京基百纳开业典礼执行手册8..doc

京基百纳广场开业典礼执行手册京基百纳商业管理有限公司2008年8月27日一、开业典礼流程9月3日开业典礼活动流程一览表项目时间内容人员备注开业典礼07:00准备期工作人员物品布置，工作人员到位，热场音乐起09:20为来宾佩带胸花、引导来宾入场礼仪小姐物料：胸花、签字笔、礼品、舞狮队09:30威风锣鼓队奏乐迎宾礼仪小姐在中信银行设置贵宾休息室09:50播放召集引导词主持人礼仪小姐从贵宾室引领贵宾进场09:55开场节目：加勒比海拉丁舞蹈舞蹈团祝愿广场开门红红火火10:00主持人开场词主持人暖场10:05京基集团董事长致词陈华董事长宣布百纳广场开业10:10政府领导致词政府领导1礼仪小姐引领，锣鼓助兴10:15乒乓球教练、奥运军团集体亮相蔡振华、教练团、奥运军团京基百纳客服人员向每人献上一束鲜花，总计15束10:20男乒奥运冠军马琳致辞马琳1礼仪小姐引领，锣鼓助兴10:30主力商户代表天虹领导致词天虹总经理1礼仪小姐引领，锣鼓助兴10:35主力商户代表国美领导致词国美总经理1礼仪小姐引领，锣鼓助兴10:40嘉宾齐转动船舵，扬帆启航所有讲话嘉宾礼仪小姐引领重要嘉宾扬帆（陈华董事长、政府领导、行业协会领导、刘国梁、施之皓、马琳、张怡宁、天虹、国美）10:45十狮齐舞舞狮队礼炮绽放，彩带飘洒，锣鼓军乐队助兴10:50其中2对狮子点睛嘉宾、舞狮队10只南狮，10只北狮10:55主持人预告促销活动主持人11:00董事长宣布开门迎宾，邀请嘉宾顾客进入百纳广场董事长百纳正门门帘打开，主宾从正门进入场内播放迎宾曲（京基百纳企业之歌）乒乓球奥运体验赛11:00现场准备百纳工作人员设计舞台背景画，四周摆嘉宾席，摆放国家乒乓球队训练台两张11:10国家乒乓球队员表演赛马琳VS王皓张怡宁VS王楠男女队各2名国家乒乓球队员表演比赛11:40与国家乒乓球队员过招马琳、王皓、王励勤、陈玘、张怡宁、王楠、郭跃、李晓霞现场设报名箱，现场抽取8名顾客/嘉宾填写姓名抽取12:00国家乒乓球队员及教练现场签球拍国家乒乓球队员与奥运冠军过招的10名顾客及其他190名顾客（现场抽取，球拍由百纳提供）12:10主持人宣布奥运体验赛活动结束主持人主要嘉宾、国家乒乓球队进餐后离开现场典礼午宴12:20百纳广场粤菜王府主宾领导、嘉宾、商户、媒体约400人12:25发放乒乓球拍礼品工作人员、嘉宾礼品在粤菜王府凭礼品券发放，签名乒乓球拍12：30共进午宴主宾陈华董事长、京基和百纳领导向各位来宾敬酒14：00午宴结束主宾商户参加捐赠活动，嘉宾自行活动慈善捐赠(二楼会议室)14：00前现场准备工作人员布置喷绘背景板，现场音响、话筒等设备的调试14：10商户代表捐赠商户、慈善会慈善会开具收据并颁发证书15：00宣布慈善捐赠结束百纳店副总嘉宾上台合影留念，企划部汇总捐赠金额至集团品牌部二（8月30日）刘国梁、施之皓、孔令辉教练做客京基百纳广场暨奥运冠军教练体验赛刘国梁、施之皓、孔令辉教练做客京基百纳广场暨奥运冠军教练体验赛10:00现场准备设计舞台背景画，四周摆嘉宾席，摆放国家乒乓球队训练台1张10:15嘉宾、顾客填写“幸运券”，用于抽取与教练互动、签名舞台左侧设置一张嘉宾台、一个抽奖箱10:30奥运冠军教练教你打乒乓现场设报名箱，现场抽取18名顾客/嘉宾填写姓名抽取，赢取奥运冠军教练指导的机会11:00国家乒乓球教练现场签球拍现场再抽取82名顾客，赠送“银河”球拍，并获得教练签名；防损员在舞台四周维护秩序，抽中顾客排队到舞台左侧领取乒乓球拍，然后签名11:15主持人宣布奥运体验赛活动结束主持人、董事长国家乒乓球队教练在陈华董事长引导下退场部门事项要求完成时间企 划 部现场准备设计舞台背景画，四周摆嘉宾席，协助工程部摆放国家乒乓球队训练台1张8月29日抽奖环节舞台左侧设置一张嘉宾台、放置一个抽奖箱，收集幸运券，协助嘉宾抽取幸运券8月30日活动环节现场监督，流程把控8月30日工程部乒乓球台搭建专业乒乓球台的搭建8月29日行政人事部物料准备乒乓球及球拍的提供（现场使用），“银河”球拍100块的准备8月30日客服部嘉宾、顾客指引嘉宾引导、收集顾客 “幸运券”，用于抽取与教练互动、协助幸运券获得者礼品（签名球拍）的发放，8月30日礼仪小姐：嘉宾台 3人舞台等后区：3人（由客服人员担当）8月30日防损部现场秩序维护在训练台周围设置礼宾栏8月29日舞台周边，4人，签名活动过程中，保证100名顾客有秩序的等候签名，4人8月30日保护明星、领导的安全8月30日三、开业活动内容一览8月30日-9月7日京基百纳广场活动安排表序号商户名称活动时间活动主题8月30日活动1红黄蓝15：00-18：00宝宝迎奥运2天虹商场9：00-9：3016：30-17：30沙河天虹商场开业典礼沙河天虹商场开业路演3超品会9：00-18：00名车集结号8月31日活动1天虹商场16：30-17：30沙河天虹商场开业路演2JOJO17：00-19：00JOJO、D.ZAI童装时尚秀3超品会9：00-18：00名车集结号9月3日活动1京基百纳7：00-12：30京基百纳广场开业典礼2超品会9：00-18：00名车集结号9月6日活动1京基百纳10：00-16：00280米长卷，描绘红树湾壮锦2天线宝宝16：00-18：00天线宝宝音乐剧3玛珈国际18：30-21：00名媛欢乐会4拼图游戏15：00-19：00(无影响)拼图游戏9月7日活动1宝安中旅 上午：10：00-12：00; 下午：17:00-20:00旅游推介展示待定奥运金牌展10：00-18：00奥运金牌展览四、开业典礼执行工作分工合作职责姓名联系方式当日站位完成事项总指挥签到区贵宾休息区舞台区总体指挥活动组织及实施执行总指挥签到区贵宾休息区名车展览区舞台区对活动进行总体组织、协调、监督执行副总指挥签到区贵宾休息区舞台区分管营运组、工程组、防损组的相关工作指挥签到区贵宾休息区舞台区分管后勤组、环境卫生组、采购组、车辆组相关工作指挥签到区贵宾休息区舞台区分管礼品组相关工作指挥签到区贵宾休息区舞台区分管营运组、迎宾组、礼仪组相关工作指挥总执行所有区域礼仪公司、典礼执行总协调采购组送赠品至服务台区采购开业典礼所需物资送赠品至服务台区签到区现场布置组舞台区场内外的现场布置、包装、氛围营造贵宾接待组签到区贵宾休息区舞台区接待重要贵宾及集团领导签到区贵宾休息区舞台区签到区贵宾休息区舞台区同上同上媒体接待组签到区舞台区媒体接待及红包发放（张剑）；新闻通稿的发放签到区舞台区签到区舞台区签到区舞台区提供集团媒体名单礼品组粤菜王府礼品区凭礼品券发放礼品粤菜王府礼品区迎宾组签到区服务台区人员调配签到区服务台区礼仪接待礼仪小姐2名礼仪公司签到区佩戴胸花礼仪小姐6名礼仪公司签到区舞台区引导签到、引导入座礼仪小姐2名礼仪公司舞台区粤菜王府大门迎宾礼仪组礼仪小姐2名礼仪公司舞台区贵宾上下舞台引导礼仪小姐8名礼仪公司舞台区站在船头两侧，随时等候服务摄影组签到区贵宾休息区舞台区商场区对活动进行拍照，配合广告公司专业人士全程拍摄、录像签到区贵宾休息区舞台区商场区车辆组舞台区贵宾休息区重要嘉宾接送、物资采购、其他派车事务舞台区贵宾休息区舞台区舞台区商户接待组接待商户嘉宾签到区舞台区商场区接待商户嘉宾签到区舞台区商场区安排天虹、国美演讲，接待商户嘉宾签到区接待商户嘉宾签到区接待商户嘉宾后勤组各区域部分重要嘉宾在粤菜王府进餐；物资、午宴、工作餐协调大梅沙京基喜来登晚宴（时间待定）总协调各区域粤菜王府接待区机动组各区域接受总协调现场工作临时指派各区域各区域安全组各区域，详见防损分区安全管理总指挥、嘉宾车辆引导、现场秩序维护、协调调集物业公司保安、联系城管、交警、派出所配合开业活动各区域负责消防安全、现场秩序维护各区域突发事件处理，安全巡逻舞台区现场秩序维护环境组各区域现场环境的及时清理各区域营运组各区域负责各营运人员、客户服务人员、个商家营业员、场内防损员开门迎宾前的准备商场区舞台区商场区舞台区商场区舞台区商场区舞台区工程组舞台区商场区负责确保开业当天的水、电、电梯、空调、发电机、燃气等的正常运行；所有合作单位技术人员全部（水、电、电梯、空调、发电机、燃气）到场待命舞台区商场区播放组各区域负责场内背景音乐播放、LED播放内容的提前准备及实施、实时直播开业典礼盛况、商家广告播放各区域各区域附：简易分区图注意事项：1、 