公文处理与写作(12月17日).ppt

公文处理与写作,二一年十二月十七日,为了使国家行政机关的公文处理工作不断适应改革开放的新形势，由国务院办公厅秘书局和国家质量技术监督局所属中国标准研究中心修订完成的国家标准国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999）已由国家质量技术监督局于1999年12月27日正式发布，并已于2000年1月1日起实施。2000年8月24日，国务院发布了国家行政机关公文处理办法，并规定从 2001年1月l日起施行。,第一节 公文概述,公文是法定机关与组织按照特定的规范体式，经过一定处理程序制成的具有法定效力的文书，是依法管理和进行公务活动的重要工具。,公文有狭义和广义之分。 狭义公文是指法定公文，即列入国家机关公文处理办法的13个文种； 广义公文是指所有用于处理公务的文书，包括计划、总结、制度、讲话、贺信、协议、简报等。 政务信息属于广义公文范畴。 以下所说的公文均指狭义公文。,一、规范公文的必要性,任何机关、团体和企事业单位都离不开公文，尤其是管理国家行政事务的政府机关，对公文的依赖程度非常高。,（一）规范公文是依法行政的需要,法律、法规、规章等都以公文为载体，制发公文不符合权限和程序规范，将影响公文的法律效力。公文提供的信息不全面、不准确、不及时，制定的政策、发布的决定不稳定，都会影响依法行政。,（二）公文代表政府和机关水平与形象,一些公文出现细小的错误也许不至于引起严重的法律纠纷和经济损失，但在当前信息化发展迅速的今天，会对政府和机关的声誉与形象产生严重的危害，应该引起我们的重视和关注。,二、公文的分类,按其时限要求，分为特急公文、急办公文、常规公 文。 按其行文方向，分为上行文、下行文、平行文。 按其密级要求，分为绝密公文、机密公文、秘密公 文、普通公文。,三、公文处理流程,（一）公文发文处理 发文处理是机关内部为制发公文进行的制文、处置与管理的活动，也是发文机关履行法定职责，表达自身意志和愿望，创造、加工和记录、传递有用信息的过程。,拟稿,部门审核,办公室复核,领导签发,登记,缮印,用印,封发,归档,内部会签,外部会签,（二）公文收文办理 收文办理是对收进的公文按照一定程序作出处理，直接为领导决策与机关运转服务。,办复,拟办,分送,承办,督办,签收,登记,审核,四、公文的格式,公文的格式，主要是指公文构成要素的书面表现形式，即文面格式。主要包括眉首、主体、版记三个部分。 眉 首 1.公文份数序号（最少两位数） 2.秘密等级和保密期限 3.紧急程度 4.发文机关标识 5.发文字号 6.签发人（用于上行文）,主 体 1.公文标题 2.主送机关 3.公文正文 4.附件说明 5.成文日期 6.公文生效标识（印章） 7.附注 版 记 1.主题词 2.抄送机关 3.印发机关和印发时间,眉首,主体,下 行 文 格 式,版记,主体,下 行 文 格 式,上 行 文 格 式,空白,上行文要加 签发人,上 行 文 格 式,请示要加联 系人，作为 附注。,信 函 式 公 文 格 式,发文机关标 识不加“文件”,1.密级和保密期限 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，中 间应用“实心五角星”隔开。如：“绝密十天”。 如不标注保密期限，就等同于“绝密”为30年，“机密” 为20年，“秘密”为10年。其中，“绝密”、“机密”级公文还应 当标明份数序号。 “绝密”、“机密”公文应标明份数序号。 2.紧急程度 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。,3.发文字号 编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。年 份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号 “”括入；序号不编虚位（即1不编001），不加 “第” 字。如：皖路办20082号。 凡是上报的公文，发文字号一律在红线上方左侧，左 空1个字，签发人右空1个字，发文字号与签发人同处在红 反线上同一行。,4.附件,附件是附在主件之后，对公文内容起说明和补充作用的文字材料，主要包括随文转发、报送的文件，随文颁发的规章、制度，以及文件中的报表、统计数字、人员名单等等。 公文附件如有序号，用阿拉伯数字，名称后不用标点符号。例如： 附件：1.全省公路系统信息先进个人名单 2.全省公路系统信息先进集体名单,5.成文日期 成文日期应使用汉字，要标全。 如：二八年一月十五日 成文日期的确定原则： 会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。 领导签发的，以签发日期为准。 联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。 法规性文件以文件批准日期为准。 一般信函、电文以实际发出日期为准。,6.用印,一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。 国家行政机关公文格式规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。