汉和图文档客户端操作手册.doc

客户端操作手册 汉和图文档客户端操作手册方案书提交单位合肥汉和信息技术有限公司当前版本号1.0文档编号作者杨云林创建时间2009-2-21修改者最后修改时间审核人审核时间批注人批准时间目 录目 录2一、登陆图文档系统3二、图文档系统操作流程42.1 创建工程图42.2 修改工程图82.2.1 修改新建状态82.2.2 修改定版状态92.3 删除工程图142.3.1 删除新建状态142.3.2 恢复新建状态162.3.3 删除定版状态182.4 审核工程图222.4.1 提交审核申请222.4.2 审核申请232.5 归档工程图272.6 下载工程图312.6.1 提交下载申请312.6.2 审核下载申请332.6.3下载文件352.7 打印工程图372.7.1 提交打印申请372.7.2 审核打印申请402.7.3 打印申请文件422.8 订阅工程图45三、查询工程图473.1 查询工具查询473.1.1 查询工具介绍473.1.2 组合查询工具483.1.2 查询条件设置543.2 全局资源查询57四、技术支持59一、登陆图文档系统双击图文档系统安装后在桌面产生的快捷图标，在弹出的登陆界面输入登陆名、口令，单击登陆按钮即可登陆。如下图所示：初始密码默认是123，后续在系统中可以进行修改。二、图文档系统操作流程在下面的章节中，本手册就会关于图文档系统的操作流程进行一下描述，从文档的创建、修改、审核、定版、归档、报废、报废回用等文档的全生命周期进行系统的讲解。因相关文档对象的操作方法基本一致，下面的章节中将会以工程图对象为例进行讲解。2.1 创建工程图创建工程图对象，是在个人工作区将文件对象从个人电脑中的工程图文件导入汉和图文档系统中的过程。第一步：登陆汉和图文档系统后，点击工作区功能树中“我的工作”功能第二步：弹出工作区界面，在这里可以进行电子文件的创建、修改、提交审核等相关操作。第三步：选中工作区，单击鼠标右键，选择，新建/工程图第四步：弹出创建工程图界面，在基本数据TAB页中输入此工程图的相关基本属性第五步：单击“文件”TAB页，进入文件导入界面第六步：单击按钮，弹出选择具体文件对话框，在这里通过查找范围选择自己的工程图文件，选中文件，点击“打开”功能，即可进行工程图文件导入图文档系统。第七步：经过第六步的操作，模具工程图.dwg文件已经被选择（需要入库才能真正进行系统）。第八步：确认基本属性、导入文件都无误后，单击入库后结束，保存此工程图至汉和图文档系统。入库后结束、入库区别入库后结束：点击此功能，保存当前文件并退出创建工程图界面入库：点击此功能，保存当前文件并继续进行其它工程图的导入，即不退出创建工程图界面。第九步：点击入库后，在工作区就出现刚才创建的工程图文件第十步：选中此工程图，点击“浏览”页面，可以进行文件的浏览2.2 修改工程图修改工程图有两种方式：一种是在个人工作区创建的、并且没有提交审核处于新建状态数据的修改，这里是可以任意进行修改甚至删除的。一种是已经定版工程图的修改，这种方式的修改必须通过一定的审核流程后才可以进行。2.2.1 修改新建状态第一步：在个人工作区选中需要修改的工程图对象，单击鼠标右键，选择“修改”第二步：弹出修改工程图界面，设置完毕，点击确定按钮即可保存2.2.2 修改定版状态修改定版状态工程图数据就比直接修改工作区新建状态工程图数据要复杂一些，首先已经定版的数据是不允许随便修改的，必须通过一定的审核流程审核过后才能进行修改，修改完毕，还需要再次经过审核进行定版操作。第一步：单击查询功能中查找定版数据功能按钮第二步：弹出“查找定版数据”界面，在此界面对象选择后面选择“工程图”，并单击望远镜图标，则在下面列出已经定版的工程图供选择。