员工档案管理制度

1 / 17 员工档案管理制度 一、总则 第一条 将企业的人事档案管理规范化、制度化，使其更有效的服务于企业，特制定此制度。 第二条 人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整。 第三条 企业各分公司和分支机构内部的人事档案管理，必须依照本制度进行。 二、人事档案的管理体制 第一条 企业各分公司和分支机构的人力资源部负责其员工的档案管理工作。没有人事部的，由机构负责人指定专人进行保管。分公司经理和机构负责人的档案由企业人力资源总部保管。 第二条 企 业人员调动时，调动人员的档案由调出部门人力资源部整理好，转交到调入部门人力资源部保存。 第三条 企业人员借调时，员工档案仍有原部门进行保存。但借调部门必须存有借调人员档案的复印件，档案的复印件内的材料应与原件保持一致。 三、档案管理的要求 第一条 企业须由专门的档案室存放档案，由专门人员负责管理。企业分公司的分支机构有条件的可以建立档案室，没有条件的须购买档案柜存放档案。 2 / 17 第二条 正式员工的档案使用档案袋存放。企业统一采用黄褐色牛皮纸档案袋，档案袋的规格为 30*24部有密封线缠绕封口。试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存，转为正式员工后，按相关要求存放。 第三条 档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等，以便查找。 四、人事档案的管理规范 第一条 档案的分类 （ 1）试用期员工和临时工档案。主要包括的内容有：员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，试用期劳动合同，入职培训期间的考核表和评价表，申请转正的相关材料等。 （ 2）正式员工档案。主要包括内容有：员工个人简历，员工等级表，身份证、毕 业证和相关证书复印件，劳动合同及相关协议，在岗培训期间的考核表和评价表，季度 /年度考核材料，岗位升迁调动材料，奖励惩罚记录，重大科技成果等。 （ 3）离职员工档案。主要内容包括正式员工档案的所有内容，另外增加离职申请、审核和交接方面的材料，劳动关系解除方面的材料等。 第二条 档案的归类 人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入3 / 17 相应的类别，若材料内容涉及多种类别时，按其主要内容归入相应类别。 第三条 档案的排列 人事档案归类后，相关材料的排列应按照时间顺序 依次排列，时间最久的排在最前面，依次类推。这样排列的好处是便于查阅，同时可以反映出员工的职业发展历程。 1 第四条 档案的编号 档案的编号方法很多，如汉语拼音法、姓氏笔画法、单位编号法等，目前企业采用的是汉语拼音法。具体方法如下： （ 1）档案排列顺序按拼音字母的次序排列，由姓开始，姓第一个字母为 a 的排在最前列，依次类推；第一个字母相同的，按第二个字母的顺序排列。同姓的按名字的每一个字的拼音顺序进行排列。 （ 2）重名的人员按入职时间的先后顺序排列，入职时间早的排在前面，入职时间晚的排在后面。 五、人事档案所提供的利用方式 （ 1）查阅。相关利用人到档案室查阅档案资料时，必须在档案管理人员的要求下进行查阅登记，写明查阅的时间、查阅人、查阅的事由，查阅的内容。 （ 2）调阅。相关利用者对人事档案的调阅必须进行4 / 17 调阅登记，并取得档案管理部门主管的核准，调阅期限为 7天， 逾期未还者须办理续借手续，档案管理部门也须及时催还。档案调阅期间不得转借、调换。需复印的，要到档案管理部门登记。 （ 3）出具证明材料。对于需要复制档案中的相关资料作为证明材料时，必须经过档案管理部门主管审批，并加盖部门公章后才能发出。 （ 4）其他 六、档案的保存期限与销毁 （ 1）人事档案须永久性的进行保存。对于离职、辞退、开除的人员，自离开之日起，满一年，经过部门领导的审核后，方可销毁档案。 （ 2）档案销毁必须填写申请单，报人力资源部审核、批准、备档，人力资源部指定专门人员进行销毁，负责销毁的人员须为两人以上。 七、附则 （ 1）本制度自公布之日起生效。 （ 2）本制度具体操作细则由人力资源部负责解 释。对于需修改的部分，人力资源部负责修改，报总经理批准后执行。 2 第一条 为了规范员工档案管理工作，有效保护5 / 17 和利用员工档案，制定本制度。 第二条 员工档案包括员工的入职档案、培训档案、绩效考核档案、薪资档案、劳动关系档案、离职档案、工作交接档案等具有参考价值的文件材料。 第三条 集团人力资源管控中心负责管理集团各职能部门和地产事业部所有员工、一级子公司内设机构负责人以上人员、二级子公司领导班子成员的人事档案；一级子公司人力资源管理部门负责管理本公司内 设机构负责人以下人员、二级子公司内设机构人员的人事档案；二级子公司人力资源管理部门负责管理本公司内设机构负责人以下人员的人事档案。 集团人力资源管控中心应当指导和督促各级人力资源管理部门做好员工档案管理工作。 第四条 员工档案应当具有下列材料： （一）职位申请表（可附自荐书）； （二）有关证件复印件，包括身份证双面复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、资格证书复印件（特殊重要职位须留存相关资质证书原件）、荣誉证书复印件等； （三）半年内县级以上医院提供的体 检报告原件； （四）云南星长征投资开发控股集团有限公司员工入职档案原件（入职审批手续与员工签名必须齐全）； （五）试用期劳动合同书； 6 / 17 1 （六）员工转正相关材料（须附试用期述职报告）； （七）正式劳动合同书或者返聘合同书或者劳务合同书原件； （八）员工人事异动登记表； （九）员工异动情况登记表及其相关材料； （十）员工奖惩的相关材料； （十一）员工培训情况登记表； （十二）员工照片（一般保存 6 张，均须标注 姓名）； （十三）员工离职的相关材料（须附工作交接清单）； （十四）其他需要入档的材料。 