,联合行文的用印,联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 联合行文需加盖 3 个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 注意:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,公文用印示例,一个单位行文 两个单位联合行文 二一年十二月十五日 二一年十二月十五日,主办机关,三个以上单位联合行文,二一年十二月十五日,主办机关,发文机关,发文机关,发文机关,发文机关,五、公文的行文原则,1.行文应当确有必要，注重效用（避免“文山”） 2.上行文一般不主送上级个人（特殊性：直接交办） 3.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文 4.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文 5.承办部门收文后应及时办理，不得延误、推诿。,第二节 公文的写作,公文写作是一项综合性、技术性、业务性工作。一个称职的机关工作人员，应当具有较高的文书处理能力和公文写作水平。严格意义上的公文写作水平，是公文写作者理论水平、文化水平、业务水平、技术水平、知识水平和文字水平的综合反映。,一、常用文种及选用,行政公文种类： 命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，共计十三种。 常用文种主要有： 通知、报告、请示、批复、函、会议纪要,公 告,公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 其特点是知照范围广泛，一般不写主送单位，而且行 文机关多为国家高级领导机关，基层机关和企事业单 位不能使用这一文种。 公告一般通过各种媒体发布。,通 告,适用于公布社会各有关方面应当遵守或者 周知的事项。通告可以发文和通过各种媒体发 布，也可在适当的地点张贴公布。,通告的主要类型,1知照性通告。即告知应当知道或需要遵守事 项的通告。 2办理性通告。即办理一些例行事项的通告， 其内容多为注册、登记、年检等。,公告和通告的主要区别,1发文机关不同。公告的发布级别很高。通告的发布没有级别的限制，一般的行政机关和企事业单位都可以根据自己的职权范围使用。 2收文对象不同。公告是面向国内外公布的事项；通告常限于在国内一定的范围内公布需要知道或遵守的事项。 3重要程度不同。公告内容须是重要事项和法定事项，在国内外有一定的影响；通告所涉及的通常是一般事项。 4发布形式不同。公告通常由新闻媒体发布；通告可以通过新闻媒体公布，也可以张贴。,通 知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,（一）转发印发性通知,转发印发类通知：指用于“批转” 、“转发”和“印发”公文的通知种类。 “批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级文件的认同并转发下去贯彻落实的通知。 “印发”则主要用于发布本机关制定的公文或领导讲话。 “转发”主要用于转发上级机关和其他机关、单位的文件。,（二）指示性通知,指示性通知是上级机关用于向下级机关作出某项工作要求的通知种类。指示性通知是典型的领导和指导性公文。,（三）知照性通知,知照性通知是向下级和有关单位宣布某些应知事项。如成立或撤销机构、启用或作废印章、迁址办公、更改电话号码、变更作息时间、安全保卫、放假安排等都可以用这种通知办理。知照性通知要求表达完整、叙述准确。,（四）任免通知,用于人事任免。,报 告,报告是陈述性公文，适用于下级机关向上级机关或者业务主管机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问等。 报告属上行文。,报告的主要类型,1.工作报告。向上级机关报告工作的报告，有例行工作报告和专题报告两种。 2.情况报告。向上级机关反映情况的报告。 3.答复报告。答复上级询问事项的报告。 4.报送报告。向上级机关报送文件或材料的报告。,请 示,请示，是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文。是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。,请示的适用范围,1.上级有关方针、政策、指示或法规、规章不够明确或有不 同理解，需要上级机关做出明确解释和答复。 2.从本地区本单位的实际情况出发，需要对上级的某项政 策、规定做出变通处理，有待上级重新审定，明确作答。 3.在工作中出现新情况、新问题需要处理而无章可循、无法 可依，需要上级机关做出明确指示。 4.需要请求上级解决本地区、本单位的某一具体问题和实际 困难。,请示的适用范围,5.按上级机关和主管部门有关政策规定，不经请示无权自行处理的问题。 6.工作中出现了一些涉及面广而本部门无法独立解决的困难和问题，必须请示上级领导或综合部门，以求得他们的协调和帮助。 7.政府的职能部门对自己分管业务范围所出现的情况和问题，提出了处理意见和解决措施，但由于行业和地域的限制，无权要求同级职能部门和地方政府执行，这就需要请求上级机关批准后转发有关地区和部门执行。