第三步：选中需要修改的工程图，单击鼠标右键，选择“检出（Checkout）”第四步：提示见出道工作区还是工作区，这里选择默认的检出到“我的工作区”第五步：弹出检出审核流程节点人员选择界面，在这里我们启用了一个一步审核流程（人员设置了5个，因此这里要选择一个最终执行人），需要选择一个最终执行人，这里我们选择李磊。第六步：提示操作成功，进行审核过程。第八步：用户李磊登陆后，进入自己的任务箱进行审核通过操作后，此工程图就可以被发送到当前操作者的工作区进行修改了。第九步：可以看到此工程图已经到当前操作者的工作区，在次可以进行工程图属性以及更换工程图的操作。第十步：当修改完毕，需要在此提交审核。第十一步：当审核通过后，此工程图状态再次变成定版。2.3 删除工程图删除工程图有两种方式：一种是在个人工作区创建的、并且没有提交审核处于新建状态数据的修改，这里是可以任意进行删除的。一种是已经定版工程图的删除，这种方式的删除必须通过一定的审核流程后才可以进行。2.3.1 删除新建状态第一步：选中需要删除的工程图对象，单击鼠标右键，选择“踢出工作区”工程图在工作区中已经消失第二步：在第一步中，点击踢出工作区，并没有真正意义上删除，只是暂时放到类似windows操作系统回收站空间中，因此可以进行恢复。第三步：点击工作区功能夹中“数据清理”功能， 第四步：弹出数据清理界面，在此界面中，对象选择下拉框选择“工程图”，并点击望远镜按钮，即可弹出被当前用户从工作区踢出的工程图对象。第五步：在第四步中，选择需要删除的工程图，单击鼠标右键，选择删除。这里点击删除后，就是真正意义上的删除了，是无法恢复的。注：如果此新建状态工程图被其它对象所引用，则无法直接彻底删除，必须选删除引用关系。2.3.2 恢复新建状态在上一节中，说明了删除一个新建状态的数据，当我们从工作区踢出后，发现此数据还有用，这个时候就需要用到恢复功能（注：如果从数据清理功能中彻底删除就无法恢复了）。第一步：单击查询功能中按钮第二步：弹出查询界面，单击对象选择后面的下拉框，选择“工程图”，并单击望远镜按钮，弹出当前用户从工作区踢出的工程图对象数据。第三步：选中需要恢复的工程图对象，单击鼠标右键，选择“发送到我的工作区”第四步：查询界面中已经没有此工程图对象，在工作区已经存在此工程图。2.3.3 删除定版状态已经定版的工程图对象，并且没有进行归档操作，是可以被删除的（归档了的工程图，必须先从归档库中删除引用关系）。和修改定版数据一样，删除定版状态的工程图也是需要走审核流程的。第一步：鼠标单击工作区/数据清理功能第二步：弹出“未引用对象清除器”界面，在此界面对象选择后面选择“工程图”，并单击望远镜按钮，在下面即可列出已经定版并且没有被归档的工程图数据对象。第三步：选择需要删除的工程图对象，单击鼠标右键，选择“删除”第四步：弹出警告提示界面，单击“是”第五步：提示现在要删除的工程图是一个定版对象，必须启动删除流程才可删除。选择“是”。第六步：提示输入删除此工程图的原因第七步：弹出选择审核节点最终执行人员对话框，这里选择李磊第八步：删除申请已经发出，等李磊审核通过后，此工程图即可正式被删除。2.4 审核工程图审核工程图对象是将在个人工作区中的工程图对象进行提交审核，经过一定的审核流程后，工程图对象由新建状态变为定版状态的过程。2.4.1 提交审核申请第一步：在个人工作区选中需要提交审核的工程图对象，单击鼠标右键，选择提交到检入流程。第二步：弹出审核人员选择界面，这里是在流程模板中设置的时候，设置的某一节点执行人是多人的情况下，需要在当前数据提交人提交的时候选择一个最终执行人。这里选择“李磊”。注：这里针对工程图我们选择的是一步审核流程，即审核节点通过后，此工程图即可变为定版状态。第三步：提示提交成功，进入审核流程工作区中工程图已经消失2.4.2 审核申请在2.4.1章节中提交审核后，提交的工程图已经进行审核流程，提交审核人员可以在他的工作区/我的审核箱里看到审核情况。