《物资管理办法》doc版.docx

目录页XXXXXXXXXXXXXXX有限公司物资管理办法 目录修订记录31.目的42.适用范围43.定义44.职责45.物资的申请、采购46.物资的验收及入库66.1物资验收66.2物资入库67.物资领用及出库67.1物资领用67.2物资出库108.物资的存放及借用108.1物资存放108.2物资借用119.监督管理1210.物资盘存1211.附则12 第3页/共16页 制定/修订页修订记录发布日期修订内容版本参与人员 物资管理办法 1.目的为了规范公司物资管理工作，降低成本，提升各部门物资采购计划性及合理性，明确各层级审批规范，现根据国家有关法律法规及公司相关制度的规定，结合公司实际，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于广州银通及深圳银通公司及其分公司物资管理，其他下属单位可参照执行。3.定义本制度所称物资是办公用品、接待用品、计算机耗材及其它非固定资产类物资。3.1 办公用品：笔、打印纸、计算器、电话机、工具等其它办公用品； 3.2 接待用品：涉及公司业务招待的酒、水及商务礼品，纪念品；3.3 计算机耗材：电源盒、插座、电源线、数据线、网线，墨盒、墨水、硒鼓、碳粉等；3.4其它物资：除办公用品及接待用品外的非固定资产类物资。4.职责4.1 总部总经办负责总部办公所需物资的采购、验收、出入库登记管理；4.2分公司综合管理部负责分公司办公所需物资的采购、验收、出入库登记管理。5.物资的申请、采购5.1办公用品采购：总部各部门于每季度最后一周内向总经办提报办公用品需求表（附件1），由总经办汇总各部门需求，核算费用，发起“费用申请”流程。流程审批通过后，总经办统一采购办公用品，并于每季度前两周内发放至各部门。5.2接待用品采购：每季度最后一周，总经办根据库存情况，按照安全库存标准（附件6）要求，发起“费用申请”流程，流程审批通过后，总经办统一采购。5.3其它物资：总经办根据各部门需求临时采购，由总经办发起“费用申请”流程，流程审批通过后，总经办统一采购。5.4分公司根据需求进行采购，每月5日前集中申请，由综合管理部发起“费用申请”流程，流程审批通过后，综合管理部统一购买。5.5 如遇特殊情况，可由总经办或综合管理部临时申请。物资申请流程： 物资购置流程责任人内容输出购物申请部门经理部门主管领导总经办审核财务负责人采购验收、入库结束总经理2000元以上 2000元以内 申请人通过MA系统提交申请购物申请单部门经理审批申请的合理性部门主管领导部门主管领导审批总经办主任审核购置是否符合标准及其合理性财务负责人财务负责人审批总经理总经理审批总经办采购物资管理员验收、办理入库登记入库单- -6.物资的验收及入库6.1物资验收须由总部/分公司采购员、供应商、总部/分公司需求部门共同配合验收。物资到货后，收货方应对照申请及发货单检验货物的品名、型号规格、质量、数量及金额是否一致。验收合格后，须在发货单上注明验收结果并经总部/分公司采购方及需求部门共同签字后方可，将其复印件交由保管员保管并准予入库，保管员凭借此单填写入库单。如果验收不合格，不予入库，并及时联系供应商或厂家妥善处理。6.2物资入库物资入库时，由总部/分公司保管员填写入库单（附件2）（入库单一式三联，第一联由总部/分公司实物保管员留存；第二联交总部/分公司账务管理员登记台账，第三联交财务部门），由总部/分公司记账员、总部/分公司保管员、总经办主任/综合管理部负责人共同签字后，方可入库。对入库管理的物资应分类、按序、按要求存储，以便于物资的妥善保管及确保物资的正常、安全使用。7.物资领用及出库7.1物资领用7.1.1办公用品办公用品购买后，各部门根据办公用品需求申请，在总经办/综合管理部领取并签字登记。员工首选从部门领取办公用品，如部门无存货需向总经办/综合管理部领取时，须由员工本人填写物资领用单（附件3）（一式两联，第一联由总经办/综合管理部实物保管员留存，第二联交总经办/综合管理部账务管理员登记台账），经部门负责人、总经办主任/综合管理部负责人审批后方可领取。如公司亦无存货需额外购买时，由申请人发起“费用申请”流程，流程审批后，由总经办/综合管理部购买，并办理入库手续后，从总经办/综合管理部领用。办公用品领用流程责任人内容输出领用申请部门经理总经办/综合管理部无库存费用申请 有存库采购验收、入库结束领用 申请人提交申请单物资领用单部门经理部门经理审批总经办/综合管理部总经办/综合管理部审批申请人提交购物申请购物申请单总经办/综合管理部总经办/综合管理部采购总经办/综合管理部保管员验收、办理入库登记入库单总经办/综合管理部保管员办理领用、登记- -7.1.2接待用品公司总部：领用接待用品须填写“物资领用单”。单次领用物资价值在1000元（含）以下的接待用品，需申请人部门经理、主管领导、总经办主任审核，财务负责人审批，方可领取。单次领用物资价值在1000元以上的接待用品，需申请人部门经理、主管领导、总经办主任、财务负责人审核后，总经理审批，方可领取。