,请示的主要类型,1.请求指示的请示。多涉及政策、认识上的问题。 2.请求批准的请示。多涉及项目、人事、财物、机 构等方面的具体问题。 3.请求批转的请示。应附完整的工作方案。,撰写请示注意的事项,1.请示应当一文一事 不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题，以免拖延处理时间，贻误工作。 2.下级机关一般不得越级请示 因特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故或下级 机关映其直接上级机关和领导人的问题等）必须越级请示 时，应抄送被越过的上级机关。,3.不能多头请示 请示只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。 4.请示不得抄送下级机关 请示中的意见在末被批准之前并不生效，所请示的事项有时不被批准，如果抄送下级机关，会使下级工作人员思想混乱，不利于工作。 5.必须由主要负责人签发，要有联系人和联系电话。,批 复,批复是一种重要的领导指导性公文，适用于对下级机关的请示事项作出答复。 这一文种只能用于对本机关所属的下级机关。业务主管机关对于平行机关和没有隶属关系的机关答复问题和审批事项，不宜使用批复，可以用函答复。,批复的特点,1.被动性。批复必须依赖请示而存在。先有请示后有批复。任何一份批复都是针对请示而做出的。 2.针对性。批复内容有很强的针对性，请示什么事项，就批复什么事项。批复的内容是由请示的内容来决定的，批复的针对性还体现在批复的主送单位只能是请示的单位，涉及的有关单位必要时可以抄送，但范围必须有一定限制。 3.权威性。上级机关通过批复表态准许怎样做，不准许怎样做。下级机关必须执行上级机关的批复意见。,批复的类型,1.肯定性批复。表明同意下级机关就某项工作提 出的请求，认可下级的某种设想或做法。 2.否定性批复。不同意下级机关的要求，给下级 机关否定的答复。,函,用于不相隶属的机关之间进行一般的日常工作问题的联系，如商洽工作，询问和答复问题等，还可用于向有关主管部门请求批准和答复审批事项。 函属于平行文。,函的主要特点,1.适用范围广泛，使用灵活方便。 既可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项。 2.短小精悍。 函一般篇幅短小，内容单一，语言简洁。有的函只有三言两语。函有公文“轻骑兵”的称誉。,会议纪要,适用于记载、传达会议情况和议定事项。 它是反映会议议定事项和会议主要精神的一个文种。制发会议纪要，便于与会单位共同遵守和执行会议决议，向上级汇报召开会议的情况，或者向下属单位传达贯彻会议的精神等。,会议纪要的特点,1.纪实性。会议纪要须如实反映会议的内容和议定事项，不 能把没有经过会议讨论的问题写进会议纪要。 2.提要性。会议纪要是会议的要点，不是会议记录，不能有 闻必录，平铺直叙，而是对会议繁杂的情况和内容进行综 合、概括性的整理，即概括出主要精神，归纳出主要事 项，体现出中心思想，使人一目了然，易于把握精髓。,会议纪要的结构,会议纪要由标题和正文组成。成文时间多写在标题下方。会议纪要不盖公章。 会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成。 会议纪要的正文由导言、主体组成。,二、公文的写作要求,（一）开门见山 好的公文要 “开门见山，起笔入题”，这也是 公文开头的基本写法。由于公文的文种、行文对 象、所谈问题有所不同，公文导语的写法也有所不 同。,常用的开头写法：,根据式。用“根据”、“遵照”、“按照”等介词组成的介词结构的句式。例：根据省厅要求，结合公路实际，现就加强*管理，提出如下意见，请遵照执行。 目的式。用“为”、“为了”等介词组成的介词结构的句式，直接交代发文的目的。例：为提高全省公路系统档案管理和公文处理工作水平，经研究，决定举办.培训班。 原因式。用叙述句陈述制发公文的原因。例文：加强对的管理，对于促进发展具有十分重要的意义。鉴于近期我省公路存在问题,（二）主题突出 公文的中心就是公文所谈的问题和事由。公文主题要鲜明突出，提出的各种主张、意见、要求、政策、措施等都要清楚明白，毫不含糊。,（三）表述准确 公文对人们行为影响的直接性、强制性，以及它特殊的物”（客观事物）“意”（有关领导对事物的认识）“意”（撰稿人的认识）“言”（运用语言表达认识，形诸文字）的形成过程所带来的一系列特点，使准确无误成为公文质量标准中的重要指标。从对实际情况和公文制发意图的反映，到每项具体内容的表达，从概念、判断、推理的运用，到每一个语言符号的书写印刷，都必须准确无误，不允许有任何欠缺、夫当或失真。,衡量的主要标准： 传达党和国家的方针政策和有关规定不走样； 反映客观实际情况不片面； 立场、态度、观点不含糊其辞； 前后文不自相矛盾； 语言合乎逻辑，不致产生歧意； 引文与引文出处，具体数字、人名、地名、时间、 地点不出现错误。,1.正确使用数字 公文正文中一般用阿拉伯数字。 特殊情况： 成文日期，结构层次叙述：一、（一） 在词或词组中作词素：三心二意，一刀两断 在缩略词中作词素：五讲四美，三个代表 惯用语：十二五规划，十一节日 古体诗词：飞流直下三千尺,2.人名、地名、数字、引文准确 引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。 