[PPT模板]第01讲-公文模板制作.doc

信息处理课件01 讲 公文模板制作说课（略）信息处理课程是在同学们学习和基本掌握MS Offiice 办公软件的应用基础上，进一步学习和应用MS Offiice办公软件的高级功能，提高同学们日常办公软件运用能力，特别是今后工作中常用的办公软件知识和应用技巧。本课程授课学时为26或30，考查课，每周2课时 授课教师：刘红梅 王官云 信息技术系专任教师选用教材：“信息化办公软件高级应用” 李永平 主编 朱晓鸣、谢红霞 副主编 科学出版社 出版社网址： 主要内容：主要讲授Office Word 、Office Excel、Office Power Point 软件的高级应用，组织和辅导同学们进行项目的综合能力练习。预备知识：预备知识介绍一些日常办公中应用比较多的公文格式和公文常识，重点介绍包括通报、通知、会议纪要、报告等公文格式和要求。公文用纸幅面及版面尺寸1公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。 2 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。排版规格与印制装订要求1排版规格正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。2制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。3印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色没墨应达到色谱所标Y80，M80。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。4装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90，无毛茬或缺损。通报的写作格式通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。通报由标题、文号、密级、主送单位、正文、发文机关和日期组成。（1）标题 由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。 标题有两种写法:一是公文式标题;二是新闻式双标题,多为正题加副题,也可是眉题加正题。如果内容有所专指,要写明主送机关;普发性的通报则可不写主送机关,或在正文中、发至范围中注明。 （2）正文 包括原因、事项、处理意见、经验教训、要求及希望、号召等内容。表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：主要事实表彰性通报突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。分析指出事例的教育意义表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。提出要求情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。（3）尾部由落款、发文范围、抄送、附件等组成。通知的格式要求（一）通知的写作格式通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。 1、印发、批转、转发性通知的写法标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如同意、原则同意、要认真贯彻执行、望遵照执行、参照执行等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。2、批示性通知的写法标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。3、知照性通知的写法这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。4、事务性通知的写法通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准确的材料等。5、任免、聘用通知的写法一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。会议纪要的格式要求（一）会议纪要的写作格式会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。会议纪要根据适用范围、内容和作用，分为两种类型：(1)工作会议纪要。(2)协商交流性会议纪要。会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。