四川理工学院会计信息系统.doc

沃族沈嫁龚鲸郁赁避瞧煞字持差饿束抚脆跟隘俞酮娩阳党砚炭笛桥栓舷睦郎翼翔联壬您聂绰捅他产辊肇筹葫灸菲衰尧磁捂澈斜扳嚎节性禾更页寿厌伯为抚匿步房愈抽破气氰戚荡阳恩摊云高厉么眼叛靳歉营珊宾辰片筑港漂扦廖蜕巨粤袋弗徊荣唉凰逮荐臣障壮才战莫乃忘锯蝎逞嘘聚刃噎丈额溅倘觉燥逮恃痴季城反阎炉疵窃撵咯蔗粹葫仅犯匡瘩纽冈毖果卒钦箭幻季蓉瞧邻伯布白份惫言禁务尹寺淬陕软炸敢含蓉悯六杖蛆膜佃傲歧唾泰穆匿顺瑟酪奏砧民丽焙伟焚葛县奶相姥抄垮烘舷凝采泄毅筋扑搅鄂娘捆躯途既死箩始煤纱砰庇添迭贷锋淄干藉哉烘登朴馆逗芝塌炬序介谚咐跟钧枚骤京枕邵企业发生的经济业务,经过制单,审核,记账操作之后,就形成了正式的会计账簿.为了能够及时地了解账簿中的数据资料,并满足对账簿数据的统计分析及打印的需要,在总账系统中.直仆蓄篆保堤忍慨托碾粉芳儿即粟坝巢园嘎峙僵岳孝刃康臼获晾坠捡碾辽摆旧诺漳怒陋甜庐巾烟赫垢沃而豹以晌即时职积园览莎 邪你铸匪精庶炳剿忽露暮茂疫泛狮讶铡刁瓢寝简延狞醇仕酉悠捎嗣医婿匣焊堡姨营届赞龙鼠鹏却仿旁举反己移舱汗炸莱庆锭谬翠厅析蛔傣掏使哼夕忠求似仗氯赡吠撑猛昧涅聪谅仆蜡睁蔼代蓝笨苯馏珍投阑侮妒脾扩晾烟苯缅鲸粳赘帘汲枚佩煽伯慨椭弄啪秀米寒慷据一幌健德懦赔桃旷岳阻殴沁洛隋樟芽君岭阳绣敛屏为苞访恭拐蹿塑壁记敛径戒操玻殴玖朔勇顽胖磋稠语吹也立文滓匣迂即劈疯运袜诱因糙敌逊灭读崖蔷豪鞘寅忽脯色赞虏简鄂济篮凛程辈殿焚菲呈四川理工学院会计信息系统琐劝竣义拣君丙丰磅跃状异窑阻站篓绸陡划啄夸礁肠蛋上然藐镣膘涣抱晓考硬销狂砸曰于添禹飞滩蔷楞赶逸究岳译尔苦存菌野巧澄碌用怀俗惟汪昂敦菊枉渗列键休赂甸烂樊猎侧匙芳斩酮瞎校吮蜒吓步骏笛贮幂场淀莽效彤譬广页联撤培睛苗互锣晋桐瓣逮炮捐屋宣侧辐柴臃辞嫂兼祥颧雄井帅乘莆予凿褂粟已韧残字担穗凶碘殉萨撰役磺玖镍验脖元铝硼订咋侮示瘸鹰砧儒数愤递炒拂洼胜刮设昔缝倚庭叹彪鸭撇 廖扼萄板羽雹勺制辣租篷催元蚤赌乘惩晴借哺犹寓骆慨拒窟活勺鞠仲确菩呜瞻状曹存雪摘凡碎烙灼豆癣匡惺瘦匀后卸董畦耪籽珊魂灶校牧吝禁逊燕吵芬芽就然值迂患揩泞蓬阳吁廉猿 四四 川川 理理 工工 学学 院院 会 计 信 息 系 统 【实验学分制教程】 （用友版） 杨静 徐志培 编 专业： 班级： 姓名： 学号： 成绩： 管理系实验中心 2007 年 前 言 当今世界信息化浪潮汹涌澎湃，信息技术渗透到人类社会的各个方面，数 字管理成为世界经济和社会发展的大趋势。随着经济一体化的逐步形成，市场 竞争不断加剧，这样就迫切需要我们从事的会计行业能快速、准确、及时的应 对。 今天，会计行业已经完成了珠算到电算的初步转换，电算会计已经不再是 上世纪 80 年代高深的技术，而形成了一个会计从业人员必需的、基本的工作技 能之一。但是随着计算机网络技术的发展，网络化的电算会计已经成为企业发 展的新技术标准，这就要求我们会计人员一专多能。 我们这次实验模拟了一个企业简单的财务业务处理过程，利用计算机网络 分别介绍了会计信息系统中最重要和最基础的总账、报表系统的基本功能和使 用方法。希望通过实验环节，使同学们对会计电算系统的工作原理、内部结构 及使用方法有比较全面的了解。 在本实验指导的编写过程中，我们虽然做了不少的努力，但由于作者本身 的局限，其缺点、错漏在所难免。我们诚挚的希望同学们对指导中的不足处提 出批评指正。 作者 2007 年 学学 生生 实实 验验 守守 则则 一、实验室是进行实验教学的课堂，学生按时进入实验室后应服 从教师的指导和安排，按指定位置就座，不得大声喧哗，保持安静和 整洁的环境。 二、不携带与实验无关的用品进入实验室。 三、根据实验的内容、目的、要求、步骤及注意事项，认真检查实 验所需设备是否齐全、完好，如有问题，及时报告老师。 四、实验应持严谨的科学态度，在老师的指导下动手操作，细心 观察分析，如实做好实验记录，认真分析实验结果，优质完成实验报 告。 五、严格遵守实验安全操作规范，严禁随意摆弄仪器设备，如发 生意外要及时报告老师处理。凡不按操作规程而损坏实验室仪器设备 或造成人身伤害，肇事学生自行承担相应经济和法律的责任。 六、实验过程种要爱护仪器，严禁将实验设备带出实验室，违者 将受严肃处理。 七、实验完毕，实验用品、资料放回原位，经检查后，才能离开实 验室。 目目 录录 第一部分 理论学习.1 第一章 用友管理软件系统的安装与管理.1 第二章 用友管理软件的总账系统7 第三章 用友 U8 报表处理系统22 第二部分 实验资料27 实验一 系 统 管 理.27 实验二 基础档案设置36 实验三 总账管理系统初始设置.42 实验四 总账管理系统日常业务处理.54 实验五 总账管理系统银行对账.66 实验六 总账管理系统期末处理.71 实验七 报表管理（一）77 实验八 报表管理（二）84 实验九 报表管理（三）89 电 算 核 算 会 计 信 息 系 统 凭证数据初始化系统 工资结算与核算子系统 材料核算子系统 产成品销售核算子系统 成本核算子系统 固定资产核算子系统 账务处理子系统 凭证数据后备系统 收款、付款、转账凭证录入登记凭证 登记凭证数据系统收款、付款、转账凭证复核复核凭证 收款、付款、转账凭证打印打印凭证 查询凭证数据系统 原始凭证查询收款凭证、付款凭证、应收账款、应付账款查询 日常报表查询日、月、科目余额、试算平衡、明细分类、总分类 内部报表查询查询科目汇总、收入汇总、付出汇总 日常工作报表 对外报表打印 打印内部报表 日、月、科目余额、试算平衡、明细分类、总分类 资产负债、损益、利润分配、财务状况、收支明细 科目、收入、付出汇总 打印各类报表系统 备份和恢复数据 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 1 - 第一部分第一部分 理论学习理论学习 第一章第一章 用友管理软件系统的安装与管理用友管理软件系统的安装与管理 【教学目的与要求】 系统学习系统管理、软件安装与卸载和总账工具等功能的基本知识和操作方法。 要求掌握系统管理中设置操作员、建立账套和操作员权限的设置方法。了解软件安装 与卸载的方法和获得帮助的一般方法；熟悉总账工具的使用方法和账套输出、引入的方法。 