物资采购管理制度

1 / 21 物资采购管理制度 一、目的： 为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。 三、职责权限 1、总经理负责采购管理制度的审批； 2、分管副总、财务负责人负责采购管理制度的审核； 3、人力资源行政部负责采购管理制度的制定。 4、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）的采购由采购部负责；非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。 四、采购原则 1、询价比价原则 物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。 2 / 21 2、一致性原则 采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高 的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的 5 10%。 3、低价搜索原则 采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。 4、廉洁原则 （ 1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。 （ 2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。 （ 3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。 （ 4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。 （ 5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。 5、招标采购原则 凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由采购、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内3 / 21 （一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。 6、审计监督原则： 采购人员要自 觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司员工奖惩制度等进行处罚直至追究其法律责任。 五、采购流程 1、采购申请： 经营性物品采购 ,（物资）需求部门根据生产或经营的实际需要，由采购部负责采购物品，非经营性物品采购 , 每月 25 日前由人力资源行政部负责采购物品。 每月 25 日前，需求部门提出采购申请，填写请购单，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标 的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由各相关部门审批，经总经理批准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应于 2 个工作日内将意见反馈给采购申请部门。 2、询价比价议价： （ 1）每一种物品（物资）原则上需三家以上的供应4 / 21 商进行报价。 （ 2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询价记录表，按低价原则进行采购。 （ 3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、 原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。 3、样品提供和确认： （ 1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。 （ 2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。 4、供应商选择： （ 1）具有合法经营主体者。 （ 2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。 （ 3）信誉良好者。 （ 4）客户认可的供应商。 采购人员须建立供应商信息台帐。 5、合同签定： （ 1）供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。 5 / 21 （ 2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。 6、进度跟催 （ 1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应。 （ 2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。 