技术文件格式规定.doc

北京邮电大学 技术文件格式规定技术文件格式规定北京邮电大学第 13页 共 13 页1 目的为规范北京邮电大学军工科研项目程序文件格式，统一文档格式要求，提高文档质量，特制定本规定。2 适用范围此规定适用于北京邮电大学军工科研项目技术文档，不包括质量文档、书籍、外来文件等编写格式要求。3 职责3.1 军工科研管理部负责技术类文件格式的制定、修改；负责对技术类文件格式的解释、说明。3.2 承担项目的相关学院负责按照技术类文件格式编写技术文件。4 格式规定4.1 文件编制要求a) 文件编制应正确、完整、协调、统一，字体、字号、格式等符合要求；b) 文件所采用的名词、术语、符号、代号、计量单位、计算公式等应前后统一，并符合现行国家或军队标准规定。现行标准中尚无规定时，应在文件中给出定义或说明，并与其他相关文件协调一致；c) 文件中正文要求字体为小四号宋体字，正文字体、字号应一致。4.2 文件纸张要求正式文件统一为A4纸。A4纸张定量为60g/-80g/的胶版印刷纸张或者复印纸，纸张白度为85%90%，横向耐折度不小于15次，不透明度为85%，PH值为7.59.5。A4纸张尺寸要求：天头（上白边）37mm1mm，地脚（下白边）35mm1mm；订口（左白边）28mm1mm，翻口（右白边）26mm1mm；版心尺寸156mmX225mm。A4型用纸页边和版心尺寸要求见附录1。4.3 文件格式要求完整文件应依次具有封面、目录页和正文页。4.4 封面封面包括：密级、文件名称、项目编号、单位名称和日期(打印时间)。注：封面统一包装，纸张为白色胶印硬板纸。4.5 签署页项目代号：位于封面的左上方，采用黑体三号字报告编号：项目编号-00X位于左上方项目代号下一行，采用黑体三号字密 级：秘密/机密/绝密，位于封面右上方，采用黑体三号字版 本 号：A/0，位于封面右上方密级的下一行，采用黑体三号字拟 制 人：填写在第一行， 2011.2.10，采用宋体小四号字，段间距1.5倍审 核 人：填写第二行， 2011.2.11，采用宋体小四号字，段间距1.5倍会 签 人：填写第三行， 2011.2.12，采用宋体小四号字，段间距1.5倍批 准 人：填写第四行， 2011.2.13，采用宋体小四号字，段间距1.5倍编制日期：在签署页下方，采用宋体小四号字4.6 目录页目录页位于封面之后，“目录”字样位于版心上方顶格居中位置，两字之间空二格，用三号黑体字。目录页内容标识到章和条的标题，其相应页码标识数字直接标识，不用括号。目录内容用小四号宋体字。当正文内容含两项或两项以上成果报告时，各报告应有封面，封面标识报告名称和编制日期，报告名称用二号黑体字，编制日期用用三号宋体字。封面后编写目录。目录中章、条编排位于版心左端顶格对齐，条的标题可编排到六级，章、条序号与标题之间空一字。4.7 正文页正文中文件名称（或课题名称，应与封面名称一致）用三号黑体字；章和条及附录或附件、参考文献等的编号和标题，用小四号黑体字；章、条、罗列项序号与标题之间空一字，章的标题段前段后设置为1行。正文内容(含附录或附件)用小四号宋体字，参考文献正文内容用五号黑体字。注：a) 条分为两种，一种是标题条，用小四号黑体字；另一种是正文条，用小四号宋体字，但在同一章、条下，条的层次和种类应一致。标题条根据内容结构，从1.1条后依次向下编排。b) 罗列项序号左端顶格空二字距离起排，回行时文字内容左端顶格。二层罗列项在一层罗列项后起排，左端顶格空二字距离，回行时文字内容左端顶格。罗列项可先编排a)、b)，再编排1)、2) ；也可先编排1)、2) ，再编排a)、b)，同一报告编排形式应一致。4.8 页码编排文件清单页、目录页应分别编页码（只有一页时可不编），用大写罗马数字，小四号宋体字。正文页统一编页码（含附录等），页码为阿拉伯数字，小四号宋体字。单面印刷时，页码位于版心下方居右顶格；双面印刷时，单页码位于版心下方居右顶格，双页码居左顶格。当正文含多个报告时，每个报告独立编页码（分隔彩页不编页码）。