第五条 员工档案管理应当按照下列要求办理： （一）坚持分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范的原则； （二）在职员工档案应按部门立卷，离职员工档案应按离职时间立卷，并附检索目录，以便查找； （三）员工报到当天应带齐员工个人档案要求的所有资料，档案管 员为其建档，并在个人档案袋上附员工档案目录，填写各类档案名称及份数，待转正后建立档案号； （四）对员工进行考察、考核、培训、奖惩以及员工异动等方面的材料，应在 3 个工作日内收集、整理立卷，保7 / 17 持档案的完整性。 （五）在员工离职手续办完后，应及时清除该员工的在职员工档案号，建立离职员工档案号，并将档案归入离职员工档案管理； 第六条 各级人力资源管理部门应不断研究和改进员工档案管理的方法和技术，逐步实现员工档案管理工作的规范化、科学化。 第七条 员工档案借阅必须落实下列要求： （一）借阅者必须填写员工档案借阅登记表，未经集团人力资源管控中心主要负责人批准 ，任何单位和个人不得借阅员工档案； （二）所有经批准后借阅的员工档案必须在 1 个工作日内归还（特殊情况可延长），对借阅后到期未归还或归还破损、私自复印档案、遗失档案的，必须进行严肃处理； （三）外单位来公司查阅档案时，必须持有盖有公章的单位介 2 绍信，经集团人力资源管控中心主要负责人批准后，方可查阅； （四）档案借阅严禁涂改、圈化、抽取、撤换和损坏员工档案材料；借阅者不得擅自复印、泄露员工档案内容。 第八条 公司任何部门和个人非经允许不得销毁员工档案；在职员 工档案应永久保存，离职员工档案一般保存 38 / 17 年（高管及核心技术人员档案保留到员工离岗后 8 年）。员工档案销毁工作每年进行一次，员工档案管 员负责整理待销毁的员工档案清单，待逐级上报、审批后方可销毁，并建立档案销毁台账，请审计监察部监销。 第九条 本制度由集团人力资源管控中心负责制定和修订，解释权归集团人力资源管控中心。 第十条 本制度自 2012 年 6 月 1 日起施行。 第一章、总则 第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规 范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为怡通集团各项工作服务，特制定本管理制度。 第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。 第三条：本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。 第二章、管理职责 第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责 a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相 关工作管理制度与实施细则等规范； b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查； 9 / 17 c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作； d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作； e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。 第五条：集团 企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。 第六条：各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求建立规范的人事档案管理；负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作。 第三章、人事档案内容 第七条：人事档案一式两套（原件由各子公司行政部保管、复印件由集团人事部统一管理），是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类： a、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等）； b、考核、考察材料； c、奖励及处分材料； d、培训记录及外训协议等材料； e、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职10 / 17 材料； f、其他可供企业用人参考的资料。 第四章、档案编号管理 第八条：各子公司行政部门必须按照 理系统中的员工编号（即：工号）进行编号，每 100 共 8 页 个档案做一个标记，方便查找。 由其他单位转入的员工档案，按照转入单位的编号更换编号（转出单位办理离职手续）。 第五章、人事档案 的收集与整理 第九条：日常收集员工履历表、试用期考评表、各种奖励、职务任免、岗位 /待遇调整表、续签合同等材料。 各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的七日之内（试岗期结束），必须将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。 日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。 第十条：各子公司行政部门的人事专员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。 