建筑安装企业之文件控制程序.doc

北京团结建筑安装工程有限公司文件控制程序TJ/B-MS-01-2005编 制: 华志强审 核：罗鸿勋批 准：罗鸿勋 版 次：A12005年6月10日发布 2005年6月16日实施受控状态：受控 发放编号：北京团结建筑安装工程有限公司文件控制程序 TJ/B-MS-01-2005版次：A/1 页次：第1页共5页 1目的通过对与质量、环境、职业健康安全有关的文件实施控制，及时获得并使用所需文件的有效版本，使文件资料管理处于受控状态，确保管理体系正常有效运行。 2适用范围适用于公司生产经营活动所涉及的所有文件和资料，包括相应外来文件的控制。 3引用文件： 公司质量、环境、职业健康安全管理手册 4术语 文件：信息及承载媒体。 5职责 5.1公司行政安保科系文件的主控部门，负责制定、更改和组织实施本程序。 5.2公司行政安保科负责法律、法规及其他要求，公司行政管理文件和外来文件的获取、收发、受控管理，各科室负责本部门管理文件的编制、获取、收发受控管理,主持环境、职业健康安全方面文件和资料的编制与管理。 5.3公司总工办（技术质量科）负责技术性文件以及施工资料的管理和保管。 5.4公司生产科负责生产管理性文件，包括计划统计、工程、劳务供方及工程开、竣工等方面文件资料的编制和生产管理。 5.5公司材料设备科负责采购、机械设备方面文件的编制和管理。 5.6公司合同预算科负责施工合同、工程造价等方面的文件的编制与管理。 5.7公司劳动人事科负责劳动人事和培训等方面的文件的管理。 5.8项目经理部应持有各种相关文件，并负责施工过程中工程资料及相关文件的编制、收集、整理、编目，工程竣工后将其交由公司总工办审核归档。 6工作程序6.1文件的分类6.1.1质量环境职业健康安全管理手册 6.1.2程序文件北京团结建筑安装工程有限公司文件控制程序 TJ/B-MS-01-2005版次：A/1 页次：第2页共5页 6.1.3支持性文件 A、技术性文件包括:施工图纸、施工规范、规程、标准、图集、技术质量法令、法规以及建筑工程资料管理规程中规定的建筑工程资料文件和相关资料。 B、管理性文件 a.行政性管理文件包括：公司管理方针、目标，公司管理人员的任免，各项行政管理规章制度、办法、规定、通知、决定。 b.业务性管理文件资料包括：管理体系文件、工程合同、概预算书、工程决算书、保修合同、招投标文件、开工手续、计划统计文件、供方合同、技术质量管理文件、人力资源培训文件、物资、设备管理文件、文明安全施工、总务、保卫等方面的文件以及技术服务部门等相关方提供的业务性资料。 C、法律法规及其他要求文件包括：法律、行政法规、地方法规、地方条例、规章、国际公约以及上级、行业主管发布的其他法规性文件以及有关协议、指南、行业协会的要求、承诺等要求。 D、外来文件资料包括：市、区及上级行业主管部门的发文，建设单位、监理及相关方对公司或工程比较重要的往来函件，行业协会、认证中心发布的相关文件，同行业兄弟单位、协作部门的往来函件等。 6.1.4 承载媒体，包括计算机磁盘、光盘、照片、电子媒体等形式。 6.2文件和资料的编制、获取、审核、审批、签发 6.2.1质量、环境、职业健康安全手册由总工办负责组织拟定，经传阅、评审、讨论、修改定稿后由公司总经理审批。 6.2.2程序文件由公司主控科室拟定编制，经评审，由管理者代表审批。 6.2.3公司管理理性文件由主管科室负责编制、拟定，经评审，由主管领导审批签发。涉及全局性的重要管理性文件，须经公司总经理审批后下发。 6.2.4各项法律、法规及其他要求、报纸、刊物等管理性文件，由公司行政安保科负责组织获取，需外购的文件、资料，经管理者代表审核，企业法人审批后，行政安保科组织购置，由管理者代表签署意见，向相关部门转发。 6.2.5各部门编制的相关文件由主管经理审批，项目经理部编制的管理性文件资料，由项目经理审批。北京团结建筑安装工程有限公司文件控制程序 TJ/B-MS-01-2005版次：A/1 页次：第3页共5页 6.2.6各部门编制的文件资料凡需要以公司名义签发或盖公章的，由行政安保科签发同时应留一份交行政安保科备案。 