(1) 标题由会议名称和文种组成。如全国高校大学语文教学研讨会纪要。(2) 文件日期成文日期通常写在标题之下，位置居中，并用括号括起。也可在文末右下角标明日期。(3) 正文正文可写三部分，也可只写前两部分。 在开头部分应扼要地叙述会议概况。如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议程及主要收获等。 主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。一般有三种写法：一是概述法。即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起，概述出来。这种写法适用于小型会议。二是发言记录式写法。按照会上发言顺序，摘录每个人发言的主要内容。此写法主要用于座谈会纪要。三是归纳法。就是把会议中研究、讨论的内容归纳成几个问题来写。适用于规模较大、内容复杂的会议。写作时，可根据表达内容的需要，分条列项写或拟小标题分部分、分层次写。总之，无论是哪种写法，都要围绕会议中心和目的选材、剪裁，突出重点。结尾的内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以在写完主体部分后即全文结尾。报告的格式要求（一）报告的写作格式报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。1、综合性报告的写法 标题 事由加文种，如关于1999年上半年工作情况的报告；报告单位、事由加文种，如铜陵市人民政府关于1999年度工作情况的报告。正文 把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。(3)结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写请审阅或特此报告等语作结。2、专题报告的写法标题由事由、文种组成，如关于招商工作有关政策的报告。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。正文可采用三段式结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以请审核、请审示等语作结。3、回复报告的写法标题与前两种报告大体相同正文 根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。附件：国家行政机关各类公文格式引进新课程内容：公文模板的创建和使用一、 应用性任务 通常，学习的动力来源于实际中的问题和任务的激发。在开始学习应用文档模板之前，我们先提出两个实际的问题和任务，学习完成之后，检查一下是否获得解决问题和完成任务的能力。 (一) 如何利用Word现有模板提高工作效率？ 我们知道，Word提供了各式各样的模板，巧妙地利用Office模板可以大大方便我们的操作，当我们在制作各种专业的文档之前，先查看一下有没有现成的模板可用，如果答案是肯定的，我们就可以利用现成的模板进行设计制作，可大大的提高工作效率和文档质量。 (二) 如何让企业的文档统一和规范？ 我们希望学习模板的各种技能后，结合文档样式的运用，就能获得完整的解决方案，这个任务更加具体的说法就是，如何创建适合企业自己规范和具有企业文化特征的统一模板。二、基本应用能力训练 (一) 理解模板的概念 模板的基本概念：“模板”，实际上是“模板文件”的简称，也就是说“模板”是一种特殊的文件，使用模板可方便的创建其他文件。Word中的模板分为两类:一是系统提供的向导和模板、二是用户自定义模板。Word的系统向导和模板，默认是安装在C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates2052文件夹中，其扩展名是WIZ(向导)和DOT(模板)。而用户自定义模板存放的位置会由于Windows版本的不同而不一样：对于Windows 2000/NT/XP用户，自定义模板会放到C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下。初学Word的人会问，难道在Word中单击“新建空白文档”，创建一个空白的文档，也使用模板了吗？是的，这时候Word使用了Normal模板来创建了一个新文档。 当然，如果你通过单击“本机上的模板”或“网站上的模板”，在弹出的对话框中，选择其他特定的专业模板来创建文档时，在文档创建时使用了模板是比较容易的。 实际上，每个模板都提供了一个样式集合，供我们格式化文档使用。除了样式之外，模板还包含其它元素，比如宏、自动图文集、自定义的工具栏等。