《高效时间管理》PPT课件.ppt

温馨提示 安全：逃生路线！身处四楼，前后门对应有楼梯。 纪律：手机静音，有急事在课室外接打电话。迟到，早退早退每人次小组扣3分。旷课扣15分。 培训人数： 人，共 4组。,第一项：选组长，起组名！ 第二项：制作名片，不要职称。只写名字。组长请将“组长”二字写在名字后。 第三项：计分规则。 3.1问题抢答，每回答一题，得一张扑克牌。若一题有多项答案，补答可得一张扑克牌。 3.2小组讨论，最先将结论挂在白板上的得两张扑克牌。抢先解答者得4张扑克牌，依次递减！超时者不得扑克牌。 3.3扑克牌不分大小，每张一分！各小组整体计分，得分最高组每人可获纪念品一份。得分第二小组可推选最佳个人一名，可获得纪念品一份！ 第三项：本课件不发放至学员，但每个学员必须在培训后六日内提交作业（不少于300字）至组长。必须手写！再由组长转交人力资源部！,高效时间管理,主讲：唐先锋 20150908,成就卓越,认识时间管理 时间管理的陷阱 时间管理的方法阶梯图,时间管理,一. 认识时间管理,供给毫无弹性 无法蓄积 无法替代 无法失而复得,1.1 时间的特性,1.2 什么是“时间”,从过去通过现在到将来， 连续发生的，各种事件的“过程”。,一、不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。 决定该做什么 决定什么事情不该做。 二、不是完全的掌控，而是降低变动性。 时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。,1.3 什么是“时间管理”,1.4 时间管理的好处,花费较少的时间就能把事情办好 取得更好的工作成果 承受较少的身心压力 从工作中获得更大的满足 更好地达到事业目标和人生目标 ,大块时间 首要时间 零碎时间 固定时间 安静时间 弹性时间 交通时间,1.5 时间的运用,1.6 时间的划分不同事务,工作或学习时间 休闲时间 家庭时间 个人时间 思考时间,无形价值 有形价值,1.7 时间的价值,1.8 时间管理的目的,产生效果，是确定的期待结果； 提高效率，是用最小的代价或花费所获得的结果； 达到效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。,1.9 各层级时间分布的不同,猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 “反正时间还早”拖延 不速之客 会议病 文件满桌病 事必躬亲,二.时间管理的陷阱,2.1 猪八戒踩西瓜皮,没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直”,2.2 不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝,2.3“反正时间还早”,工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱是如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,拖延,拖延商数测验,为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 为使困难的工作能被执行，对执行者加压力是必须的。 我经常采取折中办法以避免或延缓不愉快的事或困难的工作。 我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰和危机。 当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直接答复。 我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 我经常将重要的工作安排在下午处理，或者带回家，以便在夜晚或者周末来处理。 我已过分疲劳（过分紧张、过分泄气或者过分受抑制时）以致无法处理所面对的困难任务。 在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。,2.4 不速之客,没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志地工作。,2.5 会议病,基于合群的愿望而聚会倾谈 为符合传统 为推卸责任 没有勇气，逃避指出个别员工之错误 无效的会议不断重复,2.6 文件满桌病,安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好,2.7 事必躬亲,担心部属做错 安全感 不愿放弃得心应手的工作 找不到可授权的下属,1.现场讨论五分钟。结论写于纸上并悬挂于白板处！ 2.分享！ 3.结论：,如何应对时间管理陷阱,阶梯图,三.时间管理方法,正确目标的价值,目标刺激我们奋勇向前 有目标才会有结果 目标引导我们发挥潜能,3.1明确目标,拟订目标的原则：,原则一：符合自己的价值观 价值观： 是我们想和做的基本原则，是进行时间安排的最基本的因素 健康、事业、人际关系、金钱 原则二：了解自己目前的状况 原则三：制定目标的SMART原则,3.1明确目标,3.1明确目标,设定目标的步骤,目标金字塔,3.1明确目标,课题：描述我未来一月的工作或生活目标及如何实现？,1.现场讨论五分钟。结论写于纸上并悬挂于白板处！ 2.分享！ 3.结论：,事项重要性分类,紧 急,不重要,不紧急,重 要,突发紧急情况 限期将至的赶工 补做遗漏的事情 加急文件的传达,准备事项、预防工作 价值观的澄清 计划 关系的建立 真正的休闲充电,现场管理造成干扰的事、电话、信件、报告 并不重要的急事 例行会议 许多凑热闹的活动,细琐、忙碌的工作 无关紧要的电话、信件 浪费时间的事 “逃避性”活动 看太多的电视,3.2分清轻重缓急,衡量任务重要性的三个标准,3.2分清轻重缓急,1. 