公司出差费用报销管理制度

1 / 15 公司出差费用报销管理制度 公司出差费用报销管理制度 公司差旅费报销管理制度及流程 为了控制和压缩差旅费用的支出，提高各类业务人员的办事效率，特制定本制度。 一、办理程序 1、出差人员必须事先填写 “ 出差申请单 ” ，注明出差地点、事由、所需资金，经部门负责人签署意见后，方可出差。 2、出差人员借款需持批准后的 “ 出差申请单 ” ，填写 “ 用款申请单 ” ，列明用款计划，由部门负责人签字后，经财务负责人审核，分管领导审批后方可借款。 3、出差人员回公司后，将有分管领 导签署意见的有效单据，按费用报销标准规定，经财务负责人审核后方可报销差旅费 4、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导签署意见后方可报销。 5、出差回公司应在一星期内报账，最长不得超过一个月。 6、出差时借款，本着 “ 前账不清、后账不借 ” 的原2 / 15 则，延误工作责任自负，特殊情况由总经理特批，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的，追究财务经办人及负责人的责任。 二、费用标准 总体原则：对出差人员的补助费、住宿费和市内交通费实行 “ 包干使用，节约归己，超支不补 ” 。 （一）住宿费报销办法 1、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。 2、出差人员由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。 3、出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况，在分管领导允许的前提下，可按实报销。 4、住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出 差，按一个房间标准报支，副总以上人员出差，可单独住宿。 （二）伙食补助费报销办法 中午 12 时前离开本市按全天补助；中午 12 时后离开本市按半天补助；中午 12 时前抵达本市按半天补助；中午12 时后返抵本市按全天补助。 3 / 15 （三）交通费报销办法 1、旅途中符合乘卧（从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜 6 小时以上或连续乘车时间超过 12 小时）而未乘座卧铺，特快按票价 50%，其它列车票价 60%予以补助。订票费、退票费原则上不予报销，如遇特殊情况需写书面汇报，报分管领导批准后，方可报销。 2、对于自带车辆人员，交通补助费予以取消（乘坐出租车办事需经主管领导同意）。 3、出差人员原则上不得乘左出租车，但下列情况除外： （ 1）出差目的地偏远，没有公共交通工具的； （ 2）携有巨款或重要文件须确保安全的； （ 3）收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的； （ 4）陪同重要客人外出的； （ 5）执行特殊业务或夜间办事不方便的 以上情况须请示部门主管同意后方可报销。 4、出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得饶行。出 差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其饶线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况的，如春运无法购票的，在请示主管领导同意后方可报销。 （四）通讯费报销办法 4 / 15 除外出学习和驻厂人员外的出差人员，每天补助 10元通讯费，特殊情况需经主管领导批准。 （五）其他 1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意，并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。 2、出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为计 算费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。 3、驾驶员外出按 15 元 /百公里补助，行车途中的违章罚款一律不准报销。 四、补充规定 1、两人以上出差人员，在请示主管领导允许后，可就随行高一级人员标准执行。 2、去往集团办事处的人员，出差途中享受伙食补助费。抵达后食宿由办事处承担，不享受伙食及住宿包干，如因办理业务路途较远，而中途无法返回办事处就餐，可享受伙食补助费，但需持有办事处负责人的签字确认证明。 