外贸软件--未来10年业务经理一天的工作模式.docx

外贸软件-未来10年，业务经理一天的工作模式未来10年的商业模式将承载于软件之上，管理软件将如同传真，电话或打印机般的进入公司办公室，为员工创造一个公平，透明，规范，有竞争力的环境。我，李敬军，一个外贸公司的职业经理，规律的生活与工作的成就，让我每天精力充沛。虽没有唐骏的成就，却也不算平凡，因为我是未来商业模式的先行者，与我同行的是领动软件（焦点科技领动软件）6：55AM起床，跑步，洗澡，吃早餐。8：15AM来到办公室，端着咖啡，透过玻璃，俯视陆家嘴，激起雄心万丈。Snap1.jpg (18.06 KB)2011-2-18 09:22Snap2.jpg (18.11 KB)2011-2-18 09:228：30AM打开领动，像个小秘书似的，已经帮我收好邮件；首先，处理收件箱中十几封中国制造网和环资的询盘（每年12万的投入），虽然领动有自动分配的功能，但我还是习惯一封封看后，写下邮件备注，然后分配给业务员。（领动将来会做邮件自动分配功能）Snap3.jpg (47.32 KB)2011-2-18 09:56然后，查看客户邮件夹，所有老客户的邮件已自动归档，我习惯每处理好一封邮件，就标识“已处理”，或为那些重要邮件贴标签，如“下订单”或“投诉”。我喜欢这样井井有条。接着，进入客户跟进模块，查看今日需要回访哪些客户！这是个好东西，每次发送邮件或与客户沟通后，就设置一个回访日期。这样每天都有一个待回访的客户列表。Snap4.jpg (21.28 KB)2011-2-18 09:22用这个软件的好处，在于很多符合外贸工作的规则，帮助我排除杂事，全心投入核心业务。9：30AM开始预备例会的内容。首先打开“商机情况”，查看新增的商机，以及本周预计成交的商机（预计成交时间，销售额，客户购买决策流程）。Snap5.jpg (36.64 KB)2011-2-18 09:56 然后打开销售合同列表，主要看3方面，1）上周确认的PI是否已经收款？2）是否开始采购？3）有没有两周内发货的订单？时间差不多了，拿上新购置的10平板电脑（没IPAD炫，却是真正的电脑，据说leadong V6会更好的支持平板电脑，很是期待)，走到会议室，见人已到位。10：00AM在销售例会上（每周2次），首先，让业务员汇报变动的商机信息（预计成交时间，销售额，客户购买决策流程）；我则通过平板电脑上领动核对变更的原因，是客户变更采购计划？还是我们预估失误？接着，通过订单跟进，与每个业务员确认各个订单的进程，该收款的是否催了？该采购的是否下了指令？该发货是否和客户确认了？Snap6.jpg (39.82 KB)2011-2-18 09:22借着软件的帮助，并一次次的训练，我们的销售会议特有效率；整个团队在销售预测上的准确率达到80%；在订单跟进上也是有条不紊，客户大大的满意！10：45AM刚冲了杯茶，想要小憩一会儿，突然领动弹出个邮件提醒框，显示“离职申请”，我的心咕咚了一下，因为最近业务看涨，还在招人，若走个熟手多可惜呀。随即把小冯叫到办公室，详细询问他离职的因由，看他走的坚决，遂决定要走趁早；我便只要求他用WORD文档列一个交接的纲目，因为所有客户的资料，邮件信息，跟进情况，订单情况都在领动中，不到1个小时就搞定主要的交接事项。然后把小冯的软件账号交给老王负责，这样客户感觉与同一个人在联系。准备过段时间慢慢用“客户交接”功能，把这个账号下的客户/邮件/订单等分给其他人。Snap7.jpg (28.61 KB)2011-2-18 09:22陪伴员工离职的，总是客户流失，这是每家企业心有余悸的经历；现在，所有资料在软件中，防范于未然，省却许多顾虑！这一来，到了午餐时间，手机响起，才想到约了金茂大厦上班老同学吃饭，是一个做钢铁贸易的大款，赚进来的是钱，付出去的是精力和时间；正应了圣经一句话“人若赚的全世界，却赔上自己的生命有什么益处”。Snap8.jpg (42.72 KB)2011-2-22 08:5912：20AM正大广场的一茶一座，老同学说我最近身体壮，精神更爽，而他为着钢铁价格的起起落落，加上一堆烦心事，精神也是起起落落。一见到我就开始吐苦水：1）业务部长把一组人拉走了，客户流失了三分一！