论高校档案管理信息化建设现状及对策.docx

论高校档案管理信息化建设现状及对策 摘 要：功能多样化的高校档案管理体系可以有效推动高校的管理发展，因此各大高校应加强相关设施、资金的投入，努力建设专业的管理人才队伍为学校档案管理信息化建设提供强大的保障。本文将针对高校档案管理信息化建设的现状和发展对策进行深入探讨。 关键词：高校档案管理；信息化建设；现状和对策 高校档案管理信息化满足时代发展的需求，其在高校的改革进步中也起到了重要的作用。依据现代化档案管理发展特点，各大高校应积极进行制度体系的深化改革，推动高校档案信息管理建设的科学化发展，对于管理中出现的问题进行有效的解决，保障档案管理信息化建设的有效性。 1 高校档案管理信息化建设的内涵及主要功能 1.1 高校档案管理信息化建设的内涵 高校档案管理信息化是我国社会经济发展的重要特征，意味着我国成功的实现了高校档案信息管理的数字化转型发展，在相关政策的支持下，通过建设互联网信息通道，成功的实现了高下档案管理信息化模式的创新，以现代的信息化资源为中心，通过先进的技术手段和合理的使用硬件设施，保证了高校学生档案的数字化管理。 1.2 高校档案管理的信息化建设 传统的高校档案管理方法是将相关信息记录在纸上，对于日常的分类管理工作具有一定繁重性，同时还存在可以遗漏、丢失的安全隐患，无法实现有效的信息资源共享，相关人员对其进行查找会耗费大量的时间，因此传统的档案管理形式已无法满足现代社会的发展需求，终将被专业的信息化档案管理模式所取代，随着科学技术的飞速发展，网路以走进千家万户，成为人们日常生活中重要的工具，高校的档案信息管理模式也在进行着与时俱进的发展，通过合理的使用现代的技术软件，可以将档案信息进行有效的管理，实现信息资源共享，完善的数字化信息管理体系为用户提供了有效的查询、了解途径，同时具有较大安全性的管理制度还可以保证信息的时效性。 1.3 高校档案管理信息化建设的功能 高校档案管理信息化可以有效实现学生档案信息资源的共享，保证高校档案管理信息化建设的多样性，提高学校的日常管理、服务效率，同时为学生提供信息查询的平台，使学生可以自主的对学校的教学、成绩等方面进行相关的查询，推动学校高速发展。 2 高校档案管理信息化建设的重要意义 2.1 可以充分使得人才优势充分发挥，同时加强师资力量的建设 档案记录着一个人详细的信息，将档案管理更加信息化可以促进教学事业走持续稳定的发展道路，依据相关数据可以充分了解人才的品行、爱好等，有助于推动个人良好发展，满足社会和高校对人才的发展需求。 2.2 能够使优秀的人才流动更加便捷，加快人才的引进 信息化档案管理体系有效的实现了信息资源的共享，新型的管理模式也为学生、学校等用户提供了方便快捷的信息查询途径，信息化的档案管理手法充分的满足了现代社会发展的实质性需求，加强了与社会的联系，提高了学校中人才的流动性，促进各个高校长远发展， 2.3 可以有效提高档案管理工作水平和效率 现代的信息化档案管理体系有效的解决了传统纸质记录档案信息手段的不足，使档案信息实现专业性、安全性的管理，信息化的档案管理体系减轻的相关工作人员繁重的管理工作，方便、快捷的管理形式激发出专业工作人员的工作积极性，同时使工作人员树立了正确的管理观念，保证了档案信息管理工作的有效进行。 3 我国高校档案信息化建设的现状 3.1 思想观念陈旧，管理意识淡薄 虽然现阶段档案管理体系趋于信息化，当在高校中仍旧存在阻碍档案管理数字化发展的因素。高校的档案管理工作人员受传统档案管理手法的影响，对现代的信息化档案管理认识不到位，是影响高校具体档案管理工作进程的重要因素。相关的工作人员没有认识到档案管理工作的重要性，过于片面的认为日常档案管理工作只是?喙刈柿辖?行简单的整理、归纳。高校中的领导和相关工作人员没有发现建立信息化档案管理制度的重要价值，错误的认为建立相关的制度体系是一件可有可无的事情，没有将档案管理作用真实的发挥出来，导致高校信息化档案管理的缓慢发展。 3.2 相关技术资金的投入不足，硬件设施落后 充足的资金是建设完善高校档案信息管理的坚强后盾，可以保证高校档案数字化建设进程的有效发展。但调查结果表明，现阶段的各大高校对于建设档案信息化管理体系的资金投入相对于较少，没有完善相关的软硬件设施，也没有对档案管理人员进行专业化的训练，导致数字化档案信息管理效果较差。在政府进进行资金支持时，各个高校也应进资金的自我筹备，依据学校的实际发展情况合理进行相关档案管理设备的更新或替换，引导高校中人员加强对档案信息化管理工作的重视程度，引导工作人员树立正确的工作意识，认真解决管理档案信息时遇到的各种问题。 