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英文书信格式 一 英文书信的结构 英文书信一般由以下六部分组成信头信内地址称呼正文结尾签名 1 信头Heading 信头是指发信人的地址和日期通常写在第一页的右上角行首可以齐头写也可以逐行缩进写地址的书写顺序由小到大门牌号街道城市省州邮编国名最后写发信日期私人信件一般只写寄信日期即可例如 123 Tianhe Road Tianhe District Guangzhou 510620 Guangdong Province P R C Jan 8 2010 2 信内地址Inside Address 信内地址要写收信人的姓名和地址在公务信件中要写明这一项在私人信件中这一项常常省略该项写在写信日期下一行的左上角格式与寄信人地址一样 3称呼Salutation 称呼是对收信人的称谓应与左边线对齐写在收信人姓名地址下面1-2行处在称呼后英国人常用逗号美国人则常用冒号在私人信件中可直呼收信人的名字但公务信件中一定要写收信人的姓大部分信件在称呼前加Dear如 Dear ProfessorProf Bergen Dear Dr Johnson 对不相识的人可按性别称呼 Dear Sir 或Dear Madam Dear Ladies 如果不知收信人的性别则可用Dear Sir or Madam 4 正文Body of Letter 正文是书信的主体与中文信件不同的是英文书信的正文的开头不是先写一些问候语再阐明写信的目的而是直接说明写信人的身份及写信的目的然后提出写信人的情况想法或要求并加以必要的解释或说明英文书信陈述目的时应该直截了当意思明确层次清楚言简意赅 书信正文的第一句话或第一段通常被称为起首语一般说来人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始即先将对方来信的日期主题加以简单描述以便使对方一看便知该信是回答哪一封信的如果是第一次给别人写信也可用开头语作必要的自我介绍并表明自己写信的主要目的 5 结尾礼词Complimentary Close 公务信件的结尾礼词包含两部分发信人的结尾套语与署名结尾套语写在签名上面一行第一个字母要大写套语结尾后面要加逗号在公务信件中发信人常用的结尾套语有 Yours truly Yours sincerely Respectfully yours Cordially yours Yours cordially等 私人信件中发信人常用的结尾套语有 Sincerely yours Lovely yours Your lovely Your loving sondaughter等 6 签名Signature 写信人的签名常位于结尾礼词正下方一二行除非是给很熟悉的人写信签名一般须写出全名签名常常较潦草不易辨认因此在签名的正下方须打印出全名 A Letter to A Schoolmate June 23 2001 Dear Xiao Wang Im very glad to learn that youre going to visit me during the week-long holiday My parents will also be happy to see you again I am sure you will enjoy every minute here I have arranged our schedule for the holiday as follows On the first day you arrive Ill show you around our campus On the second day well visit the art gallery and the music hall Next day well climb a hill in the northeastern part of the city On the top of the hill we can have a wonderful birds eye view of the city During the next three days well make some short trips to some places of interest nearby such as the Swan Cave the Golden Lake etc On the last day Ill see you off at the railway station Please remember to call and tell me your train number and time of arrival so that I can meet you at the railway station By the way its very hot here and we have a lot of sunshine so dont forget to wear you sunglasses Im looking forward to seeing you soon Sincerely yours Wang Pengfei 