档案管理规章制度.doc

档案管理制度 一档案室工作职责1 依照国家档案法的规定，集中统一管理本公司各种门类和载体的档案，确保档案材料的安全完整、有序存效。 2所有移交档案室管理的档案资料均需按档案管理的要求整理成册，编写目录，分类存放，张贴标签。 3提供档案索引目录，按各类档案资料分类编号，整齐排列，并按类编写查询目录，达到借调方便、查前迅速的要求。 4作好档案保密工作，确保档案安全完整。 5按规定审批程序，负责销毁已过保管期限和无保存价值的档案。 6努力学习档案管理业务知识，提高档案管理水平和服务质量。 二档案管理保密制度1 坚决贯彻执行保密法和有关保密法规，健全档案管理和利用各项规章制度，依法管理各类档案资料安全。 2档案库房禁止无关人员进入，非档案人员未经许可不得随意翻阅、摘录档案。 3本公司及外单位工作人员查阅档案时，必须按规定办理批准手续。 4各类档案资料未经批准不得复制。查、（借）阅、复印保密档案，须经总经理批准。 5严守档案机密。任何个人未经同意，不得泄露档案机密资料，各类档案材料及有关机密文件不得随意放置，谨防丢失或泄密。 6严格执行档案的销毁的审批制度，任何个人不得将档案私自处理，更不允许出售和谋取私利。 三资料整理归档1归档范围：财务档案、行政人事档案、机要档案、工程档案等。（具体见各表）。2 归档时间： 本单位各部门在工作活动中，形成的文件材料，要求按年度在次年五月份前立卷归档。 工程施工档案要求在本项目竣工后立卷归档。 会议档案必须在次年的五月份前立卷归档。 设备资料在开箱验收后及时归档。 3归档要求： 立卷归档的案卷形式，必须符合要求，具体规定如下： 本单位发文归档一般一式二份，材料可以一式一份。 必须按照立卷归档的范围，将归档的文件材料收集齐全，整理成册。 归档的文件材料应保持相互联系，科学分类，编制目录，确定保定期限。 案卷内要做到无金属物，对破损文件用纸裱糊好，装订要结实、整齐、不掉页、不压字，线头留在卷底并打活结。 案卷标题要求文字简练、扼要、准确，充分揭示卷内文件内容。格式规范。 4移交管理： 文书档案按年度于次年五月底前向档案室移交；投标档案在开标后及时移交档案室；工程档案在该工程竣工后及时整理移交档案室；会议档案按年度于次年五月底前向档案室移交；会计档案可以在本部门保存一年后移交；案卷移交时，必须编写移交清单，经双方清点核对后，履行签字手续后办理。 四档案查（借）阅1 本单位有关人员查阅档案资料必须先填写查阅档案登记表，经批准后查看；机密以上文件，须凭公司领导批准后查阅。 2外单位人员查阅档案，必须持所在单位介绍信，注明查用者身份和查用目的、范围，经分管领导审批后，核准予查阅。 3查阅档案，只限于在指定场所进行。未经批准，不得将案卷带出本单位。 4要爱护档案，不得将档案任意折卷、撕页、污损、涂改、划杠、圈点、折角、添字等。 五档案的鉴定和销毁1档案的保管分为永久、长期、短期三种。 2档案鉴定应在本单位分管领导主持下，由档案室和有关人员组成鉴定小组，根据档案的不同保管期限和使用价值，定期对已到期限的档案，重新进行审查、鉴定，作出处理意见。 3经过鉴定对需要销毁的档案，由鉴定小组提出意见，编造销毁清册，经总经理批准后销毁。未经鉴定和办理批准手续，任何人不得随意销毁档案。 4销毁档案，必须有两人以上监销。监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签字，并将销毁情况报告单位领导，销毁清册应列入档案保存。 六图书借阅制度：1 工程所需图书、杂志、资料（工程施工规程、规范、定额、工具书）等，由需用单位提出要求报公司办公室汇总经分管经理批准，由公司统一购买和办理订阅手续。2 凡在档案室借阅的各类书刊、杂志、资料等，必须在用后及时归还或办理续借手续。表一：财务档案归档范围及保管期限序 号应 归 档 范 围保管期限1工程合同（包括工程施工合同、内签合同）10年2应收应付工程款往来帐10年3财务凭证10年4年、季、月财务报表10年5统计报表10年6财务审计10年7设备造价购置、维修更新、折旧提润15年8劳动工资报表10年9公司固定资产申报审计（不动产）15年10投资、扩大再生产10年11企业盈利10年12职工福利10年13年度财务总结10年备注：表二：行政人事档案归档范围及保管期限序 号应 归 档 范 围保管期限1上级公文10年2公司文件【人事任命、机构设置、调整、招用（聘用）人才档案、职工培训、考核、晋升、奖励、处罚、重要会议纪要、公司领导报告、决定、公司员工劳动合同、工资档案等】10年3公司与分公司往来文件（各分公司综合档案资料，如管理人员、技术负责人、施工管理五大员、项目经理、财会人员等）10年4施工机械设备、施工能力、资金实力10年 备注：上述资料按年度整理，经公司办公室主管、分管经理同意，按归档要求，登记造册报档案资料室签收后存档。表三：机要档案归档范围及保管期限序 号应 归 档 范 围保管期限1党支部文件长期2公司董事会文件长期3公司董事会决策长期4公司董事会重要会议纪要长期5678910111213 备注：表四：工程档案归档范围及保管期限序 号应 归 档 范 围保管期限招投标档案：5年1工程项目报名资料5年2招标文件5年3图纸5年4会议纪要、补充通知、文件5年5投标书（商务标、技术标）5年6开标记录5年7中标结果5年8910111213 备注：表五：工程档案归档范围及保管期限表序 号应 归 档 范 围保管期限工程项目施工档案：10年1项目施工合同、项目内签合同、项目部班子组成10年施工设计图纸10年项目施工计划10年施工统计报表、设计修改联系单10年施工方图纸、施工联系单、测量放样资料10年阶段验收、交工验收、工程维修保养资料10年竣工验收10年竣工资料（施工总结、竣工图纸、施工结算、工10年程质量评定资料）10年2施工安全管理：（安全统计报表、安全活动记录、10年安全检查、评比资料、安全事故调查处理）10年3工程质量管理：10年施工质量统计报表10年质量检查验收10年原材料质量检测试验10年质量评定资料、质量事故调