浅谈高校会计电算化档案管理.docxVIP

浅谈高校会计电算化档案管理 摘要：阐述了高校会计档案管理的目的和意义，电算化环境下会计档案管理的特点，提出如何做好电算化会计档案管理工作及其应注意的问题，如何选择适用的对策建议。 下载 关键词：高校 电算化 档案管理 一、前言 随着信息技术的迅猛发展，计算机在高校会计信息系统和财务管理中得到迅速普及和广泛运用。绝大多数高校实现了从传统手工会计到电算化会计的转变，利用计算机替代人工完成部分账务处理和信息分析过程。会计电算化的广泛运用产生了大量会计信息，拓宽了会计档案的范围，对会计档案管理提出了一系列现实性问题，如何加强电算化会计档案管理显得尤为重要。 二、高校会计档案管理的目的和意义 高校会计档案是高等学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有利用价值的会计凭证、会计账簿和会计报表等材料，它是反映高校经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据，是进行会计监督、分析、决策和制定计划不可缺少的依据和条件。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，因此，不得随意篡改，任意存放，必须根据档案管理的要求，将这些历史数据资料严加保管，要求做到对会计档案的真实、完整、无损。高校的会计档案是直接为学校的事业发展服务的，无论是教学、科研和生产开发，只要有经济活动就离不开会计档案。简而言之，有资金流动就有会计档案。高校会计档案管理的最终目的就是为了利用，为决策者们提供有价值的资料，选择最佳方案，从而为高校的事业发展提供财力保障。 会计电算化是计算机技术与会计技术相结合的产物，是计算机技术在会计领域的应用，高校实行会计电算化以后，会计档案的实物形态和载体的处理发生了较大的变化，产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常核算工作及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之使会计档案赋予了许多薪的特点和管理的要求。 三、高校会计档案管理的特点 1、电算化会计档案领域更加广泛。电算化会计档案不仅保留了传统意义上的纸质会计档案。还包括存储在计算机硬盘、软盘、光盘等介质上的电子数据，更重要是包括电算化会计系统中所有系统软件、应用软件及全套文档资料这是电算化会计档案的特殊部分，是电算化会计档案中不可缺少的重要组成要素。 2、环境依赖性与载体特殊性传统的会计档案不需要软、硬件的支持，比较直观，可以直接查看到会计信息，而会计电算化档案必须通过特定的计算机硬件与软件系统才可重现，对系统环境具有很强的依性。会计档案的数字化，使会计核算资料的记录方式发生了突破，改变了信息的介质，提高了会计信息处理的质量和速度，但由于电算化会计档案中的档案载体不是纸张而是磁盘、光盘等，它们受载体的质量、存放环境、存贮信息有效期与载体在计算机文件中阅读器质量好坏等因素的影响。 3、电算化会计档案环境依赖性强。电子数据档案必须在特定的计算机硬件和应用软件环境中才能使用，才有生命力。因此，实行电算化时间越长，财务软件和其他相关软件的版本数就越多，科学管理电算化档案尤为重要。 4、电算化会计档案存储介质特殊。电算化会计档案不仅保留了打印输出的纸张。更重要是保存了大量数据的磁性介质或光盘。这些磁性介质或光盘，因其材质的特殊性易遭破坏或修改，因而对存放环境要求更高。 5、信息共享性与数据易改性网络技术的运用可以提高会计文档的多方位检索速度，并能够实现档案信息的网上远距离传送，有利于会计档案资源共享。但是，由于存储磁介质与光盘中的数据可以很容易被修改，从而导致会计档案信息的失真，甚至被破坏的可能，而使会计档案失去价值。 四、做好电算化会计档案管理工作 1、做好电算化会计档案管理工作 为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。 电算化会计档案的收集。指在一定的时问间内，把计算机系统中的所有会计数据拷贝存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件分门别类地妥善保存，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除备份外，还要重视有纸化会计档案的收集；电算化会计档案的管理和保存。电算化会计档案是重要的会计基础工作，要严格按照财政部和国家档案局的有关规定，对会计档案进行专门管理，由专人负责；电算化会计档案的利用。电算化会计档案的调阅方便、快捷，通过整理可以利用历年的数据对学校进行历史会计数据的比较与分析，制定适合学校自身的发展规划和财务管理规章，提高资金使用效益。建立一套比较完善的决策支持系统，为学校的事业发展提供财务决策依据。 2、档案管理需注意的问题 在电算化会计档案的管理中，除了传统会计档案管理应注意的问题外，还应注意以下几个问题： 要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理。这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统的维护将非常困难，甚至不可恢复。 针对电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场的影响较大，易受破坏的特点，在管理时应注意：在选用保存会计档案的存储介质时，要选质量较好，可靠性较高的介质，存储介质的质量关系到会计档案能否被使用，而纸张质量只会影响到使用效果；对使用时间较长的存储介质应定期进行替换，针对电算化会计档案易修改且不留痕迹的特点，在进行管理时应注意：对硬盘上的会计档案，应具有相应的安全保密措施：用户识别控制，防止非法用户接触会计档案；操作日志管理，建立加密的机内操作日志，监督系统操作，留下审计线索；数据存取权限限制，应给不同的使用人员赋予不同的操作权限，防止越权使用。 五、对策及议 1、选择适用的会计核算软件：会计电算化实施过程当中。使用的财务软件必须符合国家统一的会计制度规定。保证会计资料质量和财务工作正常进行。高校要重视财务软件的选购问题，选择适用于财务管理需要的会计核算软件。改善会计电算化的运行环境，加强会计基础管理工作。会计电算化要向规范化、标准化的方向发展，就必须加强高校会计电算化的基 础工作，引进先进的电算化管理理念，改进高校会计工作传统的管理模式。完善电算化管理制度体系，保证会计信息和财务管理的安全、可靠，为高校的发展提供财务管理保障。 2、重视复合型人才的培养：校要加强复合型财务人才的培养。使财务人员既掌握扎实的会计理论知识技能，高校应时刻关注会计电算化的发展，培训会计电算化骨干力量。加快会计电算化进程。 3、做好会计数据的安全保密工作并完善内部控制制度：高校要加强会计电算化安全防范意识，把数据安全问题放在工作首位，提高整个系统的安全性，更好地保证数据的安全。落实会计电算化档案管理实现电算化后，对会计档案管理技术也提出了新的要求，为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，必须建章定制，制订一系列管理办法：加强会计档案的安全性与保密性。报废的计算机应将其硬盘彻底格式化，以防数据泄密；实施组织机构控制。加强高校财务管理内部控制制度建设。强化内部财务监督。通过内部监督可以了解现有的一些内控措施是否有效。重视内部监督。定期进行内部审计是规范和完善会计电算化管理，促进高校自我监控、自我发展和完善的较好措施。 4、加快会计信息化建设：会计属于上层建筑它随着客观经济环境的变化不断发展和完善。高校会计领域在网络环境下发生了深刻的变革，会计社会环境和