写信日期称呼 正文第一段表示欢迎 正文第2段活动安排第 一天的安排第二天的安排第三天的安排第4-6天的安排第七天送行 正文第三段注意事项 注意事项一注意事项二 结束语 结尾礼词签名 上面举的是私人信件的例子下面我们再来看一封投诉信Letter of Complaint 投诉信的目的是为了让收信人读信后同情你的遭遇解决你所遇到的问题所以写投诉信时应该实事求是地反映情况注意措辞不使用过多的讽刺或责备的语言也不要因为发泄怒气而离题以避免引起收信人的不信任或反感 一般而言投诉信包括以下内容提出要求和理由解释详细的情况把请求具体化以及希望收信人采取行动的日期等 September 1 2001 Dear Sir or Madam Im writing to complain about a typewriter I bought seven months ago In February of 2001 I bought a Jones Typewriter Portable Special Model at ABC Store I had used it only a few days when the space bar broke I took it to a local shop they told me it was factory defect and suggest I take it back to ABC ABC accepted the machine and sent the part in I waited three months and since your company did not send a replacement they let me have the space bar from another typewriter Now six months later it has broken again I took it back to ABC They are no longer carrying your typewriter but they assured me that the guarantee is still good and suggested that I write you for further instructions as to what steps to take I will appreciate anything you can do to help us on this matter Respectfully Signature James Bergen 写信日期 称呼 正文第一段表明写信的目的 正文第二段具体说明购买产品的时间地点及出现的问题 第三段说明尝试的解决方法 第四段说明尝试的解决方案无效请求帮助 结尾礼词签名打印的姓名 这是一封态度冷静措辞有理有节的投诉售后服务不周的信由于这类信涉及经销商厂家和卖方因此投诉信中写明了以下详细的情况 1 购物的时间In February of 2001 2 购物地点 at ABC Store 3 产品型号Jones Typewriter Portable Special Model 4 使用时间I had used it only a few dayssix months later 5 主要问题The space bar broke 6 产生问题的原因factory defect 7 为什么向你方反映 They are no longer carrying your typewriter but they assured us that the guarantee is still good and suggested that I write you for further instructions as to what steps to take 商店已没有贵公司的打字机但他们让我相信保修卡仍有效并建议我写信给贵公司以寻求解决办法 此外写信人还用了礼貌的结束语 I will appreciate anything you can do to help us on this matter 贵公司在这件事上给我的任何帮助都将令我不胜感激 练习 Directions For this part you are allowed thirty minutes to write a letter Suppose you are Xiao Li Write a letter to Xiao Zhang a roommate of yours who is a heavy smoker You should write at least 120 words according to the suggestion given below in Chinese 1 吸烟已成为宿舍的一大问题 2 吸烟的危害 3 建议戒烟 A Letter to a Roommate March 16 2002 Dear Xiao Zhang _ _ _ Yours sincerely Xiao Li A Letter to a Roommate March 16 2002 Dear Xiao Zhang Recently