民营企业档案协作式管理模式研究.docx

民营企业档案协作式管理模式研究 摘要：根据时代信息技术的发展，档案管理部门收集信息的手段己经进人了数字化时代，因为各个领域有大量的文件和档案，因此民营企业的档案管理方法也要相应的进行改革，为企业发展提供坚实的基础。协作式管理模式是集中管理模式和分散管理管理模式的综合体，是指民营企业在档案管理的制度、标准和领导上坚持集中统一，档案实体就分类分级分层次的实行分别集中管理。 开题报告 t 关键词：民营企业，档案管理，管理模式，协作式管理 1. 协作式管理模式的特点 协作式档案管理模式下企业建立总档案室同时各下级部门也要设立档案分机构，二者都按照总档案室制定的统一管理制度和标准管理档案，总档案室要保管有关企业命运和大局的档案，各下属档案机构遵循企业总档案室的领导并各司其职，保管有关本职能机构及下属单位的档案。 (1)统一指导与分散管理相结合民营企业档案管理在领导上、制度上和标准上集中统一，档案实体则分类、分级、分层次、分别集中管理。协作式档案管理模式是一个企业内部的管理行为，企业统一制定相关的档案管理标准，对档案管理工作进行全方位指导，对下级档案管理部门工作中存在的问题，给出指导性意见。各档案机构是独立于企业之外的机构，在企业的全面指导下进行档案管理工作，当各下级管理机构产生问题时，及时与企业相关领导部门沟通，共同协调并提出解决方案。 (2)管理层次多样化协作式档案管理模式在统一体制之下，使档案的管理工作由原来的单一部门负责变为在一个部门主管下多个部门共同负责，责任的明确更有益于档案工作的开展。运用贝塔朗菲原理，把具有一定区别而又相互联系、相互渗透的两个或多个事物密切地联系起来视为一个有机整体。利用图书、情报、档案一体化管理体制是企业适应市场经济体制变革的要求，同时它也是提高经济效益和管理水平、实现信息资源共享的有效途径。 (3)管理网络化特别指出协作式档案管理模式能凸显网络化信息管理的优越性，各职能部或下属部门的档案机构利用网络信息技术而连成一个网络，实现了网络管理和集中管理，坚实的保证企业档案管理的高效性，例如浙江省新安化工集团公司就是采用的这种档案管理模式。 需要注意的是，档案实施分散保管时不能过度分散，过度分散很难保证档案的完整性与安全性，也不方便利用。也不能过早或过度集中，因为过早、过度集中管理不利于提高效率，更不便于现实工作的利用。 2.协作式管理模式的适用性分析 根据我国目前民营企业发展实力不均实际情况，需要一种管理体制更加弹J哇的档案管理模式。 (1)协作管理模式下的追求目标 管理模式下的经济效益性与民营企业的追求目标吻合，协作式档案管理模式下企业各部门拥有自主权，这样便于档案的保管和利用，工作效率提高的同时又督促企业对档案要认真对待，提高了档案资源的利用率，为企业管理效率高，减少了工作时间及劳动成本，在提高档案的信息量的同时还降低了档案管理费用，为企业的运行及管理带来一定经济效益。民营企业是考虑到现实的生产和经营才建立了相应的档案管理组织，目的很直观就是为了现实利用，但不会花费大量的财力人力去开发，而是建立相对简单却实用的体系来为企业服务。 作文 (2)协作管理模式下的模式使用 协作管理模式的灵活性适用于民营企业，目前民营企业普遍采用这种协作式档案管理模式，各机构在发现问题时能够及时向上级部门报告并提出解决方案，调动了档案机构的改进及管理技术和水平的提高。档案机构的集中领导有效的防止了“各自为政”情况的产生，采用这种模式的档案管理更方便灵活。 (3)协作管理模式下的宗旨与理念 协作管理模式为用户服务的宗旨与企业服务理念相同，民营企业档案管理模式的目标就是满足用户需求，企业积极的开发档案通用服务，在工作内容和服务方式上创新，为企业档案需求者提供更全面的服务功能，这与民营企业为用户服务的理念相符合。现代企业大规模的将现代化手段加入到企业的生产过程中，档案工作也同样得到升级，服务手段不断提高，这与企业不断进行技术创新，提高服务水平的理念相符合。企业档案管理事业的创新其中企业三项考核指标:提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益，这些工作要落实到各种档案管理中，违背三项考核指标就是与企业升级原则违背，会造成企业档案管理混乱，企业要针对三项考核指标要求全力以赴实现企业档案管理升级工作，从而为企业的升级服务。 因此，协作式管理模式的实施条件为公司规模较大，企业和各职能部门或下属单位都形成庞大的档案信息，或公司驻地分散，往来不便的企业。 3.协作式管理模式下的档案处理过程 协作式档案管理模式是根据现实需要将集中统一管理模式与分散管理模式结合合成，是二者的结合体。其处理过程中包括中心档案室及各下级部门的档案管理工作。协作式管理模式下的档案处理处理过程如下: 首先，企业建立中心档案室对档案资源进行集中统一的管理，其中统一领导、统一制定档案管理制度及标准。其次，档案实体的管理同样是根据企业自身情况而定。可以将档案实体保存在中心档案室，实行集中统一管理，也可以将档案实体选择存放在社会化档案管理机构，如联合档案室、档案事务所及企业档案托管机构。最后，通过灵活的管理机制的运用，将企业整体档案做成网络化的档案平台，形成企业档案网络，提升了机构的改进、技术水平及管理水平的提高。 4.总结 如今加强民营企业对档案管理模式的正确选择己经非常必要和迫切，企业自身通过提高意识积极加强创新和规范，借鉴己有的研究成果全面推进民营企业档案管理的发展，做好民营企业档案工作是新形势下的新要求。发展好我国社会生产力发展的重要力量非公有制经济，对于全面建设小康社会和加快社会主义现代化进程具有重大的战略意义。 其一，加强了民营企业档案管理模式的建设，企业的发展有了更积极健康的企业文化。档案管理模式的建设使档案员对企业文化的认知更深刻和方便，增强员工的认同感，使企业员工随时随地可以加强与企业文化的接触，同时精炼企业文化的精髓从而提升企业文化。 其二，记录和传达企业的成长轨迹和历史。企业的整个发展过程中的许多资料如果通过电子档案得到良好的保存，这将是企业的一大财富，电子档案的特点 可以使企业有更大范围关注度，进而对企业绩效做出贡献。只有企业的档案得到良好的管理，企业文化发展才能走的更远，保持企业发展的法宝就是-企业文化。 其三，作为预测市场的客观依据。档案更方便查询及利用，在招商、项目谈判，设备的引进，质量认证都应以档案为依据。企业在档案管理中要杜绝各部门自行保管，如果因人员流动导致管理层面断裂，工作无法进行后果将是无法弥补的。企业档案中的有关未公开和未申请的专利等资料，这些都是企业的技术秘密，因此，做好民营企业档案管理工作可以尽量避免因技术、知识产权的保护不当而影响企业的生存与发展。 最后，面向国际市场民营企业的档案管理模式的建立是必然选择。为了企业可以走向国际化和提高企业形象，企业就必须加强档案管理，特别是电子档案的建立，中国的民营企业在与世界接轨时才能更好的面对各种挑战，随后逐渐认识到企业凝聚力、竞争力。 5.参考文献 张付功. 民营企业档案管理的问题和对策J. 人力资源管理. 2010(03) 马志玲. 民营企业档案管理工作之我见J. 山西档案. 2010(S1) 单晓维. 谈中小民营企业档