因此我们可以把模板形象地理解成一个容器，它包含上面提到的各种元素。不同功能的模板包含的元素当然也不尽相同，而一个模板中的这些元素，在我们处理同一类型的文档时是可以重复使用的，由此可以初步体会一下模板在避免重复劳动方面的重要意义。 (二) 认识模板和样式的关系 从上面我们已经知道，样式是被包含在模板中的重要元素之一，而且是最重要的元素。通过学习，我们已经开始感受到样式在快速修饰文档中的非凡能力。那么，你是否过这种想法，就是把在制作某个文档中所创建的样式都保存下来，供以后处理同类型的文档使用？ 这个想法非常好，模板就是实现这个目标的有效途径。后面我们将通过一个实际案例的学习，了解实现的全过程。(三) 使用现有的模板创建文档 使用现有模板创建文档的一个前提条件是，你对现有的模板的特性和功能比较了解，要不然，如果你选择了不恰当的模板，那么制作完成的文档外观，可能是非常别扭的。 使用现有模板的大部分工作是在填空，包括向导方式的模板，都是根据提示填入你自己需要的实际内容。 下面的例子我们就使用Word提供的“公文向导”模板，设计制作一个学院举办技能大赛的通知，通知是常用的一种公文格式，通过这个利用模板来制作公文的演示过程让同学们进一步体验利用Word提供的模板来创建文档的制作流程和结果。l 利用自动向导功能建立流行公文模板1. 启动Word2003，进入程序主界面后，选择菜单“文件新建”命令，在显示“新建文档”任务窗格中。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”，打开“模板”对话框，选择“报告”选项卡，并选中“公文向导”模板 (图 1)。 图 12. 单击“确定”按钮后，在弹出“公文向导”对话框，从对话框左边我们可以了解该向导的设计制作流程，接下来我们将根据向导的提示，一步一步完成通知文档的初步定制(图 2)。 一般公文向导的内容设置包括公文样式、公文大小、标题、正文内容、附件或注释、其他等六个步骤。图 23. 单击图2“下一步”按钮，开始进入“公文样式”设计的步骤，这里我们选择“流行格式”(图 3)。 图 34. 单击“下一步”按钮，进入“公文大小”步骤，这里选择“A4”。 5. 单击“下一步”按钮，进入公文的“标题”步骤，根据通知的具体内容请输入收文机关名称、发文机关名称、发文标题、发文编号等内容(图 4)。 图 46. 单击“下一步”按钮，进入公文“内容”步骤，根据需要输入通知的正文内容或给出正文输入标记(图 5)。 图 57. 单击“下一步”按钮，进入“附件/注释”步骤，给出文档需要添加的附件或注释说明(图 6)。 图 68. 单击“下一步”按钮，进入“其他”步骤，这里你可以添加上通知中的主题词、抄送机关、发文日期等内容(图 7)。 图 79. 单击“完成”按钮，我们就完成了通知文档的初步定制。 10. 返回Word编辑窗口后，可以看到通知文档的标题框架已经成型了(图 8)。 图 811. 接下来，根据文档中的提示和实际情况，把通知中相应正文信息“填入”文档中即可。12. 如果你的“样式和格式”任务窗格没有显示，请打开它。从“样式和格式”任务窗格中，可以看到该模板提供的供我们格式化文档使用的样式列表(图 10)，还记得课程一介绍的使用样式修饰文档的方法吗？好的，开始动手吧，记住一个使文档具备专业统一外观基本要点：即整篇文档的同类型段落要用相同的样式，比如该简历文档中的所有单位名称段落统一采用“单位名称”样式，其他段落依此类推。 图 1013. 当然，如果你觉得模板提供得样式并不符合你要求，那么你可以根据需要进行修改。 l 利用插入“域”功能，修改完善公文模板用自动向导功能实现的公文格式与实际的学院公文格式是有比较大的差异，我们可对其进行修改和完善，可先删除无关的文字，并且输入有关固定的文字，例如，“主题词”“发：各分院、各系部、相关处室、教辅部门、后勤服务中心”、“印发”等规定内容。非固定文字的格式用域功能进行设置，并设置好要输入内容的提示及文字的字体、字号、修饰等格式。公文中非固定的文字有：发文字号、正文标题、正文内容、主题词、发文机关、行文日期等，这些非固定文字格式域可分为“文档自动化”和“日期与时间”类别，在输入点设置好域后，使用时对应输入内容，即可完成。如要设置“正文标题”域，在正文标题处，单击“插入”菜单选择插入“域”，系统弹出如图11所示的域的对话框。类别：选择文档自动化;域名：选择MacroButton;宏名：选择AcceptAllChangesInDoc显示文字：单击此处输入正文标题图11若要进行行文日期的域设置，在行文日期处，单击“插入”菜单选择插入“域”，系统弹出如图12所示的域的对话框。