行政管理与组织价值.ppt

1,行政管理与组织价值,杜维平 2004.6.29,2,为什么以这个题目来对综合管理部人员进行培训？,怎样看待局部与全体的关系？ 作为组织系统中任何岗位人员，都要以全局的角度来看待自己的地位和作用。 从机构看，综合部是局部； 从职能看，综合部是“全体” 只有全局性的思维，才会有全局性的行动,3,组织价值,组织的内在价值：组织的效率； 组织的能力； 组织的外在价值：组织的社会贡献； 组织的社会影响力； 组织的市场声誉； 结论：基于提升组织价值的行政管理才 是有效的行政管理。,4,交流的主要内容,如何认识行政管理在企业组织中的地位和作用 行政管理部门的职能及其作用 行政管理人员的素质要求 行政管理人员的能力要求,5,交流的主要内容,怎样处理文件 怎样完成领导交办的事项 怎样与领导有效沟通 怎样制定工作方案或计划,6,如何认识行政管理 在企业组织中的地位和作用,许多重大的突发事件、事故的根源是什么？ 例如：911事件、伊拉克战争； 2003年“非典” 密云2月5日踩踏事故； 吉林商厦火灾事故；等等 答案：其根源是行政管理出了问题。 结论：一切问题都可以从管理上找出原因。,7,如何认识行政管理 在企业组织中的地位和作用,只要有组织存在，就有行政管理； 行政管理存在于一切组织形式之中： 国家之间：联合国、欧洲联盟 国家：中央、地方各级政府 机构：人大、国务院、部委办公厅 企业：美国GE、中国联想（行政总裁、行政总监） 行政管理如同：人体的神经系统,8,行政管理对组织创造价值吗？,什么是行政管理？ 行政管理也是专业，而且是指导和保障其它专业运作的专业。行政管理引导其它专业，又服务于其它专业。 行政管理的核心 权力分配系统。 企业同样具有严格的权力分配。因此，企业必须建立并实施行政管理。 行政管理的实现是依靠一整套体制来保证的。,9,行政管理对组织创造价值吗？,什么叫行政管理体制？ “理想的”行政管理体制，即“官僚体制”。官僚体制是一种严密的、合理的、形同机械一般的社会组织，它具有熟练的专业劳动，明确的职权分工，严格的规章制度，以及金字塔式的等级服从关系等特征，从而使其成为一种系统的技术管理体系。 （德）马克斯韦伯,10,行政管理工作的价值体现,保证企业的有序、高效运转 如何有序？组织设置；职务等级； 权力分配；规章制度。 如何高效？垂直指挥系统（扁平化）； 横向联络系统（协同性）； 检查反馈系统（及时性）； 预算计划系统（准确性）。,11,行政管理部门的职能和作用,如前所述，行政管理在企业组织中是一项非常有意义、有意思、有价值的工作。 我们将从它的职能和作用，来看看它的意义和价值所在。,12,行政管理部门的职能,一般要求： 文件的拟、收、发、存； 协助领导召开会议、会议纪要； 掌管公司印章； 法律事务； 检查公司的一切程序是否得到执行。,公司综合部职能： 会议管理； 协助领导处理日常事务； 文件的收发、传阅、催办、归档； 工商事务； 公共关系； 管理制度的拟定； 信息化规划及实施。,13,行政管理部门的职能,从上可以看出： 行政管理以文件、会议、命令、批示、指示等为主要载体，具有明确性； 行政管理主要以命令、要求、指示等向组织系统贯彻的，具有不可违反性； 行政管理是从上至下传达的，具有比较严格的层级关系，具有不可逆性。,14,行政管理部门的职责,五大职责： 承办职责 参谋职责 管理职责 协调职责 领导指挥职责,15,行政管理部门职责承办,承办职责，是指其对领导决策意见的贯彻，承办各职能部门乃至下级单位、职工群众转办事项等方面所应有的职能和应尽的职责。 