企业公文探究二则(精).doc

企业公文探究二则企业公文探究之一 “请示”写作概要一、文体特点请示属上行公文，即下属向上属部门或领导请求有关事宜需要行文时使用的一种文体。其使用范围广泛，如上属部门要求必须经请示才能办理的事项，对现行政策、法规等有待请示上属部门答复后才能办理的事项，在执行现行规定中遇有特定情况需要变通执行的事项，下属意见不一致时有待报上属部门裁决办理的事项，某些工作结束后需要报上级审批的事项或事由重大为防失误需要请示上属审核把关的事项等。请示这种文体最重要、最突出的特点是其请示性。因此，写作请示类公文时，贵在要写的祥实、明确、具体。写作请示要把握的要点是：（一）要请示什么？为什么事写请示；（二）为何要办理这件事，主要理由依据；（三）似如何办理这件事，主要理由依据；（四）请上属部门指示、批准什么。二、篇章构件请示这类公文其篇章结构并不复杂，主要构件有标题、呈送单位、正文、落款几部分构成。要求如下：标题1、规范式标题，由“发文单位+事由+文种”组成。如“*分厂关于利用五一假日对主要生产设备进行大修的请示”。2、简明式标题：由“事由+文种”组成。如“关于进行设备大修的请示”。呈送单位：请示报批的上属主管部门或主管领导。正文开篇：请示原由，即要请示什么和为何要请示。主体：请示事项、理由依据，对请示的某事似采取的措施、办法及其可行性。结语：请示语，如“特此请示”，或“当否，请批示”，或“如无不当，请批转执行”等。落款：请示单位、时间、印章。三、例文解析写作请示要讲究行文规范，不可随意缺少公文的结构要件，力求做到标题简明准确，呈送单位准确无误，正文原由写的充分、具体、正确，请示事项恰当、可行，落款不落不误，加盖印章，并及时送达有关上属部门或领导。为便于学习请示公文的写作，举例分析如下：例一：*分厂关于购置微机等自动化设备的请示集团公司信息管理部：最近，集团公司要求加强企业信息化建设，大力推行无纸化办公。为此，我分厂对文件资料管理、打印制度、有关设备等进行清理检查，发现现有办公设备不能满足无纸化办公的需要。主要是：（一）我分厂原配备的一台微机“联想386”，主要是用于单位公文打字，机型陈旧，打印速度慢；（二）公司ERP系统已开通，“联想386”机型不能满足ERP系统的要求；（三）我分厂是公司主要产品生产分厂，随着科技进步，生产规模扩大，各种技术数据、信息资料剧增，各种文件处理量成倍上升，仅靠一台“联想386”显然难以满足工作需要。为改变分厂自动化办公落后局面，落实公司实行无纸化办公的要求，根据集团公司计算机及办公自动化设备管理暂行规定第6条的规定，申请购置微机、打印机、复印机、速印机各一台。当否，请批示。*分厂（章）二四年*月*日该文对请示部门、请示事由、请示意见都写的比较简明清楚。便于主管部门接到请示后考虑研究，拿出批示意见。但该请示存在的问题是，在标题中写了单位名称后，落款处又写了单位名称，造成重复，这是应特别注意避免的。一般情况下，当标题中有了单位名称时，落款处只写上时间，盖上单位印章就行了。这类请示在企业中是大量存在的，写作此类请示应注意熟练地掌握写作技巧和文体要求，避免上述技术性错误的出现。例二：关于召开中共*公司第六次代表大会的请 示中共*市委：我公司第五次党的代表大会召开于1996年4月，根据党章有关规定，经公司党委研究决定，拟于2000年11月上旬召开中共*公司第六次代表大会。为开好这次代表大会，现将召开会议的有关事项请示如下：一、代表大会的指导思想（略）二、代表大会的主要议程（略）三、代表大会代表名额及其构成比例（略）四、党委、纪委组成人员名额及候选人名额（略）五、选举办法（略）当否，请批示。中共*集团公司委员会（章）二年*月*日这件请示写的比较规范，用语也比较严谨。召开党的代表大会是一件政治性、原则性很强，要求很高的事情。该请示将大量篇幅放在召开党代表大会的有关具体事项上，并一一请示，是十分必要的。因为在召开党的代表大会中，任何违背党章和有关党的规定的做法，都是不能被允许的。因此，在写这类请示时，写作者不仅要正确掌握文体要件，做到规范得体，还必须学好党章和召开党的代表会议的有关规定，保证请示事项不缺不落，请示内容准确无误。四、文病辩证（一）选用文体错误。分不清“请示”与“报告”两种文体的区别，或将“请示”写成“请示报告”。这些都是特别需要注意的。写“请示”前必须熟悉该文体，并注意与相关文体，如“报告”、函等进行辨析。（二）主送机关称谓随意。“请示”可以是上属机关，也可以是上属领导个人。呈送“请示”时必须弄清主送对象。