某国有企业合同管理办法范本(配套表格).doc

合同管理办法第一章 总 则第一条 为了加强 公司合同管理工作，维护企业的合法权益，促进企业经营活动健康发展，根据国家有关法律法规及上级有关规定，结合公司实际，制定本办法。第二条 本办法所称合同，是指公司及公司所属子公司在生产经营活动中，与各类经营者及个人签订的有关设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。劳动合同管理按有关规定执行。根据合同法和公司实际，本办法所称合同主要指：买卖合同（包括采购、销售、贸易合同）、建设工程合同（包括工程设计、勘测、施工、监理合同）、承揽合同（包括加工、定作、修理、复制、测试、检验合同）、技术合同（包括技术开发、转让、咨询和服务合同）、运输合同（包括客运、货运、多式联运合同）、居间合同（包括中介服务合同）、租赁合同、借款合同、融资租赁合同、仓储合同、委托合同及其他经营类合同。第三条 公司合同管理应遵循以下原则：1依法签订合同，确保合同合法；2严格审批程序，确保合同条款完备；3切实履行合同，提高合同的履约率；4及时处理合同纠纷，维护企业合法权益。第四条 公司合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理制度。1公司办公室负责全公司合同归口管理工作。公司各职能部门应当按照职责分工，加强对业务部门（单位）合同管理工作的业务指导。2公司法定代表人及其所属非法人单位负责人为本企业、单位合同管理的第一责任人，对公司的合同管理工作负总责；分管领导协助开展合同管理工作；归口部门负责加强合同归口管理；承办部门负责加强合同论证、起草、履行、变更、归档等工作，全程掌握合同动态信息并收集整理相关资料。4合同管理是企业管理的重要组成部分，各部门负责人和企业的法定代表人必须重视合同管理工作，加强领导，完善合同管理制度，建立行之有效的合同审查、签订程序和监管机制，不断提高合同管理水平。第五条 公司的办公室、计财、开发技术等部门有权依照各自的职责对签订的经济合同进行日常检查监督，有关部门（单位）应当给予支持配合。第六条 公司对各部门的合同管理工作进行定期检查和考核。第二章 合同管理机构及其职责第七条 公司设合同管理领导小组，是全公司合同管理的领导机构，由公司领导班子成员组成。其职责是：1全面领导公司合同管理工作，指导、监督公司合同管理部门及相关人员履行职责；2按照规定和程序对一定标的和类别的合同进行审查；3对公司合同管理工作进行监督和考核。第八条 公司设合同审查小组，由办公室、计财部、开发技术部、合同承办部门、法律顾问等有关人员组成，负责企业上报合同的初步审查工作。第九条 公司办公室是公司合同管理归口部门，对公司管内合同管理工作进行指导、监督和考核。其职责是：1宣传贯彻国家及上级有关合同管理的法律、法规和规定；2制定公司的合同管理办法，负责合同管理日常工作，审查合同，监督检查管内企业的合同管理情况；3掌握公司各部门（单位）的合同签订、履行状况，协助处理合同履行中的问题；建立公司的合同管理台帐，按上级要求及时汇总上报合同履行序时台账和合同统计报表；4对公司各部门（单位）的合同管理工作进行业务指导，组织对各部门（单位）合同管理人员的培训；5协助法律顾问处理有关法律事务。第十条 公司聘请职业律师担任本单位的法律顾问，法律顾问在合同管理中的职责是：1协助合同管理部门进行合同管理；2按照规定审查合同并提出法律意见；3为公司和各部门（单位）提供法律咨询服务；4熟悉公司及各部门（单位）合同的签订、履行情况，协助企业处理发生的法律纠纷，根据需要和公司及合同管理领导小组决定代理合同纠纷案件的法律诉讼活动。第十一条 公司各部门（单位）应当配备一名专职或兼职的合同管理员，负责本部门（单位）的合同管理工作。第十二条 合同管理员应具备一定的经营管理知识，并经过必要的法律知识培训。