图12类别：日期和时间;域名：选择CreateDate;日期格式：yyyy-mm-ddl 保存为公文模板 上述的公文文档，其文件的扩展名为.doc，要作为长期使用的公文模板在保存时，其文档保存类型要选择为“文档模板（*.dot）”系统就会自动的将其保存到，C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下，以便使用时能够快速定位到模板所在位置。上面以“公文向导”模板为例，详细地介绍了现成模板的使用方法，由于该过程包含了使用现有模板的各个基本要点，因此即使是初学Word的工作人员，也可以由此参照使用其他现有的模板了。通过上面的过程，相信各位工作人员已经能够初步体会使用现有模板完成任务的便利与高效。那么模板的高效性是可想而知的。前面所提到的有规律的重复的文档，就是指的这个意思。 和样式一样，系统提供的现有的模板不是任何时候都符合我们的需要。这时就需要我们进行个性化的设计，制作体现企业规范和个性的公文模板，接下来我们将学习如何创建适合自己要求的模板。(四) 创建适合自己的模板 使用“修改法”创建自己的模板 所谓使用“修改法”创建自己的模板，就是指在现有模板的基础上，通过修改与定制，得到自己的模板。修改与定制的主要内容是现有模板中的样式，当然模板中的文字、提示语也可以根据自己的要求更改。 下面的操作我们将修改Word提供的“典雅型报告”模板来创建一个符合自己企业需要的“业绩报告”模板。 1. 启动Word2003，进入程序主界面。选择菜单“文件新建”命令，显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”，打开“模板”对话框，选择“报告”选项卡，选中“典雅型报告”模板，然后选中“新建”区的“模板”单选框(图 11)。 图 112. 单击“确定”按钮后，便根据“典雅型报告”模板为基准创建了一个模板，接下来我们修改其中的文字和样式从而得到适合自己需要的模板。 3. 为了便于浏览，切换到“普通视图”。可以看到模板中的各种提示性文字，以及已经根据模板定义的样式显示的文档外观框架，如果“样式和格式”任务窗格没有显示，请打开它。可以拖动“样式和格式”任务窗格的滚动条，浏览一下该模板提供的相当丰富样式组(图 12)。 图 124. 也许初学的工作人员会问，难道我制作一个文档需要用这么多样式吗？回答当然是否定的，如此丰富的样式只是供我们需要时选用的。 5. 接下来先修改一些文字内容。在“单击此处键入公司名称”处输入企业的名称，如“新悦国际教育咨询”，如果是为自己公司制作模板，那么这个名称应该是不变的内容，所以在这里输入后，那么以后用此模板新建文档时就不必重新输入了。 6. 选中“营销计划”段落，更改为“业绩报告”。更改“向东部地区发展的最佳时机”为“2004年度部门业绩报告”，对于“分节符(下一页)”下方的标题也按此更改，完成后的效果如下图(图 13)。 图 137. 接下来我们对样式进行修改，以满足自己企业对文档外观的需要。下面的操作将把“标题1”样式的字体颜色改为“蓝色”，为“标题2”样式添加灰色的底纹。要说明一下的是，在实际的工作中可能不会像这样修改。此处之所以采取这样的操作。只是为了方便学习和理解，因为这样修改后的外观变化很明显。 8. 单击“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式名右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令(图 14)，打开“修改样式”对话框。 图 149. 单击“修改样式”对话框中的“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“字体”命令，在打开的“字体”对话框中设置字体的颜色为“蓝色”，然后依次单击“确定”按钮。 10. 可以看到模板中使用“标题1”段落的文字改为蓝色。 11. 单击“样式和格式”任务窗格中“标题2”样式名右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令，打开“修改样式”对话框。 12. 单击“修改样式”对话框中的“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“边框”命令，在打开的“边框和底纹”对话框中选择“底纹”选项卡，然后设置好底纹(图 15)，并单击两次“确定”按钮。 图 1513. 可以看到模板中使用“标题2”样式的段落被修饰了灰色的底纹。 14. 作为操练，对模板的修改就到此，有其它要求的修改可以仿照上面的方法进行。下面我们要把刚才的修改保存为一个自己的模板。 15. 单击工具栏上的“保存”按钮，或者选择“文件保存/另存为”命令，打开“另存为”对话框，由于我们在创建时就选择了“模板”选项，因此此时Word自动识别我们是要保存一个模板，并定位到了Word模板的默认保存位置(图 16)。 