新版物资系统常见运行问题及功能拓展讲解课件

新版物资系统常见问题解析,股份公司供应部,Here comes your footer Page 2,（一）系统操作中的常见问题,常 见 问 题,Here comes your footer Page 3,计划流程运作协同性不强，存在较多未完成计划,计划流程中存在较多重复或未完成的计划。如宁波海螺系统中当月存在存在未完成的系统垃圾：采购计划6条、232条资金计划、采购函件制作1条，另采购函件全部未打印。,计划 重复,计划流程操作不规范，计划审核把关不严。如上虞海螺12月计划除包装物外所有计划全部为增补计划。强蛟海螺有34条资金计划未匹配合同且无待匹配标记即通过审核。,审核 不严,系统计划录入滞后。如建阳海螺虽已进行初始化，但截止至12月17日仍未在系统上填报12月份辅材计划 。,操作 滞后,计划重复制作形成采购风险。如台州海螺当月累计共有25条重复制作的计划，易发生超计划采购。,采购 重复,Here comes your footer Page 4,原材料运费暂估的处理,运费暂估未暂估在当批次货款暂估下，会造成货物暂估单价波动，造成暂估单价不实，如当期未及时调整，将影响出库成本。,几种运费暂估的常见问题,当月所有运费暂估合并在一个供应商货款暂估下,人为将货物暂估分散，运费暂估在部分货物暂估下,上月未开票运费金额及当月所有运费暂估合并暂估在一个供应商货物下,运费暂估与货物完全分离,Here comes your footer Page 5,Here comes your footer Page 6,原因分析,清新：广州粤和能源有限公司货物暂估单价为777.78元/吨，运费暂估为3785848.85元，当批次原煤采购数量为6181.46吨，合运费单价为612.45元/吨，综合单价为1390.23元/吨。经核实，当批次实际发生的中间费用为377268.11元，合运费单价为61.03元/吨，运费暂估中实际包括的是上月五家运输公司开具的运费发票金额。 清新：佛山市顺德区宝江能源设备有限公司货物暂估单价为811.97元/吨，运费暂估12月份和一月份各有一笔，分别为3008011.05元和3009646.78元，当批次原煤结算吨位分别为43104.18吨和14647.82吨，合运费单价分别为68.78元/吨和205.47元/吨，综合单价分别为880.75元/吨和1017.44元/吨。经核实，12月份当批次实际发生的中间费用为2630742.94元，合实际运费单价为61.03元/吨，较暂估价低144.44元/吨，运费暂估中实际包括的是当月所有烟煤的运费金额。 扶绥：中国神华能源股份有限公司煤炭销售中心在一月份共出现四张数量为1吨，其中3张单据运费 均超过货物单价。,Here comes your footer Page 7,物资及供应商编码使用过程的处理,对于物资编码及供应商挑选重复，可通过合并操作来处理； 错误进行物资编码或供应商删除操作的，应及时将供应商及物资编码挑选至在用库；,1、同一物资暂估与账面库存使用不同的物资编码，出现负实物库存。,2、暂估中统购物资所选用的供应商或物资编码为自行申请，无法匹配统购合同，导致无法进行发票入库,3、挑选有反馈信息但错误审核的供应商或物资编码,4、未经查实即执行物资编码或供应商删除操作，无法制作采购函、发票入库及出库单据无法进入报表,Here comes your footer Page 8,基建物资未从生产消耗中剥离,基建物资未在生产消耗中剥离的，在领用后调整的，可通过出库单据反冲，并开具价拨单在系统中作调拨出库的方式进行调拨。,生产领用基建物资未进入新系统的，如该项物资未按基建付款，按照正常调拨手续做入新系统，按照生产用物资消耗进行计算。,在对一月份子公司上报收发存报表与系统收发存对比检查中，共有13家子公司系统中存在基建物资未在生产消耗中剥离或生产领用基建物资未进入新系统，对于这两种情况的核算方法：,自2月份起，检查收发存无问题的子公司可不再上报收发存报表，总部自动集成子公司收发存，其他子公司在及时调整收发存问题之后，经检查无误，可不再上报收发存报表。,Here comes your footer Page 9,重点物资消耗统计的数据录入,生产线填写,填写定额消耗,填写定额消耗,填写定额消耗,子公司对于生产用的重点物资（包括火工、矿用燃油、窑用油、耐火材料（分窑型）、耐火材料（分磨型）选择生产线并填报重点物资消耗统计表。,每月1日下班前填报上月分生产线物资的月产量，单位为万吨。填报的年月必须与生产月报一致，即2月份填报1月份产量时，应将填报月份修改至1月份。