项目物资管理制度-12.1.docxVIP

项目物资管理制度1.0、 物资进场验收1.1、 进场物资验收职责安排项目部应配备至少1名专职收料员，专职收料员在ERP/广联达工程信息表中由项目部指定，发生调动，项目部应提交人员变更单，经公司物资管理部、财务部和人力资源部审核同意后更改。每批物资进场后，应由该批物资的项目计划责任人或该专业施工员与专职收料员共同验收。专职收料员对实际验收入库数量、验收方法是否符合合同/订单约定、供应商送货单与验收入库单的填写格式内容是否相符、发放分包时是否正确履行发放手续、物资的库内存放、验收入库登录及各项流程执行时间是否符合规定负责，所有签字不得由他人替代；同时验收的“计划提报责任人”对所验收物资的质量、数量是否符合计划要求、应发放分包数量、物资的现场存放负责。“专职收料员”为物资进场验收指定人员，通常情况下不得他人代收；特殊情况经项目经理同意，指定他人代收时，代收人必须在收料中签字确认，专职收料员事后复核、补签，同时不能免除专职收料员任何责任。物资进场后，专职收料员应通知收料复核人（现场指定施工员、技术负责人、质检员），共同进行验收，至少3人（必须包含专职收料员及项目经理）以上在“供应商送货单”中签字确认。1.2、 进场物资验收依据集团任何部门签订的物资采购合同与采购订单，均应在签订后1日内转发专职收料员（ERP中的“合同通知单、材料采购订单”；广联达中的“材料采购合同”），专职收料员与物资验收人应依据合同、订单及相关规范、使用要求、封样样品等进行进场物资的验收。验收中发现与要求不符的情况，专职收料员应及时与采购人、采购代理、造价员、物资部经理等相关人员联系。合同、订单中必须约定验收方法与标准。1.3、进场物资验收方法物资验收方法应符合相关规范、合同、订单、封样样品要求，基本计量方法有外观检测、尺寸检验（厚度、直径、长度等）、称重检验、计数、送样复检等；验收人应至少配备卷尺、游标卡尺、称重磅秤。有称重要求的或采购单位（包括参考单位）为重量单位的必须抽检称重，并将称重数据填写在送货单与验收入库单中（按实填写，留存磅单及抽检照片）；对称重与计数同时有要求的应同时进行两种方式的查验；查验结果应在“供应商送货单”、“验收入库单”中同时注明，注明格式如：“长度抽测/抽测1盘卷97米，共5盘卷”；再如“重量抽测/抽测4根平均5.6公斤，共90根”等。合同/订单中注明样品信息的，必须与样品进行比对。商品砼用量达到5000立方的项目必须设置“物资验收称重系统”，砼、钢筋的“收料单”即为“物资验收称重系统”中直接打印的验收单。未设物资验收称重系统的项目砼签收应增加数量抽检，对每车重量或体积的抽检记录应按每批或每30车不少于一次进行，专职收料员或项目计划责任人等2人进行，2人签字，记录单独留存，作为砼结算必要资料。1.4、进场物资签收步骤1.4.1、供应商送货单签收后的“供应商送货单”是物资进场的原始凭证，并作为验收入库登录、最终付款的必要依据，签收时应予以充分重视，严格校核送货单中的材料名称、单位、单价、数量的填写与合同、订单、实物是否一致。如因送货单签收错误造成损失，由验收人同时承担责任。供应商送货单必须一式多联（不少于3联），包括供方留存联、工地留存联、验收入库凭证联，如仅有1份，应复制为3份后，分别签字并注明每联名称。供应商送货单中必须注明验收签字时间、合同号或订单号，不得事后增补。专职收料员应按合同/订单号建立收料台账，保管收料原始凭证（将送货单与分包领料单（材料出库单）一一对应，并按照日期排序装订成册，项目竣前验收前1个月内提报至公司物资管理部）。单份订单中的材料如分批进场，可按进场批次分批签收供应商送货单、登录验收入库单，但送货单、验收入库单中的材料内容只能对应同一订单的订货内容，不能对应不同订单；1.4.2、验收入库单物资进场签收后3日内，专职收料员负责将供应商送货单内容在NC收料系统中完成登记录入，录入时必须正确输入该批材料的订单号或合同号，不同订单号或合同号材料即使同时进场，也必须按订单或合同号加以区分，不得使用同一订单或合同号；（广联达软件中材料入库需在材料进场后5日内完成）收料系统的登记录入不得因复检、质量验证等问题延迟登录，可在备注中注明复检、质量的疑问，待问题解决后，再行补充或负数冲销。