文书档案管理办法.doc

文书档案管理办法起草说明 文书是行政管理过程中具有法定效力和规范体式的特点，是依法管理和进行公务活动的重要工具。为进一步促使文书管理工作的规范化、制度化、科学化，根据国家行政机关公文处理办法，特制定文书工作的管理规定（暂行），以下简称办法。现将起草办法的有关情况说明如下：一、主要内容在办法中主要包含了总则、发文管理、收文管理、起草格式和附则五大部分。主要内容如下：（一）总则：包括制定办法的目的、作用、文书工作的主管部门及行文类别。（二）发文管理：其中主要有文件起草、文号制作、发文处理、文件打印、文件保密、文件复印、用印、文件装订、文稿保存、发文分发十部分。详尽阐释了发文过程中的格式、要求。（三）收文管理：主要阐述了收文过程中的拆封、登记管理、文件的分送情况、传阅与办理情况及最终的保存情况。 （四）起草格式：对页面设置的距离、文件文号大小、文号的位置规定、文件标题的大小、字体，主送单位字体、正文的行距、字体大小，主题词和抄送大小、字体都做了相关的具体规定。（五）附则：说明了办法解释权归属问题和实施的时间二、宗旨和目的 办法指导各部门加强规范性文书的建设与管理，同时作为文书管理工作的参考和依据，具有指导性意义。促进各部门按照统一的行文规范编写、收发文件。三、说明的问题（一）主要的依据办法主要参阅了国家行政机关公文处理办法和重庆市南川区人民政府办公室关于进一步规范公文处理工作的通知中的要求。（二）主要执行者办法的主要执行者是公司各部门人员，在处理文件的过程中严格遵照办法执行。监督者实施者是综合部。四、起草的过程 2011年11月3日，为了规范公司文书工作，综合部人员根据高投司相关文件资料，结合市政府公文处理的相关规定制定了办法第一稿。2011年11月8日，公司综合部人员再次讨论修正办法内容。2012年3月9日，营运部在前一次暂行规定的基础上再次修订、完善相关条款。办法基本定稿。2012年6月25日，公司总经办审核提出修改意见。2014年年初开始，又根据公司【？公司？文】规章制订要求与使用范畴效力的规定进行了调整修改。南川区昌冠客运有限公司文书档案管理办法第一章 总 则第一条 制订的依据为推进文书工作规范化，提高管理工作效率，根据国家行政公文南川区昌冠客运有限公司管理办法（暂行）及南川区昌冠客运有限公司档案管理办法（试行）的相关规定，结合我司实际，制定本规定。第二条 制订的目的规定公文的统一规范格式,其目的在于维护公文的严肃性、维护公文的权威性、维护公文的准确性；保存原始资料，以便核对资料准确性及查证需要。【？档案管理】第三条 文书的管辖公司文书（资料）往来、收发、归档，由综合部统一办理。部门文书（资料）由该部门自行办理，参照公司标准执行。第四条 行文的类别有“上行文、平行文、下行文和其它分类”等文种。（一）上行文种有“请示与报告”两类。向上级的工作请示，必须一事一请示，上级是必须回复的；若不回复在10天内视为同意。向上级的工作报告，可以明确回复，也可以不回复的。在日常公文往来中，也有不加文号的非正式报告。（二）平行文种对没有隶属关系单位的工作联系，用平行文种如函等。函分为询问性函、答复性函和请求性函等。（三）下行文种有“通知、通报、会议纪要、安排意见（准文种）”等。在日常公文往来中，也有不加文号的通知（批示）或情况通报。（四）其它文种有“启事、通告、公告（公示）”等。按规定向特定对象发布。最好加以文号发布，以便于保存与查阅。第五条 行文的效力本制度对公司各部门与全体员工有约束力。所有内部下发行文，对公司相应部门（人员）有约束力；上级不加文号的通知（批示）或情况通报对相应的下级有约束力。第二章 发文管理第六条 发文的程序文书应以迅速、简洁、明确为基本要求。公司级拟发文件由综合部起草；专业性强的由专业部门代为起草，综合部组织专题汇审；部门文件由各部门起草，综合部可以从文字上参与审核。第六条 文书的起草（拟稿）发文签（拟文稿）：【？】第七条 文书的编制公司级的由综合部编制；部门级的由部门编制。发文应该统一编号。公司行文由公司负责人签发；部门行文并由各部门负责人自行签发，参照公司行文规格执行。转发的文件根据文件的类别仍按以上的规范行文（见附件3）。（一）文号的制作公司每次发文必须有文号；发文由综合部统一编号；文号为流水号(依顺序编号)。1.文号位置：不同文种位置有所不同。内部行文（上下级）：请示、报告、通知、通报、纪要、公告等文种。的文号位于文件底稿红线的右上方，字体为仿宋GB2312，字号为三号不加粗。见附件1南昌冠发（文）20116号。【？应该有区别】外部行文（无管辖）：【？】2.文号格式：按照内外、级别、文种不同而分类。（1）内部（上下级）文号为：正式文件：1. 请示2. 通知、通报、公告3. 会议纪要4. 信函发（文）年号。见附件1南昌冠发（文）20116号。【？】（3）不同文种的文号分别为：【？】临时文件：临时行文（人事管理）或暂行制度类由总经办编文发出。1. 简报：比较严肃的工作安排与重大事项；2. 信息：以新闻稿件、图片、具体事例为主题的文书资料。其文号为：南冠总人事发年号，南昌冠规制发年号；见附件9南昌冠总经发201118号；各部门：综合、营运、安全、设备、广告部。文号分别为南冠综发年号、南冠经发年号、南冠安发年号、南冠设发年号、南冠广发年号。党政工：党支部为南昌冠支文年号.见附件5南昌冠支文201116号；工会为南昌冠工文年号，见附件6南昌冠工文201117号；工会下设的文化社文号可以为南昌冠社发年号；见附件7南昌冠社发201117号；团支部为团文年号，见附件8南昌冠团文201118号。