如何用excel服务器自动统计汇总数据.doc

如何用excel服务器自动统计汇总数据年底又到了，有太多的报表工作要做，每年这时候都要加班。不过，今年有了这个好帮手EXCEL服务器，一定会让您轻松许多！原来需要做一周甚至更长时间的EXCEL报表，有EXCEL服务器帮忙，几分钟就能做完！在此把方法介绍给大家，希望能够为那些经常为报表所累的朋友提供一些帮助。 一、准备工作首先需要下载EXCEL服务器软件，并安装。安装好以后，点击操作系统“开始”-“程序”-“Excel服务器”-“Excel服务器管理台”，使用“sa”默认用户名进入，设置自己的用户名和密码。需要说明的一点是，这个软件既适合单机应用，更适合多人的网络应用。如果公司员工一起使用这个软件，充分利用其网络化功能，那么统计汇总工作将会更加简便，很多基础数据就不需要重新输入，直接从其它同事做的表中自动获取就行了。如果在公司范围内应用，还需要在“Excel服务器管理台”设置组织机构等内容，来实现数据权限管理和数据规范管理。二、建立报表模版1)登陆“Excel服务器”打开Excel，在屏幕右上角可以看到增加了“Excel服务器”的菜单，点击“建立连接”出现以下界面，使用刚才设定好的用户名和密码登陆。图12)新建报表模版使用Excel服务器的方便之处在于，它以微软EXCEL为操作界面，非常容易掌握。下面以产品销货台帐和销售分析表为例来说明，产品销货台帐是基础数据表，销售分析表是统计分析表，它是以销售台帐的数据为基础。a)将平时使用的报表的空表格拷贝粘贴到新的工作簿中，点击Excel服务器的工具栏“报表设计”-“另存为模版”将空表保存为模版“产品销货台帐”。图23)定义数据项此报表需要分别定义产品销货台帐主表(表头)和明细表(表身)的数据项。选定报表中数据范围，点击右键，在下拉菜单中选择匹配的数据类型和数据规范，如下：图3如果系统提供的不能满足需要，可以在管理平台中设置。定义数据项的目的在于确定数据在报表中的位置，为后面建立报表间的数据关系做准备。到此，产品销货台帐的模版就建立完成。重复以上三步工作，制作销售分析表的模版，报表格式如下：图44)定义报表间数据关系由于销售分析表的数据以产品销货台帐中的数据为基础，为了自动获取产品销货台帐中的数据，需要建立两个报表间的数据关系。在EXCEL服务器软件中是通过“表间公式”这一功能实现的。定义表间公式分为四步：选择数据源，设定表间关联，设定筛选条件，制定填充方法。在销售分析表的界面点击-右键定义表间公式。根据销售分析表的特点，需要定义“本期销售”和“去年同期销售”两个公式，以“本期销售”为例四个步骤依次说明如下：选择数据源：由于数据来自于销售台帐，因此数据源为“产品销货台帐_主表和产品销货台帐_明细”。设定表间关联：只适用于数据源来自多张报表的情况，本报表数据取自一张报表，不需要设定此项。设定筛选条件：销售分析表是分析某个时间段内的销售数据，因此需要将时间段的起止时间作为筛选条件，同时，汇总的方式是按照产品来汇总，所以将产品作为筛选条件。指定填充方法：这一步骤是为了确定筛选出来的数据的填充位置定义好的公式界面如下：图5到此，销售分析表模版中“本期销售”的公式就完成了。去年同期数据的公式方法相同，只是筛选条件中的时间条件改为“去年同期起始日期”“去年同期终止日期”。三、填写基础数据点击Excel服务器的菜单“报表管理”“报表填报”，打开产品销货台帐，将销货台帐的数据录入或由已有的数据拷贝粘贴过去。如下图：图6点击“报表管理”“保存”，数据被存入数据库中。四、自动统计汇总点击Excel服务器的菜单“报表管理”“报表填报”，打开销售分析表。填写表头信息，即统计的起始和终止日期。点击右键“应用公式”看到如下界面：图7选择需要应用的公式，点确定。系统就会立刻筛选出符合条件的数据，并自动填充在销售分析报表的相应位置中。通过表间公式，能够快速准确的获取来自网络间多个用户、多个报表的数据，大大提高了制作统计报表的速度和准确性。五、应用体会及其它功能利用Excel服务器虽然在制作模版和定义公式时需要一些时间，但如果需要填报的统计报表数量多、频率高，以后每次做报表时就会大大节省时间。同时，它的其它功能也非常实用，如：数据查询：在数据查询界面可以对以往报表采用多条件、灵活组合的查询报表查阅：根据权限将自己填报的报表报送给有权限查阅的人，如果公司员工一起使用这个软件，以后就不用打印出报表来传递数据了。同时上司察看数据时也不需要到处找报表，在查阅界面可以方便的按部门、报表名称