合同管理员职责是：1制定本部门（单位）的合同管理制度及有关规章制度，负责管理本部门（单位）的合同；2参与合同项目的论证、谈判、文本起草和签订，防止不合法、不完备的合同出现。3经常检查合同的履行情况，发现问题及时提出处理意见，必要时向公司合同管理部门报告；4管理合同专用章，建立合同专用章使用和合同管理台帐，妥善保管合同文本、资料，及时准确统计合同数据，定期向公司合同管理部门报告本部门（单位）合同管理情况及报送统计报表。5组织或参与公司合同纠纷的处理。合同管理员参与和进行的合同管理活动应有文字记录。第三章 合同主体义务和责任第十三条 公司法定代表人是合同管理的第一责任人，在合同签订、履行的过程中，必须高度负责、严格把关，其他合同管理人员应全程跟踪、监督，确保依约履行。第十四条 合同管理的第一责任人在合同签订、履行过程中承担如下的义务和责任：1保证合同公平、公正，重大合同经过可行性研究论证；2保证合同相对方的主体合格、资信可靠、有履约能力；3保证合同签订程序合规、内容合法完备； 4保证合同真实可信，无与对方或第三人恶意串通及弄虚作假欺瞒公司的情况；5保证无利用合同谋取个人私利，损害国家、企业和集体利益的情况;6保证公司的业务介绍信、合同专用章、公章或盖章的空白合同书等管理到位，无外借外流情况；第十五条 合同管理第一责任人及相关人员因疏于职守或管理失误造成损失的，按规定考核部门和企业，同时根据损失情况追究相关责任人的经济、行政和法律责任。第四章 合同签订第十六条 签订合同应当遵守国家法律、法规和政策，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。第十七条 签订合同前，应详尽了解对方的主体资格、资信情况、履约能力是否真实可靠，必要时要求对方提供担保。第十八条 签订合同应由公司法定代表人或由其委托授权的代理人签署盖章，除此之外任何人无权签约。企业法定代表人或授权代理人签约时应亲笔签名，不得用私章代替。合同文本中的合同专用章必须与企业名称相符。第十九条 签订合同，除能即时清结外，都必须采取书面形式，当面签订合同。合同文本为分页装订形式的，应加盖骑缝章；属续签合同的，在合同内容不变的情况下，可采用邮寄方式签订合同。第二十条 合同设立担保的，应明确担保的方式和范围，可以作为主合同其中的条款，也可以签订独立的担保合同，作为主合同的附件。对担保人的主体、资信审查及签约等要求，与对主合同方的要求相同。第二十一条 对签订涉及法律、法规规定应当在办理批准、公证、登记等手续后方能生效的合同，如房地产转让、抵押等，应及时到政府有关部门办理手续。第二十二条 建设工程或经营中的较大型项目，按规定必须招标或具备招标条件的应实行招标，按招投标法规定的程序进行，择优选择中标人，并按中标金额依法签订合同。第二十三条 签订的合同一般应具备以下要件：1签约双方的名称和住所；2合同的标的物（房屋、工程等）；3合同的标的额（数量、质量、金额等）；4合同履行期限、地点和方式；5签约双方的权利和义务；6签约双方的违约责任；7解决争议的方法。合同要做到名称规范，内容合法可行，主要条款完备，权利义务明确，责任分明，文字表达准确，尽可能采用国家相关部门颁布的各类合同示范文本订立合同。其中，力求把履行地确定在本企业所在地，把解决争议的管辖机关确定为铁路运输法院。第二十四条 签订合同必须严格履行如下合同签订程序：1根据可行性论证、协商结果起草合同文本；2根据有关规定、权限和程序审查合同文本；3根据审查情况和上级批复的意见签订合同。第五章 合同审查权限和审查程序第二十五条 公司及管内各部门（单位）签订合同，由合同承办部门将拟签合同文本送本单位相关业务、财务、合同管理部门、法律顾问、主管领导、单位负责人审查联签，必要时提交公司合同管理领导小组审查批准。第二十六条 签订下列合同，必须经总公司党政联席会议（合同管理领导小组）讨论通过，形成会议纪要并与合同文本资料同时送集团公司业务主管部门、财务处、企法处审查同意，报集团公司批准后，才能订立。