同一订单或合同号材料全部进场后，打印该订单或合同号的验收入库单，原送货单验收人复核签字后，与该订单、供应商送货单（结算凭证联）装订在一起作为该订单或合同的完整付款资料。1.4.3、订单或合同反馈ERP软件中，采购人完成每份计划采购或合同后1天内，必须在采购分计划或合同会签单界面中点击“订单”或“合同通知单”，发送至专职收料员处。该订单或合同通知单中约定的材料首批进场后3日内，专职收料员必须在订单或合同通知单中输入“首批进场时间、首批质量评价”后点击“订单/合同首次反馈”。每份订单/合同全部完成（订单中的物资全部进场验收或不再需要）后3日内在订单/合同通知单中输入“全部进场时间、最终质量评价”后点击完成订单二次反馈流程。订单二次反馈时还需填写实际验收入库数量，点击二次反馈后传至采购代理处，由采购代理生成“订单结算单”传递至采购会计。广联达软件中，采购人完成采购计划后，订单采购时应1日内完成订单的编辑并传递至专职收料员处；合同采购时应1日内发起合同会签，会签结束并及时传递结束，抄送至专职收料员处。1.5、进场物资验收与付款资料收集、交付1.5.1、订单采购验收与付款资料收集、交付订单采购时，专职收料员应每周汇总已完成的订单付款资料（以订单号为准，订单+验收入库单+供应商送货单装订为订单付款资料）交付采购会计。专职收料员应确保已完成订单在每周周六前交付付款资料， 签字“验收入库单”不得由供应商转交，供方可只保留“供应商送货单（供方留存联）”。1.5.2、材料合同采购验收与付款资料收集、交付材料合同采购物资，验收与付款资料的收集与订单相同，合同中约定的材料每批进场都必须当场签收“供应商送货单”、3日内登录“验收入库单”。但在合同约定材料首批进场后3日内，专职收料员必须在“合同通知单”中填写“首批进场时间、首批质量评价”后点击合同反馈。材料合同进度款支付时（85%以下），专职收料员或项目计划责任人或项目造价员应在ERP中发起“材料合同割算单”，割算单中应填写“实际验收入库数量、本次割算金额、质量评价”等，传递至采购会计处后，由采购会计发起“材料合同付款申请单”。（广联达软件中，由专职收料员或项目计划责任人或项目造价员发起“材料割算单”，传递至采购会计处后，由采购会计通知供货商提供发票，并进行发票维护后，通知项目专职收料员发起付款审批。）合同二次反馈后的15日内（即合同完成后15日内），专职收料员必须在打印合同通知单为首页，将相应供应商送货单、验收入库单装订为“材料合同付款资料” 交付“采购会计”，同时专职收料员或项目计划责任人或项目造价员在ERP中发起“材料合同结算单”（或在广联达中发起“材料结算单”），填写“实际验收入库数量、合同完成时间、最终质量评价、结算款要求支付时间”后传递。采购会计核对“材料合同付款资料”无误后方可在“材料合同结算单/材料结算单”中审核通过，专职收料员或项目计划责任人或项目造价员在“材料合同结算单/材料结算单”审核通过后根据合同要求时间节点发起付款审批。1.5.3、半成品合同采购验收与付款资料收集、交付专职收料员应在收到半成品合同通知单后，首批材料进场后，填写“首批材料进场日期、首次质量服务评价”后点击合同反馈；进度付款前，收料系统中登记录入验收入库数量（按合同项目录入，合同数量为一项而无法量化的，录入时实际进场数量按总体进度比例填写，如：该项完成进度可估算为60%时，数量为0.6，单价按合同填写）。专职收料员或项目计划责任人或项目造价员在ERP中发起“半成品合同割算单”，割算单中应填写“实际验收入库数量、本次割算金额、质量评价”等，割算单传递至采购会计处后，由采购会计发起“材料合同付款单”（广联达软件中，由专职收料员或项目计划责任人或项目造价员发起“材料割算单”，传递至采购会计处后，由采购会计通知供货商提供发票，并进行发票维护后，通知项目专职收料员发起付款审批。）半成品合同内容完成并进度款支付后15日内或工程竣工15日，最晚不得晚于30日内，专职收料员或项目计划责任人或项目造价员发起“半成品合同结算流转单/材料结算单（半成品）”。专职收料员或项目计划责任人或项目造价员必须于每月25日前对完工项目应提报但未提报的半成品结算进行汇总，注明原因后及时提报至公司物资管理部，如未按期进行汇总提报，将按照公司制度对未提报半成品结算进行处罚。1.6、物资进场验收质量问题的处理物资验收后签认仍存有疑问但因工程急需使用时，必须在“供应商送货单与验收入库单”中将疑问列明，并注明“该批材料须在上述所列问题解决后，以工地所出具正式验收入库单方可作为结算依据”。