如何应用Excel编写一篇财务报告.doc

如何应用Excel编写一篇财务报告众所周知，Excel是用来做报表的，还能写报告？处理文本写报告Word才是强项！谁出的这么馊的主意？好在微软的Excel的功能强大，我使用了一些函数将报表的分析结果和数字连接起来，让计算机自动作出分析报告。现在，我把我偷懒的办法用简单的例子(见图1)介绍给大家，希望能把大家的宝贵时间和精力从繁重的财务工作中解放出来。 制定财务利润报表 编制财务利润分析报表，制定报表格式。以图1的“利润分析”为例，先建立Excel表格，表行设置“本月实际”、“本月计划”、“差异”，表列设置“销售收入”、“销售成本”、“销售费用”、“利润”。 公式：“差异”=“本月实际”“本月计划” 公式：“利润”=“销售收入”“销售成本”“销售费用” 建立财务利润分析图表 在Excel上单击“插入”，选择“图表”，选择你需要的图表格式，点“下一步”，在“数据区域”中，除“差异”这一列，全部选定。然后，您就一路“下一步”，最后，点“完成”。接着，再把图表的大小、格式、颜色根据您的需要完善一下。怎么样，一个漂亮的图表就作出来了。 撰写财务利润分析报告 不知大家注意没有，以上的报告是用连接字符串和计算结果的函数链接出来的，而非手工输入的，公式如下： 1、本月销售收入：=CONCATENATE(本月销售收入 RMB ,本月销售收入坐标, 比计划,IF(销售收入差异坐标0,增加,降低),ROUND(销售收入百分比坐标100，2), (RMB ,销售收入差异坐标,),) 2、本月销售成本：=CONCATENATE(本月销售成本 RMB ,本月销售成本坐标, 比计划,IF(销售成本差异坐标0,增加,降低),ROUND(销售成本百分比坐标100，2), (RMB ,销售成本差异坐标,),) 3、本月销售费用：分析的公式按照以上公式类推，或者，直接将上一行的公式下拉，把公式中“本月销售成本”改成“本月销售费用”。其他有什么费用的分析也可以用此方法。 4、综合分析：=CONCATENATE(综合以上因素,本月实际利润比计划,IF(利润差异坐标0,增加,降低),ROUND(利润差异百分比坐标100,2), (RMB ,利润差异坐标,) 怎么样，一份有报表、有图表、有分析的财务利润分析报告出来了吧，您只要把实际的和计划的收入、成本、费用的有关数字输入到分析表格中，报表、图表、报告就全出来了，再把格式和样式润色一下，就可以打印出来了，省事了吧。这么漂亮的分析报告，没说的，加官进爵，长工资！不过不知怎么搞的，我的工资为什么总是不长 言归正传，这份报告中有一个函数（连接函数CONCATENATE）是非常重要的。它的用法是：=CONCATENATE(字符串,数值坐标,字符串,)。字符串用引号 包括，并且字符串和数值之间用逗号分隔。有一点麻烦的是，标点符号一定要在英文状态下输入，命令才能执行。不过这只是辛苦一时，报告建立好后每个月都用这个格式，您还是能省不少的事。 但是，有些具体细节的分析，还是需要真正的会计知识，也不能全交给计算机去做，要不然，谁都能去当会计了，咱不是还得*这点本事混饭吃吗，您说是不是？利用excel编制科目汇总表在传统的会计核算方法中，科目汇总表账务处理程序是应用较广泛的一种账务处理程序。在没有实行会计电算化，或者正处于电算化与手工账并行期间的单位会计核算过程中，编制科目汇总表是一项比较繁重的工作。本文介绍了利用excel编制的科目汇总表的方法，希望对大家的审计工作有所帮助。本文以工业企业为例介绍，选用科目可以根据实际情况进行增减。具体制作步骤如下：1.打开excel程序，选择菜单栏工具/选项/常规，将“新工作簿内的工作表数”更改为61后确定。制作好科目汇总表后，请将此选项改回3，否则每次新建的excel工作簿内都有61个工作表。2.选择菜单栏文件/新建，新建一个工作簿。然后选择菜单栏文件/保存，在出现的对话框中选择文件的保存位置及文件名后保存。3.右键单击工作表标签sheet1，选择“重命名”，然后输入“汇总表”；依次右键单击工作表标签sheet2到sheet60，分别重命名为从“101到”542的各个会计科目编号。4.在a1单元格输入“* * * *单位科目汇总表”，然后选定a1：l1单元格，选择菜单栏格式/单元格/对齐/水平对齐/居中。5.