project工具使用培训.pptx

project工具培训,秘密,计划制定工具project应用,ms-project概述 *项目管理基础知识 ms-project的几种基本视图 创建一个项目 资源和成本管理 纵览项目计划 项目的跟踪 其他功能 *制定项目计划的注意事项 提问和讨论,ms-project概述,microsoft project是微软推出的项目规划、管理软件。,它使用项目管理的概念，帮助用户建立一套项目时间的管理和控制、资源分配和成本控制系统。,ms-project概述,microsoft project的主要功能： 编制、组织信息的功能 计算功能 方案比较功能 诊断和维护功能 共享项目信息功能 跟踪任务功能,ms-project概述,microsoft project的特点： 具有项目管理所需的各种功能，包括 项目计划 资源的定义和分配 实时的项目跟踪 多种直观易懂的报表及图形、用web页面方式发布项目信息、通过excel、access或各种 odbc兼容数据库存取项目文件等 方便的项目组交流手段 占有较大的市场份额 界面友好，易于使用 方便获取,ms-project概述,提供简单易懂、内容较全面的的联机教程：,7,wbs (work breakdown structure)工作分解结构是大型/复杂事物的逻辑分解方法,整体,部分,构造工作分解结构-wbs,8,wbs常见形式一：树型结构,任务一,子任务2.1,活动2.21,活动2.21,活动2.21,活动2.2n,子任务2.2,子任务2.3,任务二,子任务3.1,子任务3.2,任务三,任务四,项目目标,（工作包 work packages）,层次一 层次二 层次n,9,wbs常见形式一：大纲形式,1.0 建办公楼 1.1 基础 1.1.1 挖沟 1.1.2 混凝土 1.1.3 回填 1.2 墙 1.2.1 砌砖 1.2.2 装窗 1.2.3 装门 1.2.4 抹灰,1.3 屋顶 1.3.1 安梁 1.3.2 装檩 1.3.3 上瓦 1.4 照明 1.4.1 配线 1.4.2 装照明灯 1.4.3 配电盘,10,wbs分解成功的关键： 自上而下逐步细化，计划是有层次的 必须包括项目所有活动 采用头脑风暴法进行 最底层的活动一般不超过80人时； wbs的分解不代表活动顺序 分解时只针对项目目标，不考虑资源情况,wbs的主要目的： 把工作范围说明书中的各项任务分解为更具体的、更详细的、更便于管理的细项。表明所有工作单元的逻辑特性，以保证没有被遗漏的工作，也表明如何跟踪项目，一个完成了的wbs应该覆盖项目的全部范围。 细分可以提高费用成本、时间和资源使用预算的精度。 为项目状况评估和监控定义一个计划基准。 便于项目任务和责任的分配安排。, 11 ,步骤4、项目估算,估算方法： wbd：一种专家估算方法，由2-4名对项目了解的专家进行独立估算，当各专家的估算结果十分接近时，可直接取平均值作为估算结果 。估算结果偏差大，则需要正对偏差进行讨论并进行下一轮估算，直到偏差小于预期值。 三点估算：一种经验估算方法，每次给出估算乐观值、最可能值、悲观值，期望值=（悲观值4最可能值乐观值）/6。 直接使用历史数据：直接取类似项目的历史数据，可针对整体或者局部活动，做为估算结果。可直接用于规模、工作量、进度估算。需要特别注意评估估算项目与历史项目的偏差，否则容易造成大的偏差。 