3.3 网络安全堪忧，数据库建设滞后 随着科学技术的不断进步，现代社会已成为信息资源高速发展的时代，互联网的普及为用户查找相关信息提供了有效的途径，其中档案信息占据较大的部分，档案具有一定的保密性和特殊性，档案信息在网络上进行查询虽具有一定的方便性，但同时也存在一定的危险，在网络上受到黑客攻击就会遭遇档案信息安全性的丢失。现阶段，各个高校并没有构建出完善的网络资源管理体系，资源共享程度较低，无法满足用户的真实需求，相关的专业档案信息管理制度还需不断完善。 3.4 人员素质较低，专业化程度不高 现阶段的高校档案管理工作中相关技术人员的专业知识水平较低，无法真正熟练的掌握相关的专业管理技术，严重阻碍了高校档案管理信息化的发展进程。为保证档案管理的信息化建设，相关的管理工作人员在开展日常的管理活动时应加强对相关专业知识的学习，充分了解相关的理论知识，在进行实际的档案管理工作时提高对相关软件、技术的掌握程度，树立正确的信息管理观念，不断提高自身的专业管理素养，确保相关工作的顺利开展。 4 完善高校档案管理信息化建设的对策 4.1 强化对档案管理信息化建设的重要性认识 在现代化信息技术飞速发展的今天，档案管理信息化建设愈发重要，各个高校以及相关的工作单位应提高对档案信息管理体系建设的重视程度，改变传统的管理观念，对档案信息化管理建设进行深入的思考，全面认识其发展的重要性，仔细了解其对于社会中诸多领域发展的重要意义。对高校档案管理工作树立正确的态度，注重相关管理工作的开展。各大高校应充分了解自身的实际发展情况，对档案管理信息化建设在校园中进行有效的宣传工作，提高相关人员对数字化档案信息管理的认识程度，对于现阶段档案管理工作中出现的问题进及时有效的解决，对于学校内部的工作人员要对其进行专业化的技术培训，引导其树立正确的工作意识，使其积极的进行专业知识的学习，在实际工作中不断提高自身的技术管理能力。加快高校档案管理信息化建设的进程。 4.2 完善数据库建设 数据库是将信息、图片、文件等按照相关的国家标准进行专业化、标准化的形式进行储存，建立相关的平台供大众查询。建设完善的数据库可以有效保证我国高校档案管理信息化的建设，实现管理信息资源的共享，当前的数据库系统已无法满足网络发展的要求，为保证用户可以有效使用数据库提供的基本服务，满足用户的多元化操作需求，应积极采用覆盖范围广泛的网络系统，如：Informix、Sybase、SQL Server等系统，为用户提供持续稳定的网络连接，保证用户对相关信息进行有效的查询。 4.3 健全信息安全保障体系 对于高校档案信息化的管理首先需要完成的就是相关信息安全体系的建设，确保档案信息的保密性和安全性，将不同的档案进行区别性的划分，如：秘密档案、机密档案、加密档案、绝密档案等，经过一段的加密工作后确保其具有一定的时效性和安全性，还可以利用监控、物理隔离等手段对相关的档案信息进行严格的保护，防止在网站止被黑客攻击造成重要档案信息的泄露，推动高校档案信息管理体系的安全性建设。 4.4 加强人才队伍建设 培养专业的人才队伍是保障高校档案管理工作开展的重要因素，在进行相关的管理工作时要注重专业的人才对高校档案管理中活动开展的重要影响。积极创建一支专业化的人才团队，引导相关技术人员不断加强自身不断知识储备和提高专业素养，保证高校档案管理工作的有效性。在加强人才队伍建设中，要依据现有的条件对师资力量进行有效评估，不断提高相关人员的档案专业化管理能力，将现在的优异科学技术水平实现最大化的发挥。如：可以对从事相关档案管理工作的人员进行定期的知识技能培训，引导其树立正确的工作观念，加强其对所从事工作的重视程度，可以通过请专业的技术人员以开展讲座的形式向档案管理进行专业知识及技能的传授，确保档案管理人员素质及管理能力的提高，对从事相关档案管理工作的人员制定具体的考核制度和标准，对其进行定期的考核，检查人员的知识学习情况和管理技能掌握情况，保证高校档案管理工作的有效开展。如：针对工作人员的学习情况通过模拟考试进行检测，了解工作人员对于所学知识的掌握情况。 4.5 多方筹集资金，加大对高校档案管理信息化建设的各项投入 充足的资金支持可以有效保障各个高校对学生档案管理信息化的建设，为高校提供完善的软硬件设施，保障其建设相关的教学档案、学生档案等，确保电脑系统进行及时的升级和更换，推动相关档案管理工作的发展。如：对高校中管理档案的设备进行定期的系统更新，对于老化的硬件设备进行及时的更换。 5 结语 建立完善的档案管理信息化体系对于高校开展其他的教学研究活动具有一定的推动性作用，因此在开展日常的档案管理信息化体系建设工作中要加强对相关工作人员的管理，引导其加强对档案管理知识的了解，训练其掌握专业的管理技能，创造出一支专业化的管理团队，实现档案管理系统的有效构建，充分满足用户的?质性需求。 参考文献 刘迎春.高校档案管理信息化建设的现状及对策J.中国教育出版社，2017，04：189. 蔡馨蕊.信息化环境