1公司及管内各部门（单位）订立的重要合同，包括涉及对外投资、联营、融资、担保、借贷、股权、涉外、房屋土地等不动产转让、抵押、重要资产处置及其他法律关系复杂或对集团公司有重大影响的合同。2公司及管内各部门（单位）订立的物业租赁合同，租赁期限在5年以上的合同(不含5年)。第二十七条 公司及管内各部门（单位）与外企业订立合同标的金额500万元及以上的合同（商贸合同、经招投标程序的工程类合同除外）必须送集团 处审查同意后，才能订立。第二十八条公司及管内各部门（单位）签订以下合同必须报总公司审查和批准：1物业租赁合同，租赁期限2年以上（不含2年）；2建设工程合同中，施工合同标的金额50万元及以上（含50万元）；勘察设计合同、监理合同及工程相关服务合同等标的金额为10万元及以上（含10万元）；承揽合同，标的金额50万元及以上（含50万元）；3技术合同、运输合同、保管合同、仓储合同、委托合同、融资租赁合同、行纪合同等，订立期限一年以上、合同标的金额30万元及以上（含30万元）；上述合同报总公司后，由总公司合同管理部门授理，经总公司合同管理审查小组审查后报主管领导审批，必要时提交总公司合同管理领导小组审批。上述以外的合同，由公司依法按照合同签订权限及程序签订。建设工程合同中的施工合同标的金额30万元及以上（含30万元）；勘察设计合同、监理合同及工程相关服务合同、协议等标的金额为10万元及以上（含10万元）的合同签订后报一份给总公司工程开发技术部备案。第二十九条 按规定需上报总公司审查的合同，公司在送审前应做好以下工作：1收集、查验合同相对方有关资信证明材料，对其进行资信审查；2与合同相对方协商一致的基础上，完成合同文本的草拟工作，并经公司法律顾问、相关部门、主管领导联签；3填写 总公司合同送审单一份，并经本企业法定代表人或负责人签认；4合同送审时，应按要求提供合同项目的可行性论证报告、计划通知书、概预算审批表、招标投标书和对方当事人的有关资信证明材料（包括营业执照、资质证明、法定代表人证明书、法定代表人的授权委托书、委托代理人身份证复印件等）。第三十条 进行合同审查，一般要审查以下内容：1签约双方是否具有签订合同的主体资格；2签约双方是否自愿、是否平等互利；3签约双方是否具有履约能力；4合同条款是否完善齐全、具备合同要件；5合同内容是否符合国家法律、法规、政策的要求；6合同的签订程序是否符合法律、法规规定；7合同文本中所使用的合同专用章是否与企业名称相符。第三十一条 签订物业出租合同应按上级规定采用物业租赁合同示范（参考）文本，并应在合同中明确：遇上级 部门需要拆除或收回出租物业进行重新规划，导致部分或全部解除租赁合同的，当事人双方互相不负赔偿责任。第三十二条 合同签订、变更、解除后，公司经办部门或合同管理员应及时将合同文本、补充协议及有关资料进行整理归档。第三十三条 送总公司审查的合同，签订之日起5日内应将合同文本、补充协议、签约手续、有关资信证明材料（包括营业执照、资质证明、法定代表人证明书、法定代表人的授权委托书、委托代理人身份证复印件等）复制一份送经营策划部备案。第六章 合同履行第三十四条 合同签订生效后，便具有法律约束力，应当全面履行合同，不得擅自变更或解除。第三十五条 合同生效后因情况发生变化，经双方协商一致，可以变更或解除合同。如果在履行期内双方因故都没有履行合同，而且已无必要再履行合同的，应及时与对方签订解除协议。第三十六条 合同生效后，不得因单位名称的变更或者法定代表人、负责人、承办人的变动而不履行合同。合同履行期间，需要变更或解除合同的，应以书面形式通知对方，说明需要变更或解除合同的理由及要求答复的期限，与对方协商一致并达成书面协议。协议未达成之前，不得擅自变更或解除合同。第三十七条 当对方要求变更合同或解除合同时，应当立即审查对方的理由是否合理、正当；如同意的，应签订变更或解除协议。如变更或解除合同造成本方经济损失的，应向对方提出书面索赔请求。