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文档简介
企业档案管理信息化建设探讨 【摘要】档案管理是企业经营管理的一项重要工作,能够为企业的各项决策和战略计划提供可靠的依据。在企业档案管理工作中,只有顺应时代发展的需求,采取科学有效的信息化管理模式,才能更好地提升企业的管理水平。本文简单分析了企业档案管理信息化建设的重要意义,并探讨了企业档案管理信息化建设策略。 【关键词】企业;档案管理;信息化;策略 企业档案管理工作涉及企业经营和发展的各项资料,对于企业管理来说十分重要。从目前情况分析,一些企业档案管理水平还较为落后,受体制改革和社会发展速度过快的影响,其中存在较多的漏洞,严重的影响到了档案管理效率。随着信息技术在我国的不断发展,企业在进行档案管理时,要积极投入相应的信息化技术与手段,通过对信息化模式的应用,进而对管理方式进行创新。企业档案管理信息化建设中要拓宽管理渠道,增加多样化的管理方式,对档案收集、传播以及储藏工作进行信息化改革,这样能够有效促进档案管理的系统化、网络化以及数字化建设。 一、企业档案管理信息化建设的重要意义 档案管理工作是企业经营发展的重要组成部分,其随着科学技术和管理体制改革而转变,从现阶段来看我国的档案管理工作水平得到了极大的提高,这与计算机技术应用、市场经济发展有着紧密的联系。企业档案是反映企业生产、经营、科研、管理活动和企业资产、产权、资信等信息的真实记录,是企业适应复杂多变的商业环境的信息保障。企业档案记录着企业曾经的辉煌业绩更记录着企业的发展过程,也是企业文化中不可缺少的部分,不仅关系着企业本身的建设,同时还能作为国家档案的重要组成部分,因此,在企业建设之中完善的信息化管理手段能够有效地保证档案完整性,同时高质量的信息化储存能让档案在企业发展中发挥更重要的作用。 二、企业档案管理信息化建设策略 (一)创新档案管理信息化技术 企业要积极应用计算机信息技术为档案管理工作进行服务,建立交互性、开放式的档案服务平台,加快档案管理网络的建设,并且以此为条件加快电子档案管理系统的完善,提升相应档案数据信息的输出量及运用效率,令档案管理能够有效为企业及社会的发展作出贡献。技术作为档案信息化建设的主要动能,企业在执行相应档案管理信息化建设时,需要通过现代信息技术进行支持,将纸质档案作为根本,创建相关的电子档案信息管理制系统,完成电子档案信息技术的有效运用,并规范管理行为,以此加快信息资源的良好发展与运用。企业还应当建立相应的电子文档信息中心,所有用户不但能够自主上传电子文档,还应当在此平台查阅和应用资料。 (二)提高档案管理安全水平 企业档案管理信息化建设中,要注重档案管理安全水平的提升,可以从以下几个方面分析:第一,访问控制机制,这是保证数字档案信息安全最重要的策略之一,通过系统的访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能,保证电子文件的安全;第二,识别和鉴别机制,主要是应对来自网络上的各种攻击,识别就是分配给每个用户一个ID来代表用户和进程,鉴别是根据用户的私有信息来确定用户的真实性,防止欺骗;第三,系统备份,系统能够对数据库进行完整备份、差额备份和日志备份,通过安全的备份策略,能够在数据库系统出错后,快速完成数据恢复;第四,防火墙,这是一种保护计算机网络安全的技术性措施,可以作为阻止网络中的黑客访问某个机构网络的屏障,?M而避免档案信息的泄露。 (三)培养高素质档案信息化人才 档案信息化是利用现代信息技术对档案管理模式的革新,因此,对档案管理人员的信息化素养要求很高,工作人员既要具备专业的档案管理经验,又要有信息化知识和技能。高素质的档案管理人才队伍是企业档案管理信息化建设的根本保证。档案信息化人才的结构主要分为三个方面:第一,研究型人才,负责制定档案数据标准,信息传输标准、电子档案的管理标准等各种问题的研究,使用新的技术和工具开发出高效、适用、开放的档案管理软件和档案数据库;第二,管理型人才,负责组织和协调各个部门,做好档案信息化建设过程的维护,协调好开发人员与操作人员之间的沟通,负责对操作人员培训,管控档案信息化系统的正常运行;第三,操作型人才,负责建设完成后的档案管理系统的终端操作,需要熟悉电脑操作,了解网络知识和电脑维护常识。 总而言之,随着信息技术不断发展,档案管理信息化已经成为档案
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