流通企业销售管理系统方案(软件).doc

中小流通企业销售管理系统技术方案易盟科技（北京）有限公司2005年8月目录第1章 需求分析21.1 总体需求21.2 业务流程分析2第2章 系统功能设计42.1 销售环节42.1.1 客户档案管理42.1.2 预订单管理42.1.3 合同管理52.1.4 订单管理52.2 库管环节62.2.1 仓库管理62.2.2 采购管理62.2.3 发运管理72.2.4 配送管理72.2.5 退货管理82.3 资金结算环节82.3.1 结算管理82.3.2 发票管理82.3.3 成本核算功能82.4 售后服务管理92.5 查询统计功能9第3章 运行环境9第1章 需求分析1.1 总体需求流通企业是集某种商品的采购、销售、服务于一体的商品销售型企业（如服装、医药、机电类销售企业）。企业一般都会销售或代理一些产品，商品类型可能会有多种。针对商品销售型的企业，销售管理软件的侧重点应放在销售过程管理上：在客户的初次咨询、报价、交流、业务洽谈、签订合同、形成订单、商品出库、发运、邮寄发票、售后服务整个业务过程中，对每个环节进行管理，实现对客户信息、商品信息、交易信息、库存信息、发运信息、售后服务信息等的统一管理，并按照业务人员的工作特点为他们提供相应的信息服务，并能为公司领导层提供各种销售统计报表。通过对销售过程的管理，使每个层面的工作人员都可以利用销售管理软件方便快捷地开展业务，在规范业务过程、提高工作效率的同时，将客户的信息（包括客户基本情况、历史咨询、报价、交易、合同等方面）形成客户档案库，使销售经理在开展业务时，能够掌握客户的各种信息，便于为客户提供更好的服务，更好地开展销售工作，留住老客户，开拓新客户。同时，软件还要考虑到以后的功能扩充，在很好地支撑销售过程管理的基础上，扩充客户关系管理、决策支持、营销模式分析等功能，使其成为企业的中枢神经系统。1.2 业务流程分析在准确把握这一类型企业销售管理软件总体需求的基础上，再来分析一下其销售的业务流程，这样设计的软件功能会更加符合业务流程。从以上流程可以看出，销售管理软件从客户洽谈阶段开始，就要对销售过程中的信息进行跟踪与管理。从预订单开始，经过不同的业务环节，形成合同、订单、出库单、发运单等，包括了客户信息、洽谈信息、报价信息、订单信息、合同信息、库存信息、出库信息、发运状态信息、发票邮寄状态信息等，实现对整个销售过程中信息的跟踪与管理。不同层面的业务人员根据权限控制，可以对这些信息进行授权范围内的查询与操作，最大限度地方便了业务人员开展工作。第2章 系统功能设计软件功能要涵盖销售的各个环节，在统一的系统中，针对不同的部门提供相应的子系统，各系统相互集成，采用统一的数据源，数据高度共享，形成一个统一的销售管理系统。软件对销售环节、库管环节、结算环节、管理环节进行业务流程优化，实现了商流、物流、资金流及信息流的融会贯通，功能模块主要包括：客户档案管理、销售管理、采购管理、仓储管理、发运管理、发票管理、结算管理、售后服务管理、统计分析。此外，还包括用户管理、权限管理、组织机构管理等系统维护功能。2.1 销售环节2.1.1 客户档案管理本功能完成对客户档案信息的录入、查询、修改等操作，包括客户名称、地址、联系人、电话等信息，为每一个客户建立一份档案，可以客户档案为主线，将该客户与公司发生的所有业务信息归整成一条有序的信息链条，从而使各个层面的人员可以清楚地了解该客户与公司历史上的交易情况、询价情况等，从而整体上掌握该客户的情况，更加有利于销售工作及客户服务。客户分为老客户及新客户两类，对于老客户，可在系统初始化时将客户档案一次性录入；对于新客户，可由业务员在接洽到该客户时将其客户档案录入，并随着业务的深入开展不断地丰富客户档案。2.1.2 预订单管理预订单管理功能为业务人员提供了一个业务洽谈的平台。当与客户洽谈业务时，客户如果有采购意向，可根据客户的要求，生成预订单，一方面对客户的采购意向进行记录，同时为后续的合同、订单等提供来源信息；另一方面也可以报价单的形式打印出来，提供给客户。该功能还支持客户历史订单、库存数量等信息的查询与显示，为业务人员提供信息，便于业务人员更好地开展销售业务。同时，在预订单管理环节，也可以对业务洽谈过程中的相关信息进行管理，以便于以后客户再联系时，业务人员能够清楚该客户的背景信息（如以后报过什么样的价格，客户的反馈等）。预订单管理环节还可用于对客户信息的收集（客户意向信息），并可用于业务人员进行工作自查，领导对业务人员的业绩考核（共有多少预订单最后形成真正的订单，实现销售；预订单与最终订单的差别等）。2.1.3 合同管理随着业务洽谈的深入，业务人员与客户可能会签定合同，这就要对合同进行管理。合同管理功能就是对合同进行管理，业务员与客户达成签定合同意向后，将为该客户形成的预订单调出，根据实际达成合同的情况作相应的调整，并增加相关的合同信息，形成合同单。合同管理环节也可用于业务人员进行工作自查，领导对业务人员的业绩考核（共有多少预订单形成合同单；预订单与合同单的差别等；共有多少合同单最终形成订单，实现销售；未形成订单的原因分析等）。2.1.4 订单管理当预订单形成合同后，客户可能以多种方式预付款（全款、部分）。当客户预付款后，经过财务人员、管理人员的审核后，合同单可生成真正的订单。