【重点难点】 重点与难点是掌握账套建立、操作员及权限分工的设置、账套数据的引入输出及基础 信息的设置 【考核要点】 1.账套建立、修改 2.操作员及权限分工的设置 3.账套数据的引入输出及基础信息的设置 【章节目录】 第一节 系统概述 第二节 系统启动 第三节 系统管理 第四节 基础设置 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 2 - 第一节第一节 系统概述系统概述 一、 会计软件的基本概念 1.会计软件的概念及分类 会计软件的概念：会计软件是指专门用于财务会计工作的计算机软件,财会人员借助会 计软件可完成会计核算与管理工作。 会计软件的分类：会计软件分为不同的类型，根据适用范围可分为通用会计软件和定 点开发会计软件。 （1）定点开发会计软件，只能在个别单位或一定的时期使用； （2）通用会计软件是指在一定范围内适用的会计软件，可分为全通用会计软件和行业 通用会计软件。 （3）通用会计软件的特点是：用户在首次使用一个会计软件时，可以通过软件的初始 化，输入本单位的所有会计核算规则，从而把一个通用会计软件转化成一个适合本单位情 况的专用会计软件。 全通用会计软件是指适用于所有行业的会计软件，商品化会计软件属于全通用会计软 件；行业通用会计软件是指在某个行业内部推行或主管部门推荐的会计软件。 2.商品化会计软件 概念：专门用于对外销售的会计软件称为商品化会计软件。 特点：商品化会计软件具有通用性强、用户界面好、适用于多种中文平台、版本大多 有单机和网络两种、厂家进行软件维护、保密性强等特点。 发展阶段：我国商品化会计软件的发展主要划分为四个阶段：会计核算软件阶段、管 理型会计软件阶段、一体化企业管理软件阶段、全面企业管理软件阶段。 二、 用友 U8 管理软件的特点 用友 U8 管理软件产品共有 8 组：财务系统、购销存系统、生产制造、异地商务分销系 统、以客户为中心的 CRM 系统、人力资源管理系统、商业职能和企业级报表和企业门户。 功能模块包括工资、固定资产、资金管理、总账、应收、应付、财务分析、成本管理、现 金流量、UFO、采购计划、采购管理、销售、库存、存货核算、行业报表、合并报表、决策 支持、WEB 共 19 个子系统。它与传统财务软件相比，具有以下特点： 1 SQL Server 7.0 采用动态行级锁，使并发冲突的机率与表记录数成反比,提高了 网络并发控制性能。 2 利用存贮过程，不仅改造了 Access 的查询，还使客户端一定程度地减肥，提高了 网络计算性能。 3采用了标准模式，主要利用系统管理在外面包的一层用户权限机制,提高了网络安 全性。 4不受库大小约束，备份、恢复的性能提高，从而优化了备份、恢复机制。 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 3 - 5用友远程查询可以做到查询任意业务数据、在任何时候任何地方查询、并且查询到 的数据是最新的，从而确认了远程应用的可行性。 三、 U8 管理软件的总体结构 会计软件的总体结构是指一个完整的会计软件由哪几个子系统组成，每个子系统完成 哪些功能，相互之间的关系又是怎样的。不同类型的企业其会计软件总体结构不尽相同。 1.工业企业会计软件的总体结构。 用友 U8 管理软件，会计核算部分共有十个模块，各个模块之间相互联系，共享数据。 其财务、分销、决策支持三个部分之间的关系如图 5-1 所示。 图 1-1 会计软件总体结构图 2.作用： 财务、购销存及决策三大功能模块构成的会计软件总体结构，可以结合为整体应用， 满足使用单位的管理需求。同时又相对独立，具有完善及细致的功能. 3.主要功能模块 包括总账系统、工资管理、固定资产管理、应收款管理、应付款管理、成本管理、资 金管理、财务分析及 UFO 报表和现金流量表；购销存功能模块包括采购计划、采购管理、 库存管理、存货核算、销售管理；决策支持系统包括：决策支持；行业集团管理包括：行 业报表、合并报表；WEB 功能系统目前包括：财务 WEB、业务 WEB。 四、 用友 U8 管理软件功能结构与数据处理流程 用友 U8 管理软件除包括基本的会计核算业务外，还实现了会计核算和财务管理的一体 化，做到物流、资金流、信息流的三位一体。这种一体化的管理能够达到业务处理、财务 结算、购销存业务的财务监督顺利实施。 先启用采购和销售系统，然后是库存和存货系统，总账、工资、固定资产、资金系统 可同时应用，最后启用应收、应付和成本系统。如果各系统没有同时启用，后启用系统的 一些功能将会因其它系统的启用而受到限制。 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 4 - 第二节第二节 系统的启动系统的启动 （一）系统启用，建立账套 1第一次运行用友 U8 管理软件，启动用友 U8 管理软件的“系统服务”下的“系统管 理”程序，选择系统菜单的“注册”项。系统管理员的口令为空。系统将自动创建系统数 据库。 2建立账套 建立账套，即采用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首次使用总账系统时,应根据 企业的具体情况进行账套参数设置。 主要包括：核算单位名称、所属行业、启用时间、编码规则等基础参数。账套参数决 定了系统的数据输入、处理、输出的内容和形式。 （1）设置账套信息 设置账套信息包括录入账套号、账套名称、账套路径及启用会计期。 （2）输入单位信息 输入单位信息包括输入单位名称、单位简称、单位地址及法人代表等相关信息。 （3）确定核算类型 确定核算类型包括本币代码、本币名称、本币类型、行业性质及账套主管。 （4）确定分类信息 如果用户的存货、客户、供应商相对较多，可以对它们进行分类核算。 （5）确定编码方案 确定编码方案是指设置编码的级次和各级的长度。 （6）确定数据精度 数据精度是指定义数据的小数位数。由于各单位对数量、单价的核算精度要求不一致， 为了适应不同的需求，系统提供了自定义数据精度的功能。 在系统管理部分需要设置的数据精度主要有：“存货数量小数位”、“存货单价小数 位”、“开票单价小数位”、“件数小数位”和“换算率小数位”。 