我在压力之下表现最好。 （ ） 2. 我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（ ） 3. 我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。 （ ） 4. 我休息时会觉得不安。 （ ） 5. 我似乎永远在赶时间。 （ ） 6. 我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。 （ ） 7. 我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。 （ ） 8. 我在做一件事时常会想到另一件事。 （ ） 9. 我处理危机时表现最好。 （ ） 10. 处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（ ） 11. 我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。 （ ） 12. 当我为了处理突发状况,必须取消约会或中途离开,我认为别人应该能谅解。（） 13. 我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。 （ ） 14. 我常边工作边吃饭。 （ ） 15. 我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 16. 一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（ ）,3.2 分清工作的轻重缓急急迫性指数测验,如果不能有效分配事件,紧 急,不重要,不紧急,重 要,筋疲力尽 危机管理 长期处于压力下 没有时间 总要寻求支持,愿景 / 平衡 纪律 / 控制 少一些危机 进一步的发展 走向成功,无法有责任感 依赖于他人或组织 会很快失业 停滞不前 失败 没有好朋友,只按短期目标行事 危机管理/经常变化 认为计划,目标无意义 关系很浅或破裂 觉得自己是受害者 做事无成效,3.2分清轻重缓急,优先事件管理矩阵,迅速反应优先处理 马上做,给予充分重视 定期用时间来计划实施,需尽快解决，但可以交由他人处理 有效授权,既不重要 也不紧急 授权/降低标准/放弃,3.2分清轻重缓急,学会说“NO！”,耐心倾听 如无法当场决定则要告诉他你要考虑多久 显示慎重 表情应和颜悦色，但态度坚定 指出拒绝的理由，拒绝的是所托之事而不是他 如有可能为他提供其他可行途径 切忌透过第三者来拒绝,3.2分清轻重缓急,如何对付不速之客,定期与下属会面 授权别人对约会事宜作初步之安排（如有秘书） 不要采取无条件的“门户开放政策” 预留灵活时间 在办公室外接见外界不速之客 站立会客 控制会谈时间 宁可提早上班，但不要延迟下班,3.2分清轻重缓急,授权的定义-上级委派给下属一定权力，使他们在一定的监督下完成所委派的任务 实质-通过权力的转移（高层中层基层操作人员），实现上级时间的节省 目的-管理者把理性的工作交给别人去做，从而省下时间去做更重要的事 好处-不但省时，还使团队内每个人感到受重视，增强责任心，组织更有活力。,授权是时间管理的重要途径,有效授权,3.2分清轻重缓急,确定授权内容的步骤,3.2分清轻重缓急,应该授权的事看着象限,必须授权,应该授权,不应该授权,授权风险低 经常重复 下属做会更好 下属能够做的更好 马上就可以分配给别人做的事情,刚任职不完全具备能力 从来没做过 授权风险大，但有控制点 花一点时间训练，就可以分配下去,需要身份的 制定工作标准，设定工作目标 重大决策 信息披露有限制的 不能授权的工作 1、与领导接触和沟通的事情； 2、跨部门协调的事情,3.2分清轻重缓急,年计划活动计划表,3.3制定计划,周计划工作安排,第 周,3.3 制定计划,每日工作计划表,9月9日（星期三）,8:00-9:00,9:00-10:00,10:00-11:00,11:00-12:00,12:00-13:30,13:30-14:30,14:30-15:30,15:30-16:30,16:30-17:30,17:30-18:00,18:00-20:00,Evening,优先事件,3.3制定计划,规划你的时间,时间规划基本原则:60:20:20,3.3制定计划,我希望在这一年过去以后得到什么？ 除此以外这一年中还有哪些事情需要我花费时间 我必须做哪些事情？这些事情必须在什么时候完成？ 这一年中有哪几个关键的任务？ 我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？ 预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？ 今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？ 今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？,作业：对未来的一年进行规划,注意点：,首先安排固定项目 根据你的生物钟安排时间 把较大的任务分割成易于控制的小块 充分利用零碎时间 为每件事情设定明确的起止时间 留出休息和娱乐时间 留出机动时间，不要把所有的时间都填满,克服拖延,不要把难事往后拖 不要把不喜欢的事往后拖 不要把喜欢的事做过了头,工作细分 自律 防范于未然,3.4 立即行动,只有行动才能靠近目标,使用更好的工具工作 提升您工作的熟练度 运用既有的情报、经验,3.4 立即行动,清晨六问： 1.我今天的目标是什么？ 2.我的核心大目标是什么？ 3.我今天最重要的3件事是什么？ 4.我今天准备学到哪些方面的新东西？ 5.我今天准备在哪些方面进步一点点？ 6.我