分公司：分公司原则上不设接待用品库存，申请接待用品的，由申请人发起“费用申请”流程，审批通过后由综合管理部购买，申请人领用出库。总部接待用品领用流程责任人内容输出领用申请部门审批主管领导审批 总经办审批 1000元以上领用结束总经理审批 1000元（含）以下申请人根据需求提交申请单物资领用单部门经理审批领用合理性部门主管领导主管领导审批总经办主任总经办审批总经理审批接待用品 保管员办理领用、登记- -分公司接待用品申请流程责任人内容输出申请人部门审批综合管理部 1000元（含）以下 分公司总经理 总经理总经办领用验收、入库采购财务负责人结束1000元以上申请人根据需求提交申请单分公司费用申请单部门经理审批申请合理性综合管理部 经理综合管理部审批分公司总经理分公司总经理审批总经办主任总经办主任审批财务负责人财务负责人审批总经理总经理审批综合管理部采购综合管理部验收、办理入库、领用 登记入库单- -7.1.3其他物资公司总部：公司有库存，填写“物资领用单”。单次领用物资价值在1000元（含）以下的物资，需申请人部门经理、主管领导、总经办主任审核，财务负责人审批，方可领取。单次领用物资价值在1000元以上的物资，需申请人部门经理、主管领导、总经办主任、财务负责人审核，总经理审批，方可领取。使用频率较高的物资，可由申请人按月度的使用量估算，按月办理集中出库手续。公司无存货需临时购买的，由申请人发起 “费用申请”流程，流程审批后，由总经办购买，按规定办理出入库手续后方可领取。分公司：分公司有库存，填写“物资领用单”，经申请人部门经理、综合管理部负责人、分公司总经理审批，方可领取。分公司无库存的，由申请人发起“费用申请”流程，审批通过后由综合管理部购买，申请人领用出库。7.2物资出库物资出库时，领用人须提供总部/分公司领导审批的物资领用单，保管员在该单据上签字后方可办理出库手续。领用人需核对所领物品是否与申请一致，物资出库后相关责任由领用人承担。申领的物品在未使用完的情况下，领用人必须及时退回仓库，保管员在收到回退物资后，重新办理入库手续。分公司委托总经办采购的物资，由总经办办理验收及入库登记，分公司领用时严格落实出库登记，按月将由分公司领导审批的物资领用单快递至总经办备案。未经许可保管员不得擅自更改出入库登记，否则须承担相应责任。 8.物资的存放及借用 8.1物资存放 8.1.1 物资临时存放（一周内），经总部/分公司保管员、申请人部门负责人、总经办主任/综合管理部负责人审批签字后方可存放。保管员制作存放登记表（附件4），申请人签字确认。 8.1.2 物资长期存放（超过一周），经总部/分公司保管员、申请人部门负责人、总经办主任/综合管理部负责人审批签字后方可存放。保管员填写入库单办理入库并备注存放期限。 8.1.3 临近存放期限仍未领取的，由总部/分公司保管员提醒存放部门。超过存放期限仍未领取的，总经办/分公司将对存放部门进行通报批评。 8.2物资借用 物资借用须由申请人填写物资领用单，并备注借用期限，经总部/分公司保管员、申请人部门负责人、总经办主任/综合管理部负责人签字后方可借出。总部/分公司保管员登记借出记录，申请人签字确认。申请人须在借用期限内原样归还借用物资，如有破损须由申请人承担责任。总部/分公司保管员须做好归还物资验收工作。物资借用流程责任人内容输出借用人部门审批保管员 总经办/综合管理部审批 结束登记借出 申请人根据需求提交申请单借用申请单部门经理审批借用合理性总部/分公司保管员总部/分公司保管员确认总经办主任/综合管理部负责人总经办/综合管理部审批总部/分公司保管员登记借出信息- -9.监督管理9.1 各部门负责人须严格把控所属部门物资申请和领取的计划性、合理性，本着控制成本、杜绝浪费的原则谨慎行使审批权。9.2 各部门应通过建立电子台账、纸质账本、MA系统平台等，记录物资购进、领用、结存的相关信息，实时了解物资库存情况，进一步规范物资保管和控制程序。9.3 账、物必须分开管理，总经办对采购员、保管员、账务管理员安排专人负责，账务管理人员凭保管员提供的入库单、物资领用单记录物资的出入库情况。9.4 总经办不定期对各部门库存情况进行抽查，如发现管理不规范或严重浪费的情况，总经办将予以通报批评。9.5 接待用品仅限于公司接待和业务招待使用，不作他用。若有特殊情况，须经总经理批准同意后，方可领用。10.物资盘存每季度末，公司总部、分公司账务管理员和保管员根据台账数据对库存进行盘点，编制盘点表（附件5），与账面数量进行核对，做到账实相符。11.附则本办法由总经办负责解释。 本办法自发布之日起实施。附件：附件1：季度办公用品申请表附件2：入库单附件3：物资领用单附件4：物资存放登记表附件5：物资盘点台账附件1季度办公用品申请表序号类别名称品牌规格单位数量备注12345注：可增加行数经办人： 部门主管： 总经办主任：附件2 入库单供应商： 流程：购买日期： 单号：序号资产名称规格型号单位数量备注123456审核： 保管人： 验收人 ： 采购人：附件3物资领用单NO：申请部门申请人日 期申请用途序号资产名称规格型号单位数量备注12345678910审