ERP之分类帐定义.doc

财务分类帐定义闲扯大约10年前，我看到某ERP软件公司的产品宣传词,大概是这样的：“在制造业日益激烈的竞争中，您是否正为以下问题烦恼不已？ 生产周期过长； 库存过多，占用了大量资金；客户订单的经常变更；生产现场故障频繁；不能及时出货；经常加班加点，MRP物料需求跑的不准”,接下来列举起产品的好处,事至今天，居然还有公司使用这些陈词滥调做广告，忽悠都这么偷懒，也不整点有创意的东西。有几家公司就宣传就比较超前，明明去年听他说他公司连ERP一根毛还没整出来，今年他就跟着人家说ERP已死,应该玩ERP II,SOA,BPM。购销存都没整好就换名叫SCM了，分销系统也不怎的改成CRM了，MRP跑起来都从东却到西了，换了个新名词叫APS，明明就一个小OA换了一下界面和菜单现在叫协同管理，一个小固定资产模块现在却叫EAM，数据仓库DW做一个报表踢完一场足球结果才出来,现在人们管它叫商业智能BI，这就是老屠常说的那句换个马甲再来忽悠，此等把戏俺一看便知。忽悠客户的钱, 忽悠股民的钱,总之，忽悠到Money才是硬道理，故曰：管理软件行业无公理可言，一切可能皆可能假的，只有忽悠永远是真的。不要小看忽悠,绝对是一门深奥的学问，只要你注意观察，忽悠无处不在,深入人心。有个周末我陪LP去逛某商场，化妆品专柜前放着促销广告，一个少妇正泪流满面讲述她”凄惨“的经历，年纪开始大了，脸蛋不漂亮了，男朋友要甩她了，讲的真是如泣如诉，我立即想起了小时候看的电影，翻身做主的农民就是这样控诉万恶的旧社会的，LP看了流下了同情的眼泪，然后画面一转，该少妇自从用了某牌化妆品后立即年轻了十岁，按照她的说法，现在是大群男人们流着口水天天围着她转。 不要看我LP平时买把白菜买几棵葱都要跟卷起衬衫跟小贩讨价还价，看完这段广告后再也按捺不住了，从我口袋抓走一千多元立即买了一套。说句实在话，虽然我这人平时一向不大讲究比较”邋遢“，看了电视那婆娘的小脸蛋瞬间从布满斑点到白嫩如藕，我都想买套试试。晚饭后，我听见一声凄厉的惨叫从卫生间传来，LP捂着脸恨恨地说：什么破产品，我脸上都起红点了，肯定是假冒伪劣产品。我凑过去捏了一下LP的脸蛋，然后欣喜地安慰她：LP大人，恭喜你，脸蛋还是真的呢，耶！ 瞎扯完毕，说说财务模块的分类帐概念，步骤如下：第一步：定义分类帐图1-1234:定义分帐配置包括建立分类帐,定义各分类帐货币,在公司代码层激活非主导分类帐和定义分类帐组。图1-56:选择图1-1定义分类帐按纽，可看到系统默认分类帐0L的“主导”（即所谓的Leading Ledger）标志被选上，在系统初，你可以更改主导帐为自定义帐也可直接使用0L，这都不是问题。 在新总帐中，系统似乎倾向于将以前的诸如SPL，利润中心Ledger 8A，FI-CO统驭Ledger 3A，COGS Ledger 0F都合并，我们知道，如果Ledger越多，要保证数据的一致性的代价就越高，相信大家都可能为FI和CO，FI了利润中心数据不一致而困惑过。财务模块Leading Ledger必须且只能有一个，如果需要可以定义多个非Leading Ledger，图1-6我定义了一个Leading Ledger分类帐ST。第二步：定义主要分类帐货币（Tcode：OB22）由于ERP定位在各种组织结构复杂的跨国集团业务上,为了满足各个国家对货币的法规的要求，系统提供了非常灵活的货币处理，允许同时使用三种货币作为记帐和结算的本位币,这样可以满足集团各国业务需求，集团同一评估的法定要求，对恶性通货膨胀国家业务的重新评估需求，全球各第不同类型的税收折旧等种种需求，在“货币类型和平行评估”就ERP货币设计做了详细描述，此处就不再细述。如图2，在旧版本中，一般只定义一个附加本位币，如果需要定义第三本位币，因为财务科目汇总余额表GLT0的局限，增加第三本位货币步骤分3步：OY01：为指定高通货膨胀国家定义物价指数货币（索引货币，系统预设货币类型50）和硬通货货币（货币类型40）。现假定一中美合资企业，本位币为10，CNY，控制范围货币使用30，也是CNY，需要使用平行货币USD记录固定资产购置值和折旧,所以启动通货货币货币类型40,并设置货币为USD。OB22：如图2，现假定一中美合资企业，本位币为10，CNY（一般人们似乎更喜欢用RMB），控制范围货币使用30，也是CNY，第三本位币为硬通货，货币类型40，币别USD。OBS2：使用GLT0表为第3本位币定义一套帐，因为在旧版设计中，GLT0只有TSL01-TSL16,HSL01-HSL16,KSL01-KSL16分别对应到凭证货币/本位币/集团货币1-16期间的科目余额，在新总帐中这步已经不再需要，甚至可以停止使用Old table GLT0而使用新的汇总表FAGLFLEXT。 