出口财务风险控制管理规定.doc

出口部 2006-07-15出口财务风险控制管理规定 编号：CKB-CWZ-001-01一、主题内容及使用范围本管理办法规定了出口订单下单、发货的审核规定，及出口单据财务管理规定及操作规范，防范出口收款风险。二、职责一)、订单审核职责11 出口财务组负责审核价格权限，业务员制作客户年度价格表备档。12 出口财务组负责审核信用证的条款；13 出口财务组下单时负责对以下的信息进行确认，并签署意见，不符合下单要求由出口部领导审核是否继续下单。131 负责审核形式发票（简称：PI）中的价格及条款；132 信用证是否需要修改；133 客户预付款是否到账；134 客户是否有逾期账款；135 客户的OA额度是否超额；136 1%免费配件是否超额（由售后服务组下单是控制）二）、发货审核职责21 出口财务组负责审核信用证的条款是否符合我公司的要求。22 出口财务组根据出货通知书开出销售订单，并负责在系统中维护相关数据。 23 审核销售订单是否符合出货的要求：231 信用证修改是否已全部完成并符合发货的要求；232 客户余款是否到账；233 客户是否有逾期账款；234 客户OA是否超额；235 1%免费配件是否超额。24 有以下不符合发货要求情况的处理方式： 241 信用证未修改或修改未按我公司的要求，要求客户出具保函，并经部门领导签名同意放行。 242 客户款或余款未到账需要发货，业务员必须提供出货申请经部门领导签名同意放行。 243客户有逾期未收款需要发货，业务员必须提供出货申请经部门领导签名同意放行。 三）、收款审核职责31 出口财务组负责于成品库下达出库数据后七个工作日内生成发票，交单/寄单后将到期日等信息维护到BAAN系统中。3 2出口财务组负责在信用证规定的时间内制作符合信用证要求的发票、装箱单、提单、产地证、证明、声明等单据，递交银行议付收款。33 出口财务组负责根据客户的要求制作所有的发票、装箱单、提单、产地证等单据寄往客户收款。 34 出口财务组负责于每月最后一日前将本月的所有发票交出口会计挂账，对因特殊情况不能及时交到出口会计挂账的发票，应以邮件形式提供该发票号码和金额给出口会计挂账人员。3 5 出口财务组负责每天制作客户逾期表通知业务员，业务员负责向客户催收货款并关注客户经营状况变化，一旦客户发生经营或财务状况恶化，立即以邮件形式通知出口部领导及财务组并暂停该客户发货。 三、内容1. 业务员应在出货通知单上注明结算方式，如果使用两种付款方式支付，必须注明使用比例或金额，开单员在开单时应将业务员的信息反映在销售订单上。2. 业务员应在开给客户的PI中注明加收/扣除的附件费用，如：利息、验货费、折扣等，出货通知单的备注栏注明加收或扣除项目和金额，出口部财务根据以上信息开出销售订单及出口发票。3. 对经财务组审核通过的销售订单，需要更改价格、加收或扣除费用的，应将销售订单交财务组审单员重新审核；对于发货后发现价格或其他费用异常的，单证员应立即跟踪解决，并调整相应的财务账4. 对财务组已审核通过的销售订单，若由于推迟发货等原因导致发货日期超过财务签署的有效期，需要退回重新审核。5. 凡是财务组审核通过的销售订单或调拨单，出口部取消原定发货计划或发货日期待定但在财务组审核通过后十五天后还没有安排发货的，开单员应将收回这张销售订单。 6对向客户收取的运费、保费、认证费、仓租等非货款费用，在费用产生的当月，业务员应通知单证员开具发票给出口会计挂账。如果在收到以上款项时，费用还没有支付，应在收到该款的当天，业务员以邮件方式通知出口会计负责收款和审单的人员关于此款的用途，并于费用实际支付的当月通知单证员开具发票给出口会计冲账。7为避免经济纠纷，客户货款如果通过第三方汇入我公司帐户，业务员必须通知汇款人出具第三方付款声明。附件一：图表 1出口订单审查表附件二：图表 2价格表本标准起草人：谭茵茵 审核人： 陈致安