一般情况下不必在写清主送上属机关后，再写上领导人姓名及其职务。（三）正文内容请求性不突出。写“请示”原由不明确、不具体，过于笼统、抽象，对如何办理没有提出办法、措施，极容易造成“请示”工作看上去缺少必要，而导致该文体使用失败，或因“请示”得不到及时批复而影响工作开展。（四）请示议题杂乱。写“请示”最好一事一请示，或同类问题合并请示，切忌将不同类、不相干、不属于同一个上属部门或分管领导的议题写进同一份请示中，造成送出的请示无法批复。（五）应注意出现的技术性问题。如在标题中和落款处重复写出请示单位名称、文词使用不当造成理解疑义、漏盖印章、短缺应附录的有关附件、写作格式不规范等。企业公文探索之二“报告”写作概说一、文体概述报告同请示一样属上行公文，是向上属部门和主管领导反映情况、汇报工作、报告事宜的文件。报告同请示的差异是：请示是事前行为，而报告多为事后行文。常用报告有专题报告、综合性报告和总结报告，也可按性质分为汇报性报告、请示性报告、事故处理报告，按时间分为年度报告、季度报告、月报告等。各种不同的报告有其各自的一些特点，其共性特征和主要内容可概括为：（一）汇报性特征：写报告的目的是向上属部门和主管领导就某方面工作或某项工作、某件事情做出汇报，以便上属部门和领导掌握情况、指导工作。因此，报告从其内容看至少应包含基本情况、主要经验和问题、今后意见，或者为基本情况、问题原因、责任分析和处理意见。（二）请示性特征：在企业实际工作中，请示性报告也大量存在。这种“报告”多用于一项系统性活动和工作部署的过程中，是在某项工作开展一个阶段后，为总结推进下一步工作而形成的一种“报告”文体。在其行文中，一般是既有工作情况的汇报，又有下一段工作部署、设想、措施等带有请示上级、听取指令答复（或备案）的文字。其写法工作汇报部分和请示部分分占其半或有所侧重。（三）陈述性特征：“报告”的特性是汇报性，因此，在行文用语上应采用叙述写作法陈述情况，而不应像写请示那样过多地使用请求性用语。也就是说，写“报告”要用报告语言。二、篇章结构报告的主要构件如下：标题之一：规范式标题（参照“请示”标题1）之二：简明式标题（参照“请示”标题2）呈送单位上属部门或主管领导正文1、开头：报告原由或目的。之后用“现报告如下”向主体过渡。2、主体：系统汇报工作的报告：通常为基本情况、主要经验、存在问题、今后意见。有所侧重的报告：突出侧重点，使内容与标题相呼应。如经验性报告，可重点写主要情况，基本经验，其他不写或略写。请示性报告，只写基本情况和今后意见，其它可不写。事故性报告：写清经过、原因、事故教训和责任者、处理意见等。3、结语：常用语为：“以上报告，妥否，请批示”，或“以上报告如无不妥，请批转”之类。落款报呈单位、时间、印章，三、例文解析例一：关于2003年5月份经济责任制考核情况的报告厂长：根据我分厂2003年度经济责任实施办法和考核细则，经认真组织考核，现将5月份考核结果报告如下：一车间：工伤事故轻伤2起，超标1起，根据挂钩指标考核第4条，扣罚效益工资1000元；二车间：在分厂“节能劳动竞赛”中被评为优胜单位，奖励基数工资0.1%；发现一人偷窃生铁30公斤，根据集团公司有关处罚规定，扣罚车间当月效益工资250元，由车间扣罚到本人。五车间：发生重伤事故一起，根据挂钩指标考核第4条，扣罚效益工资2500元；在分厂“节能劳动竞赛”中被评为优胜单位，奖励基数工资0.1%；加工工时比计划减少1.5%，减基数工资0.15%。六车间：加工工时比计划增长2%，增基数工资0.2%；发生一起重大质量事故，按产品质量事故责任追究规定，扣罚效益工资5000元。八车间：车间出现批量加工废品，且查处不力，重视不够，造成产品加工计划不能完成，减基数工资0.4%。安全科：由于对生产安全、设备安全教育不及时，查出的安全隐患处置不及时，造成分厂安全事故超标，减月基数工资0.3%。在五月份党建、思想政治工作中，四车间党建工作紧紧结合生产经营工作去做，“创先争优”活动开展活跃；思想工作有针对性，特别在上月出现重大质量事故后，在全车间开展“质量教育”活动，取得明显成效。奖励效益工资2000元。三车间、七车间，其它科室没有奖、扣，按经济责任制规定核发效益工资。分厂6月份生产计划已下发各车间，请各车间认真总结5月份工作，加强生产管理，按分厂要求，继续开展节能竞赛和安全生产活动，确保分厂实现时间过半完成全年任务过半。以上报告，如无不当，请予公布执行。附件：2003年5月份分厂各项指标完成情况 2003年5月份安全事故通报 2003年6月份生产计划*分厂经济责任制考评组二三年六月*日 这是一份月经济责任制考核结果的报告，报告在行文上比较规范、简明，语体感也比较强。