公文写作与公文处理.ppt

公文写作与公文处理,中共兰州市委党校科研处 马玉香,一、公文写作与其他写作的区别 1、从作品的创作者来说,文学作品的创作者 不受任何限制 有才华和勇气 写出作品 得到读者的尊重 成为作家,公文文稿的创作者 受到限制 得到组织和领导 的认可 才有写作的机会 处在特殊的群体,、从作品的内容来说,文学作品的内容 不受任何的规定 写什么样的题材 作者自己决定 作品的读者 不受任何限制,公文文稿的内容 受到严格限制 特意撰拟文稿 撰拟者被动接受 按照规律和格式 读者受到限制 执行部门及人员,、从作品的时间来说,文学作品 不受时间约束 构思很长时间 写作很长时间 流传的时间越长 价值越大,公文文稿 受到时间限制 解决困难和问题 不及时行文 后果不堪设想 造成社会的不稳定,、从作品表达方式来说,文学作品 任何表达方式 叙述、议论、说明、抒情、描写 为故事情节完整 人物性格鲜明服务,公文文稿 不能随心所欲 采用三种表达方式 叙述、议论、说明 说明基础上夹叙夹议 单纯的叙述、议论 不能出现在写作中,二、写作中应注意的几个方面,、版式设计 版式指排版的样式，也就是未来被印制完成的公文格式。 公文用纸幅面尺寸为国际标准A4型（长宽 =297210）。 用纸幅面尺寸、版心尺寸（156225） 天头宽371；钉口宽281 天头宽，地脚窄，左大于右。,、主要内容安排次序与位置,标题： 红色反线下空2行，用2号小标宋体字 ，可一行或多行居中排布；回行时，间距恰当。 主送机关： 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标 全角冒号。,正文： 主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 附件： 如有附件，在正文下1行左空2字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。,成文时间： 用汉字将年、月、日标全；数字用汉字的小写，其中“零”应写为“0”。 印章： 单一机关制发的公文在落款处不写发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2-4，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 联合行文需加盖两个印章时，左右各空7字 两印章之间不相交或相切，相距不超过3。,附注： 如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 主题词： “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。,抄送机关： 如有抄送，在主题词下1行，左右各空1字用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。 印发机关、印发日期： 位于抄送机关之下占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,、字体、字号的选择,宋体、仿宋体、楷体、黑体及部分变形体。 按照规定 ：公文中正文与标记采用3号仿宋体。 A4幅面的公文正文一般每面排22行，每行排28个字。 收紧稍放宽行距，或者用缩行、空行、加行等方法解决这一问题。 页码分别置于公文左下角或右下角，用4号半角白体阿拉伯数码标识，单页码居右空1字，双页码居左空1字。,、公文标题,：发文机关事由文种（典型的公文标题） ：事由文种（通常称为介词结构） ：文种 ：新闻标题 ：其它,三、 公文文种的写作,文种是公文中的一个不可缺少的组成部分，它可以概括表明公文的性质和用途，同时也决定着公文的内容、结构、语言运用。因此，在撰拟公文文稿之前，必须正确地选定文种。,、通知,通知是党政机关、企事业单位、社会团体批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部时使用的一种公文。,通知的写作格式：,“标题”： 发文机关事由文种； 事由文种； 文种。 “正文”： 由缘由、事项、要求三部分组成。,缘由-概括地介绍背景，分析形势，肯定成绩，指出问题，说明根据，阐述发布通知的目的、意义和指导思想等。一般用“特作如下通知”、“现通知如下”、“望按以下通知执行”等语引入通知事项。 事项-是通知的主体，一般要提出工作任务，原则规定、执行要求、基本措施、注意事项。 要求-是通知的结束部分，多是指号召、督促、希望的内容。,、报告,报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问或要求的公文文体。 分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件与物品的报告等。,报告的写作格式 ：,标题： 行文机关事由文种；事由文种 主送机关： 行文单位的主管部门或单位。 