有效的时间管理和工作计划.ppt

有效的时间管 理和工作计划,,第一部分 一言难尽的时间,第二部分 时间管理理论,第三部分 时间管理十四项法则,培训内容,,一、世界上最长和最短的东西 -时间 哲人伏尔泰问： 世界上，什么东西是最长而又最短的；最快的而又 是最慢的；最能分割的又是最广大的；最不受重视 的而又是最受惋惜的；没有它，什么事情都做不 成；它使一切渺小的东西归于消灭，使一切伟大的 东西生命不绝？”,第一章 一言难尽的时间,,智者查帝格回答： “世界上最长的东西莫过于时间，因为它永无穷 尽；最短的东西也莫过于时间，因为人们所有的计 划都来不及完成。 得到时间，就是得到一切。,第一章 一言难尽的时间,,二、把你的生命和时间价值算出来 时间给勤奋者留 下智慧和力量，给懒惰者留下空虚和懊悔。 克雷默说： “当心你的时间是怎么样花掉的，因为你的整个未来 都要生活在时间里面。”,第一章 一言难尽的时间,,1、计算一下： 暂以30000天（82.4岁）记，你已用 去了多少天，还剩下多少天? 2、同时，时间就是金钱。每天_元，每小时_ 元，每分钟_元。 3、“如果你每天落后别人半步，一年后就是一百八 十三步，十年后即是十万八千里。”,第一章 一言难尽的时间,,谁快谁赢得机会，谁快谁赢得财富。 无论相差只是0.1毫米还是0.1秒钟毫厘 之差，天渊之别！,第一章 一言难尽的时间,,三、莫等闲，白了少年头 有人曾统计过，一个活到72岁的美国人一生的时间 分配： * 睡觉21年 * 工作14年 * 个人卫生7年 * 吃饭6年 * 旅行6年 * 排队5年 * 打电话2年 * 开会3年 * 学习4年 *找东西1年 * 其他3年 我们无法使时光倒流，也不能使时光缓慢，但 我们却可以控制它的“流向”。通过时间管理，让时 光流向更有意义的地方。,第一章 一言难尽的时间,,四、浪费时间的主要原因 1、主观原因 (1)缺乏明确的目标。 (2)做事喜欢拖延。 (3)想做的事情太多。 (4)缺乏优先顺序。 (5)做事有头无尾。 (6)缺乏条理与统筹安排。 (7)不懂授权。 (8)不会拒绝别人的请求。 (9)仓促决策。 (10)行动缓慢。 (11)懒惰。 (12)心态消极。,第一章 一言难尽的时间,,四、浪费时间的主要原因 2、客观原因 (1)工作系统浪费时间（访客、电话、员工离职等）。 (2)生活条件浪费时间（通信、环境、交通、朋友闲 聊、家住郊区等）。,第一章 一言难尽的时间,,五、长寿有新解-善用时间，就是善用及延长了 自己的生命。 珍惜时间，管理时间，把更多的时间用在更有效益 的地方。提高工作的效率，提高生活的质量，让生 命的价值在有限的时间里尽量发挥，这样就等于增 加了生存的“密度”，扩充了有限生命的内涵，生命 就得以延长。,第一章 一言难尽的时间,,一、时间管理中著名的“猴子管理”这一概念是由美 国的肯尼布兰查德、威廉奥肯与豪尔伯罗斯在其 名著一分钟经理碰上猴子一书中提出的。它已 经成了“接手他人的当然责任”的代名词。 二、提高工作效率的秘诀 -授权 授权是提高效率的秘诀之一。授权代表成长，不但 是个人，也是团体的成长。,第二章 时间管理理论,,里欧纳德查雪尔说： “授权，是一个事业的成功之 途。它使每个人感到受重视、被信任，进而使他们 有责任心、有参与感，这样整个团队同心合作，人 人都能发挥所长，组织才有新鲜的活力，事业才能 蒸蒸日上。无论在任何时代，一个杰出的领导者必 定是一个高明的授权人。充分授权是领导群体的最 佳手段。”,第二章 时间管理理论,,授权的八个原则： 1.尽量及时的授权。 2.明确分配工作，必须了解下属的能力与才干，说明“做 什么”。 3.要授予权力，说明目标与期望。 4.要评估、检查。 5.注重成效。 6.由简至繁循序渐进向下授权。 7.出现困难时，要帮助寻找解决困难的方法。 8.你仍然要承担责任。,第二章 时间管理理论,,通过授权，领导人就有更多的时间思考战略 性问题，把大部分精力用在最有生产力的地 方。 任何节约，都是时间的节约。