在e2单元格中输入“* * * *年* *月”。选定e2：h2单元格，选择菜单栏格式/单元格/对齐/水平对齐/居中。在l2单元格中输入“单位：元”。6.在a3单元格输入“编号”；在b3单元格输入“会计科目”；在c3单元格输入“借方发生额”；在d3单元格输入“贷方发生额”。选定a3：d3单元格，选择菜单栏编辑/复制。单击e3单元格，选择菜单栏编辑/粘贴；单击i3单元格，重复上步操作。7.在a4到a23单元格中依次输入会计科目编号“101到”151，在b4到b23单元格中依次输入会计科目“现金”到“长期投资”；在e4到e23单元格中依次输入会计科目编号“161到”241，在f4到f23单元格中依次输入会计科目“固定资产”到“长期借款”；在i4到i23单元格中依次输入会计科目编号“251到”542，在j4到j23单元格中依次输入会计科目“应付债券”到“营业外支出”。8.在b24单元格中输入“合计”，在f24中输入“借贷差”。9.单击表标签101，进入101表中。在a1单元格中输入“返回汇总表”。选定a1：i1单元格，选择菜单栏“格式”/单元格“/对齐”，将“合并单元格”复选框选中后确定。确认选中刚才合并的单元格后，选择菜单栏“插入”/超级链接“，在出现的对话框中单击”本文档中的位置“，在单击右边出现的”汇总表“后确定。以后用鼠标单击此单元格或者将光标移入后按回车键，即可返回汇总表中。10.在a2单元格中输入“凭证号”；在b2单元格中输入“借方发生额”；在c2单元格中输入“贷方发生额”。选定a2：c2单元格，选择菜单栏编辑/复制。单击d2单元格，选择菜单栏编辑/粘贴；单击g2单元格，重复上步操作。11.在a18单元格中输入“合计”；在b18单元格中输入“=sum（b3：b17）sum（e3：e17）sum（h3：h17）”。选定b18：c18单元格，选择菜单栏编辑/填充/向右填充。此例中每个科目输入的最多凭证数是45，可以根据实际情况进行增减。该步操作的目的是自动汇总各科目的发生额。12.选定b3：c17、e3：f17、h3：i17单元格，选择菜单栏格式/单元格/数字/会计专用，将小数位数设为2；货币符号设为无。选定a2、d2、g2单元格，选择菜单栏格式/列/列宽，在出现的对话框中将列宽设定为7后确定；选定b2、c2、e2、f2、h2、i2单元格，选择菜单栏格式/列/列宽，在出现的对话框中将列宽设定为11后确定。13.单击工作表左上角方块（工作表选定器）将整个工作表选中，然后按住shift键单击工作表标签542以同时选中101到542工作表。选择菜单栏编辑/填充/至同组工作表，在出现的对话框中将“全部”单选框选中后确定。14.单击表标签汇总表，进入汇总表表中。单击“现金”会计科目，选择菜单栏插入/超级链接，在出现的对话框中单击“本文档中的位置”，在单击右边的101后确定（参照图3）。按照上述步骤，依次单击“银行存款”到“营业外支出”各会计科目，在出现的对话框中分别选择相应位置。此步操作的目的是在汇总表表中单击会计科目，即可进入对应的科目明细表中以输入该科目发生额。15.在c4单元格输入“=101！b18.选定c4：c23单元格，选择菜单栏编辑/填充/向下填充。修改c5为”=102！b18，参照此方法，依次修改c6：c23单元格中内容。选定c4：d23单元格，选择菜单栏编辑/填充/向右填充。16.参照十五步骤，对g4：h23、k4：l23单元格进行各项操作。以上两步操作的目的是将各科目明细表中的发生额合计数自动取到汇总表表中。17.单击c24单元格，输入“=sum（c4c23）sum（g4g23）sum（k4k23）”。选定c24：d24单元格，选择菜单栏编辑/填充/向右填充。在g24单元格中输入“=c24d24.此步操作的目的是总计科目发生额。18.单击a1单元格，选择工具栏上字号为12；选定a2：l24单元格，将工具栏上字号选择为10.选定a3：a24单元格，选择菜单栏格式/行/行高，在出现的对话框中输入12后确定；选定a3、e3、i3单元格，选择菜单栏格式/列/列宽，在出现的对话框中输入4后确定；选定b3、f3、j3单元格，选择菜单栏格式/列/列宽，在出现的对话框中输入14后确定；选定c3、d3、g3、h3、k3、l3单元格，选择菜单栏格式/列/列宽，在出现的对话框中输入9后确定，如果以后这些单元格中出现“符号，移动鼠标到列标签上，当鼠标变成十字型时双击，即可使列变宽而使数字正确显示。