说明：Word用户创建模板的默认保存位置为：C:Documents and Settingszunyue(用户帐号)Application Data Microsoft Templates文件夹。你当然可以把自己创建的模板保存到其它位置，但是笔者建议保存在这个默认位置，因为保存在这里的模板会在“模板”对话框的“常规”选项卡显示，以后利用该模板新建文档时方便选用。 图 1616. 在文件名框内输入该模板的名称，如“业绩报告”，单击保存按钮即可完成保存。 到这里，利用“修改法”创建自己的模板的操练就完成了，在后面的“使用自己的模板创建新文档”部分，我们将学习利用这个模板来创建新的文档，所以上面的操作请务必完成。使用“原型法”创建自己的模板 所谓“原型法”，就是用常规方法完成了一篇文档的制作，同时，修饰这篇文档的各种样式也已经修改或创建好。这种方法在实际工作中可能使用更加频繁。 比如，你现在已经制作好了一份客户信函文档，修饰该文档所需的各种样式也制作好了。由于你考虑到以后还会多次制作同类型的文档，为了提高效率，就可以根据这篇已完成的文档为基准创建模板。 创建过程非常简单，主要做两件事情：一是删除该文档的会根据不同情况变化的内容(比如客户名称，客户信息等)，保留不变的内容(比如自己公司的名称、地址等)；二是如果样式名称还不形象和具体的话，则为它们取一个形象的名称，这样可以让自己团队的其它成员，也能方便地使用这个模板来创建新文档。 下面的实例操练，将根据一份已经制作完成的“客户信函”文档原始案例文件创建一个“客户信函”模板，方便日后创建同类型的文档时使用，从而大大提高工作效率。1. 打开“客户信函”原始案例文件，可以看出这是一个已经制作好的公司销售经理写给客户的信函。如果你的“样式和格式”任务窗格没有显示，请打开它，可以看到修饰该文档所需要的各种样式已经制作好，而且以比较形象的名称命名。 2. 接下来我们的主要工作是，把该文档中将会根据实际情况改变的内容删去，但是这里笔者还想做得更完美点。也就是制作内容输入提示域。具体效果是，给出内容输入的提示文字，同时当用户用鼠标点击提示文字时，该部分被选中(图 3. 选中案例文件中第一自然段的客户姓名“金梅”，然后选择菜单“插入域”命令，打开“域”对话框，然后在类别下拉列表中选择“文档自动化”，“域名”区选择“MacroButton”，在“宏名”区选择“DoFieldClick”，在“显示文字”框内输入“输入客户姓名”，操作完成后单击“确定”按钮(图 18)。 图 184. 返回Word编辑窗口，可以看到原来具体客户姓名“金梅”的位置变成一个带有提示性文字的内容输入域，具体效果和前面描速一致(图 19)。 图 195. 下面我们查看一下它的域代码。用鼠标单击一下“输入客户姓名”位置，它显示为反白，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“切换域代码”命令(图 20)。 图 206. 可以看到该域的域代码如下图(图 21)。 图 21 7. 从这段代码中我们可以很容易看出规律，第一部分是域名，第二部分是宏名，接下来是提示性文字，明白这个规律我们就可以通过复制粘贴的方法制作后面的内容提示输入域了。 8. 比如复制该段域代码到“雅宣护肤系列”处，然后把提示性文字“输入客户姓名”改为“输入产品系列名称”，执行“切换域代码”命令后，即可显示为域的文字形式。 9. 为了节省篇幅，后面的修改操作参照“客户信函”最终效果文件进行。当全部工作完成后，我们把它保存为模板。选择菜单“文件另存为”命令，打开“另存为”对话框，在选择“文件类型”为“文档模板”，在“文件名”输入模板名“客户信函”，保存位置就采用默认位置，然后单击确定后就得到了自己的“客户信函”模板(图 22)。 图 22 通过上面的操练，我们体会了用现有文档创建模板的方法，关键学习了如何制作内容提示输入域，采用这个技术的好处在于，创建好的模板可方便地供团队其它成员使用，有效地加强了团队协作程度。下面我们再来学习用“汇编法”创建自己的模板。使用“汇编法”创建自己的模板 （略）随着“样式”和“模板”使用水平的提高，你可能常常对那些制作精致的样式“爱不释手”，那么可不可以把别人做好的样式引用到自己的模板文件中来呢？答案是肯定的，“汇编法”就是把其它模板或文档中样式引用到自己的模板中来，从而得到自己的模板。 使用“汇编法”创建模板的用户最好具备一个前提，就是对各种样式的特点、使用场合了解得比较深入。不然，如果只是随便地从模板或文档中引入样式来“汇编”，那么得到的模板效果通常不理想。 下面的操作只是简单地学习创建的方法，而实际中的运用水平如何，还取决于样式和模板使用经验的积累程度。 1. 