1、新员工报到时 新员工报到后，收齐新入 职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方11 / 17 书写上档案袋编号（口取纸）、员工姓名、性别。结束试岗期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档： 许昌怡通集团应聘人员求职表（必须要有评价表及审批人意见签署）； 身份证（双面都印在同一页上， ）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件； 2、员工办理正式入职手续时 员工结束七天试用期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档： （ 1）许昌 怡通集团应聘人员求职表（必须要有面试评价表及审批人意见签署）； 身份证（双面都印在同一页上， ）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件 3、员工办理转正手续时 员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋： 该员工的应聘求职表、试用期考评表； 劳动合同、保密协议； 4、员工办理调动手续时 各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内将员工调动手续资料装入 该员工的档案内，具体的资料12 / 17 有： 岗位 /待遇调整表； 、工作交接表； 共 8 页 、文件档案资料移交明细表、物品资产移交明细表、客户资料移交明细表、待办工作（事宜）移交明细表； 5、员工办理离职手续时 各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有： 该员工的书面离职申请书； 离职清算表 、离职申批表； 、员工离职工作移交 表； 、文件档案资料移交明细表、物品资产移交明细表、客户资料移交明细表、待办工作（事宜）移交明细表。 第十一条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围：本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料。 第十二条：在整理过程中 ,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。 第六章、人事档案的借阅与移交 13 / 17 第十三条：凡借用人事档案，必须填写人事档案借阅登记表，由人力资源部门的负责人核实理由，经企业管理部领导签 批后，方可借出，借出的档案必须在 7 天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。 借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。 第十四条： 人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。 第七章、其他规定 第十五条：凡是公司的员工（正式员工、试用员工和临时员工）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定。 第十六条：档案管理人员应具有良好的思想素养，按受过正规的档案管理培训，在 工作中须严格遵守保密制度。 第十七条：不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。 第十八条：集团人事部定期或不定期地对各子公司的人事档案管理工作进行检查与督导，检查中凡发现不按照以上规定予以办理执行的，视情节轻重，处罚人事档案管 员 50 200 元，其所属各子公司领导负连带责任，处罚 100 200 元。 第十九条：各子公司人事档案管理人员是定岗管理，凡与原人事档案管理人员的变动（包括换 14 / 17 岗、离职、增减其他工作量）的，必须报经集团企业管理部，批准后方 可执行，否则直接处罚当事人 50 200 元，各子公司相关领导承担连带责任，处罚 50 200 元。 第二十条：奖惩投诉 员工对本人或他人的奖惩在以事实为依据的前提下可以越级投诉，也可以直接投诉到集团人事部。 受到投诉的奖惩在抽查时可暂停，待调查清楚后再予以处置。 1、投诉调查结果属实的，撤消原奖惩决定，可以对员工投诉他人奖惩的进行表扬奖励。 2、投诉调查结果不属实的，维持原奖惩决定，并对投诉员工进行教育，要规范其行为和思想，注重事实；若纯属造谣生事的，可以对投诉员工予以行政 记过处罚。 第二十一条：本制度最终解释权归集团企业管理部。 第二十二条：本制度从下发之起实施。 员工档案作为记录员工重要信息的介质，应列入保密资料范围，尤其是中高层员工履历、薪资等信息，行政人事部门应在员工入职时收集完善员工资料，建立完整的员工档案；员工的档案借阅必须经相关领导批准，具有一定资格的人员因工作需要可以借阅相应权限内的员工档案。 一、员工档案管理部门 公司行政人事部为员工档案的直接管理部门，安排专15 / 17 人负责日常管理，保证档案的完整性，档案查阅必须符合本制度要求。 二、电子档案的建立和管理 1、集团人力资源部负责建立总公司所有人员和子公司部门负责人以上人员电子档案，并根据子公司整理上报的电子档案，整理出全集团人员的电子档案； 2、各公司行政人事部门负责各自公司部门负责人以下所有员工电子档案的建立，并将最新电子档案提交集团人力资源部备案； 3、电子档案每月 28 日更新一次，更新情况报集团人力资源部一份。 三、纸质档案的建立和管理 1、纸质档案在员工入职后一周内建立完善，内容包括：封皮、三张一寸近期免冠 照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、求职报名表、面试考核表、体检报告、离职 (失业 )证明、保密