承办的四种具体形式： 主办：即直接负责具体办理。 会办：即会同有关部门或单位联合办理。 转办：即转由其它有关部门或人员办理。 催办：督促、协助有关单位、部门和人员从速办理有关事项。,16,行政管理部门职责参谋,参谋职责，是指其在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽职责。 发挥参谋职责的注意点： 1、既要领会意图，又要敢于直言； 2、事前多参谋，事后多反馈。 参谋作用的三种类型： 1、辅助性；2、劝阻性；3、提示性。,17,行政管理职责 管理,概念：企业行政部门的管理职责，是指对企业行政事务进行管理方面所应有的职责和应尽的责任。 管理的方式： 1、文书管理。即，文件、档案管理。 2、信息管理。即，通过向领导提供适用信息和依据信息出谋献策来辅佐领导决策发挥参谋职能。 3、会议管理。,18,行政管理职责 领导指挥,概念：领导指挥职责，是指按照领导的决策和授权，组织并指挥企业内部资源，完成某一项工作任务。 误区： 1、越权越位指挥，把自己当成是领导机构； 2、不敢指挥，认为自己是平级部门。 注意方面： 1、不越权越位； 2、大胆指挥，行使职务行为； 3、讲究指挥技巧艺术，重在协调。,19,行政管理职责协调,概念：行政管理部门的协调，是通过信息的传递、收集分析、反馈，来协调上下之间、横向之间的关系，保证工作的顺利开展。 协调的维度：纵向协调；横向协调 纵向协调：是致力于上下级之间关系融洽，上令下行，下情上达，上下配合，步调一致。 横向协调：致力于“左邻右舍”、同级业务部门之间关系的的协调。,20,行政管理职责 协调,横向协调的方式： 1、其它部门性的文件、规定的修改、审阅； 2、其它部门需领导出席的会议等活动的安排； 3、其它部门工作上的矛盾。,21,行政办公室部门地位与作用,两个方面的地位： 1、辅助决策 辅助者； 2、指挥协调 综合办事机构、枢纽 兼组织指挥、协调服务于一身。 作用： 1、“拐杖” 协助处理日常事务； 2、“军师” 提出建议和意见，辅助领导决策； 3、“尺子” 检查工作进展，督促有关工作落实； 4、“窗口” 对外联络，展示良好形象。,22,行政管理人员的素质要求,行政管理人员应当具备什么样的素质?,23,行政管理人员的素质要求,下列都是吗? 责任感强 性格外向 善于交际 善于思考 处事灵活 夸夸其谈 稳重内向 凭感觉 见机行事 专业性强 反应敏捷 一丝不苟 按步就班 计划条理 照章办事 解决问题 大局着眼 关注细微 知识面宽 办事粗犷 主动工作 思维专注 被动接受 差不多就行,24,行政管理人员素质 具体要求,责任感强，追求工作质量； 办事讲原则，执行命令不走样； 机智敏捷，处事灵活； 知识面宽，熟悉组织业务； 善于思考，勇于提出建议和意见； 办事干练，善于解决问题； 善于表达，气质良好。,25,行政管理人员素质总结,合格的行政管理者，集军师、外交、管家、文牍型等多种人才素质于一身。 优秀的专业技术人才，不一定是优秀的行政管理人才。 优秀的行政管理者复合型人才。 我们要努力成为优秀的行政管理人才。,26,行政管理人员素质养成,气质类型天生，性格可以改变，素质及能力要靠后天培养。 如何去培养自己的素质？ 1、广泛涉猎，优化知识结构； 2、从书本和实践中学习知识； 3、多观察，勤思考，多向思维； 4、站在领导角度和从全局考虑问题。,27,行政管理人员的能力要求,行政管理人员应当具备哪些能力？,28,行政管理人员的能力要求,表达能力：语言表达能力； 文字表达能力： 综合分析能力： 组织协调能力：对