各办事处文员工作注意事项.doc

各办事处文员工作注意事项1. 每日工作汇总要在9点半以前，详细的传到总部文员处。（该汇总必须包括招商经理和驻地业代的工作汇报与文员的工作汇报及日报督查表）。2. 每次月末邮寄回总部文员处的书面资料有：A、考勤表 考勤汇总表 请假条考勤表注意事项：考勤表的填写上午体现起点，下午体现终点，下面备注具体行程。另外考勤表一定要严格核对招商经理报岗电话后方可填写，不得胡乱填写，以备以后核查。如有迟到、早退、旷工、离职的现象一定按照考勤表备注栏里的相应符号标示正确。当天出现考勤地2个以上需要在考勤表最下面备注清楚。工作人员如有旷工现象，考勤汇总表里计算该员工实际出勤天数时直接把旷工的天数扣去，另外考勤汇总表的备注栏里也要注明旷工的天数。考勤表、考勤汇总表、请假条一定要核实一致后方可传回总部人力资源部。 B、办事处及招商经理的样品领用单 库存盘点表 库存台账 此三项一定要核对数目正确无误后方可填写，以保证此三项的一致性。 C、办事处的人事档案表 人员编制表 D、出差人员的费用报销单据 / 办公费用报销的单据 / 宴请客户报销的单据 出差人员的费用报销单据的审核应注意： （1）公司规定住宿宾馆必须有正规的发票，如盖章未能明显显示驻地的话必须注明时间及宾馆电话，缺少任何一项公司规定不予核报。 （2）报销发票中未盖章的票据不予核报，盖章不清楚的票据不予核报。 （3）乘坐公交车的票据、长条票据与出租车的打的费用一律不予核报。 （5）修改过的票据一律不予核报。 （6）审核票据时严格考查交通票面日期与考勤行程是否一致，如不相符的票据一律不予核报。 （7）票据金额合计要认真、细致，避免合计金额出现错误，导致费用不能正常核报。 另外，所要报销的一切费用必须在差旅报销单中全部体现，不能出现本应合乎公司规定要报账的票据在差旅报销单中未标注的现象。 报销的补助费用一切按照公司规定的对应出差补助费用计算，如果报销人所提供的报销票据数额不够本应报销的出差补助费用时，按照报销人所提供的实际报销票据数额为主。如果报销人所提供的实际票据超出公司规定的相应出差补助费时，按照公司的出差补助数额报销为主。办公费用的报销单据的审核应注意： 一切办公费用的报销必须附有办公费用申请单，并且此申请单必须有省区经理的签字、财务签字、总部签字。在填写办公费用申请单时，如果能注明单价、数量及人员名单的（如印名片）一定要详细注明。 另外，购办公用品的票据必须有清晰的印章，未盖章或模糊的不予核报。 办公用品的领用必须填写办公用品领取单。宴请客户报销的单据的审核应注意： 一切宴请费用的报销必须附有宴请申请单，此宴请申请单上必须注明领导允许宴请费用的金额。如果报销人所要报销的费用超出领导允许的宴请金额外，多余的费用由报销人自己承担。 E、当月办事处新进人员的入职资料：入职表、担保人资料（担保人身份证）、一寸免冠照片3张、身份证复印件（A4纸上面是正面、下面是反面）、学历证复印件、手写入职试卷。 F、招商经理每日拜访客户名单汇总表 G、所有表格签字的地方不允许用计算机打的形式，必须是手工签字，否则视为无效报表，以免影响办事处员工的工资正常发放。 H、物料和样品酒出库、入库明细表。3、 每月5日前要传总部文员处的电子版文件有： a、考勤表 考勤汇总表 b、库存实物盘点表 库存台账 物料入库、出库明细 样品酒出库、入库明细 c、人员编制表 人事档案汇总表（转人力资源部） d、招商经理每日拜访客户名单汇总表及简单概要 e、费用汇总 f、报岗记录及报岗电话汇总说明整理完毕后扫描传手工签字电子版一份回总部.以上资料需在5号之前到总部。4、 关于费用申请的规定及细则要仔细阅读并学习通透，重点为市场费用必须在费用发生之前提出申请，批准后方可进行相应的工作，如事后申请一律不予核销。办公费用要按照实际发生的数额提前提出申请，如不确定数额必须到有关部门了解清楚后再提出申请，且申请时效最长2个月，如没有及时报回或数额超过公司报销额度，超出部分和没有及时申请的金额由当地办事处自行解决。5、关于订单的应注意的事项： 1、接到业务填写订单的通知，认真无误填写好订单，交予省区经理签字，如有搭赠需根据公司的规定（规定见薪资标准备注）的搭赠比例核算（如搭赠比例高于规定必须有总部批复件）。2、将审核后的订单交予业务，经经销商负责人签字盖章确认，检查无误后，直接传真或将扫描件发到总部财务。3、总部物流部发出货后，总经办会通知当地办事处货已发出，物流跟踪需各个办事处直接联系物流负责人：XXX ，