,保管员出库时应依据领料单上注明的领料部门和物资类别，填写上相应的生产线；核算员在审核过程中应注意重点物资的生产线填写。其中，耐火材料所有不是按照吨为单位的都不填生产线。,依据本公司年度综合计划中的消耗定额填报定额消耗。,Here comes your footer Page 10,举一反三：系统中数据录入时应注意的几点事项,1、防止操作步骤的缺失。对于系统中要求的操作步骤，应不折不扣的完成。,Here comes your footer Page 11,2、注意标记的更新。系统中标记的更新状态决定下一步操作的进行，但由于服务器忙或网络较慢时，会出现标记未更新的情况，需重复上部操作。,Here comes your footer Page 12,3、严把审核关 录入系统时的失误，核算员在审核过程及时发现，避免单据影响报表。,Here comes your footer Page 13,4、把握好扎帐时间 辅材及工矿配件系统扎帐时间为每月最后一天下班时间，与原材料有差异。,Here comes your footer Page 14,（二）系统操作技巧,出库单的制作 采购函件制作 系统权限设置错误时的处理 采购函件的导出.,Here comes your footer Page 15,出库单的制作时的问题处理,问题：子公司“在做出库单时，若出现错误，删除后，就无法重新录入，系统显示该物资没有用料计划，必须重新增补计划方才能办理出库”。 原因分析：由于子公司在执行删除操作时，未完成“先删除明细，后删除主表”的操作，在实际的操作过程中造成了直接删除主表的事实，会导致以主表为索引的出库单据制作、签收、审核均不可见，而在以主表为索引的出库单据查询中可见，由于明细实际仍保留在系统中，占用原有用料计划，再次录入时就必须重新增补计划方才能办理出库。 建议：在填制出库单据时，应尽量确保填报的准确性，对于填制错误的单据，在删除明细之后，通过修改主表的方式继续使用，减少由于误删除主表而导致明细保留在系统中，占用原有用料计划，造成必须重新增补计划方才能办理出库，增加工作量，同时影响当月到货领用情况的统计。,Here comes your footer Page 16,采购函件制作,问题：在撤销采购函件制作时，删除采购函件明细之后，上部第一表中资金计划仍显示为已完成，导致不能生成采购函件明细。 原因分析：在执行采购函件明细生成或删除时，系统会自动变更完成标记，但在极个别情况下，标记为自动变更，其变更的方式是验证该明细下未制作采购函件物资数量是否为零，每次执行采购函件明细生成或删除时，均会重新计算该数量，并以此变更标记。 建议：在撤销采购函件制作时，删除采购函件明细之后，上部第一表中资金计划中完成标记未自动变更时，可通过录入一张数量为零的采购函件明细，通过重新计算采购函件物资数量数量来变更完成标记，在变更之后，删除该数量为零的采购函件明细。,Here comes your footer Page 17,系统权限设置错误时的处理,现象：系统操作人员分组有误，或系统密码遗失之后，直接删除原用户，转而申请新用户时，系统显示该名称已存在该用户名。 原因分析：由于人员岗位变动或者或系统密码遗失之后，删除掉的原用户由于系统中存在以其为操作员的单据，为保证系统数据的安全，在删除时采用的是隐性删除，即删除后用户无法通过该用户名登陆，但是系统后台中保留该用户名，重新申请会之冲突。 建议：发生系统操作人员分组有误或系统密码遗失之后，不执行删除用户名，应利用系统中用户自行换组及重置密码功能解决。,Here comes your footer Page 18,采购函件的导出,问题：采购函件导出时，导出的PDF版和EXCEL版格式与打印版不同，其中PDF版不显示明细， EXCEL版格式无法使用。 原因分析：采购函件生成预览时，是以字符形式存在系统中的，在导出EXCEL版时，默认为每一个字符占用一个空格，造成实际导出时格式与预览差异较大；在导出PDF版时，可通过修改采购函件中的字体为“黑体”，导出的统一采购函件。 建议：在需要使用采购函件电子版时，为保证采购函件的真实性和严肃性，不建议子公司导出PDF版和EXCEL版采购函，系统中导出功能中有图片JPG格式导出,建议使用此格式。,Here comes your footer Page 19,2012年实现的系统功能,一系统功能拓展 1、收发存报表集成已实现，4月份分区域报表的集成； 2、子公司价格监控已完成，下期进行物资货物及到厂价监控； 3、结合4月份实现的原材料结算模块，实现原材料报表的平均指标带入； 二季度系统功能拓展计划 1、集中