下面的操作就是相关节点审核人员的事情了。第一步：第一个节点审核人员登陆汉和图文档系统，单击任务箱，进入任务列表。第二步：单击工程图 K-1200审核任务，进入审核界面第三步：单击上步中处理TAB页，进入处理界面，在这里可以进行“同意”或“不同意”的意见处理。这里我们选择同意，点击确定按钮。第四步：在第三步中，点击确认后，审核即通过，任务箱中的任务消失。第五步：通过查询功能找到此工程图，可以看到它的状态已经变为定版。第六步：还要说明一下，提交审核此工程图的人员，在它的申请箱中此任务不会自动清除，需要当前人员手动清除才可以。单击工作区/我的申请功能，进入个人申请箱选中此任务，单击鼠标右键，选择“清除”即可如果这里不清除的话，每次登陆汉和图文档系统，都会提示有审核任务完成。2.5 归档工程图归档工程图是将已经定版的工程图按照工程图的分类，放入到全局资源中，可以供相关人员查看、浏览。此操作只能有工程图归档库负责人来做。第一步：单击全局资源功能夹中产品图纸库功能，启动产品归档库列表第二步：选中产品图纸库中对应归档文件夹，单击鼠标右键，选择“增加归档链接”第三步：弹出归档界面，在归档对象后面选择“工程图”，并单击望远镜按钮第四步：在弹出的已经定版还未归档的工程图中，选择需要归档的工程图，单击鼠标右键，选择“归档”第五步：在归档界面此工程图已经消失第六步：在产品图纸库二维图纸文件夹下已经挂接了此工程图第七步：从归档库中删除工程图，选中需要删除的工程图，单击鼠标右键，选择“删除”第八步：归档库中已经没有此工程图了2.6 下载工程图下载工程图是指将汉和图文档系统中的工程图下载到本机进行浏览、借用等操作下载操作也是需要经过一定的审核流程的2.6.1 提交下载申请由需要下载工程图的人员提出下载申请第一步：单击查询工具中的查找定版数据按钮第二步：弹出“查找定版数据”界面，在对象选择后面选择“工程图”，并单击望远镜按钮，弹出已经定版的工程图对象第二步：在弹出的已经定版工程图列表中，选择需要下载的工程图，单击鼠标右键，选择“下载”第三步：弹出输入下载原因界面，在这里输入需要下载此工程图的原因。第四步：弹出审核节点最终执行人选择界面，在这里选择李磊第五步：提示操作成功，启动下载流程，当流程经过审核后，此工程图将发送到当前操作者的下载区。2.6.2 审核下载申请由工程下载审核流程人员审核下载申请第一步：流程审核节点人员李磊进入他工作区的任务箱第二步：单击下载申请任务，进入任务审核界面第三步：单击处理TAB页，进入处理界面，这里选择“同意”，并单击“确定”按钮第四步：任务已经通过审核，任务列表中消失2.6.3下载文件当下载工程图的申请经过审核流程审核通过后，此工程图还并没有直接下载到本机，系统将此文件发送的提出下载申请人员的下载区，有申请人员到下载将此文件下载到本机。第一步：单击工作区功能夹中下载区功能，弹出下载文件列表第二步：选择下载文件文件夹中需要下载的工程图文件，单击鼠标右键，选择“下载”第三步：弹出保存路径需安装，默认是保存到当前登陆用户操作系统桌面，可以单击按钮，改变下载路径。2.7 打印工程图打印工程图是指将系统中工程图进行打印的操作打印的操作必须通过一定的审核流程审核后才能操作。步骤如下：打印申请人审核申请人打印负责人也就是说打印的操作涉及三方面人员，打印申请人：需要打印某份工程图的人员，由他提出申请审核申请人：审核节点负责人，由他通过审核打印负责人：当打印申请人提交的打印申请，经过审核申请人批准后，由打印负责人进行最终打印（注：不是打印申请人打印，这个和下载不同）2.7.1 提交打印申请第一步：单击查询工具中的查找定版数据按钮第二步：弹出“查找定版数据”界面，在对象选择后面选择“工程图”，并单击望远镜按钮，弹出已经定版的工程图对象第二步：在弹出的已经定版工程图列表中，选择需要下载的工程图，单击鼠标右键，选择“打印”第三步：弹出输入下载原因界面，在这里输入需要下载此工程图的原因。