正文： 基本情况-应简要交待时间、背景和条件 主要成绩-应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚。,经验体会-对工作实践的理性认识，从实际工作中概括出规律性的东西，以便指导今后的工作。 存在的问题-写出工作中的缺点与不足。 今后的意见-提出解决存在问题的意见或者提出今后开展工作的意见。 A是偏重总结性的报告，只写情况、成绩和经验体会，不写问题和意见。 B偏重汇报性的报告，着重写情况、成绩和问题，不写经验体会。 C需上级批转的呈转性的专题工作报告，可少写或不写成绩、问题，着重写今后工作意见 。,、请示,请示是下级机关请求上级机关对 某项工作或某项事情给予指示、批准， 做出答复时使用的公文。,请示的写作格式：,标题： 行文机关事由文种； 事由文种（介词结构的标题）； 文种。 主送机关： 与报告的主送机关相同，不可越级请示。 正文： 缘由、事项、具体的要求、结语。,正文： 缘由-主要是详细、准确地写明请示的背景和依据，也就是为什么要请示。 事项-是请求上级给予指示、批准、答复的具体事宜。 具体要求-是对上级提出的、包括希望或按某个方案批复的恳求。 结语： 惯用“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否？请指示”等等。,、 报告与请示的区别,第一，用途不同。 报告是陈述性公文。其目的是让上级机关及时掌握情况，做好工作。 请示则是请求指示和审批的公文。其主要目的是请求上级机关对某项工作或某项事情给予指示，做出答复 。 第二，时间有别。 报告写作时间比较灵活， 请示则必须事前行文 。,第三，写法各异。 首先，标题应该分清。不能写成“请示报告”。 其次，正文的写法各异。报告内容较多，行文较长 ，不需要上级的答复；请示一事一文，行文较短，必须请上级答复或审批。 其三，结语。报告可用“特此报告”、“以上报告如无不妥，请批转有关单位执行”等；请示结语用“当否？请批示”“可否？请批复”之类的结语。,、工作计划,工作计划是行政管理机关、基层单位 在一定时间内为完成某项任务而事先拟定 的方法、步骤的书面安排或打算。,工作计划的写作格式：,标题： 包括单位名称计划内容适用期限文种 只写计划内容适用期限文种 正文： 包括六项基本内容。 文尾： 即落款部分。这一部分要交代制定计划的单位名称或个人姓名，交代制定计划日期。如标题中已有单位名称，这里只写制定计划的日期即可。,目标。即人们通常所说的“总的要求”、“总的目的”等。 工作事项。即指出为了实现目标必须做哪些方面的工作。 时间。目的的实现，必须合理地、仔细地计划时间，效率的关键因素之一是时间。 责任部门、单位和人员。即将目标分解到各个工作方面以后，确切地指出由谁来完成。 程序。即通常所说的工作步骤。 工作办法。包括政策、措施、制度、方法。,、工作总结,工作总结是机关、单位在实现工作目标或完成特定任务之后，对工作情况加以回顾分析、检查和评价，找出经验、教训，用来指导今后工作的文书。 综合性总结-是比较全面地总结一个单位、一个部门，在一定时期里的整个工作情况的好坏、经验、教训等。 专题性总结-是对一定时期的某一项工作或某一方面的经验进行专门的总结，而对其他方面的情况则不予涉及。,工作总结的写作格式：,正文： 基本情况的回顾：此部分是把这段时间里的工作做一个全面的估价。 经验教训 ： 一是，先叙述工作进展情况和具体作法，然后概括几条经验，提出存在的问题。 二是，以提出的问题为中心，把情况和经验结合在一起，夹叙夹议，既谈情况，也谈经验教训。 三是，在叙述工作的一般发展情况之后，提出几个较突出的问题，再分别列举若干个不同做法加以分析比较，得出正确的结论。 四是，把整个工作过程按时间的先后顺序划分成几个阶段，再分阶段分别介绍工作情况和经验教训。,存在的问题和今后努力的方向 ： 写出工作中存在的问题与不足以及给工作带来的影响、造成的损失，出现问题、失误的主观原因；在总结经验教训的基础上，针对工作中的实际问题，提出改进措施、今后打算、努力方向，或说明工作发展趋势，提出新目标。 常见的结构形式还有下面几种： 二分式。第一部分写基本情况，第二部分写经验体会。条例式。常用数目字标明层次的顺序，把内容分条例项，按顺序交代清楚。小标题式。把总结分成几个专题，按专题把内容交代清楚。全文贯穿式。不例条项，不定小标题，而是靠文字叙述一气呵成地陈述总结的中心问题。,、述职报告,述职报告是党政机关、社会团体、企事业单位的干部，向主管领导部门、人事部门、职工群众陈述自己在一定的任职期内的工作实绩、问题和设想的自我评述性的应用文体。 述职报告是总结的一种特殊形式，它既不是个人总结，更不是工作总结，而是职务总结。它与个人总结、工作总结是不一样的。,述职报告的写法 ：,标题： 文称式（述职报告） 公文式（由任职时限、所任职务、文种） 新闻式（正副标题，正标题写述职报告的主旨或基本观点、主要经验、教训和态度；副标题写何人何职务的述职报告。） 署名： 置述职人所在单位的全称和本人姓名。,正文：包括四部分。 交待清楚自己的职责。这是述职的基点。 阐述如何