7、验收入库： 采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料 、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具入库单，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知采购部门， 2 日内办理换（退）货手续。 8、对帐付款： 采购物品（物资）办理入库后，由采购员凭入库单按合同或约定的付款方式办理付款手续。 9、采购流程图：（附后） 六、考核 凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。 6 / 21 七、本制度解释权归人力资源行政部，自 2015 年 1月 1 日起执行 。 八、本制度附件： 1、请购单 2、采购询价记录表 采购流程图 请 购 单 采购询价记录表 采购物品验收单 第一章 总 则 第一条 为了加强【 】公司（以下简称公司）的工程物资采购管理，规范工程物资采购工作的程序和标准，防范和降低工程物资采购中的风险，保障公司经营的效率和效益，根据内部会计控制规范 法规的相关规定，特制定本制度。 第二条 本制度中的工程物资是指公司开发项目所需要的、由公 司采购的材料和设备，包括：工程材料、工程用设备、工程用施工设备。公司购买的管理用固定资产和低值易耗品不包含在本制度管理范围内。 第三条 本制度适用于公司开发的所有项目。 第二章 部门设置与职责分工 第四条 需求部门 负责各工程项目开发、建设和后期管理的部门是工程物资的需求部门，负责审核确认施工单位提出的物资需求长7 / 21 期规划和物资需求申请、及时提交物资长期需求规划和近期需求申请、审核供应商、与供应商技术交流、物资验收和物资后续管理等工作。 第五条 采购 执行部门 物资部是工程物资采购的执行部门，负责按照需求部门的计划组织采购、采购合同管理、监督供应商执行状况、工程物资采购信息传递、物资验收和交接、建立采购台账、建立合格供应商档案、提出采购付款申请等工作。 第六条 采购审核部门 集团供应公司是工程材料采购价格的审核部门，负责收集并依据公司采购的历史价格、外部市场价格、专业机构提供的价格等可比较信息对采购价格进行独立审核。 第七条 采购审批部门 按照集团公司的采购审批程序执行。 第八条 采购监督部门 签证部是工程物资采购工作的监督部门，负责对采购内部控制、采购工作执行情况进行监督。 合同部、财务部对采购付款情况进行监督。 第三章 采购程序与工作标准 第九条 月度采购计划 需求部门每月根据工程设计和施工进度编制月度物资需求计划，每月按时将计划提交给物资部。物资部根据8 / 21 上报的计划，进行汇总，形成月度采购计划，报公司计划会议审阅。审阅通过后，物资部根据月度物资采购计划套用计划或定额价格提出资金支付计划，提交资金管理部落实采购资金，并 统筹做好人员安排、时间安排等采购准备工作。 第十条 需求申请 2）单类产品采购金额在 10 万元以下的，物资部根据集团公司的有关规定进行采购。 第十二条 寻找供应商 物资部、各部门应寻找不少于 5 家供应商 (采购金额在 10 万元以下的不少于 3 家 )。供应商少于规定数量的，物资部应向集团供应公司书面报告原因，集团供应公司审核批准后进行采购。 需求部门应向物资部推荐供应商。特别是首次购买和技术复杂的项目，推荐的供应商应不少于 3 家。 物资部寻找供应商应遵 循以下原则： 1、应根据成本效益原则，尽量多寻找供应商参与洽谈； 2、重复采购的，应在公司的合格供应商数据库中优先选择供应商； 3、同类产品采购中，应不断更新采购供应商，不得长期保持不变。 9 / 21 第十三条 供应商评定 物资部收集寻找供应商的资质、资格等能够表明供应商实力和水平的资料，与需求部门、审计部、分管领导、公司领导共同对供应商进行资格评定，筛选出符合要求的供应商。物资部将符合要求的新增供应商添加到公司的供应商数据库中。 第十四条 信 息传递与沟通 物资部负责收集、整理采购信息，传递给评定合格的供应商，并接受和回答供应商提出的疑问。采购信息一般包含以下内容： 1、产品信息：包括产品名称、数量、规格、型号、标准、品牌要求、产地要求等关于产品的信息，由物资部根据需求部门的需求计划编制。 2、商务信息：包括付款方式、付款期限、要求的供货时间、对供应商违约的制约条款等除价格之外的信息，由物资部根据集团公司的采购政策编制。 3、技术信息：包括产品采用的生产标准、技术指标、运行要求等技术信息，由需要部门负责编制 后交给物资部。 第十五条 技术交流 需要技术交流的，物资部组织需求部门与供应商以合适的方式进行技术交流，物资部对技术交流的组织工作负责，需求部门对技术交流的效果负责。技术交流后形成技术10 / 21 交流记录，物资部、需求部门、供应商在记录上签字后交物资部存档。 在技术交流过程中，需求部门应会同物资部对参与的供应商进行进一步的了解和审查，评估供应商的能力和水平，筛选出参与商务报价的供应商。 第十六条 商务报价 在供应商充分了解和明确采购信息的基础上，物资部组织供应商进 行商务报价。物资部可以采取以下方式取得供应商的商务报价： 1、协商定价 物资部与供应商一一进行协商议价，供应商确定报价后向公司提供书面的报价表。