第四步：弹出打印参数设置界面第五步：弹出审核节点最终执行人选择界面，在这里选择李婷婷第六步：提示操作成功，启动下载流程，当流程经过审核后，此工程图将发送到打印负责人打印区域。2.7.2 审核打印申请第一步：流程审核节点人员李婷婷进入他工作区的任务箱第二步：单击打印申请任务，进入任务审核界面第三步：单击处理TAB页，进入处理界面，这里选择“同意”，并单击“确定”按钮第四步：任务已经通过审核，任务列表中消失2.7.3 打印申请文件第一步：打印负责人单击工作区功能夹中打印管理功能，进入打印管理功能区第二步：单击打印管理功能区的按钮，查找到已经通过审核还未打印的文件第三步：选中需要打印的文件，单击鼠标右键，选择“下载”第四步：弹出保存路径需安装，默认是保存到当前登陆用户操作系统桌面，可以单击按钮，改变下载路径。第五步：打印负责人就可以把下载到本机的文件进行打印，打印完毕交付给打印申请人，并在打印管理功能区选中打印完毕的文件，单击鼠标右键，选择“打印完成”。这样一个完整的打印流程就操作完毕了。2.8 订阅工程图当图文档系统中归档了大量文件后，针对具体一个人员他所关注的可能只是其中一部分，在这种情况下，通过正常的查找方式查询文件，就显得比较麻烦。如果可以通过一种方法，把我想关注的文件单据放在一个区域，那么查询起来就比较方便。订阅功能就是实现这个功能的方法。订阅也是需要走审核流程的第一步：单击查询工具中的查找定版数据按钮第二步：弹出“查找定版数据”界面，在对象选择后面选择“工程图”，并单击望远镜按钮，弹出已经定版的工程图对象第二步：在弹出的已经定版工程图列表中，选择需要订阅的工程图，单击鼠标右键，选择“订阅”第三步：弹出输入订阅原因界面，在这里输入需要下载此工程图的原因。第四步：弹出审核节点最终执行人选择界面，在这里选择李磊第五步：提示操作成功，启动下载流程，当流程经过审核后，此工程图将发送到当前操作者的下载区。三、查询工程图查询是企业使用图文档系统积累了大量电子数据后经常使用到的一个功能，所以查询方便与否，关系到整个系统后续使用的问题。因此汉和图文档非常注重查询功能的方便性。查询有两种方式，全局资源查询、查询工具器查询全局资源查询：此种方法适用于电脑操作不是很熟练的人员，通过点击鼠标就能方便的找到相关资料。查询工具查询：此种方式适用于电脑操作比较熟练的人员，可以通过多种过滤条件来过滤查找资料，这样在某种情况下比较方便。3.1 查询工具查询3.1.1 查询工具介绍首先认识一下汉和图文档中的检索工具，如下图所示：这个工具条在系统界面中很容易看到，在这个工具条上，每个图标所代表的功能如下：这是组合查询按钮，所有状态的数据都可以用这个按钮所代表的功能来检索。这个按钮表示查找定版状态的数据。这个按钮表示查找离散数据。这个按钮表示查找新建状态的数据。这个按钮表示查找正修改的数据。在对这几个图标进行解释的时候，出现了这样的词新建状态数据、定版状态数据、离散数据、正修改数据，这些词的含义是这样的：新建状态数据 在汉和图文档中，数据是有状态区别的，例如您在个人工作区中创建了一个工程图，它的最初状态是“新建”，新建状态数据的管理由创建者负责。创建者可以修改它，删除它，引用它。定版状态数据 新建的数据在被创建者提交审核后，经相关人员评审通过，那么数据的状态将变成“定版”，可以被归档到全局资源中了。定版数据的管理是由有相关权限的人负责的，象是我们档案室中的资料一样，有专门的档案管理人员负责。定版数据是企业的知识财富，大家可以到全局资源区中查阅或者引用，但是不能轻易进行修改。离散数据 如果您在个人工作区中创建了一个数据对象，然后将它踢出了工作区，而且这个数据对象没有被其它数据对象引用过，那么它将成为离散数据。在上一章的2.3.1节中，我们讲了删除新建状态数据中，涉及到的数据清理功能，这个功能清理掉的数据就是离散数据。