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文档简介
1 / 5 采购制度管理 采购制度管理 第一章 总则 为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,特制定本制度,所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作,供应部依据本制度对采购员进行考核和管理、对库管员进行监督。 第二章 采购原则 1、严格执行采购议价程序:凡未物品采购金额在 2000元以上,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格(临时性应急购买的物品除外)。采购员在执行议价程 序时,必须将所选择的供应商的客户名称、所议价格记录备案。 2、合同会签原则:固定资产、市场预测采购计划、大额采购的合同,必须经过相关部门如办公室、物控部、财务部、生产部、营销部等各方意见,经总经理批准后签约。 3、职责分离原则:原则上采购人员不得参与物资与服务的验收,采购物资质量、数量、交货等问题的解决,应由物控部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。 4、一致性原则:采购人员所采购的货物必须与购货单所列要求规格、型号、数量等相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的 情况下,及时反馈信息供请购2 / 5 部门更改请购单作参考;如确因特定条件,数量不能完全与请购单一致,经审核后,差值不得超过请购量的 5% 5、最低价搜寻原则:采购人员随时收集市场价格,建立供应商信息档案,了解市场最新动态及各地区最低价格,实现最优化采购。 6、廉洁原则: ( 1)热爱企业,维护企业利益,提高采购质量,降低采购成本。 ( 2)加强学习,提高采购水平,增强法制观念。 ( 3)廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手索要钱物。 ( 4)严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。 ( 5)工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。 第三章 采购负责人职责 1、负责组织公司原料、材料、物料的采购; 2、做好采购员与供方之间的联系工作; 3、帮助采购员做好产品的选型及推荐新产品的工作; 4、对本部门员工制度执行情况负责; 5、对本部门员工的专业知识培训负责; 6、对员工进行严格管理,根据员工表现向公司提出奖 励或处罚建议; 3 / 5 7、严格内部管理,抓好各项规章制度的落实,对本部门办公设备的使用及管理负责,责任到人。 8、发现问题及时向公司领导提出奖惩建议; 9、负责制定工作计划,监督工作计划的执行及完成情况。 第四章 采购工作流程 1、收集请购部门传来的采购计划单; 2、审批订单并确认; 3、向外部供货商询价,比价; 4、资质审查、洽谈 5、采购负责人审批(重大合同向公司领导请示); 6、签订采购合同; 第 2 / 4 页 7、复印后,将原始合同整理装订年末存档。 第五章 付款流程 1、填写付款申请单 2、采购负责人审核 3、总经理审批 4、财务部付款。 第六章 收获流程 根据合同执行进程督促供货方按期交货和传真提货单,供应部内勤传真提货单至最终用户并确认,采购员办理4 / 5 入库手续。 第七章 收进项发票流程 1、催供货方开具发票; 2、核对开票内容; 3、把数据录入电脑; 4、将发票交财务部签 收。 第八章 采购管理制度 1、建立好供方及用户档案,并做好工作记录; 2、建立、健全比价制度,保证采购物品质优价廉; 3、建立客户资料管理(表)册,新客户开发一览表,竞争同行动向一览表,售后服务管理表; 4、每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总,在周例会上总结。 5、签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前十日汇报公司有关领导; 6、所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决; 第 3 / 4 页 7、采购人员负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理验收及入库手续。 8、采购人员每月 5 号前,将上一月的采购合同编号整理
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