商务文员职业概述课件

商务文员理论与实务,商务文员具体是做什么的,第一节 商务文员工作概述,一、规范案例 小张在某贸易公司做商务文员工作，他每天的工作是打扫办公室的卫生、接打电话、接待来访的客户、处理各种文书、收集行业相关信息、对公司的计算机进行基本的维护等，每一项工作他都能高效地完成，得到领导和同事们的好评。,商务文员工作的职责？,二、应知应会,（一）商务文员日常事务性工作 1. 办公室日常管理工作： 重视日常保密工作 2. 商务活动的服务工作； 3. 会议服务工作。,二、应知应会,（二）商务文员的文字处理工作 1. 商务文书的阅读与运作； 商务文书是指公司之间进行商务活动往来过程中所使用到文书的统称，一般包括合同、商务函电、进出口贸易经营中的文书等。,文件的保密性,2. 商务文员的办文工作； 3. 商务文员的拟文工作；（严谨、细致） 4. 存档工作。 （三）商务文员信息管理工作 1. 信息收集与处理； 收集信息 决策 执行 反馈 再决策 再执行 再反馈 2. 办公室日常通讯； 3. 办公自动化设备的使用与维护； （保养说明书，保养技巧） 4. 计算机基础知识。（必须会）,3. 训练提示,目标公司的网站；年终工作总结报告； 行业协会网站； 相关报纸； 行业统计年鉴 注意： 要落实成纸制的书面材料（表格、报告等）提交。,第二节 商务文员素质与职业道德,一、规范案例 小张利用工作之余，积极学习本行业的知识，胜任领导布置的任务，提高了工作效率。,商务文员的素质与职业道德？,二、应知应会,（一）商务文员的素质 1. 智力素质； 2. 知识素质； 3. 业务素质； 4. 心理素质。 （二）商务文员的职业道德 1. 热爱工作； 2. 严守机密；,3. 忠于职守； 4.格守信用； 5.文明礼貌； 6.廉洁奉公； 7.恪守商业道德。,三、业务技能训练,1.训练背景 浙江腾达贸易公司准备在上海开设办事处，经理把相关文件拿给小张打印，销售部的李明是小张的好友。李明向小张打听消息，小张对李明说自己也不了解情况。 2. 训练要求 小张的做法是否正确？,3. 训练提示,小张的做法正确； 原因： 商务文员应该对自己掌握的信息保密。 具体操作： 1. 文件收好-保密； 2. 电脑-最好设密码-人走关机。,第三节 商务文员工作性质和特点,一、规范案例 小张经常在下班之后或节假日接到经理的电话，要求处理一些公司的工作，小张都能欣然接受，认真完成。,商务文员工作性质和特点？,二、应知应会,（一）商务文员工作的性质 1. 辅助性； 2. 角色的多重性； 3.具体事务的操办性； 4. 作息边界的模糊性； 5. 主辅运作的协同性； 6. 工作业绩的半隐透性。,（二）商务文员工作的特点,1. 服务性； 2. 商务性； 3. 综合性； 4. 基础性； 5.女性化。,三、业务技能训练,1.训练背景 小张是以商务文员（电话接待员）的岗位招进浙江腾达贸易公司的。小张上班后，不仅处理公司的电话接打，还要处理文件和邮件的解法，甚至撰拟公司的通知，每天都很忙绿。小张认为电话服务就只管处理电话，为什么公司要安排诸多的额外工作给他？,2. 训练要求 你觉得小张在认识方面存在什么问题？ 3. 训练提示 商务文员-工作角色的综合性。,第四节 商务文员工作规律和方法,一、规范案例 小张的直接领导是原办公室主任李杰。小张性格外向，李杰性格内向，两者之间形成了良好的互动关系。最近，因业务需要，更换了新主任王烨，王烨性格比较外向，小张在处理业务时，常常感觉不太适应新领导。,商务文员工作规律和方法？,二、应知应会,（一）商务文员工作规律 1. 主辅适应规律； 2. 工作规范化规律； 3. 公司利益至上规律； 4. 知识、能力、素质与职责相适应规律； 5. “必要张力”规律（工作方法创新、灵活，发散性思维）。,发散性思维-又称扩散性思维、辐射性思维、求异思维。 