浅谈城镇建设档案工作的几点意见.docx

浅谈城镇建设档案工作的几点意见 城建档案是城市建设的真实记录，是城市可持续发展的宝贵资源，是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监督和执法监督的重要依据。城建档案在进行社会管理、提供公共服务、保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件等工作中，发挥着重要作用。做好城建档案工作，对促进城市建设的健康发展，更好地为经济建设和城市建设服务有着十分重要的意义。 一、城建档案工作存在的主要问题 近年来，我国城镇建设发展迅速，城镇规划建设形成了大量的档案资料，而城建档案管理工作不够完善，单位领导对此项工作也不够重视，管理机制不健全，人员经费也不到位，至使档案收集管理工作开展不起来，通过分析，我县城建档案工作目前存在的主要问题可归纳为以下几点： 1、机构不明确。没有明确设立专门的领导机构、档案室，各科室形成的档案不能集中到档案室统一管理，使一些单位形成的业务管理和业务技术档案基本处于无序管理的状态。 2、人员不充足。只有1名兼职城建档案员，建设系统内部各科室和下属单位都没有档案员。由于人手不够，造成城建档案工作的不少内容无法开展或开展得不顺利。如城建档案验收作为一种行政执法行为，必须有两人以上才能实施；业务指导、对外服务、档案保管利用等业务都需要有足够的人员才能开展。此外，兼职城建档案人员业务素质参差不齐，使某些业务开展的质量受到影响。 3、设施不齐全。城建档案工作人员的办公条件普遍较差；档案工作所需的电脑、照相机、摄像机、复印机等基本设备缺乏；现有库房均为普通办公室改造而成，面积狭小，条件简陋；档案保护所必需的空调、吸湿机、消毒机等设备配备不全。设备、设施的缺少，使有些工作只能以原始的手工方式来完成，不仅效率低，而且质量难以保证，工作开展受到不少制约。 4、工作不规范。城建档案工作，严格来说都没有达到国家相关规范的要求。如长期以来档案的收集倾向于办公室文件关及建设工程档案，忽略了对系统内各科室、下属单位形成的业务管理和业务技术等城建档案的收集，无意中造成了部分珍贵档案的遗失；城建档案工作流程、操作程序、各种标准把握不准确，理解有偏差，声像档案工作仍然处在较低层次；信息化建设更没有进展，档案管理还停留在手工操作，如最基本的档案目录管理，也未实现计算机管理；地下管线档案几乎是空白。 5、效益不明显。我县城建档案的开发与利用工作仍处在低层次、低水平，特别是在对外服务方面表现出观念保守、内容缺乏、方式单一、工作被动、时效偏低等现象，效益体现不佳，因而，城建档案在社会上的影响力明显偏弱。 二、对我县城建档案工作存在问题的原因分析 产生上述问题的原因是多方面的，有客观的有主观的，有内因也有外因，有些原因还相互关联，互为成因。简单归纳主要有以下几方面： 1、城市建设规模不大。由于我县城市建设规模较小，因而城建档案总量相对较少。城建档案室一年归档文件不足500件。档案总量少，势必影响到对经费投入、人员配备、机构设置等方方面面的决策。 2、重视程度不够。城建档案工作一直没有被重视起来，从主管领导到档案工作人员对城建档案工作明显存在应付的现象，造成工作开展缓慢，缺少其应有的地位。 3、内外宣传力度不足。城建档案工作离不开群众的理解和支持，而这一切首先需要城建工作工作人员主动、积极地对内、对外宣传。而现在，城建档案工作不仅系统内部许多人员不太了解、理解，社会人员更是知之甚少。相当多的人不知道城建档案工作的情况，不懂得利用档案。 4、专业技术力量不强。城建档案工作是一项专业性较强、技术要求较高的工作，对从业人员的文化知识、专业知识、工作能力、创新能力等方面素质都有一定要求。城建档案工作人员由于不固定，只能开展一些较低层次的基础性工作，越来越难以胜任城建档案工作发展的新要求。 三、对我县城建档案工作的几点建议 依据上述粗浅的分析，结合我县城乡建设工作的实际，建议我县城建档案工作要注意做好以下几方面工作： 1、加强领导，创新体制机制。城建档案是进行城乡规划、建设和管理工作的重要基础资料，是城市可持续发展的宝贵资源，是社会管理和公共服务的重要信息，是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据，也是工程建设、运营养护、维修改造等工作的重要依据，对于保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件具有十分重要的意义。城建档案工作只可加强，不能削弱，领导的重视和支持是城建档案工作发展壮大的首要前提。我县在机构设置、人员配备、设施建设等问题，要按照有领导、有档案员、有档案室、要集中统一管理的原则，通过大胆创新、资源整合来解决各种问题。 2、加强督导，规范各项工作。首先要认真贯彻落实档案法、城市建设档案管理规定(建设部令第90号)和上级的有关文件精神，严格执行国家和行业的规范及标准，扎实做好基础性工作，稳步推进依法治档工作。因此，应当将城建档案工作列入建设部门考核当中，不定期开展检查、督促、指导，及时发现问题、解决问题。对个别无视城建档案工作法律法规，造成严重后果的科室或个人，应采取必要的法律或行政措施，以维护城建档案工作的严肃性。 3、加强培训，提高人员素质。城建档案从业人员必须随着城乡建设事业的发展不断更新知识，每年都需要参加一定时间的继续教育，县档案馆应及时采取灵活多样的形式不定期组织业务培训和交流，如以工代训、技术支持等都不失为提高人员素质的有效途径。 4、加强宣传，营造良好氛围。要采取新颖多样的形式，进一步加大对城建档案工作法律、法规、政策的宣传力度，加强对城建档案工作具体内容的宣传，提高对城建档案重要性的认识，让全社会了解、理解、支持并自觉参与到城建档案工作中来。目前，首先要从建设系统内部开始，增强城建档案收集保护和开发利用意识，同时由内而外向全社会扩展延伸。如可以通过档案利用知识宣传，正反典型案例介绍，提供优质服务，主动公开征集档案等形式，营造全社会关心、支持、利用城建档案的良好氛围。 5、加强服务，提升利用效益。城建档案通过开发利用，由其产生的经济效益、社会效益，有形效益、无形效益来体现其价值的存在。服务是开发利用的关键环节。要以与时俱进、高效前瞻的意识，建立适应各种需求的服务机制。同时要以利用者为核心，根据利用需求最大限度地开发档案资源。编制科学便利的档案检索工具；汇编各种服务成果等等。 有效益就是有作为，有