如果你使用了第3本位货币并且OBS2了一个帐注意相关法定报表取数时一定要选择Ledger 0，因为GLT0包含了两个Ledger的数。新版本只要前两步就可以定义3个并行的本位币。第三步 定义并激活非主导分类帐每个公司代码必定在主导帐中记帐，你还可为公司代码设置非主导帐，如图3，将Ledger ST分配给公司代码1000，9998，在非主导帐中也可为每个公司最多也可设置3个本位币，前提是这些本位币在OB22中已为公司设置了，如果你集团中有多个公司代码，并非所有的公司代码都非得要一个非主导帐，图3-23：作为测试目的，注意公司代码9998使用了会计年度变式24而非K4，是这样的，分两种情况：I.公司代码1000的主导帐和非主导帐使用同样的会计年度变式24，此时不需要再为Ledger ST定义凭证类型和编号范围，Ledger 0L和Ledger ST的总帐视图和条目视图都保持一致。 实际上是，如果这样，除非你想在Ledger ST中调帐（这是个好注意？数据量Double），类似Copy法定帐Ledger 0L一份出来瞎整，否则没有必要为1000再定义一个非主导帐，因为两者数据完全一致。II.公司代码9998的分类分类帐 ST 与公司代码 9998 中主分类帐0L有不同的会计年度变式,所以必须在总分类帐视图中定义总分类帐编号的个别凭证编号，如图4。这种业务是经常发生的，一个设置在中国的中美合资企业，中方使用自然年月做会计年度，美方则使用例如445期间，此时设两套帐分别使用不同期间变式，实际上此时Ledger ST就类似以前的SPL，更详细请参考第八章 特别目的总帐。图4-12：为Ledger ST定义总帐视图的凭证类型和凭证编号,比如SA可采用和Ledger 0不同的编号。图4-34:BELNR财务凭证0100000001在Ledger ST/0L分别对应到凭证DOCNR为90000001/0100000001。图4-5:在新总帐中,始终使用版本 001（而非版本0） 过帐各模块中的实际数据。 这似乎延续了SPL的做法，GCVI定义SPL实际版本就是1（GCVP则可定义SPL计划版本）。缺点：在分配非主导帐给公司代码时似乎失去了以前SPL的灵活性，图5是SPL的一个Tcode：GCL2将分类帐分配给公司代码的一个截图，SPL Z1除了分给公司代码外，还可分配作业，作业就是业务交易，在此书中已经N次提过这东西，比如我可设置只是FI过帐业务RFBU才过帐到特别分类帐Z1，如果企业确实有将某些交易数据在SPL做分析的BT需求，这是个很好的处理方法。第四步 定义分类帐组分类帐组定义不是必需的，当你建立一个分类帐时，系统自动建立一个同名的分类帐组，你可将几个分类帐集中在一组，比如可以方便共享一个会计政策，便于分析等，你需要在分类帐组中将主分类帐设置为典型分类帐。 接下来深入讨论本节两个主题，分类帐浅谈和多本位币汇率转换问题。（1）分类帐浅谈怎么设计一个分类帐，我们需要那么多分类帐吗？需要整合分类帐吗？早些时候，国内有些软件系统喜欢为每个公司代码建立一个独立的帐套，当然分类帐和帐套是两个概念，人家各模块的组织架构基础打的就扎实，这种做法对于一个集团多个公司代码下的往来业务处理就非常不方便了，本人觉得这种思路实乃人为阉割系统。首先复习一下旧系统的几个Ledger 的汇总余额表,这些表可使用Tcode：SE11查看其结果。几个常见Ledger的Summary Table:GLT0: FI 法定Ledger 0 (只有业务范围字段,无利润中心和功能范围)GLPCT: Profit Center Ledger 8A(无业务范围)GLFUNCT:COGS Ledger 0F (无利润中心)GLT1: Local direct posting ledger L0(无利润中心)ECMCT：Consolidation Ledger 1C（合并帐）业务范围，利润中心这两个组织单元大家都很熟悉了，功能范围实际上类似辅助核算字段，用来区分期间费用性质。在一些项目中，人们启动了COGS Ledger 0F，启动了FI-CO统驭调整帐，使用了利润中心Ledger 8A，启动了ECCS使用合并帐1C，这些Ledger一般对应的DB table一般分实际行项目（A）/计划行项目(P)/汇总(T)3个表，如果你去查看上面几个表就会发现这些表结果惊人的相似，那么能否将这些帐整合在一起呢？如果这些帐不整合将用户可能不得不为各Ledger的数据一致性付出代价。