启动Word2003，进入程序主界面后，选择菜单“文件新建”命令，显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”，打开“模板”对话框，选择“常用”选项卡，选中“空白”项，然后选中“新建”区的“模板”单选框，单击“确定”后创建了一个新的空白模板。 2. 接下来，我们假设要把Word提供的“典雅型报告”模板中的“块引用”和“标题2”样式引用到当前的模板，以创建自己模板。选择菜单“工具模板和加载项”命令，打开“模板和加载项”对话框，单击“管理器”按钮，出现“管理器”对话框(图 23)。 图 23 3. 单击“管理器”对话框右侧“在Normal中”区下方的“关闭文件”按钮，清除标准模板Normal中的样式列表。刚才的“关闭文件”按钮并为“打开文件”按钮，单击“打开文件”按钮，在显示的“打开文件”对话框内中定位至C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates52文件夹(假设你Office安装在C盘)，然后选中“典雅型报告”后，单击“打开”按钮(图 24)。 说明：C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates是Word提供模板的保存位置，注意和前面Word用户创建模板的默认保存位置区别。 图 24 4. 返回“管理器”对话框，可以看到“典雅型报告”模板中的样式均列在右边的列表中，然后选中要引用到自己模板的样式“标题2”，再单击“复制”按钮即可(图 25)。拖动样式框滚动条，找到“块引用”样式，用同样的方法复制到自己的模板中去。 图 25 5. 完成操作后单击“关闭”按钮，返回Word编辑窗口，打开“样式和格式”任务窗格，可以看到“标题2”和“块引用”样式，已被引入到自己的模板中(图 26)。 图 26 6. 用同样的方法可以引用其它模板或文档中的样式，最后单击工具栏上的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中设定好模板的名称，采用默认保存位置，即可完成模板的创建。(五)使用自己的模板创建新文档 前面一直在学习如何创建符合自己要求的模板，下面我们要体会一下辛勤劳动的果实了，就是利用自己的模板创建新的文档。其实操作非常简单，和前面“使用现有模板”部分的操作没有太大的差别。 下面的实例操练，我们将用前面创建的“业绩报告”模板或者“客户信函”模板创建一个新文档，可以体会当需要多次创建这样的文档时，使用模板的确是非常高效的。 1. 启动Word2003，进入程序主界面后，选择菜单“文件新建”命令，显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”，打开“模板”对话框，选择“常用”选项卡，可以看到前面我们创建的模板(图 27)，我们先选中“业绩报告”，然后选中“新建”区的“文档”单选框，单击“确定”后，就用“业绩报告”模板创建了一个新文档。 图 27 2. 还记得“业绩报告”模板的创建过程吗？在这个根据“业绩报告”新建的文档中，可以看到文字和样式都是按照前面的修改显示的，接下来我们的工作就是要输入具体内容，然后利用提供的样式修饰文档就可以了。 3. 作为练习，你还可以利用“客户信函”模板创建一个新的文档，体会一下内容提示输入域的便利性。(六) 使用其它模板改变现有文档风格 文档制作完成后，可以通过“格式”菜单下的“主题”命令，使用“样式库”选择其它模板，一次性替换当前文档的样式组合，让文档以更改后模板中的样式风格显示。具体操作方法如下： 在当前文档打开的情况下，选择菜单“格式主题”命令，打开“主题”对话框，单击“样式库”按钮，显示“样式库”对话框，在左侧的“模板”列表框中选择一个模板，比如“典雅型报告”，单击“确定”按钮(图 28)，返回Word编辑界面，可以看到当前文档的外观按照“典雅型报告”模板的样式风格显示。 图 28 该方法也可以用于当你把文档制作完成后，发现先前为文档选择的模板并不适合，需要为文档更换一个模板的情形。三、总结 本课程的主体内容到这里就全部结束了。我们已经初步获得解决实际问题和任务的能力了。 对于任务一，我们利用“简历向导”学习了使用现有模板的基本方法，接下来只要多多有意识地使用现成的模板，体会不同模板针对适合处理的文档类型提供的样式组在文档修饰中的特性。如果它们都符合要求，“按部就班”使用即可；如果有些需要修改，则根据前面的“修改法”进行更改，从而得到自己的模板，以后重复处理同类型文档的效率就大大提高了。 对于任务二，首先是要为企业的各种文档制作相应标准规范的原型文档，经过使用试验通过之后再以它们为标准制作模板，并把每个模板的样式组都用容易理解的名称命名，方便相关各部门使用，有效保证文档外观的统一和规范。 