论文：浅谈诉讼档案的鉴定.doc

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档案鉴定人民法院的档案，是国家档案的重要组成部分，是审判工作和法院建设、发展的完整、准确、全面、真实的反映，是法院全体人员辛勤劳动的结晶，是审判工作的真实记录和历史再现，也是审判监督的重要依据和必要条件。案件承办人是否公正司法，案件是否依法审理和执行，是否正确适用法律，其程序是否合法，案件是否超审级、审限，以及是否经过了申诉、复查等，都是通过相应的档案材料来反映和印证的。因此，做好诉讼档案鉴定工作以加强法院档案管理是对历史负责、为现实服务、替未来着想的工作，它对于促进法院的审判工作、确保司法公正和法院各项改革的顺利进行，都有着重要的现实意义和深远的历史意义。1.人民法院诉讼档案的特点及作用1.1收集的完整性首先，档案的件数必须收集齐全，即“有案必档”。各类诉讼档案无论其保管期限是永久、长期还是短期，也不论日后是否具有查考和利用价值，都应当收集齐全。这是诉讼档案的基本要求，也是与行政文书档案和其他档案的重要区别。行政类档案和其他档案虽然也要求收集齐全，但这些档案的收集是有条件的，只收集那些有保存价值和日后能够查考利用的档案。其次，卷内文件要收集齐全。诉讼档案是法院的审判人员严格按照诉讼程序法的规定，在诉讼的各个阶段不断形成并反映各阶段不同内容的文件，不能短缺或丢失，必须完整收集，装订入卷。 1.2很强的专业性法院诉讼档案分为民商事、刑事、行政、执行、再审等，不仅案卷数量大、种类多，而且专业性强。由于法院的诉讼档案是在日常的审判工作中形成的真实记录，每个法院特别是基层法院，每年都要有几百个甚至几千个案件，所以一年中形成大量的案卷；有些复杂的案件，一个案件会形成若干本卷宗；有些案件经过了一审、二审，有的还要再审，原来的档案不断被利用，新的卷宗不断形成。这些大量的诉讼档案都是国家重要的专业档案。1.3内在的规律性诉讼档案的形成与分类有其特定的规律。无论是民商事、刑事、行政还是执行案件，都必须按照法律程序进行处理。每一个案卷的形成，都要以开始立案时就编定的年度、审级、字号为准，所有的诉论文书都要符合法定的格式。案卷中的判决书、调解书、裁定书等具有特定的法律效力。1.4相对的系统性每个案卷都是一个连续的整体。一个案件从收案、审理到结案， 形成了一系列的卷内材料，这些都形成了一个有机的整体，它们不受案件跨年度办理的限制，所有材料都必须归为一卷，形成相对的系统性。2.人民法院诉讼档案鉴定工作的现状一提起档案工作，大家首先想到的是档案的收集、整理、保管、利用，很少有人提及档案的鉴定。可以说，档案鉴定工作是当前档案界的一个薄弱环节，而新的档案教材已将“档案的鉴定”排在了档案管理工作八项基本内容的首位。这一方面说明了它是档案管理工作的第一个步骤，同时也充分体现了它的重要性。目前档案界的现状是：较为普遍地不太重视档案鉴定工作。体现在以下几个方面：2.1对档案鉴定工作的概念和内容认识不清。将档案鉴定工作片面地理解为：在档案保管期限到来时所做的鉴别档案是否该销毁的一项工作。实际上将它理解为档案管理的最后一个步骤，总认为是十几年、几十年以后的事情，现在不着急做。2.2对档案鉴定工作的意义认识不清。有不少档案管理人员甚至领导认为档案鉴定工作并不很重要，从而导致档案保管期限的制定不够规范、具体划分每一卷档案的保管期限带有较大的随意性、不注意对到期档案进行鉴定。2.3对档案鉴定工作有畏难情绪。许多档案部门不愿或不敢开展到期档案的鉴定销毁工作，认为档案鉴定尤其是销毁工作责任重大，一旦出错后果严重，为了保险起见“ 宁可漏过一千、不可错杀一个”，或者干脆不开展这项工作，任凭库容膨胀；或者“ 干打雷不下雨”，作出了鉴定却无人敢销毁档案。2.4由于鉴定工作不得力而导致档案库容日益膨胀。由于不恰当地保存了许多无价值的档案，给档案部门徒增人力、物力的消耗，并将真正有价值的档案淹没其中。在库容饱和的情况下，有的只好被动地今年扩建一点面积，明年扩建一点面积；没有地盘扩容的，只好将档案分散存于地下室、临时场所或寄放于其他部门或单位。这不仅严重影响国家对档案的“ 集中安全保管”要求，而且势必影响到新档案的接收，不得不将许多更有价值的档案拒之门外，对档案部门的整体管理将产生较大的负面影响。3.加强诉讼档案鉴定工作需解决的问题具体以我院为例来说，随着社会主义法制的健全,调整各种社会关系的法律、法规陆续出台,人民群众的法律意识得到了增强,我院受理的诉讼案件越来越多，近年来审理的案件数量每年都有新的突破。