物资部根据供应商的报价编制报价汇总表，并注明拟选择的供应商和价格。 2、集中竞价 由公司相关部门共同组成竞价小组，负责召集供应商参与集中竞价，取得供应商的书面报价文件。集中竞价过程如下： 1）组成竞价小组：竞价小组一般由物资部、需求部门、审计部派员组成，是负责集中竞价的临时组织，由物资部牵头组织开展工作； 2）发放集中竞价通知：物资部在确定集中竞价时间、地点、人员安排后，通知供应商参与集中竞价； 11 / 21 3）确认采购信息：供应商按照要求参加集中竞价，竞价小组负责召集。供应商现场确认对产品信息、商务条款、技术条款已经知晓，并在响应函上签字确认。 4）竞价准备：竞价小组宣布竞价规则，发放报价表。 5）竞价：供应商现场填写发放的报价表，交给集中竞价小组。 集中竞价小组可以根据实际情况公布集中竞价最低价格，安排供应商进行竞价，竞价轮数由集中竞价小组确定。 6）签署集中竞价结果文件：最后一轮竞价结束后，集中竞价小组根据最后一轮的报价表编制报价汇总表，并注明拟选择的供应商和价格。集中竞价小组参与人员在报价汇总表上签字，连同供货商填写的原始报价表交物资部存档。 第十七条 价格审核 物资部将报价汇总表报集团供应公司，集团供应公司对采购价格进行审核并签批意见。 第十八条 价格审批 价格审核完毕后，物资部将报价汇总表及相应资料报给公司分管领导、总经理审批。 第十九条 通知供应商 公司领导审批后，物资部编制连续编号的采购订12 / 21 单，报物资部经理审核批准后，将采购订单发给供应商，通知供应商按照约定送货。 第二十条 签订合同 公司原则上应与供应商就每一笔采购签订供销合同。根据实际情况不能签订合同的，应由公司分管领导和总经理批准。 物资部合同管 员根据采购审批结果，起草合同。需求部门负责提供合同的技术条款，技术条款应与相关方签字的技术交流记录一致。 合同起草完毕，合同管 员报物资部经理、公司分管领导、公司总经理 审核批准后，办公室签章，合同正式签署。合同管理详见公司的合同管理办法。 第二十一条 通知收货 采购台账应定期与供应商、材料保管员、材料会计、财务部等相关各方进行核对，核对不一致的应及时查找原因并进行处理。 第五章 监督与考核 第二十六条 监督 审计部负责参与采购内部控制制度的建立，并监督其运行状况，提出修改和完善意见；审计部负责监督采购执行工作过程，并有权对采购工作进行检查，根据检查结果，向公司高层领导提出处理和考核建议。 13 / 21 第二十七条 考核 1、物资部应收集整理以下信息，并向公司负责考核的部门提出考核建议： 1）需求部门提出的需求计划是否准确、需求计划的变动幅度是否过大、文本编制是否规范、文本编制是否及时、文本传递是否及时等； 2）采购人员的采购工作是否及时、采购产品是否相符、采购产品交货情况、采购程序和纪律的遵循性、编制文件是否规范、采购文档管理、采购台账管理等。 2、公司负责考核的部门应对物资部的工作进行考核，并提出考核建议，包括：采购工作是否及时准确、采购程序和纪律的遵循性、采购文档的管理、台账的管理等。 第六章 附 则 第二十八条 本制度由公司物资部负责解释。 第二十九条 本制度自公司颁布之日起施行。 为了规范公司的物资采购行为，降低采购成本，加强对采购的监督管理，按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，特制定本制度。 一、本制度是公司采购重要物资、一般物资、辅助物资以及其他开发新产品、新工艺所需物资过程中的决策、质量检验和价格监督等行为的基本规范。 二、物资需求 (采购 )计划的分类 14 / 21 1、月度物资需求计划即月采购计划 ； 2、临时物资需求计划即物资采购计划单。 三、采购工作应遵循的原则与方式 （一）采购原则： 1、执行询仪价原则。物资采购要货比三家，择中选优，临时性应急购买的物品除外； 2、供方评定原则； 3、职责分离原则，采购人员不得参与物资检查验收； 4、一致性规定，采购的物品必须与采购单所列要求的规格、型号、数量相一致。 5、秉公办事、维护公司利益原则。 （二）采购方式： 1、招标采购； 2、固定厂商、长期报价采购； 3、即时询价采购。 （三）付款方式： 1、预付部分款项； 2、货到凭发票报销付款； 3、货到后分期付款； 4、货到延期付款； 5、以上方式的结合。 四、采购计划请购和实施 （一）提出与确认：料库依据公司生产计划和物资消耗定额，根据库存情况核定采购数量，编制月份采购计划。经部门主管、公司主管领导签字后，传递到供应部，物资采购请购审批程序完成。零星物资（生产、技术等急需材料、15 / 21 配件、设备）由使用部门提出申请并填写物资采购计划单，由部门领导审核，经料库审查确认，主管副总审批后交供应部实 施。设备采购由技术部配合。 （二）选择采购渠道，确定采购价格 供应部接到经批准的物资采购计划单，先核对采购内容，查阅物资供应商登记台帐和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，精选三家以上的供应商进行询价（设备采购由技术部配合）。对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和符合规定的采购方式向厂商议价。