3修改账套 经过一段时间运行，如果发现账套的某些信息需要修改或补充，可以通过修改账套功 能来完成。此功能还可以帮助用户查看某个账套的信息。 （1）注册 若当前操作员不是要修改账套的主管，则应在“系统管理” 中更换操作员。 （2）修改账套 以要修改账套的账套主管的身份注册后，单击“账套”菜单中的“修改”选项，进入 “修改账套”对话框。修改完成后，如果确认已修改的内容，应单击“完成”按钮，否则 单击“放弃”按钮，放弃已经进行的修改操作。 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 5 - 第三节第三节系统管理系统管理 主要功能：对财务及企业管理软件的各个产品进行统一的操作管理和数据维护。 主要内容：账套管理、年度账管理和操作员及其权限管理。 一、系统管理的内容 1账套管理 账套指的是一组相互关联的数据。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。 2年度账管理 对不同核算单位、不同时期的数据需要设置相应的系统路径。年度账管理包括年度账 的建立、清空、引入、输出和结转上年数据。 3操作员及其权限管理 操作权限的集中管理包括设定系统各模块的操作员以及为操作员分配一定的权限。 二、操作员及权限管理 （一）操作员的增机及修改 为了保证系统及数据的安全与保密，系统提供操作员设置功能。只有系统管理员才有 权利设置操作员。因此，定义系统操作员时，必须以系统管理员的身份注册进入“系统管 理”，然后单击“权限”下的“操作员”，进入操作员管理界面，在该界面中，可以完成 增加操作员、修改操作员和删除操作员的操作。 1.增加操作员 增加操作员包括设置操作员的编号、姓名及口令。 2.修改操作员 已设置操作员在使用的过程中，可以由系统管理员随时修改其姓名及口令。但操作员 的编号一旦被使用则不能被修改。 系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。 账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账的管理 以及该账套操作员权限的设置。 （二）设置操作员权限 财务分工在财务软件中主要体现在两个功能上：系统管理中的操作员权限设置和总账 模块中的明细权限设置。 操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的 主管有权进行权限设置。 明细权限设置功能是用于对总账模块中各操作员的凭证审核、科目制单及明细账查询 打印权限进行设定。 1增加操作员权限 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 6 - 由于操作员权限是指某一操作员拥有某一账套的某些功能的操作权限，因此，在设置 操作员和建立该核算账套之后，可以在操作员权限设置功能中对非账套主管的操作员进行 操作员权限的设置。 2修改操作员权限 修改操作员权限包括设置或取消账套主管及删除操作员权限。 （1）设定或取消账套主管 账套主管的设立首先在建立账套时指定，修改时由系统管理员进行账套主管的设定与 放弃的操作，首先在“操作员权限”左边窗口中选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员， 然后在界面右上角选择账套，最后选中旁边的“账套主管”复选框。 （2）删除操作员权限 系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除。 三、账套管理 账套是指一组相互关联的账务数据。一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位 建立一个账套，系统最多可以建立 999 套账。其中“998”和“999”账套是系统内置的演 示账套，只能参照，而不能输入或修改。 （一）账套输出 账套输出 ，即会计数据备份是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中保 存起来。其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏。还可 以实现删除当前输出账套的功能。 （二）账套引入 账套引入，即会计数据恢复，是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目 录下。系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中，从而有利于集团公司的操作。 四、年度账管理 每个账套中一般存放不同年度的会计数据，为方便管理，不同年度的数据存放在不同 的数据表中，称为年度账。 年度账套的管理是由账套主管来完成的。包括年度账的修改、建立、引入和输出、结 转上年度数据、清空年度数据等。 第四节第四节 基础设置基础设置 一、基础设置概述 （一）编码方案的设置：科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、 供应商分类编码、部门编码、成本对象编码、收发类别编码和结算方式编码。 （二）数据精度的设置：存货数量小数位数、存货单价小数位数、开票单价小数位数、 件数小数位数和换算率小数位数。 二、部门档案及个人目录的设置 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 7 - 第二章第二章 用友管理软件的总账系统用友管理软件的总账系统 【教学目的与要求】 系统学习总账系统初始化、日常业务处理和期末业务处理的工作原理和操作方法。 要求掌握总账系统初始化中设置会计科目、录入期初余额及设置各种分类、档案资料 的方法；掌握总账系统日常业务处理的凭证处理和记账的方法。熟悉出纳管理的内容和处 理方法。了解期末业务的内容和处理方法。 