（2）外部（无管辖）文号为：发（文）年号。见附件1南昌冠发（文）20116号。（二）文书的用纸对内行文（上下级）一律使用规范的行政文件稿纸；转发的文件也使用规范的行政文件稿纸。临时文件一律使用简易文件稿纸（与信函稿纸同）；临时行文（人事管理）或暂行制度类由总经办编文发出。其文号为：南冠总人事发年号，南昌冠规制发年号；见附件9南昌冠总经发201118号；1.内部行文对内行文（上下级）一律使用行政文件稿纸；转发的文件也使用行政文件稿纸。其它行文【纪要、信息、简报？】。（1）公司行文的稿纸【？】（2）党工团行文稿纸。党支部：式样分别为：南昌冠支文年号，见附件5南昌冠支文201116号；工 会：南昌冠工文年号，见附件6南昌冠工文201117号；工会下设的文化社文号分别为：南昌冠社发年号；见附件7南昌冠社发201117号；团支部：用团文年号，见附件8南昌冠团文201118号；（3）部门行文的稿纸综合、营运、安全、设备、广告部文号分别为：南冠综发年号、南冠经发年号、南冠安发年号、南冠设发年号、南冠广发年号。2.外部行文对外行文（无管辖）一律使用信函文件稿纸。文号为：用函年号。见附件2南昌冠函20116号。（三）排版及格式1.页面设置整篇文档要进行页面设置，内容有边距、纸型等。边距为上2.7厘米,下2.7厘米;左2.9厘米,右2.1厘米；纸型为根据文档情况而定，一般文件设置为竖向，若是内容较多的表格，则设为横向。2.文件标题分为字体标准、字体位置、标题分行等。字体标准为方正小标宋简体三号，若没方正小标宋则设为黑体，并加粗，字号为20.5号；字体位置为位于文号的下方空格两行处，并居中；标题分行为假如标题有两行，行距为固定值30磅。3.主送单位分为位置、名称等。名称为主送机关应使用主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称，如 “各部门”。位置于标题之下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识,不加粗，回行时仍须顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。4.正文板式起始为主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。用阿拉伯数码标识的数字和年份不能回行；字体为仿宋GB2312三号，不加粗。除文件中的每点大标题或需要提醒字外，其余一律不加粗；行距为一般情况下，电脑自动设置为单倍行距，也可根据文档篇幅的多少来设置，一般设置范围在固定值25-30磅，不能低于25磅，否则，文档将会因行距过密，看起来较困难。结构为第一层为“一、”用3号黑体字；第二层为“（一）”，用3号仿宋GB2312加粗；第三层为“1”，3号楷体字；第四层为“（1）”用3号仿宋GB2312。结尾为正文完后，如文件是通知或报告，则单独列一行，并空格两个字符位于文件的最后一行，如特此通知或特此报告。在最后一个特此通知或特此报告后标句号。5.行文附件有附件的公文，应在正文之下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后用全角冒号和名称，或在正文相关处用括注标明“见附件”等字样。附件如有序号，使用阿拉伯数码(如“附件：l.xxxxx”)；附件名称后不加标点符号。公文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、公布的文件的，不加附件说明，也不标注“见附件”等字样。附件应在用印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在一起。不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号。6.签批时间空格三行后，位于文件的右下角，并注明领导签批的日期，如“二零一一年九月一日”,并加盖公章。7.公文版记包括主题词、抄送单位、印发单位和印发日期、反线等要素。主题词为置于文件末页左下端、抄送栏之上，按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，词目数量不超过5个。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空l字。抄送机关为公文如有抄送，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。置于文件末页下端、印发机关栏之上。抄送机关名称应用规范化简称。按照党委、人大、政协、法院、检察院、人武部、人民团体、有关部门、有关单位的顺序排列。印发机关位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关统称“重庆市南川区昌冠客运有限公司综合部”。印发日期一般为公文付印的日期。用阿拉伯数码标识。对翻印文件，印发机关统称为“重庆市南川区昌冠客运有限公司综合部”。版记反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记位置应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。8.版记操作公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面。