6.2.7各类外来文件资料，凡属各部门获取的，均应交由公司行政安保科登记备案，经管理者代表或主管领导审阅，提出办理意见，由行政安保科负责转发给相关部门办理或保存。 6.2.8工程施工资料由项目经理部负责编制、收集、汇总、编目，在各阶段验收之前交由公司技术质量科进行审核后报验，工程竣工后交由公司总工办负责移交和保存。 6.2.9工程图纸应在开工前，由技术质量科根据合同规定领取，经登记后，分发给需用单位和部门，由项目经理部代领的图纸应及时报送给技术质量科，竣工图由项目经理部负责编制，备用图纸由技术质量科保存。6.2.10 工程设计变更洽商，由项目经理部负责办理，成文后并及时转送至公司技术质量科，由技术科质量科备案后转发至相关部门，需要洽商增减预算的，应在工程洽商签证之前交由公司预算科办理。 6.2.11施工组织设计，施工方案及各项技术措施，由项目经理部负责编制，施工组织设计由总工办组织评审，各部门会签，公司总工程师审批，施工方案及各项技术措施，直接由总工程师或项目技术负责人负责审批，施工组织设计、施工方案进行调整时，须在调整后，重新由原审批人审核审批。 6.2.12 职业健康安全、环境管理方案由相关部门和项目经理部负责编制，经管理者代表或技术负责人审核，公司法人及项目经理审批后实施。 6.2.13 分项工程技术和安全交底由项目经理部各专业工长负责编制，由项目技术负责人审核并履行交接签字手续之后实施。 6.3文件编号、受控收发、登记、签收、更改、存档和供阅。 6.3.1文件编号 6.3.1.1经审批生效的质量环境职业健康安全手册、程序文件、管理性文件应编号登记后予以发布。 6.3.1.2质量环境职业健康安全手册，程序文件单独编号。 6.3.1.3公司行政性管理文件由行政安保科统一编号，其余的管理性发文由各部门负责编写，具体格式为：京团建（科室代号）发布年号（序号）号，格式如下：团建公司：京团建企字北京团结建筑安装工程有限公司文件控制程序 TJ/B-MS-01-2005版次：A/1 页次：第4页共5页劳动人事科：京团建劳人字生 产 科：京团建生产字合同预算科：京团建合预字材料设备科：京团建材设字行政安保科: 京团建安保字安全保卫科：京团建安保字总 工 办：京团建总工字技术质量科：京团建技质字 项目部发文编号为：京团建第 项目部发文年号（序号）号。 6.3.1.4受控文件编号按（6.1）文件分类所规定的范围进行。其中：各部门业务方面的文件资料，由部门按照专业特点自行编号。 6.3.1.5项目部收发文编号按印章填写。受控第项目部编号： 6.3.2文件发放登记 各部门均应按文件分类，建立受控文件清单，在接收到相关部门的文件、资料签收后，直接登记入“文件清单中”。 6.3.3文件的更改 A、质量环境职业健康安全手册更改由总工办提出修改意见，企业法人批准发布。程序文件更改，由原编写部门提出更改意见，由管理者代表审批；管理性文件更改，由原编写部门提出更改意见，主管经理审批，行政安保科负责发出“文件修改通知单”。 B、上述文件持有人按要求修改文件并将“文件修改通知单”附在文件后，作为文件修改依据。 C、若受控文件需要复印时，须经主管部门批准后方可复印，并经编号受控后统一管理。 6.3.4 作废文件的管理 6.3.5.1 对作废文件要及时获取信息，各部门在获得相关作废文件信息后，及时在其受控文件清单“备注”栏中加盖“作废”标识。6.3.4.2 一般情况下，各部门及时对作废文件以沟通方式传递至公司行政安保科，行政安保科根据具体情况及时发布作废文件通知至相关北京团结建筑安装工程有限公司文件控制程序 TJ/B-MS-01-2005版次：A/1 页次：第5页共5页部门，有关部门按其在清单中标识并及时清理，以防误用。 6.3.4.3 作废文件资料需要留用时，可由各部门自行作好“作废留用”标识。 6.3.5文件和资料的存档 6.3.5.1文件存档分类 a文件存档分为时效期、短期和长期，时效期则按文件的有效期限为准，短期文件的存档期限一般为三至五年，长期文件的存档期限即为永性保存。 b单位工程的施工技术资料：工程合同及对外的重要文件为长期保存，其他文件的保存期限为短期，具体由各部门视实际情况确定。 c文件存档地点 公司行