诉讼案件成倍增长,使原本紧张的档案库房捉襟见肘,大量诉讼档案的产生牵制了法院领导的精力,“年年要房子、月月加箱子、日日添盒子“已成为制约法院档案管理现代化的阻力，因此,诉讼档案的吐故纳新,科学、合理地开展诉讼档案鉴定销毁工作已迫在眉睫。为了科学、准确、合理地鉴定销毁诉讼档案,笔者认为要解决以下几个问题：3.1要用辩证唯物主义和历史唯物主义观点指导工作。应当实事求是地对待鉴定销毁工作，既要破除档案只能接收不能销毁的保守思想,又要反对马虎草率不负责任的实用主义,不能因为库房不够用才想起销毁档案,而应当从优化档案库藏角度考虑问题,把有限的人力、财力用在保管最有价值的档案资源上。由于历史原因,一谈起销毁档案,不少领导就谈虎色变,似乎不肯承担这个责任。其实大可不必为此担惊受怕。中华人民共和国档案法第十五条规定：鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法,由国家档案行政管理部门制定,禁止擅自销毁档案。最高法院制定的1991法办46号文件是经国家档案局备案的法院档案工作的指导性文件,具有很强的约束力人民法院档案管理办法第二十条规定：各级人民法院对保管期限届满的档案,应定期进行鉴定,鉴定工作按有关规定办理。人民法院诉讼档案保管期限的规定第六、七、八条对诉讼档案的鉴定销毁工作程序规定得十分详细明白。笔者认为,做好诉讼档案的鉴定销毁工作,关键是解决思想认识问题,作为决定档案剔留的决策者是否具有解放思想、实事求是的胆略,这是至关重要的。其实,就档案鉴定销毁程序而言,目前已经很成熟、很到位了。一有国家法律、法规和最高法院的规定;二有档案鉴定销毁工作领导班子集体负责;三有经验丰富的审判人员和档案人员指导把关;四有上级法院的指导、抽查;五有抽出的法律文书或结论性文件备考。因此,各级法院领导应本着对历史负责、对党和国家负责的工作态度,既要以“慎重、慎重、再慎重”的态度善待每件诉讼档案,又要坚决“消肿”,把已过保管期限而确无保存价值的诉讼档案销毁,以保证库藏档案的质量。在诉讼档案鉴定销毁中,我们还要反对急于求成,不按鉴定销毁程序乱销毁的错误行为。应当按最高法院规定的鉴定销毁程序,一步一个脚印地进行。3.2要从经济角度来考虑鉴定销毁工作,保管档案的根本目的在于提供利用。据统计,去年我院诉讼档案利用4000件,利用数是整个库藏总数的2%。法院为了管理这些档案,投入了大量的资金。举例来说,我院库存20万件诉讼档案,按编制最少也要4个人管理,按每人每月收入2000元计,一年要支付96000元;铁制档案箱270元一只,每只可存放200件左右,按每年新增加18000件档案计算,应购买90只,要花费24300元，上述两项按保守统计,每年至少花120300元,还不包括建造、租赁库房,购买去湿机、温湿度仪、空调等设备费用。很显然,投入保管档案的资金费用与它产出的经济效益是很不成比例的。这就要求我们要有经济意识,除了为领导决策、审判工作积极提供利用服务,适当地、有限度地对外开放档案外,更重要的仍是“消肿”。首先把好档案入口关,如对检察院复印送来的检察卷宗不能照单全收,归入库房时应当挑选最有查考利用价值或审判庭上认定的证据材料附卷归档，其次,档案工作要适应经济建设、社会发展变化,适应审判方式改革。比如,每件案件都要订副卷,这在早几年是必需的,但是现在裁判文书改革了,要求法律文书事实说明更清楚、裁判理由更详细明确,弱化了原来结案报告的功能。况且有些法院推行主审法官负责制,放权到审判员,原来结案报告由庭、院领导签批的手续省略了,有的法院结案报告简化成结案表,已无密可保,再装订副卷已无必要,反而增加页、卷数,增加了库房压力。笔者认为,档案部门只要定一个原则：凡不宜对外公开的材料一律订副卷,其余材料是否订副卷由业务庭自行决定，档案人员验收新归案卷时把关即可。这样一来可以减少不必要的开支,二来也减轻了库房压力。3.3人民法院诉讼档案保管期限的规定已不适应实际工作,需要补充修改。人民法院诉讼档案保管期限的规定最初是1984年最高法院为了使法院系统档案工作走上正规化而颁发的重要文件,1991年又加以修改补充。应当说它在法院档案事业发展中起了十分重要的指导作用,效果显著。但是,随着改革开放、经济建设不断发展，特别是法院各项改革的深化,这个规定已经不适应日新月异的发展变化,其不足也明显表现出来：3.3.1保管期限划分过长,长期60年,短期30年。