模板的学习到此告一段落，后面还有提高工作效率的应用课程等着你积极参与，在提高Office应用水平的道路上，欢迎你共同前行。其它参考资料： Word模板应用技巧巧妙地利用Office模板可以大大方便我们的操作。Word中更是添加了众多好用的模板文件，但是你知道它们到底怎样用吗?如何才能够让它们用得更好?Word模板的分类及分布Word中的模板分为两类:一是系统向导和模板，二是用户自定义模板。而Word的系统向导和模板默认安装在C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates2052文件夹中，其扩展名是WIZ(向导)和DOT(模板)。而用户自定义模板存放的位置会由于Windows版本的不同而不一样：对于Windows 2000/NT/XP用户，自定义模板会放到C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下；如果使用Windows 9x/Me，模板会被放置到C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下。使用现有模板Office XP本身准备了很多精美模板，只要选择“文件”“新建”，在Word窗口右侧会出现“新建文件”窗口任务格，单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口。在这里所有模板已经分门别类放置好了，有常用、Web 页、报告、备忘录、出版物、其他文件、信函和传真、英文向导模板等几类向导或模板，而且可以单击相应标签打开，其中会有相应模板文件名及模板描述信息，并可预览。选中你需要的模板，然后单击“确定”按钮即可打开已经套用该模板的新文件。有的模板可能还会打开向导窗口要求你进行一些参数的设置与设置。安装外部模板模板以文件的形式存放的。因此，如果从网上或光盘上找到一些Word模板，只要把它们拷贝到C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下(Windows 2000/XP用户)或C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下即可(Windows 9x/Me用户)。删除不必要的模板如果不需要太多模板，或觉得安装了太多模板，可打开“资源管理器”，进入用户自定义模板文件夹，再把相应的模板文件删除掉即可。把别人的文档用作模板如果看到某一篇文件比较漂亮，且能用Word打开它，那么可选择“文件”“另存为”，然后再在“另存为”对话框中的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，再输入一个文件名，并把它保存到默认的模板文件夹下。以后只要选择“文件”“新建”，就可以在“常规”模板标签中看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己定制的模板了。通过此法，就可以快速把DOC文件转换为Word的模板。快速转换模板如果你手头上有DOC文件，那只要把它们拷贝到用户自定义模板文件夹中，再选择“文件”“新建”，就可以在“常规”模板标签中我们的文件，双击后即可使用。通过此法，无需通过“另存法”来转换。其实也可以直接把这些文件的扩展名改为DOT，再拷贝到自定义模板文件夹中。修改、改造已有模板Office XP本身带有大量各式各样的文件模板，但有些在使用时可能并不尽如人意。这时，可以自己来修改已有的文件模板，使它更符合你的要求。选择“文件”“新建”，再单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口，从中选择一个类别，如“信函和传真”，然后选择“典雅型信函”，再依次在相应位置填入“公司名称”、“职务”、“姓名”等信息，最后单击“文件”“另存为”，在“另存为”对话框的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，并默认保存在模板文件夹下。以后使用时，只要选择“文件”“新建”，就能在“常规”模板标签中看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己修改后的模板了。小提示现在网上有很多英文的Word模板文件，大家可以把其中的英文信息改为中文的，再保存成模板，这样就可以更好地为我们所用。巧妙地利用Office模板可以大大方便我们的操作。Word中更是添加了众多好用的模板文件，但是你知道它们到底怎样用吗?如何才能够让它们用得更好？ 