I have noticed that you have been smoking heavily which is becoming a serious problem As long as you are in our bedroom is filled with that terrible smell The ashtray always overflows with cigarette butts Your are ruining your health destroying brain cells which can never be replaced not to mention the damage to your lungs and windpipes Smoking especially heavy smoking correlates highly with lung cancer It is possible that youll be caught up with it Im not scaring you Besides smoking is also harmful to the health of our roommates and the friendship among us The roommates avoid being in the bedroom for fear of being polluted As a result the brotherhood among roommates is gradually fading If I were you I would try to get rid of the bad habit It is not difficult to break away from it if you are really determined to quit Remember Where there is a will there is a way I will always be there to help if you need Yours sincerely Xiao Li 通 知 1标题第一行居中写明通知或关于xx的通知 2称呼换行顶格写明被通知方的名称后用冒号 3正文另起一行空两格写通知内容如会议通知包括会议内容时间地点出席对象和有关准备事项等 4署名正文下一行的右下方写发出通知的单位或组织 5日期写在署名下一行的右边 通知 新进公司的全体员工 经公司领导班子研究决定新进公司的员工一年转正定级后公司给统一办理缴纳社保现在由员工自己缴纳社保缴费收据上交到公司人事部门为保证员工的合法权益公司将以现金的形式给予补偿每月每人补人民币180元体现在个人的工资里此规定从2010年6月1日起执行 特此通知 公司人事部 xxxx年x月x日 练习 请为47中高中部拟一则清明节放假的通知 请假条 1标题第一行居中写明请假条 2称呼第一行顶格写后用冒号 3正文另起一行空两格写请假内容交代请假原因请假起止时间请求准假等 4署名 5日期 请假条 尊敬的_老师 您好我是_级_班的学生_因为_需要请假时间从_到_去往地点_请假期间有效联系方式_ 本人保证往返途中的个人人身和财产安全在不耽误学习课程和任何集体活动的前提下恳请您批准谢谢 班长副班长意见 班主任意见 本人签名 日 期 An Application For Annual Leave To Mr John Smith General Manager From George Chen Accounting Department Date January 22 2012 Subject Application for annual leave Dear Mr Smith I would like to apply for an annual leave from January 25th to 31st As you may know the Spring Festival is falling on February 1st this year Its the most important holiday in China and offers the best occasion for family reunion However over the past 3 years I missed the reunions due to tight work schedule Now that I have wrapped up my work for this year I would like to go back to my hometown to pay filial piety to my parents and help my sole brother prepare his wedding on January 28th Its indeed double happiness for my family that I would like to be part of Coupled with the official holidays for the Spring Festival I