订单管理就是对销售订单进行管理，通过与财务系统的接口，可将客户付款信息提取过来，根据客户付款情况，经财务人员、管理人员审核后，合同单中的订单信息会形成真正的销售订单。订单管理功能中可对订单进行修改、查询、审核等操作。2.2 库管环节2.2.1 仓库管理仓库管理环节完成商品入出库、退货、盘点库、库存预警等仓库业务管理功能，建立库存预警分析，自动产生补货计划，提交业务部门指导商品采购。主要包括以下功能：l 库存管理：包括入库、出库、退库管理、移库管理、盘点管理等基本库存管理。l 日常管理：完成库存预警设置等日常仓库管理的基本设置。l 综合查询：包括对库存管理环节中各类信息的综合查询功能。支持现代化立体仓库、支持一库多位及储位管理；支持库存总量和单品牌库存报警提示，根据各品牌周期销售量，制定单品牌的库存上限报警及库存下限报警，根据库房总容量设定总量报警上限和下限。在盘库环节，提供各种盘点明细与汇总表，能够详细显示每日来货、出货、 移库，以及任意时段最新库存等信息，包括数量、种类、品牌等，并支持在任意时刻对以上数据的查询与统计，便于库管员详尽掌握货物流向。在出库环节，销售订单经过相关的管理人员审核后，自动成生出库单，指导仓库管理人员进行商品出库。在仓库管理环节，支撑条码扫描，在商品出、入库时采用扫描条码的方式，减轻他库管人员的工作量。（可与条码扫描方案接口）2.2.2 采购管理商品的采购有两种情况：一种是日常采购，保证商品的基本库存；另一种是根据订单中的商品信息，汇总形成商品采购单，指导业务人员向供应商进行采购。具体操作上，将销售订单调出后，根据情况作适当调整，生成商品采购单，指导商品采购。2.2.3 发运管理当企业没有自己的物流配送队伍时，通过第三方物流公司进行商品发运，这时需要对商品发运情况进行管理与跟踪。商品发运管理根据订单信息生成发运单，在发运单上包括商品信息、客户信息等发运信息，由发货人员从仓库领出货物，根据发运单将商品经由运输公司发给客户，并将货物发运状态信息及时录入信息。从而使企业相关人员能够及时掌握订单的执行情况、货物发运情况等。2.2.4 配送管理当企业有自己的物流配送队伍时，利用配送管理对物流配送过程进行管理。配送管理模块首先对订单进行清分，将所有的订单根据配送区域进行重新清分、整理，并根据清分后的订单生成备货单，由仓管员根据备货单进行备货（先进先出）；然后根据备货单生成总领货单、分拣单、领货单、送货单等各类物流配送单据；现有订单系统将数据传递给现有仓储管理系统，生成出库单；总领货员用总领货单到仓库提货，仓管员对总领货单与出库单进行核对，核对无误后，完成商品出库；总领货员将货物提到分拣车间，分拣人员根据分拣单进行商品分拣，将每个客户所订的商品分拣出来；送货员根据领货单将商品装车，进行配送，客户收到商品后，在送货单上签字，并交付款项；如果有退货情况，利用退货处理功能进行反向退货处理。配送管理模块主要包括配送数据处理、单据打印及查询、分拣数据处理、总退货单管理、送货线路设定、送货日程安排等。主要包括以下功能：l 配送数据处理：包括送货单据、领货单据、总领货单据等各类配送相关数据的生成。l 单据打印：对各类配送单据生成并打印。l 日常管理：完成送货线路设置、区域路线设置、送货计划安排等日常业务处理。l 综合查询：包括对配送管理环节中各类信息的综合查询功能。2.2.5 退货管理退货管理实现对退货的处理。当客户退货时，业务人员利用退货管理功能，将货物进行退货入库处理，增加库存，并记录退货原因等信息。2.3 资金结算环节2.3.1 结算管理结算管理完成客户收款管理，并实现对收款信息的管理，实现销售收入资金的回笼。同时还生成各类明细分类帐、进销存日报表、商品盘点表，为财务人员提供决策依据。结算管理与财务系统通过接口相连，实现财务数据的同步，无须重复录入。2.3.2 发票管理商品出库、发运后，为客户开具发票，并由相关人员邮寄给客户。发票管理功能对开具发票、邮寄发票、发票邮寄状态等信息进行管理。2.3.3 成本核算功能本功能实现对商品采购、销售、入库等商品销售及采购成本的统一成本核算，实现销售成本及销售毛利统计指标体系的管理与分析。采用移动加权平均算法，可以动态计算任意时间的成本、毛利、毛利率等。通过成本核算，为业务部门提供公司经营的动态经济运营指标分析。通过成本核算，动态掌握每一笔业务发生的销售成本、毛利情况，既能有效地掌握各销售员的销售业绩，也能够为客户重要性的考核提供必要的依据。2.4 售后服务管理售后服务管理功能针对销售出去的商品产生故障后的的售后服务过程进行管理。以机电产品为例：包括设备报修、设备维修单生成与打印、设备维修状态记录、维修备品备件管理、维修意见反馈等。2.5 查询统计功能统计分析功能主要对各个业务环节中的信息进行综合查询及统计，主要包括销售情况查询统计、业务员业绩统计、客户信息查询统计、各种单据查询统计等。系统在时间、客户、业务员等查询条件上，可以灵活组合查询，可查任一时间段的统计数据，也可对任两个时间段的统计数据进行对比。可生成日常的各类报表，如进销存日报、库存日报等具体查询功能包括：汇总销售盈利情况查询（可按业务员、产品、客户等为条件进行盈利统计查询、盈利动态比较统计查询、盈利同环比统计查询）、库存预警查询（查询到超过预警数量的商品，如超过上限、低于下限、长时间不出库的商品，就会采用不同于正常商品的颜色、闪烁等，便于及时、方便地了解到库存