结构文件编号结构为“项目银行文件名年月”，如：美旗城-中行-承诺函-201003。1.项目编号项目编号一般采取三四五个字中文简写，如福建美明达鞋业发展有限公司，可以采取“美明达”或“福建美明达”2.银行编号银行编号一般采取二三四个字中文简写，列明如下：1) 中国银行：中行；2) 泉州市商业银行：商行；3) 建设银行：建行；4) 兴业银行：兴业；5) 晋江农村合作银行：农合；6) 民生银行：民生；7) 招商银行：招商；8) 中国农业银行：农行；9) 中信银行：中信；10) 工商银行：工行。3.对外文档名各类文件直接写明文件名，若文件不止1份，第1份为：反担保合同1, 第2份为：反担保合同2,文件名列明如下：1) 承诺函；2) 担保协议书；3) 反担保合同；4) 不可撤销声明；5) 止付通知书；6) 缴款通知书；以下不一一列明。（二）编号管理1) 项目文档编号由行政专员统一制定；2) 项目确定受理后，项目经理应及时在行政专员处进行项目受理登记备案，行政专员应拟定项目编号目录；3) 项目对外的法律文书和单证，编号由行政专员负责核对无误后，才可发出。四、归档管理（一）文档目录项目文档按三级目录管理，文件按归入一级目录分类整理。1、一级目录一级目录包括申保企业材料，公司内部调查及相关流程文件、反担保措施材料和增补材料四大类。所有项目文档按四大类分类整理和编制目录。2、二级目录二级目录，主要是根据不同项目之间的差异，必须提交的“其他材料”类。3、三级目录三级目录为二级目录下的具体文件名。目录格式附后。（二）目录结构文档目录结构，应包括一级文档名二级文档名三级文件名，文件页码，及档案资料交接情况。（三）印章管理1. 项目经理印章管理1) 项目经理应刻制个人项目档案专用印鉴，提供“留样”以备核对；2) 项目经理应负责保管好个人印鉴，不得借出给他人使用，印鉴遗失应及时报失，重新刻制报备；3) 行政专员应负责项目经理档案专用印鉴“留样”的保管。2. 公司档案专用章管理公司档案专用章由公司指专人归口管理。（四）归档管理1. 整理1) 项目经理应负责根据不同担保项目和反担保措施，项目调查过程中客户资信核实所需的相关材料，以及评审会要求的反担保措施，把相关资料收集整理。2. 目录1) 项目经理将整理的项目资料，根据目录管理要求，编制目录。3. 核对1) 行政专员应根据项目经理提供的资料和目录，编制材料页码，并逐一核对移交项目资料是否与目录一致并列明资料归档日期。2) 风险控制部应审查档案目录，与担保项目和反担保措施，项目调查过程中客户资信核实所需的相关材料，以及评审会要求的反担保措施所需的材料内容是否一致，并随机抽检，移交材料与档案目录的一致性。4. 移交1) 受理阶段否决项目，如客户没有要求退还档案，项目经理应在否决客户之日起三个工作日内完成档案移交；2) 评审会否决项目，如客户没有要求退还档案，项目经理应在否决客户之日起三个工作日内完成档案移交；3) 公司给予担保项目，项目经理应在开出用款通知书之日起三个工作日内完成档案移交。5. 档案签章1) 项目经理、行政专员、风控部经理，应分别在移交人、接收人与监交人签章。2) 项目经理应在所移交的文件内用个人档案专用章签章，行政专员在校对后在移交文件内用公司档案专用章签章。五、调阅管理调阅范围采取分级查阅，统一审批管理，原则上不得借离公司。1.查阅权限1) 项目经理只有权查阅所负责的项目档案；2) 风控部经理和融资担保部经理有权查阅所有项目档案；2.审批管理1) 查阅人应根据公司查阅流程，填制查阅审批表；2) 直接上级应负责查阅人查阅需要的真实性，具有查阅的审核权；3) 副总经理负责查阅申请的初步审批权；4) 总经理负责查阅申请的最终审批权，未经总经理审批通过，查阅申请人无权查阅项目材料；5) 行政专员应负责查阅材料的及时收回、再核实和归档。6) 查阅资料需填报资料调用申请单逐级申请。六、借出管理客户材料包括客户提供的影印件、复印件材料和客户交由公司代保管的原件。客户材料影印件、复印件材料原则上不对外借出；由公司代保管材料，借出须由客户提出申请，经核实审批后方可借出。1. 借出审批管理1) 客户可口头或电话提出借出请求，项目经理核实后，可代客户拟定借出请求函件。借出请求函件，须经客户法定代表人或委托代表人签字并加盖客户公司公章。借出函件应列明借出文件名、事由及归还时限。2) 项目经理须按公司流程填制正件借用申请单，均我方工作人员签名属实之复印材料视同为正件材料；3) 主管部门经理须核实借出的真实性和合理性，并监促项目经理及时返还借出文件；4) 风控部经理须核实原件借出后法律风险；5) 副总经理负责查阅申请的初步审批权；6) 总经理负责查阅申请的最终审批权，未经总经理审批通过，查阅申请人无权查阅项目材料；7) 行政专员根据借出申请及申批的时限，及时用电子邮件警示项目经理及相关责任人。