发现供应商故意假冒行为或供货延误时，应填写“材料履约问题处理单”并与照片一起通过ERP传至物资部、审计监察部，会同相关职能部门对供应商及相关责任人进行处罚、记录。1.7、甲供物资的验收甲供物资进场验收时，应核对甲方与供商合同与技术要求、图纸设计要求等，除合同/订单反馈单外的其他验收要求、方式与自购物资相同。甲供物资同样应在验收后不超过2日内在验收入库系统中登录。登录材料类别为“其他材料”。1.8、项目收发台账的设置专职收料员必须设置工地收发台账，包括送货单台帐、分包领料台账、租赁机具台账、仓库收发台账，做到实时账实相符。1.9、进场物资验收其他规定集团材料采购合同标准文本、订单中应注明“材料进场签收的供应商送货单只对进场数量做临时证明，送货单中的价款不做为有效依据，收料后对实际进场物资规格、质量与合同或订单核对后，符合要求则给予正式验收入库，验收入库数量、结算金额、应开发票额可在需方对账网页中核对，出现问题双方核对。”合同中必须注明验收方法、验收标准等。2.0、工地进场物资抽检制度2.1、对常用重要材料（用量或价值较大、影响结构消防环保使用功能），实行工地收料、分公司材料处、物资管理部三级抽检制度， 一是对进场材料的质量、数量进行严格控制，确保工地收料系统的真实有效；二是对供商进行真实评价，避免以次充好行为。2.2、抽检职责分为项目收料抽检、分公司材料处抽检、物资管理部或工程管理部抽检三级分别进行，每个工程在规划表中，根据该工程材料规划情况，由物资部负责，与工程部、总工室共同列出该工程“材料抽检计划”，并在规划表看板在发起材料抽检计划，明确该工程需抽检材料的抽检方法、主要控制种类（可根据材料追加、验收情况随时追加），并分别明确质量检验、数量检验方法，便于抽检针对性与标准的统一。2.3、抽检方法见“材料抽检计划”，举例：砼数量抽检需明确每立方换算重量、抽检过磅地点，质量抽检需明确同条件试块取样数量、养护地点、检测实验室；给水管材数量抽检需明确抽检比例、每支长度允许偏差，质量抽检需明确复检取样数量、检测实验室、检测项目等。2.4、材料抽检应及时出具“材料抽检记录”，抽检人签字后每月25日前统一汇总“材料抽检明细表”，并上报至公司物资管理部。对于在抽检计划中列出的材料，工地收料人应每批抽检；分公司材料处每月对每工地抽检次数不少于2次；物资管理部对每工地抽检次数不少于2次。2.5、集团物资管理部负责每月汇总抽检情况，对抽检中发现供商问题，物资部负责在3日内作出“供商履约问题处理单”（抽检结果处理方法应由物资部在供商供货合同文本中作出相应条款）；对抽检中发现的现场收料问题（如收料人抽检准确性、分公司材料处是否履行抽检职责等），对相关责任人当月作出处罚，处罚规定见7.0条；3.0、工地库存管理工地必须设置材料库房与大型材料集中存放地。3.1、工地库存方案工程管理规划或施工组织设计中应编制专项“工地物资保管与成品保护技术措施”、“竣工阶段防盗措施”。“工地物资保管与成品保护技术措施”中应注明现场物资存放的防潮防雨措施，易燃物品的防火措施，成品保护措施，机械维护保养措施等；“竣工阶段防盗措施”中应明确在工程竣工阶段，易被盗材料（如电线电缆、设备、洁具、灯具等）安装后的防盗措施，通常包括：出入口统一控制，未封闭出入口设保安昼夜守卫，工人办理出入门证；每楼层设保安统一管理钥匙，按劳务单位签字的施工单开门；重要部位的设置录像监控等等。明确相关职责，出现问题按方案落实责任。场地材料堆放应符合公司“工地文明施工标准”规定。3.2、工地材料库设置工地应设置专用材料库用于入库材料或不能即时移交分包的材料存放，材料库必须设置防火、防盗措施，收发在U8物资管理系统中进行，具体要求如下：防火措施：材料库内外各设置至少一台灭火器，应挂于距门内外开启侧30-60公分内，1米高。材料库门内外设禁烟标志。防盗措施：材料库设置位置尽量靠近办公室，有条件的工地可与办公室共设外门；设置的材料库门应严密、牢固，不得存有外部探视的缝隙，门扇材质牢固，木门板厚度大于30公分，加挂正式锁具，如采用挂锁，应采用铁板锁扣，厚度大于2.5。