如：根据关于印发安徽省公路管理局工作规则的通知（皖路办200836号）， 随着中国加入WTO（世界贸易组织），,3.规范化使用简称,规范化简称可以直接使用，如“发展改革委”。文内使用非 规范化简称，应当先用全称并注明简称。 如：对于公文格式，国家技术监督局制定了国家行政机 关公文格式（以下简称格式），国务院办公厅制定了国 家行政机关公文处理办法（2001年1月1日起施行，以下简称 办法）。,（四）条理清楚 篇章要条理清楚。条理清楚主要是指公文篇章结构严密，层次分明，逻辑性强。 关于公文结构层次序数： 第一层为“一、” 第二层为“（一）” 第三层为“1.” 第四层为“（1）”,（五）当断即断 所谓当断即断，是指当所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚，就果断地结束全文，不拖泥带水，不画蛇添足。,三、公文标题的拟写 公文标题是一份公文不可或缺的有机组成部分，应准确简要的概括公文的主要内容，以便于读者阅读理解和把握公文的主旨。公文标题的拟写要求比较严格，有相对固定的格式，要做到贴切、简明、得体。,（一）公文标题的格式,标准式 中华人民共和国国家标准国家机关公文格式中规定，公文标题“一般应标明发文机关名称、公文主题（事由）及文种（公文种类）三个部分”。根据这一条款，我们可以简化公文标题表达的标准格式为：发文机关+事由+文种。这是行政公文最基本的规范化格式。可称之为“完全标题”或“全称标题”。 如：安徽省公路管理局关于召开全省公路系统办公室工作座谈会的通知（发文机关+事由+文种）,省略式 在实际运用中，构成公文标题要素的三个部分，根据公文性质、内容、文种、发文机关、发布方式等不同情况可以省略其中某个部分。 1.省略发文机关。如果发文机关使用文件版头，由于文件名称当中已经包含了发文机关全称或规范简称，因而标题可省略发文机关名称，只写出事由和文种。其表达格式为：事由+文种。如关于做好2010年国庆前后有关工作的通知 2.省略事由。有些公文由于正文简短明了，可以省略事由。其表达格式为：发文机关文种。如中华人民共和国主席令。 3.省略发文机关名称和事由。其表达格式仅存文种。如“公告”、“通告”等。,（二）公文标题写作应注意的几个事项,1.关于“发文机关” 标题中的发文机关应写机关全称或规范化简称； 几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。公文标 题发文机关名称，有的如果采用全称，则字符较多， 显得冗繁，要符合简要标准，可用规范化简称。如： 中共中央（中华人民共和国中央委员会）、国务院 （中华人民共和国国务院）。,2.关于标点符号,国家行政机关公文处理办法第三章第十条第六款明确规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。” 对这一规定的正确理解应该是，“制文者要尽量避免标题中出现标点符号。”,使用标点符号的几种特殊情况：,（1）引号的使用：缩略语、简称、特定称谓等。 如：关于做好“十一”旅游黄金周有关工作的通知 国务院关于加强新阶段“菜篮子”工作的通知 （2）连接号的使用： 标题中出现表示时间起止的情况，可以使用连接号。 如：国务院办公厅转发水利部加强淮河流域20012010 年防洪建设若干意见的通知,使用标点符号的几种特殊情况：,（3）括号的使用： 如果标题中出现“草案”、“试行”、“暂行”等词语对前面的文字作注释或补充说明，可以使用括号。 括号还有表示“或者”、“和”的意思。 如：关于印发安徽省公路管理局（路政总队）督查督办 工作制度的通知 关于印发安徽省公路管理局工作规则（暂行）的通 知,使用标点符号的几种特殊情况,（4）空格的使用： 有两个或者两个以上并列词组时，可以用空格代替顿号。 如:1.中共中央办公厅 国务院办公厅关于进一步做好村 民委员会换届选举工作的通知 2.关于聘任XXX XXX为经济师的通知,(3)关于转发类通知的标题拟定,下传型接力文： 关于XXX的通知 转发关于XXX的通知 转发XXX部门关于转发XXX的通知的通知 如： “县人民政府关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于转发国务院关于印发国家行政机关公文处理办法的通知的通知的通知的通知”。,解决办法：,1.直转法 “县人民政府关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于转发国务院关于印发国家行政机关公文处理办法的通知的通知的通知的通知”。 可以直接转为： 县人民政府关于转发国务院国家行政机关公文处理办法的通知,2.替代法,“县人民政府关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于转发国务院关于印发国家行政机关公文处理办法的通知的通知的通知的通知”。 可以直接拟为： 县人民政府关于转发市人民政府政发200号文件的通知,三、公文常见错误分析,（一）文种选用乱 1.请示、报告不分 主要表现为：用“报告”请示工作，或者在“报告”中夹带请示事项。 如关于给予XX经费补助的报告（错用） 关于召开新一届职代会的请示报告（混用）,请示与报告的区别 1.内容要求不同。请示的内容要求