三种方法可以单独或者混合使用，都可以用于直接估算规模、工作量!,12,关键路径 (cp),从项目开始到结束的一系列任务或活动的最长工期路径 cp上任何任务的工期变化的会改变项目结束时间 非关键路径也可能会变成关键路径 关键路径可能多于一条 关键路径在项目实施过程中可能会发生变化,13,关键路径 (cp),ms-project的几种基本视图,ms-project的主工作界面（甘特图示例）,ms-project的几种基本视图,1、甘特图视图,ms-project的几种基本视图,2、任务分配状况视图,ms-project的几种基本视图,3、日历视图,ms-project的几种基本视图,4、网络图视图,ms-project的几种基本视图,5、组合视图 ms-project还提供其他很多的视图类型，如资源工作表、资源使用视图等； 用户可以通过菜单路径：视图其他视图弹出对话框（如图）进行设置和选择所需要的视图 用户也可以同时显示 多个视图进行比对,创建一个项目新建,打开ms-project，按路径：文件新建 空白项目（以project2003为示例）操作，显示以下页面：,创建一个项目导航,用户可以按照project主界面的左侧任务导航区对项目的基本信息、任务列表、日程排定等进行设定和输入； *（个人推荐）在使用project新建一个项目时按以下顺序进行： 1、定义项目（定义开始时间） 2、定义常规工作时间 （日历的设定） 3、列出项目的任务 4、排定任务的前后置关系,创建一个项目定义项目,在任务导航区域选择“定义项目” 提示您输入项目的开始时间（估计） 当前项目将根据您输入的固定开始日期进行排定，project对后增的任务，使用默认的限制“越早越好”，然后以此开始时间及其后的任务工期为基础，计算整个项目的完成日期。 按向导完成“定义项目” 的设置,创建一个项目定义常规工作时间（日历）,project提供几个日历的模板，用户可以按需要以其为基础创建自己的项目日历； 我们可以在导航中找到“更改工作时间”的弹出对话框，并在此对话框中对我们项目的工作时间进行设置并保存。,创建一个项目列出项目的任务信息,在任务列表中手工输入任务信息 导入任务信息 project文件（*.mpp） project数据库（*.mpd） ms access数据库 ms excel活页簿 文本文件 csv文件 逗号分隔值文件（文本文件）,创建一个项目列出项目的任务信息,创建一个项目设置周期性任务,输入周期性任务可按以下操作步骤： 在“视图”菜单上-单击“甘特图”-在“任务名称”域中，选中周期性任务要出现的位置的下一行-在“插入”菜单上，单击“周期性任务”,创建一个项目设置任务关系,在任务信息中设置： 任务相关性 完成 - 开始（fs） 完成 - 完成（ff） 开始 - 开始（ss） 开始 - 完成（sf） 延隔时间 可以输入具体时间 也可以输入百分比 可为正数，可为负数 在甘特图中使用鼠标箭头关系进行设置 其他方式等,创建一个项目设置里程碑,没有工期（零工作日）的任务在ms project中被认为是里程碑。设置里程碑是为了找出日程中的重要事件； 也可以将有工期的任务设置为里程碑； 在甘特图的条形图部分，里程碑的默认样式为,创建一个项目以大纲的方式组织任务,利用“升级”、“降级”设置任务之间的层次关系 “父任务”被称为“摘要任务” 项目摘要任务 可以在视图中显示大纲编号,资源和成本管理资源概念,所谓资源，就是项目中完成任务的人、设备和原材料。 资源类型： 工时（为完成任务而花费时间） 人员、示波器、测试手机、机架 材料（为完成任务而花费的消耗性原料） 复印纸、工作笔记本 材料资源与工时资源的不同之处： 不能使用加班费率和工作组域 无法指定最大单位 无法调配材料资源 材料资源不使用资源日历 每次使用成本的工作方式与工时资源的不同 如果用户没有输入资源信息，project会根据任务工期和任务相关性信息来计算任务的日程； 如果资源分配的多少只影响到完成任务所需的工期，而不影响任务的总工时，这种日程排定方式称为投入比导向日程控制方法。,资源和成本管理成本的概念,在project中，成本就是指任务、资源、任务分配或整个项目的总计划成本，有时也称为当前成本或当前预算。 