will have two weeks off which will definitely gear me up for better work in the new year Im looking forward to your kind answer Best regards George Chen 申请年休假 致约翰史密斯先生总经理 申请人乔治陈会计部 日期2012年1月22日 主题申请年休假 亲爱的史密斯先生 我想申请年休假从一月二十五日到第三十一 你可能知道春节是落在今年二月一日它是中国最重要的节日提供了最好的高中同学聚会然而在过去的3年我错过了团聚由于紧张的工作计划现在我已经结束我的工作这一年我想回到我的家乡支付孝顺父母和唯一的兄弟帮我准备他的婚礼上的一月二十八日 它的确是为我希望是一部分的我家的双重幸福 加上正式假日为春节我在新年将有二个星期确定地将适应我更好的工作 我盼望您亲切的答复 此致敬意 乔治陈乔治陈 练习 假如你是李华今天是星期一但你身体不舒服需要请假一天请你给王老师写个请假条 June 19th Dear mrwang I am li hauI am writting to you for asking for a leave I got a badcold after my football game with friends because I had only worn a thin t-shirt which is not warm enough I had saw the doctor and been told that i have to have a good rest during these three days when i am taking the medicine I am very sorry for having to being absent from schoolBut i wil be back to class as soon as i get better Looking forward to your replythank you senserily li hau 启 事 1标题第一行居中写明xx启事 2正文另起一行空两格写启事内容交代有关事情的原委和目的提出要求和希望说明有关注意事项及办理程序等有些内容则不应写具体明确如招领启事中有关失物的详情以防冒领 3署名 4日期 启事不具备法令性政策性因而也没有强制性和约束性 启事有招领启事寻物启事招聘启事征稿启事等多种 申请书 1标题第一行居中写明申请或xxx申请加上标明性质的字样 2称呼换行顶格写接收申请书的单位名称或领导同志姓名后用冒号 3正文另起一行空两格写申请内容内容应包括三个方面第一申请什么要求批准什么第二提出申请的目的和理由第三表明自己的态度或决心愿望等 4结尾写表示敬意之类的专用语 5署名 6日期 申请书与请柬感谢信倡议书等属于专用信申请书除第一行居中写申请名称外其于部分与一般书信的格式一样请求的事情一定要写明确理由要充分言辞也要恳切 倡议书 1发出倡议的根据目的原因 2具体内容和具体事项 3结尾写出倡议书的决心和期望 4署名 5日期 请 柬 1封面包括请柬二字及活动名称请柬二字字体较大可进行艺术加工如采用美术字体增加装饰图案或烫金等 2背面顶格写被邀请者的姓名或单位名称 3正文主要交待活动内容如庆祝会联欢会等及活动时间地点等如果是邀请参加会议应写明会期乘车路线等应知事项 4应以此致 敬礼或顺致 崇高的敬意等礼仪性语句结尾最后应署名邀请者或单位的名称及发请柬的时间 5语言上除要求简洁明确外还要措辞文雅大方和热情 新 闻 1标题是新闻内容的提要除正题外前面可家加引题后面可加副题 2导语开门见山简明扼要地写出新闻事实或中心有叙述式导语描写式导语提问式导语等 3主体部分具体展开事实的叙述或进一步突出中心新闻及时准确地报道国内外新近发生的重要事件一般篇幅较短基本要素是时间地点事件等内容必须真实要用事实说话 从前有一位老先生号称学富五车才高八斗方圆百十里地享有很高的声望人称博士他也因此得意洋洋自视很高这一天家人来向他报告家里一头最精壮的黑驴莫名其妙地丢失了而眼下正是田里家里活儿最多最需要牲口的时候请老爷赶紧想办法或者找回黑驴或者重买一头新驴当时一头正值壮年的驴也还很值几个钱于是有好事者提醒博士说还是先写个寻驴启事也许还能找回来呢博士连连点头称是于是磨墨铺纸提笔运腕一张寻驴启事一气呵成墨迹未干就赶紧让家人拿出去张贴在闹市口了 可是转眼几天过去了一点黑驴的消息也没有博士决定亲自到街头去看一看听一听了解了解关于黑驴的消息来到闹市口自己写的启事还在还真有不少人在围观博士混入人群心下得意想听听大家的说法只听得有好事者正摇头晃脑地给大家念着我中华古国历史悠久文化灿烂民风淳朴文明教化盘古开天唐宗宋祖什么嘛什么嘛什么意思瞎耽误工夫围观的人没等好事者念完就已连连唾弃着地四下散去原来博士真不愧为博士一个寻驴启事洋洋洒洒上万字下去还没提到一个驴字难怪他等了好几天没有任何消息呢原来大家还没等他讲到驴就早已不耐烦读下去了 应用文的含义 应用文指的是人们在工作学习和生活中经常使用的具有明确实用目的直接实用价值和某些惯用格式的一类文章的总称 指人们在日常生活工作和学习中所应用的简易通俗文字如书信公文契约单据等 