鸿扬通知、计划与总结及其它公文写作.doc

通知、计划与总结及其它公文写作第一章 通 知一、根据内容与作用，通知可分为以下几种类型： 1、指示性通知。有关规范、规章、措施等等可使用这种通知行文。指示性通知往往带有强制性、指挥性和决策性的特点。 2、事项性通知(工作通知)。要求下层级公司或员工做某些事项，除交待任务外，通常还提出工作原则和要求，让受文公司司或员工贯彻执行，具有强制性和约束力3、知照性通知。用于告知某一事项或某些信息的通知，诸如庆祝节日，成立、调整、合并、撤销机构，人事任免，启用新印章，更改电话，更正文件差错等，都可用这种通知行文。 4、会议通知。即告诉有关单位或个人参加会议的通知。 二、通知的结构和写法 各种类型的通知各有不同的写法。以下介绍各类通知标题和正文的一般写法： 1、标题：写在第一行正中。写明“关于（具体事情）的通知”，以引起注意。 2、称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。如“各部门员工”。3、正文：通知的正文主要包括原由、事项、要求三部分。主体在事项部分。(1)指示性通知的写法。指示性通知的正文，一般先写发文的原由、背景、依据；在事项部分，或写发布规范、规章、措施等，或写带有强制性、指挥性、决策性的原则(或指示性意见)、具体工作要求等。 (2)事项性通知的写法。事项性通知正文的写作，要使受文人员了解通知的内容(即事项)，以及做什么，怎样做，有什么要求。正文一般分三部分。 第一部分是开头，一般是说明为什么要发此通知，目的是什么。 第二部分是主体，即事项部分，将通知的具体内容一项一项列出，把布置的工作或需周知的事项，阐述清楚，并讲清要求、措施、办法等。这类通知多数用于布置工作，因此也有人称之为“工作通知”。 第三部分是结尾，多提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”等习惯用语。 写事项性通知，要开门见山，忌转弯抹角。在叙述事项时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容则尽量简略，扼要交代即可。在语言表达方面，通知主要以叙述为主，对下级单位提出要求。有时可以适当做一些分析、说理。但通知中的说理不像议论文的说理那样要有严密的逻辑性，只要抓住关键问题，用简洁的语言把道理阐述清楚即可。(3)知照性通知的写法。知照性通知的正文，只要写清楚行文的依据、目的和事项即可。要求文字简练、明白。 (4)会议通知的写法。会议通知依据其不同类型，有不同的写法。通过文件传递渠道发出的会议通知，一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要的材料等,通常采用条文式写法，要求内容周密、语言清楚、表述准确，不致产生歧义。 4、落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。三、通知的起草、审批、校对、传阅制度：1、首先在起草、审批、校对的上方，写清楚通知传阅的方式、通知的收件人及保存的方式。如通知全体员工都需知晓的，可写明“贴公司公告栏”，“发各员工”。2、通知的内容属于部门内部员工知晓、必须遵照执行的，由部门起草；如内容属于公司全体员工知晓、必须遵照执行的，由人力资源部起草；如果几部门联合的，共同起草。3、通知起草后，必须交相应负责人进行审批。部门起草的通知审批人为部门负责人；人力资源部起草的通知，审批人为总经理；几部门联合起草的，审核人为各联合部门负责人。4、通知最后的校对，统一由人力资源部负责。校对后由人力资源部发给接受通知个人或部门，同时也做好文本备案。5、人力资源部将通知按年月日进行统一编号和登记，方便日后查阅。6、通报的起草、审批、校对、传阅制度与通知的要求一样。范文：关于统计2011年施工记录本数量的通知各分公司人资部：鸿扬集团办公室计划在3月份组织印刷施工记录本，请各分公司根据业务情况统计2011年度需要的施工记录本数量，并填写“2011年施工记录本数量统计表”（见附件），在3月10日17：00前，将分公司总经理、会计签字认可后的“2011年施工记录本数量统计表”传真至鸿扬集团办公室*处，电话：0731-*，传真：0731-*。