4.9 页面设置和装订版面干静无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。采用GB/T788中A系统规格纸张的A4幅面(210mmX297mm)，极限偏差1mm。页边距要求：上37mm1mm，下35mm1mm；左28mm1mm，右26mm1mm。word文档格式中段落下缩进和间距设置为0，行距选“固定值”，设置值为18磅。对齐方式选“两端对齐”。文件装订要求：文件采用左侧装订，不掉页、不错页。采用两钉平钉方式，两钉订眼距书芯上下各为70 mm，允许误差不超过4 mm。无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。注：文件统一装订封面。4.10 术语和定义(可选)术语和定义为可选要素。文件中有需要定义的术语时，可设一章。每条术语的条文包括：a) 术语的编号；b) 术语；c) 外文对应词（一般为英文，除专有名词外，均为小写）；d) 同义词（必要时）；e) 拒用和被取代的术语（必要时）；f) 定义。每条术语的编号（只有一条时不编号）、术语、外文对应词依次排列，编号顶格排，编号、术语、外文词之间各空一个字。外文对应词后面无标点符号，一行书写不完需要回行时，应顶格排。同义词或拒用和被取代的术语，每个词另起一行空两个字起排，回行顶格，用小四号宋体字。4.11 符号、代号和缩略语(可选)符号、代号和缩略语为可选要素。符号、代号和缩略语可单独设一章，也可与术语和定义合为一章。符号、代号和缩略语后跟一个破折号“”，之后标明符号、代号和缩略语的全称，必要时给出适当的说明。回行顶格排，用小四号宋体字。如下所示：LAN局域网；WAN广域网；4.12 附录或附件（可选）附录或附件，位于报告正文之后另起一页编排，序号为附录或附件1、2、3，居于版心上方左端顶格，标题居中，用小四号黑体字；附录或附件内容用小四号宋体字。附录或附件中图、表序号依据正文中图、表顺序续排。同一报告选择采用附录或附件应统一。4.13 参考文献(可选)参考文献为可选要素。如有参考文献，应位于最后一个附录之后，另起一页编排。参考文献内容用五号黑体字。4.14 条文的注和示例(可选)条文的注和示例为可选要素。条文的注和示例给出有助于理解或使用的附加信息，不应包含要求。注和示例应位于相应的章、条、段的下面。章或条中只有一个注或示例时，应在注或示例的第一行文字前标明“注”或“示例”；当同一章或条中有几个注或示例时，应标明“注1：”、“注2：”、“注3：”或“示例1：”、“示例2：”、“示例3：”等。每条注另起一行空两个字起排，回行时与注的内容的第一字取齐。示例另起一行空两个字起排，示例内容回行时顶格排。示例可单独占一行，也可接排示例内容。条文的注和示例用五号宋体字。4.15 表表应有表题，表题置于表的编号之后，表的编号与表题之间空一个字，置于表上方居中位置，用五号黑体字。表头设计应简洁、明了，栏中使用的单位应标注在该栏表头名称的下方。表格采用封闭式，上、下、左、右边框线及栏头线用粗实线，其余用细实线。如果表需要转页时，表下部应排完，用细实线闭合。接排的表，应在上方重复表的编号，并在编号后用“（续）”标明。如：表1（续）。表注位于表格中最后一栏。同一表中，只有一个表注时，应居左空二格标明“注：”；若有多个表注时，应标明“注1：”、“注2：”等。表中内容用五号宋体字，表头用五号黑体字。如图所示：表 （表头）注1：。注1：。4.16 图图的编号由“图”和“阿拉伯数字”组成，如“图1”、“图2”、“图3”等，编号位于图的下方空二行居中位置，用五号黑体字。图题位于编号之后空一格，置于图的下方居中位置，用五号黑体字。图注位于图题之上图的脚注之前，居左空二格标明“注：”。同一图中，只有一个图注时，应居左空二格标明“注：”；若有多个图注时，应标明“注1：”、“注2：”等，用五号宋体字。图的脚注位于图题之上，图注之后，用小写拉丁字母上标编号。图的脚注置于居左空二格标明“脚注：”字样，用五号宋体字。ABAB注1：。注2：。图4.17 公式公式以正确的数学形式表示，当公式需要编号时，应用带圆括号的阿拉伯数字从1开始连续编号。