七、档案增补增补内容包括定期的保后跟踪报告、客户法人主体变更以及相关法律文书变更等材料。增补管理1) 保后跟踪报告等常规性文件，经主管部门经理、风险部经理和主管副总阅后，便可增补归档，按一般文件归档来管理，由项目经理、行政专员和风控部进行移交、接收与监交工作；2) 行政专员必须列明文件增补的时间；3) 行政专员负责规定时间必须增补文件的时间提示、催交及归档工作；4) 对于按常规管理要求在规定的时间内没有移交的报告，须经主管部门经理审核后方可移交。索引号内容原件份数复印件份 数页数备注1基本材料3401561)委托担保申请书和担保项目申请表162)企业法人营业执照、企业代码证、税务登记证、银行开户许可证663)公司章程194)企业（或相关个人）贷款卡和贷款卡打印出的信息115)企业近期纳税申请表及纳税证明266)企业法定代表人及股东身份证、个人信用报告337)股东会或董事会决议118)相关企业财务报表10489)验资报告11810)企业简介1211)企业荣誉4412)企业电费缴交情况31513）企业及个人对帐单42914）企业之间合作协议12其他重要资料1)相关权属证明1382)判决和仲裁书担保资料清单(客户基础档案资料)项目名称： 项目档案号： 归档日期：交件人： 时间：接件人： 时间：监交人： 时间：（本目录由项目经理填报）公司内部调查及相关流程文件项目名称： 项目档案号： 归档日期：索引号内容原件份数复印件份 数页数备注1基本文件 1)担保项目调查书A角报告2)担保项目调查书B角报告3)法律审查意见书4)评审委员会表决意见书5)担保协议书6)与银行担保合同、借据7)各类（反）担保合同8)公司决议9)不可撤销声明10)承诺函11)缴款通知书12)止付通知书13)同意用款通知书14)各类用印申请单15）收妥通知及移交证明2其他文件1)有条件通过项目审批表2)变更担保条件审批3)否决项目复议申请交件人： 时间：接件人： 时间：监交人： 时间：（本目录由项目经理填报）反担保措施相关材料项目名称： 项目档案号： 归档日期：索引号内容原件份数复印件份 数页数备注1反担保方基本材料（参照申保企业）1）（第三方）保证担保2）土地、房产等抵押担保3）设备抵押担保4）股权质押担保5）商标权质押担保2相关权属资料3其他资料交件人： 时间：接件人： 时间：监交人： 时间：（本目录由项目经理填报）增补材料项目名称： 档案号：索引号内容原件份数复印件份 数页数备注1保后跟踪材料2其他资料交件人： 接件人： 监交人： （本目录由行政专员填写）总目录项目名称： 档案号：索引号内容页码备注1申保企业材料1)基本材料2)其他重要资料2公司内部调查及相关流程文件1)基本文件 2)其他文件3反担保措施相关材料1)基本材料2)其他资料4增补材料1)保后跟踪材料2)其他资料（本目录由行政专员填写）融资性担保业务企业提供材料清单1营业执照副本复印件2份2代码证复印件2份3企业章程复印件1份4法人代表身份证复印件2份 (如有委托公证书请提供)5股东身份证复印件2份6上一年度至今缴纳电费复印件1份7近六个月银行往来对帐单1份（含个人主要结算帐户）（以上七项为承诺函发出前企业需提供，反担保企业应提供资料类同）8税务登记证复印件1份9开户许可证复印件1份10最近验资报告复印件1份11企业工商登记基本情况表1份（到行政审批中心工商窗口打印）12贷款卡复印件1份和贷款卡打印信息1份（银行打印）13法人代表或实际经营者个人征信系统信息1份（银行打印）14 企业上年度的会计报表（复印件），以及近期企业会计报表复印件1份-需含现金流量表15主要存货、固定资产、长期投资明细表，应收、应付、其他应收、其他应付帐款明细以及帐龄分析表各1份等16去年以及今年至今纳税证明1份（税务部门打印），上一年度至今缴纳电费复印件1份（816为承诺函发出后企业需补充提供资料，反担保企业应提供资料类同）注：请严格按以上顺序及份数整理，并加盖公章证明与原件相符。 请通过顺丰快递（专线4008111111）寄至：福建省晋江市英林英龙南路99号 收件人；富邦担保 邮编：362256 联系专线：059586777777 福建富邦资料调用申请单（一） 担保 典当 创投 客户（二） 事由： （三） 去向： （四） 清单详列：1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 三级审批：申请人： 保管人： 总经理/常务董事： 年 月 日福建富邦正件借用申请单年 月 日（五） 担保 典当 创投 清河贸易 源清贸易 御临贸易 客户 （六） 事由（“申请人+风险岗”双人执行并及时归还保管人）： （七） 去向： （八） 清单详列：13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.