由于本方的原因导致变更合同或解除合同的，应及时告知对方并采取补救措施，签订变更或解除协议，避免或减少因本方的责任而可能造成的经济损失。第三十八条 经总公司审批的合同，在履行过程中需签订补充协议或进行变更和解除的，必须及时报告总公司并经总公司审查同意。第三十九条 发现对方不履行或不完全履行合同时，业务经办人员除催促对方继续履行外，应将情况报告主管领导，同时收集对方违约的证据材料，并在30天内报告总公司。第四十条 如遇有不可抗力等因素影响合同履行时，应及时以书面形式通知对方，并注意收集保存有关证据，通过友好协商，妥善处理。第四十一条 公司合同管理领导小组、合同管理部门及合同管理员应随时监督检查合同的履行情况，发现问题及时提出处理意见。第七章 合同纠纷处理第四十二条 发生合同纠纷后，业务经办人员应及时将情况通报给公司法律顾问和报告主管领导，采取必要措施处理纠纷，并在5日内书面向总公司合同管理部门报告。第四十三条 合同发生纠纷时，当事人应及时协商解决。合同纠纷协商解决不成，需经诉讼程序的，应当在提起诉讼前10日内或接到应诉通知书后3日内书面报告总公司合同管理部门，由总公司合同管理部门会同法律顾问办理登记、审查和授权委托手续。第四十四条 公司和管内各部门（单位）的合同纠纷需经诉讼程序的，统一由总公司合同管理领导小组研究决定诉讼代理人。第八章 合同管理制度第四十五条 公司要进一步建立健全有关合同的各项管理制度，使合同管理工作做到制度化、规范化。1合同归口管理制度。明确合同管理工作的归口管理部门，根据实际情况配备专职或兼职合同管理员。合同管理机构及人员名单应填（附件2）表及时报总公司经营策划部备案。2合同审批制度。公司和管内各部门（单位）订立合同，应当严格遵守本办法关于决策权限和决策程序的规定，凡公司决策权限范围内的合同，经公司联签后订立；超出公司决策权限的合同，报上级单位审批后订立。3合同联签制度。合同正式签订前，承办部门应将合同文本送本单位相关业务、财务、合同管理部门负责人（或合同管理员）、法律顾问、主管领导、单位负责人审查联签。4合同报审制度。公司和管内各部门（单位）订立合同，必须按照本办法规定的审查权限和程序进行财务和法律审查。订立合同应尽可能使用上级规定的合同示范文本。5合同专用章制度。订立合同必须使用合同专用章，禁止以行政公章、财务专用章代替合同专用章订立合同。公司应当制订合同专用章管理制度，做到专人专管，台账清晰。严禁私自携带合同专用章和盖了合同专用章的空白合同外出，严禁将合同专用章出借给他人使用。合同在加盖合同专用章之前必须先经法定代表人或委托代理人签字，加盖合同专用章之后要有文字记录并建立台帐。对于多页合同还必须加盖骑缝章。6合同统计报表制度。一是月报制度：各部门（单位）应于每月28日前将本月合同订立履行序时台账以及合同统计表（电子文档）报送办公室汇总存档，并由办公室汇总后上报总公司；二是半年及年度报表制度。各部门（单位）应分别于每年6月3日、12月3日前将半年度、年度合同订立履行序时台账和合同统计表报送办公室，由办公室汇总后上报总公司（见附件6、7）；每年12月3日前向公司办公室报送法律纠纷案件登记表（见附件8）、 企业合同管理统计表（见附件9）、 企业法律纠纷案件统计表（见附件10）、 企业重大法律纠纷案件报告表（见附件11）和本部门（单位）合同、案件的年度统计分析书面报告，由办公室汇总后上报总公司经营策划部。各部门（单位）报送的合同统计资料（含台账、报表、总结、分析报告等）将作为公司和总公司合同监督检查的依据。对于隐瞒不报的，要追究直接责任人员和部门（单位）主要负责人的相关责任，追究责任适用溯及既往的原则。7合同档案管理制度。合同管理部门应妥善保管合同资料并及时归档，防止丢失毁损。合同档案以一份合同一份档案为准，档案保管要全面、完整。凡涉及该合同签订、履行等活动所形成的原始资料（包括：合同文本及附件，合同履行、变更、解除、终止的往来文书、信函、电报、传真、电话记录、视听资料以及其他各种相关凭证）一律归档。