公式中需要解释的符号按先左后右，先上后下的顺序注释在公式的下方，必要时标明单位的符号。注释时，空两个字用“式中：”起排，占一行。所要注释的符号另起一行空两字起排，符号与注释之间用破折号“”连接。每条注释均应另起一行书写，破折号上下对齐，注释内容回行时，与注释内容第一字取齐。公式的编排应另起一行居中排，公式的编号右端对齐，公式与编号之间用“” 连接。公式及解释的符号内容用五号宋字体。如：（1）式中：p ; n ; k ; m 。注：公式序号右端顶格。4.18 数值正文中小于1的数值写成小数形式时，应在小数点前加上零，如0.002。小数点前或后若超过四位数字时（包括四位数），从小数点起，向前或向后，每三位数一组，组间空四分之一的间隔，如23 455 2.345 67。数值相乘时，乘号用“”。正文中表示非物理量的数，数字一至九用汉字“一”、“二”、“三”、“四、”表示，大于九时，用阿拉伯数字表示。表示物理量的数值，使用阿拉伯数字，后面写上法定计量单位符号。4.19 量、单位、符号正文中应使用法定的计量单位。数学符号应遵照GB3102.11规定。表示量值时，应写出其单位。度、分和秒的单位符号应紧跟数值后；所有其他单位符号前应空四分之一的间隔。量的符号应尽量从GB3101、GB3102、GB/T13394、GB/T14559和IEC60027中选择。正文如需说明习惯用的非法定计量单位和法定计量单位相应的换算关系时，可在法定计量单位后用圆括号注明。4.20 汉字和标点符号 正文中应采用规范汉字。正文中的标点符号，应符合GB/T15834的规定。附录1附录2文件封面式样 密级：（三号黑体）（二号黑体） 2cm(文档控制编号 宋体居中 五号字)-000-00-1.0.0 年.月.日2cm(文件或项目名称)(第分册)(文件分册号) (小四号黑体) (小四号黑体) (项目编号)北京邮电大学2cm(文档控制编号 宋体居中 五号字)-000-00-1.0.0 年.月.日2cm二年月日(编制日期)附录3项目代号：报告编号：项目编号-00X 密级：（三号黑体） 版本号：A/0 （二号黑体） 2cm(文档控制编号 宋体居中 五号字)-000-00-1.0.0 年.月.日2cm(文件或项目名称)(第分册)(文件分册号) (小四号黑体) 拟 制 人：， 2011.X.X审 核 人：， 2011.X.X会 签 人：， 2011.X.X批 准 人：， 2011.X.X2cm(文档控制编号 宋体居中 五号字)-000-00-1.0.0 年.月.日2cm二年月日(编制日期)附录4目录页式样（三号黑体）目录111.11.1.11.1.1.11.1.1.1.11.1.1.1.1.12345目录内容用小四号宋体字附录5正文页式样 （三号黑体）（文件标题，文件标题与正文之间空一行）1（章的标题）（章序号后空一字，小四号黑体，段前段后设置为1行）。（小四号宋体）1.1 （条的标题）（条序号后空一字，小四号黑体） 。a) ；(罗列项序号后空一字)1） ；2） 。(罗列项序号后空一字)b) 。1.1.1 （条的标题）（条序号后空一字，小四号黑体）。1.1.1. 1 （条的标题）（条序号后空一字，小四号黑体）。1.1.1.1.1 （条的标题）（条序号后空一字，小四号黑体）。1.1.1.1.1.1 （条的标题）（条序号后空一字，小四号黑体）。注：a) 条分为两种，一种是标题条，用小四号黑体字；另一种是正文条，用小四号宋体字，但在同一章、条下，条的层次和种类应一致。标题条根据内容结构，从1.1条后依次向下编排。b) 罗列项序号左端顶格空二字距离起排，回行时文字内容左端顶格。二层罗列项在一层罗列项后起排，左端顶格空二字距离，回行时文字内容左端顶格。罗列项可先编排a)、b)，再编排1)、2) ；也可先编排1)、2) ，再编排a)、b)，同一报告编排形式应一致。附录(或附件)1、2（可选，同一报告采用附录或附件应一致）参考文献（可选）附录6文件采用字号字体汇总表序号页 别位 置文 字 内 容字号和字体1封面第一行份号，密级四号黑体2第四