2）订单过程监管不好，有时客户催货时才发现忘了下采购单！3）每次要个统计报表，总要等2-3星期才拿得出来，拿出来却已经过期！4）总结一句，就是人难管，老板难做！ 看在老同学的份上，又没有业务冲突，我就拿起平板电脑，登录领动，解释用软件管理公司的一些心得；他听得百感交集，说自己是大老粗，不懂也不愿碰，没有与时俱进（江总胡总说过的话，比学校管用），员工背后叫他“土老板”。1：30PM一进入办公室，有一业务员就汇报，有一个客户急着要货，希望一周内可以发出，他在领动上看到库存，但有批号（表示是有人订了），看我能否帮忙。（领动将来会做进销存和单证）Snap9.jpg (33.21 KB)2011-2-24 09:06 我通过“商品交易信息”查询该货号，看到下周有同样一批货入库，立即点击打开采购单，打电话给供应商，对方保证下周可以入库。我立即吩咐仓管用“调拨”功能，把那批货的批号去掉。 业务员得到客户的确认，立即做“销售合同”，然后生成“发货单据”及“报关单据”，并利用领动的网络传真把托书发给货代排期；另外把结汇用的商业发票和装箱清单Email给客户。整个过程30分钟，客户收到单据后，感叹不已，感谢我们帮了大忙，并承诺以后这样的单子都给我们做。Snap10.jpg (37.55 KB)2011-2-24 09:06这个时代讲究“效率”，快速反应客户的需求，给予便捷的服务，就能捕获客户的心。2：45PM一通乱忙后，我捧着咖啡，远眺黄浦江，似乎看到熙熙攘攘的世博会！Snap11.jpg (30.79 KB)2011-3-1 09:113：05PM咚咚的敲门声，惊醒我这梦中人！前台带了一位供应商来，老朋友了，估计是来催款的。我一面招呼上茶看座，一面打开领动的“应付款”，发现该付的都付过了，现有的应付款还有3个星期账期。没想到他不是来催款的，而是来探讨深入合作的，打造一条龙的供应链。他说，“前天来了个软件公司推销进销存，说客户可以在网上查看订单状态，可以同步进销存和网站的产品信息，这样网站可实时更新，也可以24小时服务客户。我觉得很有道理，但不太有把握，所以来请教你，看这样做是否对你们大客户有帮助？”。Snap10.jpg (37.55 KB)2011-3-1 09:11我也觉得蛮好，这样国外客户就不用半夜打电话问报价了。所以就问他是什么软件公司，他摸出一张名片，我不禁哑然一笑，原来是焦点科技领动软件，这公司的解决方案总是与时俱进。电子商务的商业模式是大势所趋，给客户24小时的服务，就不怕他移情别恋！4：15PM财务大姐打电话提醒我，把刚出货的几张发货单据（CI/PL）审下，以便生成应收款，然后她才好作款项冲销，并准备月底的结算。（领动将来会做此功能）以前没有领动软件，因着多种业务模式并存，每个单子结算，计算提成，总要拖3个月以上，搞得内部怨言多，士气低；而现在，业务员可及时看到自己订单的收款和提成，士气自然高涨。Snap13.jpg (29.3 KB)2011-3-3 08:595：00PM打开“邮件往来”，在一个页面查看所有业务员回复邮件的情况，如果有什么问题，业务员可以在下班前改正，今日事今日毕；接着打开“客户跟进”（有时用“日程”，可以看到自己的其他安排），切换到未来一周，查看预定的计划，这样心里就有底了。我喜欢这种感觉！设定目标，分配任务，指导工作，监督进程是我每天必做的功课。5：45PM因着晚上6点半大老板请吃饭（其实也是汇报工作），有备无患；我随即打开几张重要报表，看看应收款，商品排行榜，客户分析等；通过“商机情况”查看本季度预计成交的销售额；再通过“商品交易信息”查看近期报价，销售，采购和发货的情况；打好工作汇报的腹稿。Snap14.jpg (32.02 KB)2011-3-8 10:076：00PM到办公厅绕一圈，看到大家勤勤恳恳的，很是安慰；外贸这一行，我们要下班了，一部分客户才刚上班，所以业务员一般都要六点半后才下班。看到前台正飞快的写快递单，旁边放着一摞打包好的样品，DHL快递员眼巴巴的等着，我真担心她写个错字。也就有些后悔当初上软件时，没把“快递单”这个模块一块上了。（领动将来会做单证）一天下来，我深有感触，只要方法得当，像我们