特此通知。鸿扬集团办公室 2011年2月23日附件：2011年施工记录本数量统计表发：各分公司人资部 起草：张三审批：李四校对：王五第二章 计划与总结计划是指预先对一定时期内的学习、工作、生活等做出的部署和安排的一种说明文体。计划的应用范围很广，可从不同角度去进行分类。如按性质分类有工作计划、学习计划等；按时间分类有年度计划、季度计划、月份计划、周计划等；按范围分类有个人计划、部门计划、单位计划等；按内容分类有综合计划、专题计划。计划具有预见性、目的性、可行性、约束性四个特点。计划的格式有条文式、表格式、文字表格结合式三种，但无论哪种格式，都应包括标题、正文和落款三项。标题即计划的名称，有全称标题，即标明了单位名称、时限及计划种类，如长沙鸿扬客户部2009年度工作计划；有简称标题，只有计划种类，如月度工作计划；有文章式标题，归纳中心，揭示主题，如实行轮岗制，调动员工积极性。正文是计划的内容，又可分为前言、主体和结语。前言，是全文的导语，概括制定计划的依据，现状的描述，阐释目的和意义等。主体，是计划的核心内容，这是就开头“为什么”的问题后，解决“做什么”、“怎么做”和“什么时候做”的问题。即通常所说的计划三要素：目标、措施、步骤。结语，即正文的结束语。一般写希望和要求两项，有的不写结语。落款，一般包括制订计划的单位（或个人）和日期两项。鸿扬集团的工作计划以月为单位，分成集团、公司、部门及员工个人计划（含部门经理、总经理）四个层面，每个计划须与上一层面的计划衔接起来，对上一层面的工作有计划地纳入到本层面。每条计划必须要有5W1H。即：who人员；when时间；where地点；what主题；why目的；how步骤。下面对员工如何做好个人工作计划做详细说明。一、员工个人（工作）计划：个人计划是根据公司计划及部门计划制定，为便于个人工作的延续性，非业务部门的员工的个人计划以时间为主线，业务部门的员工计划以时间和工作流程两个方面为主线制订。（一）非业务员工的个人计划1、第一项内容工作分：“日常工作”栏细分成日度、周度、旬度、月度四个小项，日常工作也必须包含5W1H；“非日常工作”栏以时间为序，填写当月布置的一次性任务或在要求时间范围内可完成的工作事项；每一个时间段内的工作项目填写在“主题”一栏，同一个时间段内有几项工作内容就将几项工作内容都在栏内清楚地填写；每个工作项目都由“主题、内容、具体措施和完成计划时间”栏构成，其中内容栏应包含5W1H，内容较多时，也可在“具体措施”栏中用附件的形式标明。2、第二项内容学习与成长：分参加公司和部门的培训、专题讨论及个人读书学习安排。3、 周度计划提醒表：个人计划都有相对应的周度计划提醒表，可从时间上对每日的四项重点工作进行提示。非业务部门员工的提醒表以周为单位，从每周的周二到周一横向排列，每周填写一次，每月分四次填写。日计划有小幅度调整时，可填写在“调整”一栏中。（常用电脑工作的员工推荐使用“雪狐提醒薄”代替提醒表）4、个人计划表必须要有考核（包括月中计划检查和月末计划总结的考核人、考核时间、上报形式），要有填报人、审核人签字和计划制订日期。（二）业务部门员工的个人计划1、市场部家装顾问个人计划“日常工作”以周为时间段, 以楼盘和各项业务指标为工作内容在栏内清楚地填写；“非日常工作”栏以时间为序，填写当月布置的一次性任务或在要求时间范围内可完成的工作事项；每一个时间段内的工作项目填写在“主题”一栏，同一个时间段内有几项工作内容就将几项工作内容都在栏内清楚地填写；每个工作项目都由“主题、内容、具体措施和完成计划时间”栏构成，其中内容栏应包含5W1H，内容较多时，也可在“具体措施”栏中用附件的形式标明。第二项内容学习与成长：分参加公司和部门的培训、专题讨论及个人读书学习安排。2、设计部设计师的个人计划方案设计师的个人计划：“日常工作”以周为时间段,以设计师客户服务流程和轮流值日接待客户的时间为主线，填写在设计师个人计划表内；设计师日常客户服务工作填写在设计师个人计划提醒表内；其它栏的填写同于非业务部门员工的个人计划。助理设计师和制作设计师的个人计划：“日常工作”以周为时间段,以设计师服务单内容；其它栏的填写同于非业务部门员工的个人计划, 绘图设计师和制作设计师的个人月计划表和个人计划提醒表合二为一。