自定义默认页面大小如果对Word XP的默认页面大小不满意，可启动Word，选择“文件”“页面设置”，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，再单击 “纸张”标签，在其中定义页面的宽度和高度。最后按下窗口最下方的“默认”按钮，此时会出现一个修改默认模板的窗口，按下“是”按钮。重新启动Word，这时新建的文件已经自动缩进，且页面也窄了许多，说明刚才的设置已经生效了。让Word文件也能自动备份默认情况下Word文件是不能自动备份的。不过，可以通过下面的技巧让它具有自动备份功能:启动Word并新建一个空白文件，单击“工具”菜单中的“保存选项”，在“保存”对话框中，选中“保留备份”复选框。同时，勾选“自动保存时间间隔”复选框，再在后面设置一个时间间隔，时间越小，保存越频繁。完成后，单击“确定”按钮。然后单击“文件”“另存为”，在“另存为”对话框“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，再在“文件名”中输入:ct.dot，然后把它保存到C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下(Windows 9x/Me则保存到C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹中)。关闭Word，启动“资源管理器”，切换到C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下，将Normal.dot删除或者改名，将刚才保存的cfan.dot重命名为Normal.dot。以后使用Word编辑文件时，每次保存文件，Word都会保存一个副本文件，并以.wbk为扩展名与原文件保存在同一文件夹中。如果哪一次文件发生损坏，就可以选择“文件”“打开”，在“打开”对话框的“文件类型”中选择“所有文件”，然后找到这个WBK文件，再打开即可。用Word批量转换文件如果经常要一次转换多个文件，可通过Word的模板来完成:先把要转换的文件放到一个文件夹中，然后启动Word，再选择“文件”“新建”，并在“新建文件”窗口任务格中选择“其他文件”选项卡，双击其中的“转换向导”图标，单击“确定”按钮。此时Word XP会提示我们转换，直接按“下一步”按钮继续。接下来选择转换类型，设置源文件夹和目标文件夹，再选择转换文件，进行转换即可。生成稿纸文件选择“文件”“新建”，在右边窗格中出现的“新建文件”窗口任务格中单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目，然后在弹出“模板”对话框，单击“报告”标签，并双击其中的“稿纸向导”项目，系统会提示你插入Office XP安装光盘，就可以成功安装稿纸模板。接下来，就可以顺着向导按下“下一步”按钮继续;接下来选择稿纸大小及方向，再选择稿纸网络线种类，并设置字数和行数和网格方式，设置页号位置。最后，单击“完成”按钮即可生成一个空白的个性稿纸方式文件。制作专业套打效果模板首先用扫描仪把表格扫描成图片文件，在Word中选择“插入”“图片”“来自文件”，然后把扫描后的表格文件插入到文件中。选择“文件”“页面设置”，调整纸张大小与表格文件的原始尺寸一致，然后右击该图片并选择“设置图片格式”，在弹出的对话框中选择“版式”标签，然后选择“衬于文字下方”，调整图片使其正好覆盖整个页面。接着在需要打印的空栏处插入文本框，调整其大小正好和表格图片的空栏尺寸一致。然后右击文本框，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”，设置该文本框的“颜色与线条”为“无线条颜色”。按照上述步骤插入多个文本框，最后选中所有文本框，再单击鼠标右键，选择“组合”将它们组合在一个对象。接着在文本框中单击左键，选择“插入”“域”，在弹出的对话框中，选择“域名”为MacroButton，宏名为AcceptAllChangeShown，在显示文字中输入提示文字。最后将文件中的图片删除，并把新建的文件保存为模板即可。下次使用时，调用此模板，将光标移到文本框中，输入相关内容确定后就可以打印了，非常方便的。小提示我们也可以用它来制作多种票据的模板，并把它们拷贝给同事，就可以实现模板的共享了。右击建出个性Word文档进入C:Documents and Settings用户名Templates文件夹，在空白处右击，选择“新建”“Microsoft Word 文档”新建一个Word文件，winword8.doc。双击winword.doc，然后对其中的字体、字形、页面大小等作一些个性设置，并保存该文件。以后在“资源管理器”中右击鼠标，选择选择“新建”“Microsoft Word 文档”，再双击新建的文档，你就会发现，它已经套用了我们在winword8.