它是一种从不同的方向、途径和角度去设想，探求多种答案，最终使问题获得圆满解决的思维方法。,（二）商务文员工作方法,1. 目标法； 2. 沟通协调法； 3.以直接领导为中心工作法； 4. 平衡法； 5.随机应变法。,三、业务技能训练,1.训练背景 浙江A贸易公司是国企，管理不善，存在多头管理的现象。李涛是商务文员，在平时工作中，总有其他部门的经理请李涛临时帮忙处理业务。李涛为此比较头疼。 2. 训练要求 李涛应该如何应对这种工作情况？,3. 训练提示 * 工作规范性； * 要对直接领导负责； * 注重工作的轻重缓急。,第五节 商务文员应该掌握的基础知识,一、规范案例 浙江腾达贸易公司商务文员小张，转做国内贸易之后，积极学习商务运行的基础知识，并根据自己对市场的调研，向领导献言献策，调整公司产品的性能、价位和包装，使公司的产品在国内市场销售良好，取得了不错的经济效益。,商务文员应具备哪些基础知识？,二、应知应会,（一）国内商务基础知识 （二）国际商务基础知识 （三）商务法规基础知识 （四）办公室财务基础知识 （五）现代企业运行模式基础知识,二、应知应会,（一）国内商务基础知识 1. 商务运行基本知识； 2. 经济学基本知识； 3. 管理学基本知识； 4. 市场营销基本知识。,1.商务运行基本知识,a. 概念： 商务运行：是买方与卖方通过一定的中介进行商品贸易的过程。 b.商务运行四要素 ： 买方；卖方；商品（或服务）；中介。 中介：商品贸易的媒介，货币。,c.商务运行的过程,对于买方： 需求 选择 协商与洽谈 达成协议与签订合同 付款提货 享受售后服务，承担服务费用。,c.商务运行的过程,对于卖方： 市场调研 开发新产品 广告宣传与推销 洽谈与协商 达成协议签订合同 收取货款并交货 提供售后服务，并收取一定费用。,2.经济学基本知识,EC,Microeconomics,Macroeconomics,International Trade,International Economics,International Finance,外贸合同基本知识； 外贸基本单据知识； 保险基本知识； 货运代理与国际运输知识； 外贸英语知识,（二）国际商务基础知识,实盘 （Firm Offer）,虚盘,a. 发盘的 分类,1. 外贸合同基本知识,是指发盘人提出的内容和条件是肯定的、明确的、完整的、无任何保留条件的一种报价。,是指发盘人有保留地向受盘人发出交易条件，愿意签订合同的建议。,有效的发盘，即实盘（Firm Offer）, 特定的受盘人 发盘内容十分确定： 货物品名 质量或数量 构成：“十分确定” 价格 表明发盘人受其约束（通常在有效期） 发盘应传达到受盘人,b. 交易磋商的形式 书面形式：书信往来、电报、电传、 传真、电子数据交换和电子邮件等。 口头形式：电话、面对面谈判（大宗 或复杂的贸易）。 以书面与口头形式相结合，交叉进行。,主要交易条件,一般交易条件,商品的品质； 交货期限； 支付条件； 数量； 包装； 价格等。,商品检验； 不可抗力； 索赔； 仲裁等。,主要包括,c. 交易磋商的内容,主要交易条款,一般交易条款,货物描述条款； 装运条款（期限、港口和装运通知等）； 交货条款； 单据条款； 保险条款； 支付条款,商品检验条款； 不可抗力条款； 质量保证条款 索赔条款； 仲裁条款等,主要包括,d. 合同的条款,2. 货代基本知识,a. 货代-货运代理的简称 是指接受进出口收发货人或代理人的委托，以委托人或自己的名义办理有关业务，从事与运输合同有关的活动，并收取服务费用和佣金，处在货主和承运人之间的中间人。,b.货代从事的业务,代办租船、订舱、配载； 缮制有关单证（需要委托方提交商业发票和装箱单）； 报关、报检； 投保； 集装箱运输，拆装箱； 签发提单，结算运杂费； 交单议付，结汇（很少见）,c. 货代的选择,资信、口碑好的货代；