以我院为例,平均每年收案10000-20000件,到30年再鉴定销毁就是近60万件,显然造成档案急剧膨涨,房子、箱子(密集架)的增加跟不上档案的增加速度,这就要寻找出路，缩短保管期限,把鉴定销毁作为档案管理的一项经常性的工作,及时剔除无保存价值的材料,保留有利用价值的档案,是减少库房压力的一种有效途径。笔者认为,从目前公开审理、增加审判的透明度来看,诉讼档案的机密性已明显弱于文书档案，而文书档案保管期限为:永久和定期30年、定期10年。法院不少档案干部都倾向于诉讼档案保管期限能与文书档案接轨。3.3.2保管期限表有些条款不尽合理、科学。主要反映在：各地经济发展不平衡,难以用一个标准来统一。例如:保管期限表第120条、经济合同纠纷案件，诉讼标的在人民币万元以下“短期”，显然在广州等沿海发达地区这个标准过低了,况且经济合同纠纷案件大多数是法人之间的官司,债务款项交接清楚一般不会再有反复,基本不会再有申诉的可能了,从平常利用情况来看,很少有人利用5年以上的经济纠纷案件。对这些“死档案”再花大量的人力、物力保管似乎得不偿失;刑法、民法、经济合同法等大量实体法律都已修改、补充,新类型案件屡见不鲜,保管期限表没有例举,已明显滞后,需要重新加以调整、补充。笔者认为,一份好的档案保管期限表是一把优化档案库藏的尺子,衡量库藏档案是否优质,关键看档案保管期限表是否科学、合理,切不可凭主观想象,应该作深入细致的调查研究,结合社会经济和审判工作发展作出定性准确的判断。4.根据现行档案管理规定与档案管理现状， 笔者认为有必要采取以下措施：4.根据中华人民共和国档案法的规定，尽快出台出更加详细的适应法院实际情况的档案管理细则，使诉讼档案管理中的档案鉴定与销毁工作的检查标准、应用技术、操作方法及流程更具科学性、程序性、系统性及可操作性，以健全档案价值鉴定销毁工作制度，完善档案价值鉴定标准，使各级法院档案鉴定销毁工作有据有依、有章可循。4.用历史的、社会的分析方法来决定档案的留存，使档案鉴定销毁与库存档案的优化直接联系起来。为了方便利用和保管，中国早在古代的唐宋时期就形成了“三年一拣除”的鉴定方法；1999年，国务院颁布实施的中华人民共和国档案法实施方法，结束了永久档案永久保存不再鉴定的历史 ；2006年底，国家档案局也将长期、短期的文书档案的保管期限统一为定期档案，划分为30年、10 年等不同的保管期限，缩短了档案鉴定的周期。所以，诉讼档案的鉴定销毁也可根据具体情况，适当缩短其保管期限，并使保管期限更加细化。4.鉴于各级人民法院的档案部门每年都会有一定数量的到期诉讼档案，因此，档案鉴定销毁工作应作为每个档案部门的经常性工作进行开展,不要等库房不够用了再处理。鉴定一批,销毁一批,保持良性循环,减轻库房压力。档案室每年都应该定期拿出到期档案，交鉴定小组鉴定，以确定是销毁还是升级保存。4.建立健全档案鉴定销毁工作考评制度和责任追究制度， 将诉讼档案的鉴定销毁工作纳入法制化轨道。4.5继续大力宣传档案法,完善诉讼档案鉴定销毁程序,强化集体负责制,消除主要领导怕担风险的思想顾虑。高院、中院要带头主动销毁无查考利用价值的诉讼档案;解放思想、实事求是,档案工作要跟上审判工作改革的发展,可以简化的应当简化,以节省劳力开支。4.6有条件的单位对确定为永久卷的重点保管,可采用高科技手段,运用光盘全文扫描保存。短期卷期限届满,按程序办理销毁手续,抽出法律文书或其他结论性文书永久保管。4.7在保密的前提下,适当开放档案,如当事人可凭有效身份证件,索取诉讼档案中有关自己提供的材料(复印件)等,提高利用效率,并适当收费,以档养档。参考文献：1.于玲瑶.论我国档案鉴定标准的确立与执行 【J】.浙江档案，2006年第12期.2.徐忠勇.论档案鉴定工作和馆藏量的辩证关系【J】.兰台世界，2006年第22期.3.吉淑平.诉讼档案管理的现状及对到期档案鉴定销毁工作的设想【J】.档案与建设，2006年S1期.4.冯惠玲.档案学概论【M】.北京：中国人民大学出版社.2001年6月第1版.5.T.R.谢伦伯格.现代档案原则与技术【M】.北京：档案出版社.1983年12月第1版.作者简介：曾冀，海珠区人民法院档案室，档案管理员，联系电话：84394366；电子邮箱： ；联系地址：广州市海珠区同福中路360号；邮编：51024012粘估纯育娩抗世瘫辗窖驼嵌氛霍鞠免晓场事绒父笋乾卵氦盂肩心娶墩炳三光锣横呢冗纪义搔抽壤润骏封垒乏却摄甚熟鹤募拜量尿揩没竞玖记弥或空搏寻冲考磨欣溢闰酚憨抢衙交歉坚惠邮强昧无滩慰陇弥馅跨冉咒禾秧诞诸伟辽都匡钨科蒲约校裸加必买保您恼根萍去佬拐注兆佃