材料库窗必须设防盗窗棂，直径大于10，网孔尺寸小于15*50；工地值班表与值班制度悬挂于值班室内，确保夜间值班，值班人对夜间物资丢失负直接责任；3.3、库存收发台帐专职收料员负责设置仓库收发台帐，同一笔出库在两本台帐中同时记录，如：发出执手锁25把，在收发台帐中记录“出库执手锁25把、领料单位/领料人”，同时在分包领料记录中记录“出库执手锁25把”，领用人签字。再如：验收入库“洁具龙头15个”，仓库收发台帐中记录“入库洁具龙头15个，验收人”。分包领料记录格式见附件2。3.4、材料退库项目剩余材料退库时执行NC中“退库单”程序。4.0、分包限额领料4.1、分包材料限额分包领料的限额在规划表中“分包限额”栏中，由造价部与项目计划责任人负责填写。专职收料员在向分包发放物资前，应根据分包限额数进行比对，发现超出额马上通知工地计划专业负责或项目经理。4.2、分包领料记录专职收料员负责按分包单位单独设置领料记录，分包单位应出具经主要负责人签署的书面委托函，确认制定分包领料签字人与权限，分包记录中签字与分包合同中约定签字人员字模吻合。将库存物资向分包发放时，应在NC系统中办理“材料出库单”，分包委托函中认可的领用人签收后发放，发放数量必须与“出库领用单”数量相符，库存物资发放完毕后，最终库存显示应为0。领用人签字单据保存留底。入场物资中可直接移交分包的物资，可在入场时与分包共同进行验收，验收后由分包人员在“原始送货单”、“分包领料记录”中签字，直接交付分包单位。4.3、分包领料的使用管理项目计划责任人负责按施工阶段对物资进场计划的提报进行严格控制，按需分批进场，分批合理，既保证按施工进度的存量要求，不产生额外运费，同时能够进行分段核算，避免分包领用失控，造成浪费。专职收料员与项目专业负责应严格监督分包领料后的使用、保管状况，工地门卫设置严格的物资出工地审批单制度，出入口与场地必须设置24小时监控摄像头。发现分包领用物资擅自出工地或保管、使用不善造成浪费现象，提出人予以奖励，专职收料员或项目专业负责未能发现的予以处罚（见7.0条）。高价值易于保管材料（如下所列），必须入库存放，按需发放，包括：洁具五金、门控五金、开关插座面板、灯具、等5.0、租赁物资管理5.1、现场机械设备、周转料具必须建立“租赁机具台账”。机具（特别是周转料具）现场存放、使用过程中应采取有效防盗措施，台账中必须注明“保管责任方式”，方式包括：分包租赁：在分包协议中明确机具租赁方为分包，机具进场后的分包办理验收手续并负责看管、交还；总包租赁分包领用：租赁机具由总包租赁，多个分包共同使用时，专职收料员必须办理交付手续（分包领用单），领用单中注明“分包负责领用后的看管、交还退库”，交还退库时发生丢失、损坏按价赔偿；多个分包发生赔偿争议时，项目部负责界定赔偿责任人，项目部无法界定则由项目兑现中扣除。总包租赁看管：特殊情况下，无法明确使用责任人时应设置看管人，采取昼夜值班，安装监控等防盗措施。总包租赁看管机具应经项目经理、造价部同意，发生丢失损耗超出5%部分全部由项目兑现中扣除。5.2、所有外租机具应由项目每月报送“外部租赁割算汇总表”（同时作为财务挂账依据），达到给租赁供应商付款段时，必须出具“外部租赁物资割算单”，打印签字后作为付款依据），工程竣工30日内项目必须出具“外部租赁结算单”。5.3、工程管理规划或施工组织设计中应编制 “租赁机械、料具用量与进场计划”，计划应按施工段流水次序针对各施工单体、部位、分别计算用量与进出场时间，以准确控制租赁物资效率、成本与前期准备。6.0、物资报废流程6.1、工地物资报废，应填报“物资报废方案审批单”，明确残值处理方案，经公司审批同意后进行报废处理。残值处理时应由2人以上共同进行，项目经理复核，处理完成填写“物资残值处理会签单”。2000元以上残值处理应由分公司材料处负责人在场并在“物资残值处理会签单”中复核签字。会签后的“物资报废方案申请单、物资报废残值处理结果会签单”以及残值处理现金交付财务部。属固定资产的应同时办理“资产报废审批单”，审批完成后方可报废。6.2、根据造价部限额领料规定，需考核分包限额领料指标的材料报废，“物资报废方案申请单”中的报废数量需分包单位签字确认。物资部应按月统计物资报废汇总表。6.3、租赁材料由于丢失、损坏等造成无法归还或维修费超过采购原值60%，必须办理“资产报废审批单”。设备维修应填报“设备维修审批单”。租赁料具丢失率超过5%的部分将按丢失额的100%给予责任项目部处罚，在承包兑现中扣除。6.4、项目废旧钢筋必须设专用“废旧钢筋池”