招聘行政助理注意事项

1 / 9 招聘行政助理注意事项 经典试题： 一、请写出企业常用的公文文种？（ 5 分） 二、就你的理解行政工作应包括哪些内容？如何才能做好这项工作？（ 15 分） 三、公司将于下个月十五日召开半年总结会，由你来承办，请制作一份行事历（即需要做什么，由谁来做，何时完成）。公司组织机构如下：市场营销部、产品研发部、行政人事部、财务部。（ 15 分） 四、请拟一份关于国庆节放假的通知。（ 5 分） 五、你认为 5 分） 六、公司老 总在例会说： “ 上个月公司的电费开支很大，有一些浪费，大家要注意一下。 ” 你对此种情形如何办理？（ 10 分） 七、公司拟办一份公司的内刊，以调动大家工作热情，你将如何办理？（ 10 分） 八、从行政方面控制公司日常的成本，你觉得从哪几个方面入手？（ 10 分） 九、就一般的企业而言，如何进行档案的分类？（ 10分） 十、公司的上级主管于明天到公司考察参观，你觉得2 / 9 需要做哪些方面的准备工作。（ 15 分 ) 参考答案： 一、请写出企业常用的公文文种？（ 5 分）（考察对公文的一 般理解）企业常用的公文文种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 1条例。条例可用于组织制定规范的工作、活动和行为的规章制度。 2规定。可作为内部规章制度的名称。用于对特定范围内的工作和事务作出规定，如确立活动规则，提出处理问题的准则与规程，明确有关单位或人员的权利、义务、责任，对其他法律、法规和规章的内容予以补充等。 3命令。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。4指示。适用于对下级机关布置工作，提出开展工作 的原则和要求。 5决定。适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 6、决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。 7意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。8批复。用于答复下级机关的请示事项。 9通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。实践中常用于：总结推广先进典型的经验；褒扬先进模范事迹；总结并要求借鉴吸取具有较普遍借鉴意义的各种教训；批评具有一定典型性的错误思想、错误观念、错误做法、错误行为；3 / 9 告知性质重要、涉及面较宽的事物的动 态、动向。 10通知。适用于批转有关下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文波布规范性公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。 11公告。用于地位较高、影响较大的机关向国内外公开宣布重要事项或法定事项。 12公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。其具体适用范围与公告基本相同。 13通告、用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 14请示。用于向上级机关请求指示或批准。实践中主要用于：请求上级明确有关方针、政策或要求；请求上级指示处置重大问题或因无原则规定难以 处理的问题的原则与方法；请求上级允许根据具体情况变通处理有关问题；请求上级协调与有关方面的复杂矛盾关系；请求上级分配任务、布置工作；请求上级核准编制、经费；请求上级审批工作计划和其他方案；请求上级任免有关干部；请求上级审定有关项目；请求上级审查批准本矾关制定的共需由上级机关审批后方能生效的重要规范性公文；请求上级批准按规定必须履行审批程序的其他事项等。 15报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。实践中常具体用于：向上级反映工作的进展情况；反映工作中出现的有关情况、动向或问题； 汇报有关政策法令或指示的执行情况和有关任务的完成情况；提出纠正有关偏向的具体意见和建议；提出转发公4 / 9 文的建议；答复上级的询问；检讨工作中的错误；依照报告制度的规定汇报各方面的综合情况及工作计划；将有关事项或公文报送上级机关备案等。 16函。用于部门之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 于记载和传达会议情况与议定事项。 二、就你的理解行政工作应包括哪些内容？如何才能做好这项工作？（ 15 分）（考察行政工作的整体感觉）都说管过行政的人做老板时有资本，从此话可 以看出行政工作的重要性与全面性，行政工作贯穿整个企业的运作。行政部门的特点是服务，它不同于生产，凡非生产性质以外的所有事务都应该属于行政后勤性质，包括：宿舍管理、员工劳保与福利、饭堂管理、环境卫生、车辆管理、海关事务、保安工作、水电管理、设施设备及对外办公（政府、公益等等） 1、日常事务工作（文字录入、复印、打印、整理会议纪要、人员接待、电话接待、采购、发放办公用品）；档案合同工作。 