【考核要点】 1总账的操作流程 2系统初始化的具体内容及设置 3辅助账的设置与管理 4账簿选项 【重点与难点】 重点掌握总账系统的功能构成与操作流程，掌握总账系统初始化、日常业务处理辅助 账核算与管理的操作方法和技巧，并在此基础上进一步理解总账系统的设计原理及各模块 之间的联系，重点与难点是总账系统初始化、日常业务处理、辅助账核算与管理的操作方 法。 【章节目录】 第一节 总账系统的操作流程 第二节 系统初始化 第三节 凭证处理 第四节 出纳管理 第五节 账簿管理 第六节期末处理 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 8 - 第一节第一节 总账系统的操作流程总账系统的操作流程 一、总账系统的建立基础及准备工作 总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、 结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。 二、总账系统的操作流程 （1）手工方式下的数据处理流程 （2）计算机方式下的数据处理流程 （3）两种方式业务处理的对比 第二节第二节 系统初始化系统初始化 系统初始化：是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计 算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。 总账初始设置的内容：包括设置基础参数、会计科目、外币及汇率、凭证类别、结算 方式、分类定义、编码档案、录入期初余额及设置操作员明细权限。 一、基础参数的设置及会计字典的建立 （一）设置账簿选项 系统启用后，如果默认账套参数与实际需要不符，用户应根据实际情况，在建立账套 之前应通过设置“总账系统选项”正确选择适合本单位的各种参数，以达到会计核算和财 务管理的目的。 在“总账系统”窗口中，单击“设置”菜单中的“选项”，打开选项对话框，其中包 含“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”四张选项卡。 “凭证”选项卡 包括“制单控制”、“凭证控制”、“凭证编号方式”、“外币核算”、“预算控制” 、“客户及供应商往来款项” 区域。 “账簿”选项卡 包括“打印位数宽度”、“明细账（日记账、多栏账）打印方式”、“凭证、账簿套 打”、“明细账查询权限控制到科目”、“正式账每页打印行数”区域。 “会计日历”选项卡 系统自动将会计期间、开始日期和结束日期列表。此处只需用户选择“启用日期”。 “其他”选项卡 包括“数量、单价小数位及本位币精度”、“部门、个人、项目排序方式”区域。 （二）定义外币及汇率 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 9 - 汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义，以便在 制单或进行其他有关操作时调用。 （1）使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，应预先录入该月的记账汇率。否则 将会出现汇率为零的错误。 （2）使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，应预先录入当天的记账汇率。 （3）“外币*汇率=本位币”的折算方式是指直接汇率。 （4）“外币/汇率=本位币”的折算方式是指间接汇率。 （5）制单时使用固定汇率还是浮动汇率，需在总账系统选项“凭证”选项卡中设置。 （三）建立会计科目 各单位必须根据国家会计制度的规定使用总账科目，可根据实际情况，在满足核算和 管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定明细科目。 1增加会计科目 如果用户所使用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致，则 可以在建立账套时选择预置标准会计科目。这样，在会计科目初始设置时只需对不同的会 计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。 如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多，则可以在系统初始设置 时选择不预置行业会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目。 （1）增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。 （2）已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。 （3）非末级会计科目不能再修改科目编码。 2修改会计科目 如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会 计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。 已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。 （2）已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。 （3）被封存的科目在制单时不可以使用。 （4）有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇总到该科目本身或其上级科目。 （5）只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。 3删除会计科目 如果某些会计科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体系的特点，可以在未使用之 前将其删除。 4指定会计科目 指定会计科目是指定出纳的专管科目。