船舶产品合同评审程序.doc

SF-QP-7201 船舶产品合同评审程序 版本号：2.0泰州三福船舶工程有限公司编制日期审核日期批准日期文件号SF-QP-7201版本号2.0船舶产品合同评审程序受控文本 是 否发放编号：文件持有人：船舶产品合同评审程序受控文本 是 否发放编号：文件持有人：NO.更改章节更改日期申请单编号更改的主要内容船舶产品合同评审程序1. 目的本程序规定了对船舶产品合同评审，决策活动的职责、实施步骤及要求，以便正确理解顾客的要求及分析公司的能力（包括公司通过努力能达到的能力），避免由于这些要求的不满足所带来的风险和责任。以及在合同执行过程中，对本公司及顾客提出修改合同要求的评审、技术文件修改及发放的职责、实施步骤及要求，以便尽可能做到既能足本公司及顾客提出的修改要求，又不影响合同的完成及利益不受损害。2. 使用范围本程序适用于本公司承接的所有项目、合同、订单的评审、决策及下达。以及在执行所有合同过程中对本公司及顾客提出的修改意见的评审及下达。3. 职责3.1.1经营部负责了解、分析市场信息/行情，收集产品信息及客户要求。针对客户提供的技术资料，进行初步报价及还盘。3.1.2经营部负责对于产品所含设备及材料进行询价和分析。3.1.3经营部制定报价成本分析。3.1.4 经营部确定意向客户及订单，提出合同评审要求。3.1.5经营部负责商务及合同谈判，包括厂商表的制定。3.1.6经营部负责全面了解合同修改的意见，组织、协调对合同修改要求的评审工作及商务谈判。3.1.7 经营部负责评审修改要求所需材料、设备对执行合同的影响。3.2.1技术部负责对经营部提出的意向项目的产品要求进行工艺技术能力进行分析、审核。3.2.2技术部负责评审修改要求在技术方面对执行合同的影响，并制订修改技术文件、图纸及信息传递。3.3.1生产部制造部负责对我公司产品交货能力及生产设备能力的分析、审核。3.3.2生产部制造部负责评审修改要求对生产进度的影响。3.4质管部负责我公司对特殊检验和试验能力的审核。3.5财务部负责我公司还款保函及融资能力的审核。4. 定义4.1一般项目：指合同金额小于500200万美金项目以及后续建造的机动船。4.2重大项目：指合同金额大于500200万美金的项目以及新承接的机动船舶。4.3合同修改：指对商务合同及其附件的修改包括对合同技术规格书的修改。4.4一般修改项目：指对交船期影响不大，技术上、生产上执行没有难度的修改项目。4.5 重大修改项目：指对交船期影响较大，技术上、生产上对执行有难度的的修改项目。5. 实施步骤5.1理解产品信息5.1.1经营部可直接向参观我公司的顾客了解产品信息或者通过电话、传真、网络等渠道与顾客联络，了解产品供求信息，分析市场行情。5.2分析顾客要求5.2.1经营部与技术部共同对所接合同订单进行合同背景的了解，以及分析合同中产品的主要技术参数、特殊检验和试验、主要原材料及设备的要求和交货要求。5.2.2如有要求不明确的地方，由经营部、技术部与顾客联系直至完全明确。5.3公司能力的评审5.3.1一般项目的评审由经营部组织各部门对顾客的要求进行分析评审。评审结论填入合同评审报告（格式：SF-QR-7201-01），由经营部领导签字确认。5.3.2重大项目的评审5.3.2.1经营部、技术部共同召集合同背景及顾客要求介绍会。财务部、生产部制造部及质管部参加。参加会议的各部门会后应进行合同评审的准备工作。5.3.2.2评审准备工作（1）技术部：负责对顾客的技术要求及我公司的工艺技术能力进行审核；（2）生产部制造部：负责对我公司产品交货能力及生产设备能力的审核；（3）经营部：负责我公司采购能力的审核。（4）质管部：负责我公司对特殊检验和试验能力的审核；（6）财务部：负责我公司出具保函及贷款能力的审核。5.3.2.3由分管经营的副总经理召开评审会议，各有关部门发表意见。5.3.2.4如有交货期、材料、设备等需与顾客协调的问题，由经营部负责与顾客联系、协调，直至问题解决为止。5.3.2.5由经营部负责，各有关部门填写合同评审报告。5.4是否签合同或参加投标的决策5.4.1一般项目：由分管经营的副总经理向总经理和董事长报备。5.4.2重大项目：由分管经营的副总经理向总经理和董事长报批。5.5合同签订5.5.1技术规格书由分管技术的总经理助理签字确认。5.5.2经营部负责与顾客进行商务谈判及顾客信誉度的评审。5.5.2.1商务谈判成功，由董事长或其授权代表正式签订合同，按规定核准签字生效。5.2.2.2商务谈判若不成功，则结束本次评审程序。5.6合同摘要的发放由经营部负责。要求在合同生效后15天发放相关部门。5.6.1合同的发放范围：合同正本1份，副本1份，合同摘要（中文）4份。经营部保存正、副本各一份，合同摘要发技术部、生产部制造部、质管部、财务部各一份。5.6.2合同摘要发放时应进行记录，记录表名称为合同信息传递登记表（SF-QR-7201-02）.。5.7合同修改及评审5.7.1公司各部门在收到客户、客户现场监造、船级社的修改要求，应立即转到技术部，技术部应有相应的登记、备案及反馈的制度以及文件、文档整理。5.7.2技术部接到修改申请后，应立即组织相关技术人员研究做出判断，如果是客户的理解问题，技术部必须作出澄清和解释，如果是无理要求可以直接拒绝，如果是以下情况的按以下程序处理：（1）如果是规范、规则要求的修改，直接转给经营部处理。