部门工作总结.doc

南宁圣展酒店管理有限公司2007年采购部部门工作总结尊敬的公司领导： 2007年是酒店飞速发展的一年，2007年是酒店品质全面提升的一年，2007年也是酒店成功收获的又一年。在公司领导的直接关心指导和我部门全体员工的齐心努力下，比较出色地完成了07年的各项采购工作。回顾过去，总结经验，是为了更好地促进并完善下一年度的工作。现将我部门2007年全年的工作情况做个全面总结：一、2007年度我部门主要工作情况1、出色完成酒店日常所需物料的采购工作，如每天厨房日常所需物料、客房一次性用品采购、酒店其他部门临时需要购进琐碎物料等。2、继续补充采购A栋15楼21楼客房所需物料，如沙发、电脑、电视、墙纸、窗帘等等。3、圆满完成A栋新增（2229楼）所有设备的采购。4、参与到贺州汇豪汇会所及梧州样板房的筹备工作并完成其所有的物料采购（包括厨房设备、餐厅器皿、墙纸、沙发、餐桌、音箱、电脑、餐饮软件等），并在短时间内筹建起贺州会所的采购部，保证了会所各项采购工作的顺利开展。5、协助集团公司在新增客房交房前各项工程合同的跟进与对接（如合同的签订到拨款，催货，验收等）工作。6、完成上级领导临时交代的各项任务（如根据上级领导的指示，按时按质完成圣诞晚会、重大节日和临时会议的紧急物料采购）。7、在张总的直接领导下，初步建立起酒店采购制度并逐步规范采购流程及采购目标。8、完成对2006年以来酒店所有供货合同的整理与归档，并重新全面对所有供货商进行再次摸底调查与筛选。9、在张总的直接指示下，积极对整个酒店物料市场进行细致全面地调查，积极拓宽采购渠道，扩大采购视野。如07年中旬对广州的酒店物料市场进行全面细致的调查。二、工作中存在的不足1、与酒店其他部门的沟通不足造成工作的被动与滞后因采购部工作的性质，需要与酒店每个部门打交道，但往往因为双方之间沟通不够而造成采购不能及时到位或购买的东西不符合部门使用。如贺州会所筹建过程中，因与会所不能及时全面沟通，购买回来的厨房物料不适合下面使用，造成工作当中的被动与重复。另外与仓库之间的沟通尚存不足，在食品质量验收和物料库存数量等方面因双方沟通不足，时常造成工作的效率低下。2、不能全面融入到整个酒店财务体系当中这个不足影响是相当大的，比如，无法知晓酒店财务真实情况与部门先前没有采购计划的前提下，与供货商草签合同，经常造成到期付款时酒店却无法支付的情况，造成酒店信誉受损及日后采购工作的被动等。这不仅仅是部门之间的沟通问题，更是酒店制度上的不足，采购部应该与财务部紧密联系在一起，形成一种长期有效的沟通交底制度。如此在签定采购合同时，方能更准确的定位付款条件，减轻酒店财务的付款压力。也只有在知晓酒店财务的情况下，方能制定详细周密合理的采购计划，让采购工作更能有条不紊的进行。这既能缓解财务付款压力，又能维护酒店良好信誉。3、对既定的采购制度与流程不能真正执行到位。在张总的直接领导下，我部草拟了采购制度及规范了酒店采购流程。然而在实际执行过程中，却无法真正贯彻落实，既有部门执行力度不够，也有其他部门因惯性的工作思维而无法真正按照制度来办事，按照流程来走动。在酒店多次强调质量管理体系及工作流程是重中之重的2007年，显然，我们这一点做得不是很到位。4、没有明确详细合理的采购计划，缺乏对采购需求的科学分析。各部门申购物料随意性很大，经常是这部门刚采购了一台打印机，第二天又有那部门申购同样的设备。采购上没有制定合理的计划，很多采购都是临时性的，其结果是采购部门在疲于奔命地买东西，根本没有时间做更详细的市场调查，导致采购成本无法有效控制。同时也得不到其他部门的理解。