工具决定执行的效率.docx

工具决定执行的效率学习导航通过学习本课程，你将能够： 熟知目标的基本要素和基本要求； 掌握高效计划工具； 认识激励约束工具； 了解结果评估工具。工具决定执行的效率一、工具1：明确目标工具目标是员工前进的“雷达”，一定不能含糊。在管理的过程中，清晰目标需要一些帮辅工具。1.明确目标的四个基本要素管理者要给员工设定清晰的目标，让每一个员工都清楚自己在做什么。在确定目标的时候，应考虑四个基本要素：“拳头”“拳头”是目标中最重要的部分。“短板”短板是目标中重要也最弱的部分。“桥墩”“目标寻求支撑的部分。拳头得以支撑是靠手腕，没有腕力，拳头就缺乏力道。目标也是如此，必须找到目标支撑点的位置，才能够有助于目标的实现。“权重”在权重要素中，要分清目标之中的主次。2.明确目标的五项基本要求与上级要求一致作为管理者，必须在公司和领导目标的统一部署下确定工作目标，两个目标之间必须有切合点，否则就违背了职场的最基本原则。目标必须明确保证执行目标具体明确，是管理者的基本功。管理者在分配工作任务时，一定要直截了当，让对方明确执行目标。目标要可衡量只有在可衡量的情况下，执行目标的执行效率才会高，执行才有保障，也便于考核。以行政管理工作的秘书为例，可以从两大分类对其进行考核：第一，日常工作，考核点是效率。例如，电话记录是否清晰，工作安排是否合理，会议纪要是否清楚等。第二，事务性工作。例如，某会议的具体安排是否合理等，从而将一些看似无法衡量的执行目标细化到具体的工作上。过程要有时间限制时间决定执行效果和效率的关键要素，因此在执行的过程中，一定要注意时间的限制。考虑关键资源配置在制定目标的时候，一定要清楚实现目标的资源从何而来，进行有效、关键的资源配置。二、工具2：高效计划工具明确目标之后，就需要做计划，以便快速实现目标。计划最主要的要素是目标、地点和人物，计划是所有执行过程中不可避免的重要步骤，计划越细致，工作就会越到位，执行效率就会越高。【案例】充足的准备巴顿将军曾经说过，他要花大量的时间为进攻做准备。一个步兵营进行一次进攻，他至少需要花两个小时的时间准备，匆忙上阵只会造成无畏的伤亡。从案例可见，在战争中，任何缺乏细致合理计划的行动都不会取得好的结果。一个军事家的计划在某点上欠考虑，很可能会导致军队全军覆没。在实际工作中叶是一样，管理者无法制定出明确的目标，很可能会影响团队成员的发挥，1.计划的要素想要做到高效计划，概括来说，需要遵循七大要素：第一，具体的目标。第二，阶段性成果。可以将每月的目标分化成每周的目标，再将每周的目标分化成每日的目标。第三，时间表。每一项计划的执行时间列表越详细越好，可以考虑每日做个简单计划，过十天半月做一次总结。第四，责任人与配合人关于谁负责销售，谁负责配合，谁负责打电话，谁负责文案等都要一一责任到人。第五，预算费用。第六，计划中的具体项目。第七，支持资源。确定是否需要研发中心、财务、生产部门和领导的支持。2.计划的5W3H在做计划时，将七项要素考虑周全写进计划，一个完整的计划就写成了。为了让计划看得更清楚，还可以重新梳理成5W3H。What执行计划要做什么。Why我为什么要做。When什么时间完成。Who谁来做。Where计划执行的现场在哪里。How实现目标所采取的措施。how much计划的预算资金是多少。How to change计划执行过程中遇到意外，如何调整。计划不是教条，它只是告诉人们一种思维方式，让其养成良好的执行思维方式，所以计划应该按照实际情况而定，不能过于盲目。三、工具3：要事管理工具1.优先事物法作为优秀的经理人，想要把每件事都做好，前提一定要把最重要的事情做到位。因此就可以采用优先事物的方法FIP（first important priorities），也就是永远抓住最重要的事情。