,第二章 时间管理理论,,一、明确目标 目标能最大限度地聚集你的资源（包括时间）。 因此，只有目标明确，才能最大限度地节约时间。 爱默生说：“用于事业上的时间，绝不是损失。” 人生的道路，存在着时间与价值的对应关系。有目 标，一分一秒就是成功的记录；没有目标，一分一 秒都是生命的流逝。,第三章 时间管理十四项法则,,二、把事情按紧急和重要的不同程度，分为ABCD四 类，分清轻重缓急 始终做最重要的事情。 常人总是根据事情的紧迫感，而不是事情的优 先程度来安排先后顺序，这样的做法是被动而非主 动的，成功人士不能这样工作。成功人士都是以分 清主次的办法来统筹时间，把时间用在最有“生产 力”的地方。,第三章 时间管理十四项法则,,1、面对每天大大小小、纷繁复杂的事情，如何分 清主次，把时间用在最有生产力的地方，有三个判 断标 （1）我必须做什么？ 这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。 非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委 派别人去做，自己只负责派别人做并做督促。,第三章 时间管理十四项法则,,（2）什么能给我最高回报？ 应该用80的时间做能带来最高回报的事情， 而用20的时间做其他事情。（帕累托定律）所谓 “最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己去 做会比别人做得更有成效的事情。 勤奋是最少的时间内完成最多的目标。,第三章 时间管理十四项法则,,（3） 什么能给我最大的满足感？ 最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足 感，均衡才有和谐满足。因此，无论你地位如何， 总需要分配时间于令人满足和快乐的事情，唯有如 此，工作才是有趣的，并易保持工作的热情。,第三章 时间管理十四项法则,,通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急很清 楚了，然后，以重要性优先排序（注意，人们总 有不按重要性顺序办事的倾向），并坚持按这个 原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重 要性办事更能有效利用时间了。,第三章 时间管理十四项法则,,2、紧急任务和重要任务有四种不同的组合，带来 的收益越高，这项任务的重要程度越高。 紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价 值会减少甚至消失。 重要任务指：如果它成功地完成，你或者别人将取得 极大的收益。,第三章 时间管理十四项法则,,A：紧急并且重要的任务，这些任务应具有最高的优 先级，应该从现在就开始做。 B：重要但不紧急的任务，优先级不是最高的，但应 该在你的时间表中占重要位置。 C：紧急但不重要的任务，这些任务现在需要时间， 但优先级比紧急且重要的任务要低。 D：既不紧急又不重要的任务,第三章 时间管理十四项法则,,时间管理的精髓即在于：分清轻重缓急，设定 优先顺序。先做A、B少做C，不做D。方向重于 细节，策略胜于技巧。始终抓住“重要”的事，才 是最有效的时间管理、最好的节约时间方法。A、 B类务多了，C、D类自然就杜绝了，你就会越来 越有远见、有理想、有效率，减少危机。,第三章 时间管理十四项法则,,请在脑海中想象一棵大树 树根是你的价值观，树干是你的目标，树的主枝 是你的主要任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。 你所做的一切应源于你的价值观，它是树根。你的目 标支撑着各种各样的任务，它们都是为实现你的目标 服务的。树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来， 同样，你通过主要任务来实现你的目标。