公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)，公文附件如果最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数。此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，则删除该版记，只标识转发文件自己的版记。转发翻印不标识被转发或翻印文件的版记，只标识翻印文件的版记。行文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。页码只标识到公文主体部分结束的那页，空白页和空白页以后的页不标识页码。公文表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。文件附注当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。调整方法当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。第八条 发文处理文件起草后，交办公室填写发文笺，写明受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名，经办公室主任审核，呈领导签发。行政文件由总经理签发，重大文件由董事长签发；党团工组织文件由党团支书记、主席签发。拟发文件在打印前，应填写发文登记簿，载明发文字号、文件名称、文件日期、收文单位、密级、份数。第九条 文书打印发文须经有批准发文权的领导签字同意后方准打印；文件有打印必要的方给予编文打印；内部递传的简单报告或其它不重要的资料，一般不予编文打印。资料的打印由部门负责人决定。第十条 文书保密（资料）文印人员应树立严格的保密观念，不得将打印资料中有关收费管理秘密的事项透露给他人。属于秘密文件，核稿人应该注明“秘密”字样，由专人印制、报送，并确定报送范围。第十一条 凡“请示、报告、通知、安排意见、制度、规定、决定、决议、纪要”等文件须用红头文件（稿纸）印发。第十二条 文件印制文件打印完毕后，送起草部门或行政办公室校对，当校对无误后方能印制。文件用纸均为A4静电复印纸。第十三条 公章管理公章管理：综合部负责管理，遵章办事，不得随意盖章；未经批准不得随意交由他人。临时交接，须经批准并严格办理交接手续；公章使用：一般性介绍信及身份证明，须经综合部审核后，方可盖章，以备查；不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等；公章一般应在上班时段使用；无特殊情况，下班后停止使用公章；对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰；公章保管：应妥善保管，不得随意乱放，禁止带外；因特殊需要，必须经领导批准，由综合部人员携带前往，用后立即带回；下班时间和节假日期间应采取防盗措施；管理责任：意外纰漏由批准人负责；管理人违规盖章由直接当事人负责。使用流程：合同章为办公室登记编号后，由部门相关人员自行保管，并对合同章的使用负责。使用时部门经理批准，并在使用登记台帐上作好使用记录;公司章为申请人所在部门负责人向综合部提出申请印章保管人员审阅、了解用印内容印章保管人员对申请人资格进行核准，由印章保管人盖戳；财务章同公章使用流程。对外行文以单位的名义，必须加盖单位公章，请示文件并应有单位负责人署名。第十四条 文件装订拟发文件打印、用印后，文件正文在上、附件在下一并竖向左侧装订，二页以上文件订上下两粒订书钉，订书钉位置上下各为纸长1/4，距左边1.5厘米。第十五条 文稿保存文件制作完毕后，将文件一份和原稿，由行政办公室分类归档，保存备查。第十六条 发文分发所有文件收发应有登记、签收手续，由行政办公室依序填入发文字号、文件名称、文件日期、发文日期、收文单位、份数、附件。文件的收发必须及时；发送方式为专送、邮寄和网络发送。第三章 收文管理第十七条 收文规范来文由行政办公室收发人员拆封签收，填写收文登记簿，登记收文编号、收文日期、来文单位、来文字号、来文日期、附件后，附上“文件处理传阅单”，送综合部主管依其性质判定文书类别并处理。本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。第十八条 文件分送凡正式文件均由综合部主管根据文件内容和性质阅签后，送领导阅签意见，并按领导批示交承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。第十九条 传阅催办办公室应按领导批示交有关部门和人员传阅，并按文件要求和领导批示催办有关事宜落实情况。阅文时不得任意取走文件夹内任何文件及附件，确系工作需要借阅，应办理手续，以防止丢失泄密。第二十条 文件处理传阅文件由办公室负责收回，需组织职工学习应及时组织传达和落实。收文处理完毕后，由办公室分类归档保存。第四章 档案管理第二十一条 管理职责档案管理由综合部负责，归档范围以外的资料由各部门负责管理。部门职责：资料归档期，由综合部收集归档资料，各部门应积极配合与支持；各部门形成的资料，按归档范围确定是否归档；凡属归档资料必须原件存入档案室。岗位职责：凡应该归档的资料，管理员要按规定及时整理归档。保证我司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 第二十二条 文档范围昌冠公司和相关部门下发的有保存价值的文书资料，即年度计划、文件材料、统计资料、会计档案、劳动工资、人事档案、会议记录、协议等文件资料。第二十三条 文档密级密级分为秘密1个