2.六件事法则想要保持最高的工作效率，最好只做六件事情，即“六件事法则”。从六件事情里找出重要而紧急的事情，即找出马上要做的事情。这种方法不能确保把六件事情都做完，但会确保正在做的事情是最重要的事情。六件事法则就是四个法则的结合：法则一：议事日程。把具体的事情列入议事日程，才能真正地进入执行阶段，否则事情永远都在边上。法则二：学会六件事法则。法则三：从六件事情里找出最重要的事情。法则四：每天花时间进行思考，掌握好工作的节奏。【案例】分不清先后的部门经理一位部门经理在工作之中执行有力，销售业绩很优秀,后来被公司提拔为分公司老总，让领导没想到的是，分公司的销售业绩离年初制定的目标相差太远。分析之后发现，她有一个好习惯日事日毕，有一个不好的习惯做事不分轻重缓解，总是将最重要的事放到一天快结束的时候来做，结果累得气喘吁吁，想完成任务也只能心有余而力不足。从案例可见，在实际工作中，应该善于利用六件事法则去执行，分清事情的先后顺序，才更有利于达到满意的结果。四、工具4：未完成事项记录本在执行的过程中最重要的要素是耐力和毅力。与专注相同，一方面是专注，一方面要有耐力忍耐冷寂。职业经理人更需要有耐力，把没有完成的事情记录在“未完成事项记录本”上，不断提醒自己还没有完成的事情。五、工具5：反复实验对于久经职场的人士而言，反复实验是一个非常重要的工具。即使是受过严格训练的人，也很难一次就把事情做好，所以在执行过程中需要反复实践。在反复试验中，即使任何小事，也会全力以赴地投入，用“诚”去反复试验。【小故事】不同思路，不同成功一个老方丈有两个徒弟。老方丈知道自己年事已高，来日不多了，就想在两个徒弟中选一个做继承人。两个徒弟都很尽心，学问、为人都不错。为了表示公平，老方丈出了一道题：“你们二人谁从后山第一个爬上来，谁就是未来的方丈。”两个徒弟到后山一看傻了眼，原来是悬崖峭壁。有一个徒弟想“不管遇见什么困难咱也要上悬崖”，结果来来回回摔得鼻青脸肿。另一个徒弟想“这样爬下去人没上去倒先死了”，于是就在附近找上山的便道，结果在悬崖边上找到一条上山的小路，顺利地来到了老方丈的面前。从故事可见，上山的小徒弟千方百计地用多种选择来完成任务，所体现出的就是一种“诚”；另一个徒弟只会拼命在山脚下攀爬悬崖，虽然目标明确，但是也很难达到成功。六、工具6：不尽信报告不尽信报告包含两层含义。第一，不要完全相信下属递上来的报告；第二，从现有的报告中发现不完善的地方。随着计算机技术的高速发展，工作节奏明显加快，对管理者的要求也更加严格。当下属提出报告的时候，管理者不要全信，要在心中存在怀疑，通过观察和验证，带着疑问去研读报告，并不断地抽查。【案例】突然的抽查杰克韦尔奇对于公司的抽查非常有特点。有一次，一个下属公司召开一次例会，韦尔奇突然造访，推门进入会议室，找了一凳子坐在会议室观察下属公司开会时的真实场景，并对下属公司的负责人说：“你们不用理我，就当我不存在，你们自由发挥就好。”案例中，韦尔奇就是通过突如其来的抽查方式，了解公司真实的办公环境和员工的工作风貌。七、工具7：激励约束工具“天下治者，赏罚而已”，意思就是天下的管理无非就是赏罚。而实际上，真正的管理应该做到“胡萝卜加大棒”，即可以依靠一系列的工具来完成，比如表扬七原则、批评七原则和奖励处罚六原则等。1.表扬原则每个人得到表扬都会非常高兴，所以管理者要注意表扬的艺术。一般来讲，表扬有七个基本原则：及时进行【案例】没有及时表扬的结果一家超市的一名理货员见超市的风鹅销售很旺，遂建议公司领导进购更多类似产品，给公司创造了很大一笔利润。在超市的例会上，运营总监对其提出了口头表扬，但未进行物质奖励。在此后的三个月，那位理货员辞职了。案例中正是因为超市没有对员工进行及时激励，直接导致了一名优秀员工的离开。