好了，大功告成！现在您可以使用它进行科目汇总工作了。当您完成了一个月的科目汇总表编制工作时，可以通过选择菜单栏文件/另存为，在出现的对话框中另起一个文件名作为备份，然后将101表中的数据全部清除，再使用第十三步的方法即可产生一个空白汇总表以作下月使用。 利用Excel进行财务分析目前，在进行财务分析时，多数都是利用手工计算财务指标，其计算工作量较大。另外，企业都是按照上级要求计算财务指标，企业很少自行设计，因而很难更全面更系统地进行财务分析，难以充分发挥本身的积极性和主动性，不利于管理水平的提高。另一种情况是实现会计电算化的单位，在其会计软件中可能有一些财务分析指标。但这些指标如果不能增加或修改，往往就难以充分满足各种企业的不同需要。针对上述存在的问题，我们主张利用Excel(电子表格)进行分析，其优点是分析方法不限，分析指标不限，分析内容不限。利用Excel进行分析，大致要经过以下几个阶段： 一、设计报表格式。要以现行财务报表为基础，然后在项目上进行一些必要的调整，如增加变动成本、贡献毛益、固定成本、税息前利润、速动资产、长期资产等。需要注意：如果采用自动填列财务数据的方法，调整的项目必须列于会计软件或Excel模板提供的报表之下，以免自动填列财务数据时对不上行次。 二、针对主栏，增设必要栏目。包括本期数栏、上期数或计划数栏、行业平均数栏、比较栏，比较栏可分绝对数与相对数，即差额和百分比。当然，为了清晰起见，栏目也不要设置过多，可以将不同的比较内容置于同一工作簿的不同工作表中。 三、针对主栏，确定分析指标。一要注意指标的内容，可以根据企业具体需要确定。如经济效益综合指标体系、杜邦财务分析体系、破产测试比率体系，另外可以考虑增加利息保证倍数、现金比率、固定比率、固定长期适合率等等指标。二要注意指标的位置，必须在给定的报表格式之下。在确定分析指标时，要遵循以下原则：(1)要根据各种分析目的确定指标。(2)分析指标也有一个与国际接轨的问题。如美国邓氏公司的14种比率，美国报表研究年刊中登载的11种比率，再如国际著名评估机构的评估指标，都可纳入其中。(3)不仅要考虑目前需要，而且要考虑未来需要。科学技术的迅猛发展，知识经济的出现，在财务指标上必须有较大的创新。(4)为了避免未来损失，应该尽可能将可能需要的指标纳入其中，另一方面，指标不能太多太滥，以免喧宾夺主。 四、录入计算公式。要迅速、及时地计算财务指标，就要事先将每个计算公式录入到某一个单元格中。这里需要注意的问题：一是公式的位置，必须与要计算的指标在同一行；二是公式的写法，如果引用其他单元格的资料要用该单元格的地址来表示，至于用绝对单元格还是用相对单元格则视需要而定。一般说来用相对单元格即可。 五、填列财务数据。填列报表数据有两种方法：一是手工录入，二是自动生成。其中自动生成又分两种情况，一是利用电算会计报表，其基本作法是首先调出电算会计报表文件。然后另存为.Excel文件，接着保存、关闭，最后再用Excel调出所另存的文件即可。H是利用数据库，其基本作法是首先在Excel下调出数据库文件，然后输入分析内容，最后另存。具体过程为：Excel打开文件文件名(.dbf后缀)输入指标和公式另存文件名保存。 需要说明，在Excel程序中，一般装有工业、商业、旅游业、运输业、金融业等几个行业财务报表模板，具体包括资产负债表、损益表、利润分配表、财务状况变动表。如果手工输入，应该先打开某报表模板，然后录入原始数据，生成报表后，再复制到分析文件中。这种方法的特点是无需计算流动资产、固定资产净值、资产总值、负债总额等合计栏，由系统自动生成。但是由于财务状况变动表已被现金流量表所取代，故现金流量表需自行编制或自制模板。如果是施工、房地产、股份制、外商投资等企业，由于系统未提供各种报表模板，企业也应自制。 六、生成分析结果。当完成了上述步骤后，各分析指标的结果就自动生成了。如果为了直观，还可以将结构分析、趋势分析的结果在图表中反映出来。 七、采取保护措施。为了防止已输入单元格中的公式被误删、误改，或人为篡改，为了防止报表数据的泄密和修改，同时为了工作表下次继续使用，可以将分析表的格式即各项目单元格和带有公式的单元格设定密码保护。如果不拟显示公式，还可将公式予以隐藏。其作法是：首先，将