美术馆档案管理制度.doc

美术馆档案管理制度 一、档案保密工作：、严格执行保密法，增强保密意识，严守党和国家机密，确保本馆档案的绝对安全。、建立健全档案保密组织，做到“三落实”，即领导落实、组织落实、人员落实。、对本馆的文件材料做到及时登记、及时传阅、及时催（承）办、及时收回，不积压，不错漏，不遗失，不泄密。、档案人员不准利用工作之便，擅自抄录、复制档案传递他人，不准与无关人员谈论档案秘密。二、档案利用工作：、本馆档案人员应熟悉室藏档案情况，主动了解本馆各项工作对利用档案的需要，积极做好利用工作。、本馆档案室应编制必要的检索工具，并根据利用工作的需要编写各种汇集材料。、凡本馆人员因工作需要查阅档案时，应办理登记手续，一般不得查阅与本人工作不对口带保密内容的档案。外单位人员查阅档案时，需出具单位证明，经领导同意方可查阅。、凡利用者应按规定办理手续，并填写档案借阅登记簿。在阅档、查档时，不准在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁及拆散档案，不得擅自将案卷带出本馆或转借他人。、要做好利用效果登记和信息反馈工作，掌握档案利用规律。三、档案统计和鉴定工作：、档案管理基本情况统计，主要有档案管理人员数量及素质状况、库房设备状况、档案保管情况等。、档案数量统计，主要有档案库存数、入库数、出库数以及库藏结构等。、档案提供利用及效果统计，主要有借阅人次、提供卷册数、档案利用率、查全率和利用效果情况等。、档案的统计应严格遵守有关部门的统计标准，按时按规定报送统计报表。、平时要做好档案的登记工作，统计数据均应以原始记录为依据，做到准确、科学。、对保管期满的档案，应组织鉴定小组进行鉴定，对确系失去保存价值的档案，应按有关规定，由鉴定小组提出销毁申请，经馆领导审批，并报市文化局、档案局备案，方能销毁。、销毁档案时要严格执行保密规定，指派两名以上负责人进行监销，并在销毁清册上签名。四、档案及文件传阅：、上级来文应先由档案员进行登记签收，并加盖专用章。、上级来文先有馆长传阅，后有各副馆长传阅，并签字。内容涉及到部门的可传阅到部门主任。、查阅后的文件应及时收回归档。五、档案立卷归档工作：、凡反映本馆工作活动，具有考查利用价值的文件材料以及与本馆业务工作有关的资料均属于归档范围。、保管期限分永久、长期和短期三种。长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下。、文书档案由档案员进行整理立卷，并在次年六月份前归档。、会计档案由财会人员按照会计档案要求，负责对凭证、账簿、报表等资料立卷装订成册，并负责保管二年，期满后移交档案室。、档案是本馆的宝贵财富，任何部门和个人不得以任何理由占为己有，必须向档案室移交。、归档的文件材料，必须完整、系统、成套、齐全。、归档的文件材料必须准确地反映本馆各项活动的真实情况和历史过程。、归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律，并签署完备。、归档的文件材料必须纸质优良，字迹耐久、工整清晰。、归档的文件材料应经过系统的整理和编目。、本馆文件材料的形成、积累、整理和归档工作，必须列入各部门的工作计划、职责范围和有关人员岗位责任制。、凡代表本馆外出参观学习、考察和参加各种会议的工作人员，需及时将所带回的文件材料交文书登记编号后，再借出使用。六、档案保管工作：、档案库房坚固，并有防盗、防光、防火、防潮、防尘、防虫等设施，库房内的温湿度应定期检查登记。、定期对档案保管状况进行全面检查，以保证档案的安全。、有效