法律法规及规章制度对合同档案保存期限有特别规定的，适用该特别规定。没有特别规定的，自合同项目全面履行完毕起，至少保存5年。8合同授权委托制度。合同应由公司法定代表人（或领取营业执照单位负责人）代表本单位进行签订。法定代表人不能直接办理合同业务时，可依法授权委托其他工作人员以委托单位名义订立合同。委托代理人必须在授权范围和委托期限内行使签约权，不得越权代理。未取得法定代表人书面同意，委托代理人不得将委托事项转委托其他人员。业务部门未经授权不得以本单位、部门名义或擅自以法人单位名义对外签订合同。授权委托书由合同归口管理部门统一管理，根据法定代表人的批准意见填发。9合同纠纷处理制度。凡属于总公司管内单位之间的合同纠纷，在双方协商不成时，争议双方应先申请总公司按内部经济纠纷调解规则进行调解。调解达成一致意见的，制作调解协议书，双方应自觉履行调解协议；调解不成的，通过诉讼解决。纠纷的处理应严格按照转发 关于印发 企业法律纠纷案件管理办法的通知 办理。10合同教育培训制度。积极开展普法宣传活动，加强对干部职工合同管理制度、法规知识的教育，支持具备条件的人员参加全国企业法律顾问执业资格考试或法律职业资格考试。同时，要为公司法律顾问和各合同管理员开展工作创造必要的条件，鼓励其参加公司或总公司举办的合同管理培训班，不断提高业务素质，支持其认真履行职责。第九章 合同监督检查及考核奖惩第四十六条 合同监督检查是企业合同管理的重要内容。公司对合同管理的监督检查，实行季度抽查和年度全面检查考核制度：公司合同管理部门每季度组织对公司的合同管理情况进行抽查，总结季度合同管理工作；年终组织进行全面检查考核评分，对先进部门（单位）和合同管理人员予以表彰奖励。第四十七条 合同监督检查的主要内容：1合同管理机构、制度贯彻落实情况。建立健全合同管理机构、人员，明确职责，实现归口管理，坚持合同项目审批、合同联签和报审制度，合同台账、报表及合同专用章管理明晰，纠纷处理及时有效。2合同订立履行情况。（1）合同项目的决策情况。是否严格遵守 集团公司、总公司关于决策权限和决策程序的规定，在自身权限范围内订立合同；超出公司决策权限的合同，报上级审查后订立；是否认真审查合同当事人资格资质情况。（2）合同会议审查、联签审查、合同报审情况。是否对超越公司合同审查订立权限的合同报上级单位审查。（3）准确、及时报送合同、案件的台账和统计数据情况。3迅速、有利、有效解决本单位纠纷案件情况。第四十八条 合同管理部门和有关部门履行监督检查职责时，受检查部门（单位）应当如实提供有关的资料，并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。 第四十九条 公司对季度抽查存在严重问题和年度检查考核不合格的部门（单位）发出限期整改通知书，收到通知书的部门（单位）应当在收到限期整改通知书之日起30日内将整改情况书面报公司合同管理部门。第五十条 凡发生下列情形之一的，合同管理考核为不合格，按情节轻重分别给予纪律处分、行政处分和经济处罚；触犯刑法的，移交司法机关处理。1违反合同管理规定，越权、擅自签订合同的；2在签订合同时与对方或第三人恶意串通，弄虚作假，欺瞒上级的；3利用合同谋取个人私利，损害国家、企业和集体利益的；4造成重大经济损失的。第五十一条 凡发生下列情形之一的，合同管理考核为不合格。1对重大项目没有进行可行性研究论证，盲目签订合同，造成不良影响的；2没有认真审查对方的主体资格、资信情况和履约能力，草率签订合同，造成不良影响的；3公司的业务介绍信、合同专用章、公章或盖章的空白合同书等外借外流的；4其他严重失职、失误的情形。5合同管理部门进行合同检查时，被检查部门（单位）拒绝配合检查，或谎报、瞒报本部门（单位）合同管理情况的，经责令改正而拒不改正的。 第五十二条 公司对在合同管理工作中成绩显著，避免或挽回重大经济损失的部门（单位）和个人，给予表彰奖励。 