5、不够注重长期供应商的关系管理无论集团还是酒店，采购中只注重谈判、比价、压价，缺乏从简单的买家卖家关系向战略合作伙伴关系转变，更没有从单方受益的观念转向双赢的角度来改变。一次性交易，一手交钱一手交货，货款两清各自走人，这种采购犹如市场买菜，其后果是售后服务没有保障，一但有质量问题，人都找不到。如果我们还是一味追求单赢，只想着让自己合适，长此以往，把自己的名声搞坏了，寻找合作伙伴的路也越来越窄。没有把采购工作提升到事关公司存亡的战略性高度来对待。供应商的选择评估标准应作为我们酒店企业整体战略中的一部分。我们酒店企业的管理者单纯地追求采购只要钱花的少就是好。我们酒店要推品牌，做连锁，以低成本来扩张和谋求更大的发展空间才是最重要的。采购不仅是后勤部门的小事，同时也会影响发展大局。6、部门虽采购战术运用灵活，但在战略方面欠缺规划。虽在采购工作当中战术运用灵活，为酒店节约了成本，但缺少一个与集团公司打造的国际化发展战略相匹配的采购规划。战略层次上不能真正与集团公司打造的国际圣展品牌同步。以上由于采购工作具有涉及到各个部门面广（涉及到酒店成本控制、财务以及客房、餐饮等生产和服务部门，还有外部众多的供应商、中间商），情况复杂，政策性，季节性和随机性强，要做好对采购工作的管理与控制，我们采购部门必须严抓好以上几个方面的采购、洽谈工作。 7、我们酒店企业的分散采购忽略了整体利益的最大化。最初的模式是由专职采购员或审价部执行统一的采购，现公司集团壮大了，许多子公司开始自行组织采购，特别是在实行了全面经营核算的集团公司里，子公司不满意统一采购，而自行采购的情况非常普遍。管理者认为相互间有制约是件好事，但实际上，降低了规模化采购带来的价格及售后服务优势，忽略了整体利益的最大化。其表象下的实质是公司内部门权力争夺，我们企业的管理者如果不在最初就予以严厉制止，其后果不仅是资源的浪费和人工成本的增加，还会给企业文化带来不利和影响。8、我们酒店企业缺乏有效的工具和信息平台进行采购跟踪、评估、分析和科学决策。究竟什么样的采购才是符合企业利益的？到底采购价格为多少才是合理的？在普遍存在采购阴影的大环境中怎样实施有效的监督检查？怎样才能事前控制而不是亡羊补牢？ 等等问题每天都在困惑着我们。其根本原因在于我们没有找到一个有效的工具进行采购的跟踪、评估、分析和科学决策。三、认真回顾、总结、整理07年的采购管理思路，采购管理体系中的不足， 08年是我们采购管理思路与管理体系要提升、要创新、要突破的一年 。1、07年我们传统的采购管理思路给我们采购管理中带来了无数次的重复工作，降低了我们采购的工作效率与工作质量。如；部门的采购申请单，付款单、供货商拿来的发票要求付款（报销单），等等审批流程一天十几次，每天浪费大量的人力、物力，都是在做无数次重复工作中消耗。08年我们必须从各个单项、款项、等等各个流程的整合重点转变，借助高新技术的基础来控制我们采购数据的流量，做到酒店内部数据的共享，寻找适合我们的采购管理软件，着手进行采购流程的管理与创新，如；采购管理软件与我们酒店各个消费点的软件是互联的，每次消费物品的相关数量，软件会根据消耗量而自动在采购管理体系中显示。同时，同样的数据还会通过自动传输到不同供货商的数据库中显示，供货商会根据我们酒店事先商定、设定好的供货量标准，及时给我们补充已耗用的物资。当我们收到供货商补充的物资后，我们的采购管理软件会在收货栏上有所显示，并在收到了原先和供货商商定的供货量时，自动通知财务系统支付货款。这样我们的整个采购流程体系，极大简化与缩短。2、08年我们采购部要建立健全在全国的各个采购网点通过供货商之间的商界洽谈，采购信息杂志，网络采购信息内容，国际、国内酒店物品会展信息及针对主要城市，去参展、去了解、去调查各个市场物资的经营命脉，进货