3、外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再 享受食住费用，只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。 4、外出学习、驻厂人员，伙食补助每天 18 元，期间5 / 15 不享受市内交通费、住宿费包干，途中可享受交通、伙食补助费。 五、本制度自发布之日起执行。 员工出差、借款及报销制度 第一章总则 第一条 为进一步完善和加强公司管理，严格执行财务制度，统一出差费用报销标准，参照国家相关法规和政策，特制定本制度。 第二条 本制度适用于总公司及下属各公司、各分公司及分支机构和派出机构。 第 二章出差规定 第三条员工因工作需要，按领导指派到异地工作发生差旅费和生活补助费，执行本规定。财务部是本规定的主管部门，负责本规定的监督实施。 第四条员工出差必须事前填写 “ 出差派遣单 ” ，注明出差地点、事由、行程、时段等，由部门经理、综合管理经理签字，经主管领导批示后方能借款出行。受遣出差的员工，出差时间超过三天的，还应经本公司总经理批准。出差申请单交行政部存查，员工出差完毕后，应及时回公司报到，并填写 “ 出差派遣单 ” 的情况栏目，凭员工所在部门（金税公司还应由客户中心）、行政部签署认可意见，方 可凭此表附其它票据到财务部据实报销，冲抵借款。 6 / 15 未填制 “ 出差派遣单 ” 的，财务中心一律不得给予报账。 第五条 员工因公出差发生的车费据实报销，其他费用实行包干办法，按以下标准报销： 1、普通员工，省内出差为 60 元 /天；省外出差为 80元 /天。 2、部门经理级别，在普通员工报销基准上上浮 20 元/天。 3、前往省会城市出差的，在上列标准基础上上浮 20元 /天。 3、特殊指派或特别批准的情况，由总经理在出差登记表上批示载明。 4、前项所指省会城市不含 深圳及北京、上海等计划单列市。 5、出国工作（含香港、澳门）不执行本规定。 注：上述标准包括市内交通费、伙食补助费；公司在地区有办事处并能解决住宿的，每人每天按 20 元补助。 第六条 员工出差允许乘坐的交通工具 员工级别 公司经理级别 部门经理级别 其他员工 7 / 15 允许的交通工具 飞机 /汽车 /火车（软硬及以下） /轮船（二等舱及以下） 飞机 /汽车 /火车（硬卧及以下） /轮船（三等舱及以下） 飞机 /汽车 /火车（硬 卧及以下） /轮船（三等舱及以下） 备注：不够级别的员工因特殊情况需乘坐飞机、软卧的，须事前获得总经理批准；乘车 4 小时以下（不含 4 小时）的硬卧车票，卧铺部分不予报销。 第七条异地工作但当天能返回单位的，只报销往返车费，市内交通和伙食补助费按 20 元 /天实行包干。 使用公司交通工具进行异地工作的，按每天补助 10元误餐费执行。 第八条 异地工作当日不能返回的，按出差天数计发包干费，不足一天的按一天计算。 第九条 因公出差发生的城市交通费、餐饮费票据不作为财务报销凭据 。 公司按日计发的包干费用节约归己，超支不补。 第十条司机出差发生的差旅费，除按上述标准执行外，每次出差旅程达到 100 公里以上的，按每公里给予 5 分钱的驾驶特别津贴。 8 / 15 第十一条 员工出差期间遇有节假日，出差后不予补休。 第三章借款及报销制度 第十二条 允许借款标准 第十三条 出差借款程序员工因私借款， 每次不超过 1000 元，并从当月工资中扣除。 （一）员工因出差借款，持 “ 出差审批单 ” 在财务部领取并填写 “ 借款单 ” ； （二） 经部门经理及公司主管副经理审批签字； （三） 由财务部经理审核签字，超出标准的由总经理审批签字； （四） 在财务部出纳处借款。 第十四条 员工前次借款出差返回时超过五个工作日未履行报销手续，并未向财务经理说明原因者，不得再行借款。 第十五条 业务借款包括：招待费、礼品费、备用金以及其他。 第十六条 业务借款的借用范围 。 （一）招待费用原则上只借用给主管经理、销售部销售人员以及对外联络人员。 （二）礼品费只借用给行政部。 （三）备用金借用给销售部销售人员、采购人员及对9 / 15 外联络人员。 第十七条 业务借款程序 （一）在财务部领取并填写 ” 借款单 ” ； （二）经部门经理审批签字； （三）经总经理助理审批签字； （四）财务部经理审核； （五）在财务部出纳处借款。 第十八条 因私借款的程序 （一）在财务部领取并填写 ” 借款单 ” ，同 时附上书面的借款申请； （二）经部门经理审批签字，超过因私借款标准的经总经理助理审批签字； （三）经财务部经理审核； （四）在财务部出纳处办理借款。 第十九条 借款审批人责任 （一）公司员工借款（差旅费、业务费和因私借款），无法偿还并且扣除工资也无法偿清的，审批人有连带责任。 （二）公司试用期员工借款，须由该员工的直接上级出具书面证明，方能按照相应的标准和程序办理借款手续。若借款人未能偿还借款，该员工的直接上级负有还款责任。 第四章 费用 开支标准及审批 第二十条经营性费用，系指公司购买材料等所发生的10 / 15 费用。 第二十一条经营性费用开支无标准的，根据实际需要凭单据核准报销。 第二十二条 交通费 （一）公司一般员工出差如遇特殊情况超标准乘坐交通工具，需事前经主管经理书面同意，事后报总经理助理核准方可报销； （二）异地的市内公共交通费（地铁和公共汽车），凭票据核准报销； （三）销售部销售人员每天可凭票据报销 40 元的异地出租车费； （四）主管经理异地出差，市内交通费凭票据核准报销； （五）使用公司交通车辆或公司借用车辆者不得报销交通费。 第二十三条 出差补贴的计算 （一）出差补贴天数以住宿天数为基础加异地至异地的路程时间计算； （二） 出差参加会议，会务费中含有食宿费的，不再给与补贴。 第二十四条 出差期间发生的其他杂费 （一）其他杂费包括：存包裹费、电话费、货物运输11 / 15 费等。 （二）出差期间发生的其他杂费，凭单据核准报销。 （三）异地电话费报销中，如购买 、 ，报销完毕后应将卡交回行政部。 （四）主管经理、销售部销售人员、客户服务部员工出差的手机漫游费，凭单据核准报销。 第二十五条 业务招待费有关规定 （一）除主管经理、销售部销售人员及其他接受特殊任务的员工之外，其他部门员工发生的业务招待费原则上不予报销。若确属工作需要应提前报请主管经理同意，并事后经总经理助理审核后方可报销。 （二）主管经理、销售部销售人员及其他接受特殊任务的员工需要开支业务招待费的，应填制 “ 业务费用申请单 ” ，载明业务招待的对象、联系方式、招待原因等，获得总经理批准后方可借款开支；特殊情况来不及 按程序办理的，应在事后第一个工作日内补办。 （三）业务招待费的报销应及时办理，费用发生一次报销一次。未填制 “ 业务费用申请单 ” 的，财务中心不得给予报销。 第二十六条 公司任何部门的礼品均由行政部统一购买。需派送礼品的情形，由具体派送人申领，经公司总经理批准。财务部、行政部应每月汇总派送礼品数量、金额，报12 / 15 总裁备查。 第二十七条 其他非经营性的各项费用规定： （一）公司电话费、电费、水费等，由行政外勤凭单据校准报销。 （二）核准报销手机费的人员，每月可凭单据按核准额度报销手机费。 第二十八条 费用报销时间的规定 （一）借款出差员工回公司后，应在五个工作日内到财务部办理报销手续。 （二）备用金、招待费的报销，应在业务发生后五个工作日内到财务部办理报销手续。 （三）因私借款约定还款日的，应按照还款计划中的时间办理还款手续。 （四）报账后仍有结欠或五个工作日内无故不办理报销 /还款手续的员工，财务部门向其发出催促报帐通知书，被通知后五个工作日内仍未结清者，财务部有权在该员工的工资中从当月开始，根据具体情况按比例逐月扣回。 第二十九条 费用报销程序 （一）报销人出具书面报销明细、附派工单或费用开支申请单，连同全部发票粘贴在一起，经部门经理审批签字； （二）报销人将经部门经理审批后的报销明细交行政部审核； 13 / 15 （三）报销人将经行政部审核后的报销明细交财务部经理； （四）财务部经理收报销明细后，应认真核对，仔细计算，剔除不合乎财务制度的发票，并向报销人说明原因； （五）财务经理将发票与报销明细核对完毕后，对需报销出差补贴的，再计算补贴等添写在 “ 报销单 ” 上，并在其上签字； （六）总经理审核后在 “ 报销单 ” 上签字； （七）财务经理通知报销人到财务部完成报销程序。 第三十条补充说明：如借款、报销审批人出差在外，则按对应管理权限向上递延。 第三十一条 本制度由财务部负责解释。 第三十二条 本制度自颁布之日起施行。 第五章 分公司费用开支标准及审批办法 第三十三条 各公司设立在地州的分公司，其发生的费用采用备用金制度，每月由公司给分公司保有一定的备用金，本地发生的费用在备用金中支取，然后月底到公司报账核销。 第三 十四条 分公司员工的报销程序 由分公司经理或其制定的派工人员填制 “ 派工单 ” ；“ 派工单 ” 应确定派工路线、派工内容和时限等；如员工出差过程中需增加派工内容和时限的，由分公司经理告知派工14 / 15 员补录增加的内容； 员工刷卡确认 “ 派工单 ” 并接受派工，并向分公司经理借支差旅费；员工在接受派工期间和派工结束后，其行程和工作情况由分公司经理、客户服务中心、行政部分别进行检查考核； 员工出差完毕，填写完成 “ 派工单 ” 的相应栏目，按分公司经理 客户服务中心经理 行政部经理 财务中心经理的会签流程，通过公司 统以邮件的形式完成会签； 财务中心根据会签结果将发生的差旅费划入分公司经理帐户； 分公司