有针对性在进行表扬时，要告知受表扬者表扬的原因，做到有针对性，不含糊。传达奖赏意见领导要将客户对具体部门和员工的表扬意见及时转达给员工，切莫独吞。保留奖励的档案公司要建立功劳簿，记录下受到表扬的人。当发现还欠别人一次表扬的时候，可以及时补救。【案例】奖励档案的妙用一家保险公司遇到了经营上的困难，员工有流失的现象，高管也存在跳槽的危险。为此，公司决定在员工内部开展一次很有创意的凝聚人心的训练营活动。在这项活动中，公司表扬了以前对公司发展做出积极贡献的集体和个人，并发放了礼品。让他们知道自己是公司的有功之臣。这次活动之后，人员流失现象有所减轻公开表扬表扬要公开，人越多越好。找准时机很多员工都是默默无闻，他们做的很多事情管理者根本看不见，管理者要学会找机会表扬这些默默无闻的员工。要点提示表扬的原则：及时进行；有针对性；传达奖赏意见；保留奖励档案； 公开表扬； 找准时机。2.批评原则对管理者而言，除了会表扬还要掌握批评的技巧。一般而言，需要把握以下原则：批评要及时当下属犯了错误的时候，管理者及时的批评可以尽快对其进行纠正。面对面进行批评要面对面地私下进行，最好不要有第三者在场。因为批评通常会损害员工的自信和自尊，所以最好不要公开进行。对事不对人当员工犯低级错误的时候，只需针对错误进行批评，不要进行人身攻击，不要发泄情绪，也不要针对事情进行联想，否则易造成对方的逆反心理。明确错误事实批评下属的时候，一定要让对方知道自己所犯的错误在何处，以减少下次还会犯同样错误的几率。解释解释是为了找到批评的原因。要告诉对方这件事情为什么重要，以及错误会导致的结果，揭示出问题的本质。弥补方案批评过后，要对工作中的疏漏采取弥补措施，采取有针对性的弥补方案。用褒奖的言辞结束批评在准备结束批评时，要采用带有表扬的口吻。受到批评的员工通常会情绪会变得沮丧、低落，特别是自尊心强的人，很可能会影响其工作，甚至导致连续性的错误。想要避免出现这样的现象，就要以褒奖的言辞结束批评，尽可能把伤害的程度降到最低。避免教条的批评方式如果用教条的方式理解批评，通常犯错误的几率不会降低。3.奖励处罚原则奖励和处罚，比表扬和批评更严重。在了解表扬和批评艺术的前提下，还要掌握奖励和处罚的注意事项。具体来说，奖励处罚有六个原则：对象要正确在实际工作中，如果批评错人，通常会产生负面效应；奖励错人，同样也不会达到想要的结果。【案例】“优秀”员工小刘一公司的市场部经理经常需要在晚上陪客户吃饭，回到办公室一般都要九十点。让他纳闷的是，每次回来都能见到小刘在办公室。当他问小刘的时候，小刘的总是很谦虚地回答“要尽快熟悉公司业务”。市场部经理听了小刘的话后非常高兴，年终的时候将小刘评为了优秀员工。小刘的直接主管非常不高兴，意见很大：“小刘之所以每天那么晚还没有休息，因为他住的是单身宿舍，没有网络。他为了和女朋友在网上聊天，每天聊到深夜。”在上面的案例中，市场部经理把优秀的名号给了小刘，反而对其他员工造成了伤害。管理者要仔细观察员工的工作成果，弄清奖励和批评的对象。时间要准确内容要适当很多公司都有节日费的习惯，但是一定要掌握发放的艺术。同样100元，对于不同员工的意义是不一样的，就需要采取不同的发放形式。关注第一个敢违反制度的人“千里之堤，溃于蚁穴”，在执行过程中，蚁穴就在于敢触犯制度的第一人。也正应征了“枪打出头鸟”，即在制度执行的过程中要关注第一个敢违反制度的人。正所谓“杀一人而三军震者杀之，赏一人而万人悦者赏之”，如果对第一个违反制度的人不加以严惩，就会慢慢变得法不责众了。【案例】找出第一个插队的在春节期间，济南火车站里的一名检票员为了保持检票的秩序，在检票之前拿着大喇叭对着乘客喊：“现在向大家宣布两条纪律，第一，谁要是第一个插队，罚七