树叶为树的 生长提供养份，你通过完成各种次要任务，来获取你 想要的生活。,第三章 时间管理十四项法则,,拿出一张白纸，画出一棵树，如下： 在树根处写上你认为最重要的价值，在树干处写上你 的目标，在几个主枝中写上你的主要任务，在叶子和细枝 旁写上各种次要任务，完成这幅图。可以按照下面的步骤 进行： 树根。 写上你认为最重要的价值。 树干。 写上你的人生目标。 主枝。 写上几个主要任务。 树叶。 写上次要任务。,第三章 时间管理十四项法则,,三、制订计划，写成清单 相信笔记，不相信记忆。 养成“凡事预则立”的习惯。 不要订“进度表”，要列“工作表”；事务要明确具 体，比较大或长期的工作要拆散开来，分成几个小事 项。,第三章 时间管理十四项法则,,四、遇事马上做，现在就做 这是在克服拖延的心态。因为，是拖延为“有空 再做、明天做、以后做”，“拖”，“等”，“研究、商量 ”等等找借口，这是一种最浪费时间的坏习惯。能拖 就拖的人心情总不愉快，总觉疲乏。因为应做而未做 的工作不断给他压迫感。,第三章 时间管理十四项法则,,哲学家塞涅卡说： “时间的最大损失是拖延、期待和依赖将来。”拖 延的恶习，说穿了是为了暂时解脱内心深处的恐惧感。 养成遇事马上做，现在就做的习惯，不仅能克服 拖延，而且能占“笨鸟先飞”的先机。久而久之，必 然培育出当机立断的大智大勇。,第三章 时间管理十四项法则,,五、第一次做好，次次做好 要100认真地工作，要全心地工作。第一次没 做好，同时也就浪费了没做好事情的时间。返工的浪 费，最冤。,第三章 时间管理十四项法则,,六、专心致志，不要有头无尾 上班时浪费时间最多的是时断时续的干活方式。 不只是停顿下来本身费时，而且重新工作时，还需要 花时间调整情绪、思路和状态，才能在停顿的地方接 下去干。而有头无尾，更是明显的浪费。,第三章 时间管理十四项法则,,七、珍惜今天，当日事当日毕 清人文嘉有著名的明日歌和今日歌。 今日歌唱道： “今日复今日，今日何其少！今日又不为，此事何 时了？人生百年几今日，今日不为真可惜！若言姑待明 朝至，明朝又有明朝事。为君聊赋今日诗，努力请 从今日始。” 制订每日的工作时间进度表。每天都有目标，有结果， 日清日新。今日不清，必然积累，积累就拖延，拖延必 堕落、颓废。 要有好的明天，请从今天开始。,第三章 时间管理十四项法则,,八、养成整洁和条理的习惯 据统计，一般公司职员每年要把6周时间浪费在 寻找乱堆乱放的东西上面。这意味着，每年因不整洁 和无条理的习惯，就要损失近20的时间！ 养成条 理的习惯，还有另一层意思，就是寻找自己的“生理 节奏。” 所谓“生理节奏”，就是了解你在一月、一天当 中，什么时候精力最充沛，脑子最清爽。就像心理学 上把人分为“百灵鸟型”和“猫头鹰型”一样。“百灵鸟” 是早晨最活跃,而“猫头鹰”则是夜晚更来劲。,第三章 时间管理十四项法则,,九、养成快速的节奏感， 克服做事缓慢的习惯，调 整你的步伐和行动。 养成快速的节奏，不仅提高效率，节约时间，给 人以良好的作风印象，而且也是健康的表现。 十、设定完成期限 有期限才有紧迫感，也才能珍惜时间。设定期 限，是时间管理的重要标志。,第三章 时间管理十四项法则,,十一、善用零碎时间 争取时间的唯一方法是善用时间。 把零碎时间 用来从事零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。 鲁迅先生说： “时间就像海绵里的水，只要你去挤， 它总是有的。” 充分利用零碎时间，短期内也许没有什么明显的感 觉，但长年累月，将会有惊人的成效。,第三章 时间管理十四项法则,,十二、分秒不浪费，成功日志法 日志是成功者必备的条件。,第三章 时间管理十四项法则,,十三、善用节省时间的工具 1.通讯（电话、电子邮件、传真、语音系统）； 2.交通； 3.电脑； 4.办公自动化。,第三章 时间管理十四项法则,,十四、业余时间管理 1.睡眠 (1)利用白天瞬间睡眠； (2)培养随时随地入睡的能力； (3)注重睡眠质量，不注重长短； (4)良好