2、拟定相关公文；协助直属领导策划员工活动及组织会议、活动； 3、协助直属领导企业文化建设，草拟、修改相关制度； 4、公 司办公场地绿化；办公场地清洁、环境维护。 5、劳动纪律监督、行政费用统计及核算。 6、后勤支持性服务（办公设备维修维护、名片印制、定餐等） 7、有关政府政策及信息、行业信息的收集 三、公司将于下个月十五日召开半年总结会，由你来5 / 9 承办，请制作一份行事历（即需要做什么，由谁来做，何时完成）。公司组织机构如下：市场营销部、产品研发部、行政人事部、财务部。（ 15 分）（考察组织及协调能力）策划方案由行政助理草拟。 1、说 明这次会议的目的； 2、落实开会时间、地点，主要与直属领导协商确定； 3、确定与会人员；4、落实会议主持，与领导协商确定； 5、确定会议议程，与领导协商确定。其它，场地布置，会议中服务。 部门准备资料市场营销部年初至今的销售数据、客户资料、客户投诉与建议、售出品跟踪记录、下半年计划 产品研发部开发产品的资料、跟踪报据、不良点、不良点改进报告与档案、下半年计划行政人事部人员流动分析与统计、人力成本报告、工伤报告、劳保情况报告、保安工作、后勤开支及员工建议反馈、合同等 财务部 半年度固定 资产、成本核算、工资状况、盈亏报告四、请拟一份关于国庆节放假的通知。（ 5 分）（考察公文格式）通知 公司各部门：今年国庆节放假 7 天，时间为 9 月 30日至 6 日。其中 1 日、 2 日、 3 日为法定假日，将 9 月 30 日（星期六）公休日调至 10 月 4 日（星期三）； 10 月 1 日既是（星期日）公休日又是法定假日调至 10 月 5 日（星期四）、10 月 6 日（星期五）， 10 月 7 日正常上班。节日前各部门要做好节前清洁、安全工作；节日期间，各部门人员注意个人6 / 9 安全。最后祝各部门人员节日快乐！ 限公司二 00 六年九月二十八日 五 、你认为 5 分） （考察对行业特性的理解） 1、需要必要的加班与支持 ;2、主动性有别于其他行业 ;3、行政服务性较为突出 ;4、需要了解一些行业的知识 ;5、较强的语言表达艺术。 六、公司老总在例会说： “ 上个月公司的电费开支很大，有一些浪费，大家要注意一下。 ” 你对此种情形如何办理？（ 10 分）（考察工作的主动性及细致程度）对进几个月的用电开支进行比较，对上月用电情况进行了解，分析情况，然后根据相应的情况，如果实在是有浪费的情况可以制定一些带约束条例的通知，制作 宣传等等。 先出一份通知，然后在每周各部门例会上花几分钟时间给大家强调一下。同时要从自我做起，平时节约用电，并且在日常工作中，看到有浪费的情况下，友情提醒并主动去完成。比如天气不热的时候将有人将空调打开。这里给大家说一下，天气很好，现在可以不用启动空调，我先关闭了。可以说一些细节如：计算机如长时间不用关机，空调下班后关闭，下班后热水器关闭，中午休息时关灯等均可。 七、公司拟办一份公司的内刊，以调动大家工作热情，你将如何办理？（ 10 分） 7 / 9 1、草拟办刊方案，如名称，内容、板块设计等 。 2、费用预算。 3、征求领导意见。 3、员工意见征集。 4、根据领导和同事的建议对办刊方案进行合理修改。 在管理学来说，员工参与目标的制定（即参与活动）这样出来的效果是最好的，因此，我认为可以先以征稿的形式在公司内发布，让员工一起来出谋划策，让他们说说，怎样他们才会有工作热情，然后根据大家交上来的稿子，分析、筛选有用的信息，再根据大家所提出来的来满足与要求，这样子的效果我想会比较好八、从行政方面控制公司日常的成本，你觉得从哪几个方面入手？（ 10 分）控制公司日常成本，应从以下几方面入手： 1、复印、打印控 制。 2、办公用品购买成本控制。 3、办公用品领用控制。 4、办公用品使用情况控制。 5、水电费用控制。 6、办公电话费用控制。 7、会议和活动组织成本控制。 8、定期向公司全体成员宣传节约意识九、就一般的企业而言，如何进行档案的分类？（ 10 分）两大类：内部档案与外部档案内部档案有：一、文书档案 :（ 1）党群工作类 :党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；（ 2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等（ 3）经营管理类：经营决策、计划工作、 财务管理、物资管理、企业管理等（ 4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科8 / 9 技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等二、科技档案（ 1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等（ 2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等（ 3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等（ 4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等三、财务档案会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。四、人事档案职工的招聘、履历、培训等五、电子档案计算机