经营部应按照合同要求通知客户，客户是接受修改还是有客户出面和船级社要求豁免。如果是强制修改无法豁免，经营部要和相关部门协商确定修改方案、计算费用、考虑由其引起的其他合同条款的变化（如交船期、船舶性能等），大的修改必须召开合同修改评审会。技术部负责评审修改要求在技术方面对执行合同的影响；生产部制造部负责评审修改要求对生产进度的影响；经营部负责评审修改要求所需材料、设备对执行合同的影响，并将评审结论填入合同修改评审表（格式：SF-QR-7201-03）。根据合同修改评审表由经营部和客户签订加减帐协议，并发合同修改通知单（格式：SF-QR-7201-04）给技术部，由技术部通知生产部制造部进行修改；（2）如果是客户超过合同、规格书要求的修改，直接转给经营部处理。经营部应按照合同和相关部门协商确定修改方案、计算费用、考虑由其引起的其他合同条款的变化（交船期、船舶性能等），大的修改必须召开合同修改评审会。技术部负责评审修改要求在技术方面对执行合同的影响；生产部制造部负责评审修改要求对生产进度的影响；经营部负责评审修改要求所需材料、设备对执行合同的影响，并将评审结论填入合同修改评审表。根据合同修改评审表由经营部和客户签订加减帐协议，并发合同修改通知单给技术部，由技术部通知生产部制造部组进行修改；（3）如果是由于设计需要、工艺缺陷引起的修改，由技术部自行处理。经技术部负责人签字的技术修改单可直接发给生产部制造部；（4）如果是小的修改，不涉及到设计、周期、成本的变化，且工程量不大的，项目总指挥或生产部制造部部长及以上领导批准就可以由技术部下发清单给生产部制造部。5.7.3技术部下发的修改通知单必须很明确的标明是哪一种性质的修改，对于（1）和（2）的修改必须有经营部部长或以上领导的签字同意，对与（3）的修改必须有技术部部长或以上领导的签字同意，对与（4）的修改必须有项目总指挥或生产部制造部部长及以上领导批准，生产部制造部如果发现修改通知单不符合要求可以拒绝接受。5.7.4根据5.7.2 （1）（2）经营部在收到技术部的修改申请后必须在一个月之内和客户商定，并通知技术部，如遇紧急情况必须当场处理，为不影响生产进度，可由经营部先签发合同修改通知单，由分管经营的副总经理或总经理批准后发放技术部，并在合同信息传递登记表上记录，在交船时与客户结清。5.7.5合同修改评审表应经分管经营的副总经理审批签字认可后方能生效。5.7.6技术部接到合同修改通知单，即按照产品图样、技术文件控制程序（SF-QP-4203）的要求进行修改技术文件或修改图纸，并填写技术修改通知单（格式：SF-QR4203-*），由部门领导审批、签字。行。5.7.9在船舶出厂后，对于顾客的修改要求，由经营部负责处理，详见服务控制程序（SF-QP-7508）。6.记录和保存SF-QR-7201-01合同评审报告SF-QR-7201-02合同信息传递登记表SF-QR-7201-03合同修改评审表SF-QR-7201-04合同修改通知单SF-QR-4203-04SF-QR-4203-*技术修改通知单本程序文件在实施过程中产生的文件、记录由经营部负责整理、标识和保存。记录名称保管部门保存期（1）报价书 经营部五年（2）合同经营部十年（3）经营部与顾客之间来往重要信函、传真等经营部十年（4）合同评审报告 (格式：SF-QR-7201-01)经营部十年（5）合同信息传递登记表 (格式：SF-QR-7201-02) 经营部五年（6）合同修改评审表（格式：SF-QR-7201-03）经营部五年（7）合同修改通知单（格式：SF-QR-7201-04）经营部五年（8）技术修改通知单（格式：SF-QR-4203-*）技术部五年7.支持性文件（1）SF-QP-4203产品图样、技术文件控制程序（SF-QP-4203）（2）SF-QP-7508服务控制程序 (SF-QP-7508 )（3）SF-WI-104-01合同管理制度 SF-WI-104-01格式号：SF-QR-7201-01合同评审报告 SF-QR-7201-01 合同编号：客户产品名称规格数量技术要求及工艺技术能力评审： 技术部部长签字：产品交货能力及生产设备能力评审： 生产制造部部长签字：特殊检验和试验能力评审：质管量部部长签字：保函及贷款能力评审： 成本部部长签字：采购能力及顾客信誉度的评审：经营部部长签字：评审结论：总经理（或总经理委托人）签字： 客户产品名称规格数量技术要求及工艺技术能力评审：技术部部长签字：产品交货能力及生产设备能力评审：生产部部长签字：特殊检验和试验能力评审：质管部部长签字：保函及贷款能力评审：财务部部长签字：采购能力及顾客信誉度的评审：经营部部长签字：评审结论：总经理（或总经理委托人）签字：合同信息传递登记表 格式号：SF-QR-7201-02合同信息传递登记表序号部 门文件持有人发放编号签收人发放日期备 注1生产部制造部2质管部3技术部4财务部 发放部门： 发放人： 日期： 合同修改评审表 格式号：SF-QR-7201-03合同编号船体号客户产品名称规格数量合同修改内容描述：技术要求及工艺技术能力评审：技术部部长签字：产品交货能力及生产设备能力评审： 生产部制造部部长签字：特殊检验和试验能力评审：质管部部长签字：保函及贷款能力评审：财务部部长签字：采购能力及顾客信誉度的评审： 经营部部长签字