采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填 写采购物资询议价报告表，经供应部部长审核后，进行采购。必要时与供应商签定购货合同，按合同审批程序审批后再进行采购。做好采购质量记录。 五、质量验证与检验 质检中心负责对采购物资进行验证（设备采购由技术部配合），采购物资未经质量检验合格不得办理正式入库手续和结算手续，特殊情况经公司主管领导批准特例处理。所有特例处理的情况均须记录备案。各种生产用物资进厂后，由料库填写检验通知单，经质检中心检验并将检验结果送至16 / 21 料库，由料库按其质量状况进行标识。不合格物资由料库报供应部按有关规定处理。严 重不合格的物资要求全部退货，严禁进入生产过程。 六、物资验收入库结算程序 采购物资到厂后，料库提请质检中心对采购物资进行检验或验证。 检验或验证合格后，填写各类物资入库验收单，签字后物资登记入库。采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭采购合同或采购物资询议价报告表，填写借款单，经总经济师审核批准后办理预付款手续。采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭采购合同或采购物资询议价报告表，物资入库验收单，以及购货发票根据公司财务报 销的有关规定经总经济师审核批准后办理报销付款手续。 七、规定要求 (一 )物资需求 (采购 )信息传递规定 ： 1、物资需求使用单位必须在月采购计划或临时物资采购计划单上将所需物资的相关技术标准要求说明，特别是品种、规格、型号以及对采购物资的其它特殊要求填写具全。 2、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应月度采购计划或临时物资采购计划上注明相关17 / 21 事项。 3、物资需求使用单位要及时掌握所需物资的市场信息情况，在月采购计划或临时物资采购计 划上将所需物资的市场信息情况列明。 4、物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知供应部，双方协商积极配合处理好有关事宜。 (二 )物资采购规定： 1、物资采购部门必须按照 ” 质量第一 ” 和 “ 公开、公正、公平 ” 的原则，以 “ 降低成本、保障生产经营 ” 为目的，切实做好物资的采购供应工作。 2、供应部要严格遵守供货商评定规定，通过 “ 同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选 ” 的方式，综合考虑 “ 质量、价格、交 货期、售后服务 ” 四个方面的内容，在“ 重质量、遵合同、守信用、看服务 ” 的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择三家以上合格的供方，并保存合格供方的质量记录。 3、凡采购的大型设备、成套设备、大宗物资，必须采取公开招标的方式，由随事成立的公司招标小组确定相关事项。 18 / 21 4、若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，供应部应及时通知物资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。 (三 )采购物资验收入库、出库规定： 1、采购物资到厂后，必须经 质检中心检验或验证合格后方可入库。 2、对于经检验或验证不合格的采购物资，料库通知供应部，由供应部与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。 3、各需求单位在物资验收合格后按单位使用情况填写领料单，经部门领导和主管副总批准后到料库办理领料出库手续。 (四 )采购物资付款规定： 下列情况财务部应拒绝支付采购款项： 1、与采购合同或采购物资询议价报告表规定的付款方式或付款金额不一致的款项。 2、质检中心未在物资入库验收单上签字的款项。 3、物资入库验收单中列出的采购物资的数量、品种与采购合同或采购物资询议价报告表不符的款项。 4、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应月度采购计划或临时物资采购计划上注明相关事项。 19 / 21 (五 )采购纪律规定： 1、各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要，本着 “ 节约、降本 ” 的原则提报物资需求采购计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求采购计划的行为进行严肃处理。 2、物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉 公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。 3、采购人员必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得