第十章 附 则第五十三条 本办法如与国家颁布的法律、法规及上级的文件不一致时，以国家法律、法规及上级文件为准。第五十四条 各部门（单位）应根据本办法，结合各自实际，制定相应的合同管理办法、制度。第五十五条 本办法自印发之日起实行。原关于印发的通知 同时废止。本办法由公司办公室负责解释。 附件：1合同签订流程表2合同审查表3合同管理领导机构、人员备案表4总公司合同送审表5总公司合同管理考核评分标准6合同订立履行序时台账7合同统计报表8法律纠纷案件登记表9 企业合同管理统计表10 企业法律纠纷案件统计表11 企业重大法律纠纷案件报告表- 25 -附件1:合同签订流程图总公司业务主管部门审查合同领导小组审查可行性论证、协商经办和相关部门审查起草合同文本权限外权 限 内总公司合同审查小组审查法律顾问审查签 订 合 同同意主管领导审批权限内，同意总公司经营策划部备案同意集团公司审批权限外总公司合同管理领导小组审查 附件2：合同审查表合同承办部门经办人联系电话（手机）合同名称合同相对方合同种类标的（万元）承办部门意见财务部门意见开发技术部门意见法律顾问意见合同管理员意见主管领导意见合同管理领导小组意见 备注附件3合同送审表合同送审单位（公章）经办人联系电话（手机）签约双方甲方：乙方：合同名称合同种类标的（万元）合同管理员意见承办单位意见业务主管部门意见合同审查小组意见经营策划部计财部审计部相关部门总公司法律顾问意见主管领导意见总公司合同管理 领导小组意见备注附件4：总公司合同管理检查考核评分标准序号检查项目考核内容扣分标准得分一领导重视程度和合同管理人员配备情况（分）没有成立合同管理领导机构5分没有专人分管合同管理工作5分未配备专兼职合同管理人员5分二合同管理制度的制定和落实情况（分）未制定合同管理办法5分未建立合同审查、签订程序2-5分合同管理办法、制度未全面落实2-5分三合同签订、履行情况（分）未按规定报上级审批，超越权限签订合同，每件10分未按规定程序签订和履行合同，每件5分因自身责任造成违约或产生纠纷，每件2分四合同管理档案建立情况（分）合同文本、资料未认真收集保管，造成台帐、档案不完备2-5分未按规定填报报表和报送资料2-5分五合同纠纷处理情况（分）合同纠纷发生后未妥善处理和及时报告，每件5分没有依法维护自身合法权益，每件3分清理债权不积极，每件3分六合同管理人员培训和作用发挥情况（分）合同管理人员未经法律知识培训和未参加组织的培训2分合同管理人员未按规定参与合同管理活动2分七责任追究情况（15）分对违反合同管理规定造成经济损失的责任人员，没有追究相关责任，每件5分 总计得分满分100分，减去相应项扣分为实际得分备注：等级评定：91100分为优秀；8190分良好；7180分为合格；70分以下为不合格单位领导审核： 填表人：附件5：合同订立履行序时台账填报单位（公章）：年 月序号合同编号合同名称类别承办部门及承办人员对方名称标的物标的额（万元）签约时间履行期限履行情况备注附件6：合 同 统 计 表填报单位（盖章）：年 月单位：份（万元）序号合同种类合同总数报送审查合同终止结转下期履行非正常履行情况合计上期结转本期签订小计正常履行完毕解除其它终止情况小计变更转让纠纷份数标的额份数标的额份数标的额份数标的额份数标的额份数标的额份数标的额份数标的额份数标的额份数标的额份数标的额份数标的额份数标的额12345678910111213141516171819202122232425261买卖合同2供用电、水、气、热力合同3借款合同4租赁合同5融资租赁合同6承揽合同7建设工程合同（勘察、设计、施工、监理）8运输合同（非铁路客货运输）9技术合同10仓储保管合同11委托合同12保险合同13担保合同14投资合同15联营合同16承包经营合同17涉外合同18涉及土地、房产合同19其它合同总计备注附件7：法律纠纷案件登记表填表单位（章）： 时间： 年