成本类型： 资源成本 固定成本不因任务工期或者资源完成工时的变化而变化的成本 例如：公司职员每月的固定工资、一次性付清的设备安装费用等 *以上两者相加为总成本，其中资源成本的多少由project累算得出。,资源和成本管理资源的设置,通过视图“资源工作表”，菜单选项“资源信息”对资源进行设置 常规 工作时间 成本 （使用费率）,资源和成本管理向任务分配资源,分配任务时可以考虑资源日历 任务日程将重新排定 分配任务时也可以忽略资源日历,将任务分配给指定的资源去完成,资源和成本管理资源分配状态,在分配了资源之后，我们可以使用“资源图表”视图查看每个资源按时间分配的情况； 在资源图标视图中，ms-project使用红色来表示存在过度分配的资源，蓝色表示正常分配；,资源“shenbing”被过度分配了！,资源和成本管理设置工作分配信息,工时分布 常规分布 前轻后重 钟型分布 双峰分布 先峰分布 前重后轻 后峰分布 中央加重钟型 手工编辑工时分布,资源和成本管理任务类型,工作量公式： duration x units = work 即：工期x单位=工时 缩写为：d x u = w 转换公式： d = w / u u = w / d 在ms-project中，任务类型包括以下三种： 固定单位所分配的单位（或资源）为固定值的任务，并且对任何工时量或任务工期的更改均不影响该单位； 固定工期工期固定，并且所分配的工时或所分配的单位（资源）不影响工期的任务； 固定工时工时量为固定值的任务，并且对任何任务工期或所分配的单位的数量（或资源）的更改均不影响工时。,资源和成本管理一个任务分配多个资源,投入比导向日程排定 将新的资源分配给任务或从任务中删除资源时，ms-project将延长或缩短任务工期（duration），调整应用到该任务上的其他资源的份额以保持任务的总工时（works）不变； 非投入比导向日程排定 “固定工时”类型的任务无法选择“投入比导向”或“非投入比导向”； 何时不能使用投入比导向方式？ 例：办理护照 默认情况下，新增加的任务为“投入比导向”。,纵览项目计划视图,通过视图查看项目计划,纵览项目计划查看项目关键路径,纵览项目计划报表,系统提供了许多预定义的报表 可以自定义报表,纵览项目计划报表,总览 项目摘要 最高级任务 关键任务 里程碑 工作日 当前操作 未开始任务 即将开始任务 进行中任务 已完成任务 应该已经开始的任务 进度落后的任务,纵览项目计划报表,成本 现金流量 预算 超过预算的任务 超过预算的资源 盈余分析 工作分配 谁在做什么 谁在何时做什么 待办事项 过度分配的资源,纵览项目计划以其它格式发布,工作量 任务分配状况 资源使用状况,项目的跟踪比较基准,项目、任务的日程、分配情况等信息常常根据项目进展的实际情况作调整 为了能够让项目、任务当前的情况和原计划的情况作一个比较，必须保存原计划的项目、任务信息（比较基准），有了这些信息（基准），才能够跟踪出实际执行过程与计划的差异。 比较基准中保存的信息 任务信息 开始和完成日期，工时，工期，成本，任务分割，在执行过程中的实际工时和成本 资源信息 资源的工时，成本，在执行过程中实际发生的工时和成本 工作分配信息 开始完成日期，工时，成本，在实际执行过程中发生的工时和成本,项目的跟踪保存比较基准,设置比较基准 查看当前计划与比较基准计划的差异,项目的跟踪查看比较,其他功能,除了以上介绍的一些新建项目、排列任务、分配资源、查看项目视图、跟踪对比项目任务等，ms-project还提供我们一些其他的任务： 成本计算 盈余分析 多重项目管理 数据库共享信息功能 与文本文件交换数据 工作组功能： 使用电子邮件进行工作沟通 使用project central进行沟通 在工作组中委托任务 其他。,制定项目计划的一般步骤,1、定义项目（启动时间） 2