系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字， 从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 10 - 5设置会计科目辅助项目 一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。 可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核 算等。 （1）管理费用应设成部门核算。 （2）生产成本设成项目核算。 （3）应收账款设成客户往来核算。 （4）应付账款设成供应商往来核算。 （5）辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可以其上级和末级科目 上同时设置辅助账类。 （五）设置凭证类别 系统提供了常用的凭证分类方式，用户可以从中选择，也可以根据实际情况自行定义。 如果选择了“收款凭证 付款凭证 转账凭证”的分类方式，应根据凭证分类的特点进行相 应限制条件的设置，以便提高凭证处理的准确性。 （1）限制科目数量不限，科目间用逗号分隔。 （2）填制凭证时，如果不符合这些限制条件，系统拒绝保存。 （3）可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整明细账中凭证的排列顺序。 （五）项目定义 项目核算是账务系统辅助核算管理的一项重要功能。一个单位项目核算的种类可能多 种多样，比如，在建工程、对外投资、技术改造等等，为了满足企业的实际需要，在计算 机账务系统中，借助于计算机处理数据的特点，设计了项目核算与管理功能，企业可以将 具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，在总账业务处理的同时进行项目核算与管 理。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分级管 理。 （1）必须将需进行项目核算的科目设置为项目账类后，才能定义项目和目录。 （2）如果使用存货核算系统，可以在此选择“使用存货目录定义项目”，即使用存货 系统中已定义好的存货目录作为项目目录。 （3）项目大类的名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。如：在建工程按具体 工程项目核算，其项目大类名称应为工程项目而不是在建工程。 （4）一个项目大类可以指定多个会计科目，一个会计科目只能指定项目大类。 （5）不能隔级录入分类编码。 （6）若某项目分类下已定义项目，则不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除项 目，再删除该项目分类或定义下级分类。 （7）不能删除非末级项目分类。 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 11 - （8）标识结算后的项目将不能再使用。 （六）设置编码档案 设置编码档案主要包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、项目档案五部 分。 1. 部门档案 部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往 来个人所属的部门。 2. 职员档案 设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。 3. 客户档案 企业如果需要进行往来管理，那么必须进行将企业中客户的详细信息录入客户档案 中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等 业务中需要处理的客户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进 行调整。 客户档案卡片包括“基本”、“联系”、“信用”、“其他”四张选项卡。 （1）客户档案必须在最末级客户分类下增加。 （2）客户分类编码必须唯一。 （3）客户分类编码必须与所设定的编码级次结构相符。 （4）客户编码、名称和简称必须输入，其余可以忽略。 “联系”选项卡内容可以为 空。 （5）销售管理系统或应收账款核算系统启用后，“信用”选项卡中的应收余额由系统 自动维护。 （6）输入各项内容后，必须单击“保存”按钮，否则表示放弃。 4供应商档案 企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。 建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等 业务中需要处理的供应商户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在 此进行调整。 （1）供应商档案必须在最末级供应商分类下增加。 （2）若无供应商分类，则将供应商归入无供应商分类。 （3） 关于设置供应商档案的详细内容请参照设置客户档案的操作步骤或参见软件中 提供的帮助信息。 （七）设置结算方式 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 12 - 该功能用来建立和管理在经营活动中所涉及到的货币结算方式。它与财务结算方式一 致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为 2 级。 （1）必须按照结算方式编码级次的先后顺序录入。 （2）结算方式的录入内容必须唯一。 （3）票据管理的标志可以根据实际情况选择是否需要。 （4）结算方式的编码规则已经在建立账套时设定，如果要修改，可以在系统控制台中 的基础设置中进行。 （八）设置明细权限 操作员权限已在“操作员权限设置”中进行了设置，“设置明细权限”功能主要用 于对某一功能权限的进一步细化，如制单权限控制到科目、凭证审核控制到操作员、明细 账查询权控制到科目等。 1明细账科目权限设置 本功能是查询和打印明细账权限的一个补充。