可以说，离散数据是“数据孤儿”，是没有人要的数据。正修改数据 定版数据不是说就永远不变，由于企业或者产品发展的需要，数据可以要进行更改。定版数据的更改不是想改就改的，必须提出更改申请，经同意后才可以进行。那么，当数据对象被允许修改后，它就成为“正修改数据”。上面我们介绍了汉和图文档系统检索工具条上各个按钮的含义，以及数据的几种不同状态的含义。在汉和图文档中，数据检索是以这样的三条主线进行检索的：l 数据类型：您要查找什么类型的数据，是工程图还是普通文件，还是设计文件l 数据状态：您要查找什么状态的数据，是“新建”状态还是“定版”状态，还是l 所在区域：您要查找哪里的数据，是全局资源区中数据还是个人工作区中的数据。依据这些线索，您可以检索到想要数据。3.1.2 组合查询工具第一步：单击组合查询按钮单击查询工具中组合查询按钮，在点击了组合查询工具条上的按钮后，系统将弹出如下图所示的对话框：这是一个标准的组合查询对话框，因为检索非常重要，在此我们对这个对话框进行详细的介绍。如下图所示：第二步：相关术语介绍在这个对话框中，我们介绍四个区域和几个按钮：l 数据对象选择区域：这个区域是用来选择想要检索的数据对象，当您用鼠标左键点击这个区域的时候，系统会将所有的数据对象列出来供选择。如下图所示：在数据对象列表中，您可以进行选择，当然，每次查询您只能选择一种数据对象。l 查询条件设置区域：当您选择了要检索的数据对象后，在查询条件设置区域中，将显示出这种数据对象的属性，以便您输入查询的条件，如下图所示：您可以看到，当选择了“工程图”对象后，在查询区域会显示出“工程图”对象的属性，您可以在其中输入查询条件。l 查询模式设置区域：这个区域是用来进行数据状态设置的，同时还可以设置数据所在的区域，点中组合查询对话框中的“查询模式设置”后，系统将弹出如图所示的选择框： 在这个选择框中，进行要查询的数据的设置，以便准确检索。其实，这也是对查询对象的一种条件设置，不过这里的条件与数据对象的自身属性无关。请大家注意，选择框中有“在我的工作区”和“工作组范围”，但是没有全局资源区，这不是软件设计的疏忽。当您选择了“定版”的时候，您同时也就选择了“全局资源区”，因为只有定版的数据才能进行全局资源区。第三步：查询结果显示l 数据对象显示区域：这个区域是用来显示数据的。也就是说，当您选择了数据对象，设置了查询模式，输入了查询条件后查找出来的数据将在这里显示，如下图所示：您可以看到，在数据对象显示区域，出现了符合查询条件的工程图。l “查找”按钮：当您选择了数据对象，设置了查询模式，输入了查询条件后，在数据对象显示区域并不会直接出现您想要的数据，您必须点击“查找”按钮，告诉系统，您要开始查找了，这样才能完成一个完整的检索过程。l “显示”按钮：在上图中，有 “工程图”被查到了，但是，这些工程图的所有属性和组成并没有在这里全部列出来，如果您要看某个工程图详细的信息，还需要点击“显示”按钮。在数据对象显示区域选择某个对象的操作很简单，只需要点击它前面的小灰格就可以了，如下图所示：在上图中，您会发现，被选中的对象的背景是黑色的，它最前边的小灰格中，有一个小的黑色箭头，这是鼠标在进行选择时的形状。在这里您还可以进行多选，请您试一试鼠标左键配合计算机键盘上的以及键应用操作。在进行了对象选择后，再点击“显示”按钮，系统将弹出如下图所示的界面来： 在这个图中，有关该“工程图”的基本属性、对象日志等内容全部可以看到。3.1.2 查询条件设置在上一节中，我们介绍了组合查询的对话框。在本节中，我们来讲述查询条件的设置。先来看一下条件设置区域的内容，我们以“工程图”对象举例，如下图所示：在上图中，“工程图”对象的许多属性都出现在“查询条件设置区域”，我们可以为这些属性设置条件，以便于查找。接下来，我们看一下条件是怎样设置的。