业务场景：假设某企业新建了一个生产工厂,地方政府在一定年限内给予了新厂一定税收优惠,这样一个公司代码需要根据新旧厂出具两套报表,很自然想到将新旧工厂设置两个业务范围比如1000(新业务范围)和2000(旧业务范围)相对应,期末根据业务范围出具新旧厂两套报表。同时,假设新厂生产三个产品系列,对应利润中心1000X1/1000X2/1000X3,旧厂生产两个产品系列,对应利润中心2000J1/2000J2,公用的管理部门和销售部门同时为新旧工厂服务,相应的期间费用计入相应成本中心,假设不使用公用业务范围和公用利润中心,而是给相应成本中心临时挂旧业务范围和其中一个利润中心2000/2000J1,期末再将期间费用在业务范围+利润中心做分配分摊。处理方法：如何进行分配呢？如果你使用的是旧的版本，你就会发现很难处理以上问题，直接才法定Ledger 0中处理吗？不合适。在利润中心Ledger 8A中做分配分摊吧（Tcode：4KE1/3KE1），没有业务范围, Ledger 0F和Ledger L0中分配分摊（Tcode：GA31/GA11）又没有利润中心,那怎么办呢？自然想到一个解决方法，就是自建一个SPL同时包含业务范围和利润中心组织单元。相关Tcode：GCIQ|GCIN:定义表组, 同时包含业务范围和利润中心的数据GCL1|GCL2|GCL2:建立修改显示特别目的分类帐GCIQ：快速建立特别目的分类帐建立特别目的分类帐包括定义表组,即定义保存特别目的分类帐数据的相关套表,然后新建一个帐并分配表,详细请参考第八章 特别目的总帐。图6是Tcode：GCIQ定义表组ZSZSPL的一个截图,选图6-3“插入字段”增加利润中心字段ZZPRCTR，特别注意一点，你一定要选择图6-4标志，这表示利润中心可作为分配分摊发送方，否则利润中心不会作为发送方出现，系统就是这样,一环扣一环,如果你在GCIQ选择表格安装,还会产生Report Painter的Report Write Table(Check With Tcode:GRCT),所以有的人说系统博大精深,反正俺杀猪出身,虽未年老色衰倒也年富力强,有几斤力气,一刀直溜溜到底。接下来Tcode:GCL1建立SPL Ledger ZZ,并将表组ZSZSPL的Summary table ZSZSPLT分配给它.现在你就可以使用GCA6/ GCA1选定表组ZSZSPL将业务范围和利润中心设置为分配反摊的发送方了。分配字段选择/建立分配（Tcode：GCA6|GA11）分摊字段选择/建立分摊（Tcode：GCA1| GA11）图7左边是GCA6定义分配字段的画面,新建按钮将利润中心字段RZZPRCTR(注意又多了一个R首字母,还有一个SZZPRCTR开头的,R-Receiver?S-Sender?反正你都试试)的发送和接受方都设置为可选, 则GA31为SPL ledger ZZ建立一个分配循环时间则发送和接受方都出现了利润中心,如图7-45。Ok,上面的将期间费用在业务范围+利润中心分配分摊问题解决了，留下几点思考：(1) .如果我使用了SPL Ledger ZZ,都包含了利润中心了, 还要浪费硬盘资源去启动利润中心模块和其Ledger 8A吗?(2) .如果废除Ledger 8A,如何保证Ledger ZZ的业务范围和利润中心准确,特别是对APAR类科目,在旧版本中,据说很多干FICO革命工作的弟兄都深受F.5D|F.5E|1KEK的折磨。(3).是否依旧需要各种特殊目的分类帐，比如COGSLedger ，如果你不是硬盘厂商派来的卧底消耗企业服务器硬盘的，就可以考虑抛弃这些Ledger。(4).我们是否能从以上得出如何设计合适的财务帐套的一些启发,比如将业务范围,利润中心等组织单元包含在财务帐表中就不仅仅能根据公司代码出具报表了。 为什么中国人总搞不出优秀的管理软件？屠夫答曰：挑选的是一群得财兼币的人，有关部门大力支吃，项目随便检查宴收，何以出好产品？ 想到前些时候的上海交通大学的汉芯事件，汉芯技术负责人陈进涉嫌骗取国家巨额研发资金，上海交大汉芯科技有限公司居然还发表郑重申明声称汉芯系列芯片是汉芯团队全体成员经过长期地艰苦努力，逐步累积建立起来的具有自主知识产权的科研成果，经过多名院士级的“专家”审批，陈同学最后受到一定处理，好象是废除了其教授职称什么的，此乃大骗也，本人觉得应该移送司法机关处理追究其刑事责任，并且，要彻底查究到底是哪批WBD去检查该项目的，嘿嘿，估计要挖出一大片学霸， 不过话又说回来，中国领着什么专家头衔的骗子还少吗？图8中显现新总帐中原则上可以将EC-PCA利润中心,FI-SL,COGS 0F,Cons. Ledger 1C,FICO 统驭Ledger 3A整合,图8中为这些Ledger划了斜线。将这些Ledger合并在一个新Ledger中,理论上来讲，在节省空间,提