着装要求：开业当日所有工作人员一律正装出席（工作服），男士着衬衣系领带、黑色皮鞋；女士穿黑色皮鞋；2、 各工作人员认真按照职责分工、参照当日活动流程及执行手册要求认真履行职责，务必提前做好准备和演练，确保开业各环节的顺利进行。3、 接待组人员按名单清点嘉宾，避免嘉宾因交通原因缺席。4、 签到时，工作人员须正确引导来宾分别至贵宾签到处、嘉宾签到处和媒体签到处签到，并发放礼品。5、 如涉及重要人士缺席或活动变更，请务必第一时间联系总执行人员。6、 机动组成员在抵达现场后须在会场最后一排就座待命。7、 所有工作人员不得提前离开。8、 本次典礼定于8月28日现场彩排。五、前期各部门职责分工部门事项要求完成时间企 划 部媒体邀请拟订媒体名单，报送领导审批8月1日按审批的媒体嘉宾名单通知8月18日确认来宾，按表格报相关部门8月20日媒体接待8月30日媒介宣传所有报纸软文初稿拟制8月10日关于开业信息及国家乒乓球队等的新闻通稿8月20日报广设计定稿8月20日礼品及嘉宾资料确定礼品8月1日配合行政部采购或制作礼品8月20日配合行政部清点礼品、嘉宾资料数量8月28日媒体红包提供财务部准备红包所需的材料及名单8月10日开业气氛布置礼仪设计公司进场施工8月19日礼仪公司完成现场布置并预留修正时间8月25日中庭布置与礼仪公司沟通，确定方案8月15日设计及制作8月18日跟进活动现场气氛布置是否到位8月25日检查各种指引标识是否到位8月28日邀请函设计设计邀请函7月20日寻找相应公司制作1000份8月10日邀请函到位，发至公司相关部门8月19日午宴邀请函、礼品券设计，午宴背景板8月25日导示牌（停车场及广场周边）导示明确，根据路线设置相应指引标志，尤其是转弯、路口处，每个位置安排1名保安人员引导8月26日礼品袋、礼品扇设计制作设计礼品袋/礼品扇7月20日制作礼品袋/礼品扇8月10日礼品袋/礼品扇到位8月16日备用雨伞设计京基百纳伞8月1日制作京基百纳伞500把8月10日现场备用50把8月30日停车位与防损部落实停车位、车辆进出安排（公司人员车辆移至东堤园停车场）8月20日嘉宾礼品落实礼品样式、数量、价格、合同8月1日制作8月8日礼品到位8月20日LED播放内容典礼准备期播放广告宣传片，刘国梁录像，汶川京基百纳小区图片9月30日典礼开始前后播放的内容8月30日新闻通稿新闻稿拟定8月16日新闻稿打印50份带至会议现场9月2日主持人主持人确定，提供2名备选8月19日主持人基础串词提供8月18日主持人串词审核8月30日嘉宾人数跟进汇总各部门嘉宾邀请人数8月15日天虹邀请嘉宾名单8月25日礼仪小姐跟进礼仪公司礼仪小姐的挑选8月10日典礼活动流程指导礼仪公司整个流程设计8月10日准备500份活动流程交礼品组，放入礼品袋9月2日嘉宾签到处（设置报名表），签到本4本，商户组：2名工作人员+4名礼仪小姐媒体组：1名工作人员+2名礼仪小姐贵宾组：2名工作人员+3名礼仪小姐 并负责带胸花（政府领导、集团领导、邀请嘉宾等），明星不需签到，在嘉宾就座后，由领导及礼仪小姐邀请入座签到完成后，相关领导就座，工作人员移至中庭位置，协助中庭的布置9月3日来宾坐席规划安排来宾与接待人员坐席8月15日将来宾坐席安排发至各部门8月17日当日协助坐席安排9月3日礼仪公司物品跟进胸花、签到本、签约书、笔等物品到位8月17日舞台搭建调试音响设备，确保开业正常运作8月19日确定LED的播放内容和顺序8月20日协助礼仪公司舞台搭建，导示牌安装及现场布置等9月1日音效调试9月1日与礼仪公司协调相关物料的到位9月1日集团董事长发言稿与集团秘书沟通，撰写董事长发言稿8月5日百纳总经理发言稿撰写京基百纳总经理发言稿8月5日政府领导发言稿撰写未准备的政府领导发言稿8月5日马琳/张怡宁发言稿奥运冠军发言稿8月5日豪华车展活动车展模特选择8月1日确定展示车辆型号及图片8月20日车展亮点及其它高档展览确认8月20日现场布置、安防设施9月2日车辆展示安排9月3日财务部媒体记者红包，卡准备利是袋（30个）8月10日按被邀请的媒体记者人数准备红包（600元*30人）以天虹购物卡的形式（公司买下天虹购物卡，资金用于慈善捐赠 ）8月19日8月30日，安排一名人员将红包送至活动现场，监督协助发送红包9月3日红包舞狮红包：由企划部负责统计红包数量，设置金额（50元/人，4人，共200元）交予财务部制作，并由活动广告公司发放。9月3日营运（招商）中心演讲嘉宾名单确定天虹、国美演讲嘉宾名单（尚未确认）8月25日开业手册/宣传折页派发开业前2天以及开业当天安排营运人员在京基百纳广场周边派发开业活动宣传折页8月29日开业手册、宣传物料上海报、资料架将百纳开业手册、宣传物料放置到各楼层海报架、资料架8月29日凭报纸派发礼品提前定点放置礼品，在广场设置凭报纸派发礼品点，服务台。每天派750个抱枕以及750条纸巾8月30日9月3日接待全程接待各自商户9月3日奥运冠军过招抽奖嘉宾类：签到处，填写报名表，由工作人员收集，签到完成后并负责移至中庭舞台上。9月3日嘉宾签到完成后，由工作人员发奥运体验赛报名券500张。派发100张给顾客，收集至抽奖箱呢，移至中庭。9月3日防损部舞台安全增加铁码70-80个（目前只有30，已报50个在制作，争取开业赶出或借到）8月29日对讲机与耳麦汇总数量，调配对讲机与耳麦，至少需要50个8月29日停车场站位各出入口车辆引导，6人9月3日签到入口处及嘉宾通道站位维护现场秩序，3人9月3日舞台上下处站位形象较好，防止他人擅自上台，2人9月3日贵宾室门口站位售楼处贵宾室，礼仪小姐，1人9月3日嘉宾区站位站于嘉宾座四角，4人9月3日观众隔离带站位观众隔离带站位，20人9月3日明星保护站位保护孔令辉及队员，维护秩序，10人9月3日东广场车展处站位维护现场秩序，保障名车安全，6人，（增加礼宾护栏）9月3日其他紧急事宜处理平常协助观众隔离带站位，出现紧急情况立即处理，10人处理现场应急事件工程部水电安装开始内外广场水电、空调等安装8月18日调试设备安装完毕,调试阶段8月28日水电供应确保水电气空调供应正常9月3日现场工程通讯录工程部以及合作工程公司人员通讯录9月3日人事行政部贵宾休息室在售楼处设置贵宾休息室，喷绘背景画，准备水果、饮料，另外可考虑中信银行与平安银行的大厅9月2日嘉宾名单主要邀请嘉宾名单确定（贵宾名单：集团、华强南，华强北领导政府人员及邀请嘉宾）8月10日拟订嘉宾名单交与公司秘书，送领导审批；集团领导及集团邀请嘉宾按审批的嘉宾名单发送邀请函8月15日邀请、确认来宾8月20日城管审批前期典礼公司已经报批活动，但确保当天城管、交警不干扰活动现场（城管审批函件应现场备份，以备随时检查）8月30日接送安排与各部门确认需接送来宾人数8月20日联系车辆（包括集团车辆）8月25日明星机场接送事宜，联系好酒店8月29日下榻酒店，球拍签名并将其送回现场9月3日根据需要，安排车辆送参加典礼商户9月3日午宴安排根据集团、百纳要求邀请部分嘉宾，预定京基粤菜王府午宴包房、午宴标准（需尽快确认）8月20日安排嘉宾就餐9月3日安排员工就餐9月3日报纸（特报）购买特区报500份，企划部通过报社协助9月2日早上报纸送到9月2日安排人员将刊登我司广告版块取出，放入礼品袋9月2日来宾饮用水800小支9月2日礼品及宣传资料组织安排车辆、人员将活动相关物品（手册、签名乒乓球拍、饮用水、报纸）搬运至活动现场，负责保管9月3日包括：签名乒乓球拍、手册一本、报纸一套、饮用水一支9月3日负责监督礼品发放，凭函发放礼品，收回剩余礼品9月3日嘉宾礼品：午宴时在粤菜王府凭礼品券发放签名乒乓球拍一只9月3日工作人员工作人员交通、工作餐安排9月3日工作人员工作餐（