应用文的特点 1实用性 2针对性 3规范性 4真实性 5简明性 感谢信 感谢信是一种礼仪文书用于商务活动中的许多非协议的合同中一方受惠于另一方应及时地表达谢忱使对方在付出劳动后得到心理上的收益它是一种不可少的公关手段 格式内容 感谢信的写作格式是书信体写作时应篇幅短中文200字左右即可对收信人为自己做的好事了然于胸不要忘了什么把对方给你带来的好处都写清楚不要含糊其词表示感谢的话要得体语气不应过于卑屈谢意之外如果承诺别人什么应切实可行能说到做到 范例参考 感谢信 xx电缆有限公司于xx年x月x口在南京举行隆重开业典礼此间收到全国各地许多同行用户以及外国公司的贺电贺函和贺礼上级机关及全国各地单位的领导世界各地的贵宾国内最著名的电缆线路专家等亲临参加庆典寄予我公司极大的希望谨此一并致谢并愿一知既往与各方加强联系进行更广泛更友好的合作 xx电缆有限公司 董事长xxx 总经理xxx xx年x月x日 介绍信 介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体它具有介绍证明的双重作用 格式内容 介绍信主要有两种形式普通介绍信和专用介绍信 普通介绍信一般不带存根正中写 介绍信内容包括称呼正文结尾署名和门期并注上有效日期 专用介绍信共有两联一联是存根另一联是介绍信的本文两联正中有间缝同时编有号码 范例参考 范例一 普通介绍信 介绍信 兹介绍我公司 同志等 人系我公司 前往贵处联系 请接洽 此致 敬礼 xx公司盖章 年 月 日 有效期 天 范例二 专用介绍信 专用介绍信 存根 字第 号 兹介绍我公司 同志等人系我公司 前往贵处联系 请接洽 年 月 日 有效期 天 xx字第x号盖章 表扬信 表扬信是对他人的行为表示赞扬的信函在表扬信中应反映他人的事迹与品质赞扬不要太过分语言要热情而简朴 格式内容 1标题写成 表扬信即可 2称谓一般写给被表扬人的上级领导单位 3事迹经过 4表扬的语句 5学习的语句 范例参考 表扬信 尊敬的校长您好 我是xx碱厂供销公司食堂的一名工人12月20日下午我下班回家的路上不慎将钱包丢失正当我焦急万分的时候xx派出所打来电话问我是否丢了包原来我丢的包是被贵校高一二十六班的xx同学和xx中学高一五班的xx同学捡到了并以最快快的速度送到了派出所派出所的同志根据包里的证件联系到我并认真的和我核实包里的物件把钱包完好无损的还给我我非常感动打心里感激他们可我到派出所时他们早已经走了我是根据派出所同志提供的信息知道他们是你们学校的学生更感谢周镐同学能在当今社会继续发扬拾金不昧的美好思想我无以为谢只是希望借此机会向他们学习让我的孩子也向他们学习此致敬礼 永远感谢你的人 x x x 年 月 日 课后练习 3月19日大豫网大河报郑州晚报等多家媒体刊发了这样一条新闻-散步途中制止碰瓷 郑州民警被疯狂歹徒报复中两刀文中写道 今年57岁的民警高保清晚上穿便衣出来散步时发现一名男子拿着手机在快车道上拦车然后以对方碰坏自己手机为由进行索赔高保清怀疑男子碰瓷立即上前制止结果被对方追打报复胸部和腹部各中一刀血流不止 据了解送高保清上医院的是一名男教师当时正骑电动车回家听到高保清受伤后这位老师毫不犹豫载着他赶到了郑州市中心医院直到高保清的家人和同事赶到他才离开医院到现在老高还不知道他的名字是一名47中的老师把我送到医院的真该好好感谢人家昨天上午10时高保清已经脱离危险 消息传到47中全体师生很为本校有这样见义勇为的活雷锋而自豪可是他是谁呢47中郭勤学校长为此在当天的全校教师会上专门发出了寻人启事可是依然没有人承认郭校长又进一步缩小范围事发地在帝湖花园附近这位教师当时正骑电动车回家应该是家就住在附近这时很多人将目光投向了高二物理教师李国强在众人的询问中李老师才低调地说谁遇到都会这样做的 认真阅读以上材料完成下面的练习 1 请你代表民警高宝清向李国强老师写一封感谢信 2 请你代表郑州市民警高保清的工作单位郑州市公安局向 李国强老师写一封表扬信 慰问信 是表示向对方关怀慰问的信函它是有关机关或者个人以组织或个人的名义在他人处于特殊的情况下 如战争自然灾害事故 或在节假日向对方表示问候关心的应用文慰问信包括两种一种是表示同情安慰另一种是在节日表示问候信应写得态度诚恳真切 格式内容 1标题可写成慰问信或者xxxx致xxxx的慰问信 2称谓称谓应表示尊敬 3慰问的原因可写事件的情况或介绍他人的事迹等 4慰问 5署名和署时 致陈逸龙同学的慰问信 陈逸龙同学 现在你的手臂好些了吗我们代表全班同学来正骨医院来看望你在此也转达他们对你的思念和关心 当得知你的手臂受伤了而且还要做手术时全班同学的心情都很难过大家都为你担心同学们都想到医院看望你可是名额有限就由选派的代表送上每个同学精心准备的贺卡上面可是写满了大家对你的祝福和想念哟 逸龙你安心养病尽快好起来我们都盼望着你早点回到三年一班这个大家庭呢我们都期待着那个生龙活虎的陈逸龙早点回到同学们中间一起学习一起欢笑 你落下的课程不用害怕老师和同学们都会帮助你的遇到什么困难也不用担心老师和同学们都会和你一起解决 祝 早日康复 三年一班全体同学 2010年3月20日 致陈逸龙同学的慰问信 陈逸龙同学 现在你的手臂好些了吗我们代表全班同学来正骨医院来看望你在此也转达他们对你的思念和关心 当得知你的手臂受伤了而且还要做手术时全班同学的心情都很难过大家都为你担心同