其附有附件，使这个报告文字不长，却比较全面系统地反映出该分厂5月份的生产考核情况。是一个比较好的报告。例二：关于*分厂20t工频炉中修中发生触电事故的报告集团公司：5月3日，*分厂20t工频炉中修中发生一起触电事故。事故发生后，公司和有关部门领导带领有关人员迅速赶赴事故现场，安环部、工装部、生产技术部、人力资源部、审监部、动力厂及有关专家组成了事故调查组，对事故进行了调查分析，对造成事故的经过、原因和责任者的处理、应吸取的教训和采取的措施进行了研究，现报告如下：一、事故发生的经过5月3日上午，*公司检修20t工频炉高压室隔离开关。负责检修的该项目负责人张某及维修电工刘某、尹某与*分厂设备科薛某等4人一同来到20t工频炉高压配电室，确认了需要更换的高压室隔离开关的位置。薛某提出3KV配电柜1K隔离开关要更换。当时薛某说两个3KV配电柜没有电了，南边10KV配电柜母线有电，因南侧相邻的10KV配电柜距离检修人员位置小于安全距离要求，故薛某到南边第一个高压柜去停10KV母线电源，先把北边互感器开关拉下来，因南边总电源开关穿钉是铁丝代替抽不出来，同时，他误认为互感器开关和电源总开关串联，拉下互感器开关就能断开总电源开关，故没再拉下总电源开关，并提醒张某：“没电当有电干，别过了北边第二个柜子”。张某在没有进行确认的情况下，与刘某、尹某攀上3KV配电柜开始拆卸1K隔离开关。下午2时55分左右，刘某拆下隔离开关后，在往下传递时，小腿触及10KV母线，被击倒在柜顶上。造成一人轻伤，同时造成110KV变电站49号盘开关跳闸，构成违章操作责任事故。二、发生事故的主要原因1、事故发生的直接原因是*分厂薛某未严格执行公司有关规章制度，误认为“互感器开关和电源总开关串联，拉下互感器开关就能断开总电源开关”；*公司该项目负责人和维修电工“在没有进行确认情况下”进行拆卸1K隔离开关的操作。2、事故发生的重要原因是单位对职工安全生产的教育不够，安全规章制度宣贯不力，相关停送电职责划分不清，安全技术措施不完全到位。三、对有关责任人员的处理意见1、薛某作为*分厂该项目负责人未严格执行公司有关规章制度，没有按规定程序停电操作，属违章操作；并向对方传达了“没电当有电干”的误导信息，导致1人轻伤。薛某对该事故负主要责任。给予行政警告处分，岗位工资降低一档，扣发绩效工资三个月。2、张某作为*公司该项目负责人，在没有确认安全范围的情况下违章操作，对该事故负有责任，给予张某通报批评，责令其写出书面检查，扣发绩效工资二个月。3、*分厂、*公司没有认真宣贯集团公司安全生产管理规章制度，有关责任人员对停送电职责划分不清，采取安全技术组织措施不到位，对此，应认真反思，总结教训，完善安全管理制度和技术措施，并提出整改措施报集团公司。4、责成*分厂、*公司对本单位涉及的其它相关责任人员作出处理，并将处理结果在6月14日前报集团公司人力资源部。四、应吸取的教训和拟采取的措施这起事故的发生充分暴露出*分厂和*公司安全生产中的问题，教训是十分深刻的。我们应以这次事故为戒举一反三，采取有效措施，杜绝违章操作，防止类似事故再次发生。1、印发“事故通报”，要求各单位以此为戒，对职工进行一次安全生产的教育。使干部职工牢固树立安全生产意识。2、利用这次触电事故，在全公司开展一次安全生产大检查，查找事故隐患，对执行“安全规程”和有关管理制度情况进行全面疏理，认真检查落实。3、落实公司安全会议精神，对违章操作大力进行整改，对整改措施不落实的单位，在二季度经济责任制考核中按有关条款予以严肃处理。事故调查组* 年 * * 月 * 日 这份事故报告写的符合写作规范，标题明确、具体，原因部分写明了事故地点、事故性质。开头直入主题，用一句话概括了所发生的事故。正文部分写了“事故发生的经过”、“事故发生的原因”、“对有关人员的处理意见”以及应吸取的教训和措施。有分析、有认识，改进措施也比较具体、全面。例三：关于*集团公司第二次党代会和二届党委、纪委一次会议选举结果的报告中共*市委：中共*集团公司第二届代表大会于2000年8月14日8月16日召开，大会选举产生了本届党的委员会委员7名，他们是（以姓氏笔划为序）王金、田雨、朱林、孙楠、杨朋、陈明、赵智。上述当选委员均为市委预批人选；选举产生纪律检查委员会委员7人，他们是（以姓氏笔划为序）：王金、尹会、朱林、任征、刘英、邴山、孟雨，当选委员均为市委预批人选。8月16日上午集团公司二次党代会闭幕后，分别召