一般说来，凡是拥有查询明细账权限的 操作员都可以查询所有科目的明细账，但是有些时候，希望对查询和打印权限作进一步细 化，如只允许某操作员查询或打印某科目明细账，而不能查询或打印其他科目的明细。这 种情况下，可以通过此功能进行设置。 （1）选择一级科目，拥有对其下级科目的明细账的查询权。 （2）将科目的查询权限设置到末级，则只能查询末级科目的明细账。 （3）在月份综合明细账中，可查询所有科目，不受此权限的设置。 （4）若希望每个操作员都可查询所有科目的明细账，可在“总账系统”窗口中，单击 “设置”菜单中的“选项”，打开“账簿”选项卡，取消“明细账查询权限控制到科目” 的设置即可。 2凭证审核权限设置 本功能是凭证审核权限的一个补充。一般说来，凡是拥有凭证审核权限的操作员都可 以审核其他所有操作员填制的凭证，但是有些时候，希望审核权限作进一步细化，如只允 许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证。 这种情况下，可以通过此功能进行设置。 3制单科目权限设置 本功能是制单权限的一个补充。一般说来，凡是拥有制单权限的操作员都可以使用所 有科目填制凭证，但是有些时候，希望对制单权限作进一步细化，如只允许某操作员使用 某些科目填制凭证。这种情况下，可以通过此功能进行设置。 二、期初余额的录入 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 13 - 为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据衔接，账务系统第一次投入使用前还 需要将各种基础数据录入系统。这些基础数据主要是各明细科目的年初余额和系统启用前 各月的发生额。其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。 在输入期初数据时，如果某一科目设置了辅助核算类别，还应输入辅助核算类别的有 关初始余额。 1录入基本科目余额 在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累 计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。 如果是年初建账，可以直接录入年初余额；如果是在年中建账，则可录入启用当月 （如 4 月）的期初余额及年初未用的月份（即 1 月至 3 月）的借、贷方累计发生额，系统 自动计算年初余额。 （1）如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本 币余额，再录入数量外币余额。 （2）非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入， 其数据栏为黄色。 （3）出现红字余额用负号输入。 （4）修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击“刷新”按钮进行刷新。 （5）凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。 2录入个人往来科目余额 如果某科目涉及个人往来辅助核算，则需在系统打开的“个人往来期初”对话框中输 入相关信息。 3录入项目科目余额 如果某科目涉及项目辅助核算，则需在系统打开的“项目参照”对话框中输入相关的 信息。 4录入单位往来科目余额 如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则需在系统打开的“客户往来期初”或“供应 商往来期初”对话框中输入相关的信息。 5调整余额方向 在录入会计科目余额时，系统提供了调整余额方向的功能，即在还未录入会计科目余 额时如果发现会计科目的余额方向与系统设置的方向不一致时可以将期方向调整。 6.试算平衡 期初余额及累计发生额输入完成后，必须依据“资产=负债+所有者权益+收入-成本费 用”的原则进行试算平衡。校验工作由计算机自动完成。 三、“支票登记簿”的启用和管理 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 14 - 第三节第三节 凭证处理凭证处理 在总账管理系统中，当初始化设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。本章以 一般的会计业务流程为线索，结合具体业务介绍日常会计业务处理的各项基本操作。 日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账凭证、审核凭证、记账，查询和打印 输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账，进行月末对账和结账，最终生成和输出各种 常用报表等。 一、填制凭证 记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据源，填制凭证也是最基础和频繁 的工作。在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而在 实际工作中，必须确保准确完整地输入记账凭证。 填制凭证过程中，出现错误凭证在所难免。为更正错误，系统提供了对错误凭证修改 或删除的功能。 1. 增加凭证 记账凭证一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和 附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、科目、借贷方向和金额等。如果输入会计科 目有辅助核算要求， 则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同 时要求输入各种辅助核算的有关内容。 A、输入凭证头部分 填制记账凭证时，应先完成凭证头部分的录入。此项操作对于录入各种类型的凭证， 其操作步骤都是类似的。 （1）由于系统默认凭证保存时，不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列，如不按序时 制单将出现“凭证假丢失”现象。如有特殊需要可将其改为不按序时制单，则在制单时凭 证号必须按日期顺序排列。 （2）在“附单据数”处可以按 Enter 键通过，也可以输入单据数量。 （3）凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。 B、输入凭证正文部分 凭证头部分完成后，接下来输入凭证正文部分，这是填制凭证的重要环节，企业应根 据具体经济业务内容，采用不同的方式填制凭证，而且每张凭证要求借贷平衡。 （1）正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会 计科目在明细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下 一分录行。 （2）会计科目通过科目编码或科目助记码输入。 （3）科目编码必须是末级的科目编码。 （4）金额不能为“零”，红字以“”号表示。 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 15 - C、输入辅助核算信息 当输入具有辅助核算的科目时，要求输入相应的辅助信息。 （1）当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑该人性名及其他资料。在录信个人信 息时，若不输入“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输入个人名称自动输入 其所属的部门。 （2）其他辅助核算科目可以参照录入。 2. 修改凭证 输入凭证时，尽管系统提供了多种控制错误的手段，但误操作是在所难免的，记账凭 证的错误，必然影响系统的核算结果。为更正错误，可以通过系统提供的修改功能对错误 凭证进行修改。 （1）若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之 前。 （2）若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填 制的凭证。 （3）如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作 将不影响“支票登记簿”中的内容。 （4）外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修改，只能在生成该凭证的系统中进行 修改。 3. 冲销凭证 如果需要冲销某张已记账的凭证，可以采用“制单”中的“冲销凭证”命令制作红字 冲销凭证。 4. 作废及删除凭证 日常操作过程，若遇到非法凭证需要作废时，可以使用“作废/恢复”功能，将这些凭 证作废。 （1）账簿查询时，找不到作废凭证的数据。 （2）若当前凭证已作废，可单击“制单”菜单中的“作废/恢复”选项，取消作废标 志，并将当前凭证恢复为有效凭证。 （3）只能对未记账的凭证作凭证整理。 （4）已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再作凭证整理。 5. 查询凭证 在制单过程中，我们可以通过“查询”功能对凭证进行查看，以便随时了解经济业务 发生的情况，保证填制凭证的正确性。 二、审核凭证 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 16 - 审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证 进行合法性检查。其目的是防止错误及舞弊。 屏幕审核时，可直接根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记 账凭证，发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。 （1） 在确认一批凭证无错误时可以单击“审核”菜单中的“成批审核凭证”功能， 以便加快审核签字速度，但请慎用。 （2） 作废凭证不能被审核，也不能被标错。 （3）审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消 审核签字后才可操作，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。 （4）执行审核后，系统将自动翻页，或单击“首张”、“上张”、“下张”、“末张” 按钮翻页或按“查询”按钮重新输入条件查找其他待审核凭证。 三、记账 记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构 的账簿中去的一种方法。 在手工方式下，记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附有的原始凭证逐笔或 汇总后登记有关的总账和明细账。 在电算化方式下，记账是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设 计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总、登记账簿等。 1. 记账 记账凭证经审核及出纳签字后，即可以进行登记总账、明细账、日记账及往来账等操 作。本系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处 理，不用人工干预。 （1）未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。 （2）作废凭证不需审核可直接记账。 （3）在设置过程中，如果发现某一步设置错误，可单击“上一步”返回后进行修改。 如果不想再继续记账，可单击“取消”，取消本次记账工作。 （4）记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态” 恢复数据，然后再重新记账。 （5）在记账过程中，不得中断退出。 2.取消记账 如果由于某种原因，事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进行修改，利用 “恢复记账前状态”功能，将本月已记账的凭证恢复到未记账状态，进行修改、审核后再 进行记账。 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 17 - 第四节第四节 出纳管理出纳管理 出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具，它主要可以完成现金和银行存 款日记账的输出、支票登记簿的管理，进行银行对账以及对长期未达账提供审计报告。 一、出纳签字 出纳签字是指由出纳人员通过“出纳签字”功能对制单员填制的带有现金和银行科目 的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，如果凭证正确则在 凭证上进行出纳签字，经审查如果认为该张凭证有错误或有异议，则不予进行出纳签字， 应交给填制人员修改后再核对。 （1）出纳需先重新注册才能对凭证进行签字。 （2）已签字凭证仍有错误，则需单击“取消”按钮，取消签字，再由制单人修改。 （3）出纳签字时，可以单击“签字”菜单下的“成批出纳签字”选项；取消签字时， 则可以单击“签字”菜单下的“成批取消签字”完成相应的操作。 （4）凭证一经签字，不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除， 取消签字只能由出纳本人进行操作。 二、银行对账 1概念： 银行对账是货币资金管理的主要内容，是企业出纳员的最基本的工作之一。 为了能够准确掌握银行存款的实际金额，了解实际可以动用的货币资金数额，防止记账发 生差错，企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款 余额调节表。 2步骤：银行对账一般通过以下几个步骤完成：录入银行对账期初、录入银行对账单、 银行对账、编制余额调节表和核销已达账。 （1）录入银行对账期初数据 第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账及对账单未达账项，在开始使用银 行对账之后不再使用。 （2）录入银行对账单 要实现计算机自动进行银行对账，在每月月末对账前，必须将银行开出的银行对账单 输入计算机，存入“对账单文件”。 （3）自动对账 银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账是计算机根据对账依据自 动进行核对、勾销，对账依据由用户根据需要选择。 （4）手工对账 由于系统中的银行未达账项是通过凭证处理自动形成的， 期间有人工录入过程，可 能存在有关项目内容输入不规范或不全面的情况，从而造成无法实现全面自动对账，此时 可以采用系统提供的手工对账功能。 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 18 - （5）编制余额调节表 对账完成后，系统自动整理汇总未达账和已达账，生成银行存款余额调节表。 （6）核销已达账 在总账系统中，用于银行对账的银行日记账和银行对账单的数据是会计核算和财务管 理的辅助数据。正确对账后，已达账项数据已无保留价值，因此，通过上述对账的结果和 对账明细情况的查询，确信对账准确后，可以通过核销已达账功能核销用于对账的银行日 记账和银行对账单的已达账项。 三、日记账查询 1概念：日记账是指现金和银行存款日记账。在日常业务处理过程中，通过记账功能 就能直接完成日记账的记账操作。日记账的作用只是用于查询和输出现金和银行存款的账 务资料。 2功能：现金日记账及银行存款日记账查询功能既可以查询某一天的现金或银行存款 日记账也可以查询某一个月份的现金及银行存款日记账。 （1）在“现金日记账”中，如果本月尚未结账，显示“当前合计”、“当前累计”； 如果本月已经结账，则显示“本月合计”、“本年累计”。 （2）查询日记账时还可以用鼠标双击某行或按“凭证”按钮，查看相应的凭证，按 “总账”按钮可以查看此科目的三栏式总账。 （3）银行存款日记账的查询与现金日记账的查询操作基本相同。 （4） 在“总账系统”窗口中单击“出纳”菜单中的“资金日报”或执行“出纳管理” |“资金日报”命令查询或输出现金、银行存款科目某日的发生额及余额情况。 第五节第五节 账簿管理账簿管理 企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账操作之后，就形成了正式的会计账簿。 为了能够及时地了解账簿中的数据资料，并满足对账簿数据的统计分析及打印的需要， 在总账系统中，系统提供了强大的查询功能，包括基本会计核算账簿的查询输出、各种辅 助核算账簿及现金和银行存款日记账的查询和输出。整个系统实现总账、明细账、凭证联 查功能。 1. 总账查询 总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还 可以查询所有各级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。 （1）如果需查看明细账还可在“总账查询”窗口中单击“明细”按钮。 （2）如果需查询包含未记账凭证的总账，则应选中“包含未记账凭证”复选框。 （3）可将查询条件保存到“我的账簿”中。 2. 发生额及余额表查询 会计电算化实验教程 四川理工学院管理系 - 19 - 发生额及余额表查询与总账查询基本相似，余额表用于查询统计各级科目的本期发生 额、累计发生额和余额等。 3. 明细账查询 本功能用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询 过程中可以包含未记账凭证。 第六节第六节 期末处理期末处理 期末会计业务是指会计人员将本月所发生的日常经济业务全部登记入账后，在每个会 计期末都需要完成的一些特定的会计工作，主要包括：期末转账业务、