分公司会展旅游、辅助品操作流程（2011）.doc

关于会展旅游项目集中采购相关事宜的通知各分公司:根据物发2011第007号文件的相关规定，采购品目“服务类”中的“会奖旅游”项目的采购权限有部分调整。总分公司所在行政区域的省（直辖市）外和出境会奖旅游项目的采购必须在总公司建立的渠道内采购。本次采购权限调整后,经公司批准分别确定：1、 中旅国际会议展览有限公司（简称“中旅”）2、 中青旅（北京）国际会议展览有限公司（简称“中青旅”）3、 康辉国际旅行社（简称“康辉”）4、 北京景怡晟业国际旅游有限公司（简称“景怡”）5、 众信国际旅行社（简称“众信”）6、 中国国际旅行社商务会展总部（简称“国旅”）以上六家旅行社作为会展旅游项目集中采购的渠道供应商。分公司在日常采购工作中请注意以下事项：1、所有分公司所在行政区域的省（直辖市）外和出境会奖旅游项目的采购均需按照物发2011第007号文件的相关规定向年度渠道供应商采购。如有此类项目需求，分公司应按照附件泰康分公司与旅行社对接信息表的信息，直接与相对应的旅行社对接机构联系；2、本次总公司与年度渠道供应商签署的是“总对总合作协议”，各家旅行社将会与其下属机构或联盟合作单位做好培训、宣导等准备工作，以便于其与泰康各分公司对接；3、从2011年12月1日起开始执行。为保证双方衔接工作的顺利开展，在与各供应商联系的同时应报备物控中心，以便于物控中心督促各旅行社的执行效果。试运行阶段结束、双方合作比较顺畅之后，各分公司直接与各旅行社对接，采购项目的相关信息通过每月物控报表报总公司；4、运行期间各分公司的需求情况、与渠道内各旅行社的沟通情况及项目进展情况，请及时告知物控中心。物控中心联系人：李锋 分机9069；请各分公司办公室见此通知后按照物发2011第007号文件要求向各部门进行宣导并遵照执行。特此通知总公司物控中心2011年11月2日附件一：分公司会议、旅游具体操作流程办理所需资料附件二：分公司行销辅助品、奖品、礼品流程办理及所需资料 一、 分公司会议、旅游具体操作流程所需资料：根据总公司采购管理办法要求，为简化会展旅游采购流程，现将分公司会展旅游分为省内采购、省外采购两种方式，具体操作流程如下：（一）省外会展旅游采购流程（统购）： 1、项目协议2、呈批件3、采购立项审批单4、境外游（国外/需填写境外申请资料上报总公司办公室）5、会议（含培训）（含通知）6、费用报销（二）省内会展旅游采购流程（自购）：1、年度确认供应商2、呈批件3、采购立项审批单4、项目协议（或合同）5、会议（含培训）（含通知）6、费用报销以上流程所需资料如有疑问由办公室物控负责解释。 二、分公司行销辅助品、奖品、礼品操作流程根据总公司采购管理办法要求，为简化行销辅助品、奖品、礼品采购流程，现将分公司行销辅助品、奖品、礼品分为总公司统购、分公司统购两种，具体操作流程如下：（一） 统购流程：1、 呈批件2、 奖品、礼品初步需求清单3、 奖品、礼品需求确认单4、 费用动支单5、 奖品、礼品活动方案6、 费用报销（二）自购流程：1、 年度确认供应商2、 呈批件3、 费用动支单4、 奖品、礼品初步需求清单5、 奖品、礼品需求确认单6、 项目协议（或合同）7、 费用报销 以上办理流程如有疑问由办公室物控负责解释。 三、附件（已挂分公司内部网）