3、工程部项目经理的个人计划项目经理的个人计划：“日常工作”以周为时间段,以项目经理所服务的单个客户为主线，填写该客户的合同工期和项目经理在一周内的工作内容；其它栏的填写同于非业务部门员工的个人计划。项目经理的个人月计划表和个人计划提醒表合二为一。4、客户部客户代表的个人计划客户代表个人计划：“日常工作”以周为时间段,以客户代表的客户服务流程内容为主线，填写在客户代表个人计划表内；日常客户服务工作，填写在客户代表个人计划提醒表内；其它栏的填写同于非业务部门员工的个人计划。公司、部门、员工个人计划若出现主题和内容须调整的，则在计划表的“调整”栏内填写调整的各项内容。二、月计划发布流程（一）集团计划由集团办公室人员每月10日组织鸿扬集团各部门负责人起草，集团办公室经理校对无误后，交鸿扬集团总裁审批后在每月23日以“关于鸿扬集团月份重大活动安排的通知”的形式发布到各公司。（二）公司计划由各公司总经理安排并组织公司各部门负责人起草、人资部（或指定人）校对后，交各公司总经理审批后于每月25日发布到各部门。（三）部门计划由各部门负责人起草、人资部负责人（或指定人）校对，交总经理审批后于每月27日发布给各员工。（四）员工个人计划由各员工根据公司、部门发布的计划和个人工作的实际情况制订员工个人计划，交部门经理审批后，以电子文档的形式于每月30日交人资部备案，人资部检查后，将各部门计划上交总经理。（五）各公司总经理在每月2日前将公司、部门、员工三个层面的计划发布在管理论坛“XX月计划”主题帖内。(六)各部门的计划中，要将上月部门的绩效改进做为月度工作计划的重点，绩效改进方案要求根据上月的评级结果做出具体、有针对性、可操作性强的具体方法、措施。（六）鸿扬集团办公室负责人检查各公司计划是否按规范填写，是否按计划发布流程发布，若没有按要求做的，第一次鸿扬集团将在管理论坛提出警告，第二次通报批评。三、总结对一个时期或一个方面的工作进行系统的回顾、分析和研究，认清经验和教训，找出规律性的认识，并把这些写成书面文字，就是总结。总结的种类有很多，它与计划种类是一一对应的，总结具有以下四个特点：1、总结的对象，一般是本单位、本部门、本系统的人所共同关心的问题，它的业务性、技术性比较强。2、总结一般在学习、工作告一段落之后才写，因此，它的时间性就不那么紧迫。3、总结要进行较多的分析，从实践中找出规律，有较强的理论性与指导性。4、一般都用第一人称来写，作者所总结的往往是本单位、本系统或作者本人的情况。总结可以有多种写法，如条文式、小标题式、问答式、书信式、三段式等。用得最多的是三段式：标题、正文、落款，与计划的基本格式相同，其中正文的内容主要包括：情况描述：要简要交代一下工作的时间、背景、取得的主要成绩和效果等，可以让读者了解全貌；主要做法、经验和体会：这部分是总结的重点，可以先讲做法，后讲体会、经验教训，也可以根据内容分成几个问题，一个一个地来写，每个问题既有做法，又有体会可以把工作划成几个阶段，按时间顺序来介绍情况，谈出体会；存在的问题和努力方向：这是一个问题的两个方面，可以分开写，也可以合在一起写。这一部分一般都写得比较简单，但问题要提得中肯，改进措施要订得切实可行，努力方向要提得明确。本单位写的总结，如果在标题中没有写出单位的名称，在总结的篇末要注明，署名要全称，日期要写明某年某月某日。第三章 公司常用其它公文范例一、收条即收据，在收到别人或单位送到的钱物时写给对方的一种凭据性的应用文。收条的格式直截了当，一般由标题、正文、结语和落款四部分组成，特别要注意的是在正文中要明确从何地方何人处收到何物，数量是多少、什么规格、有何用途等。范文：收 条今收到财务部熊壮支给四季花城刘艳工地辅料款叁佰元整（￥300.00）。此据。经手人：王明2011年4月6日代收到画王喷绘赵剑给陈艳的12X15彩喷壹张，待检。此据。客户文员：王燕2011年2月21日二、领条领条是领取钱物的单位或个人在领到钱物后，向发放物品的个人或单位所写的应用文。领条的格式同收条，不予复述。范文：领 条今从董事长办公室薜梅处领到家庭装修350问壹佰本。此据。*鸿扬人资部：张兰2011年2月25日三、借条借条是个人或单位借用个人或单位的现金、财物时所写的条据。借条格式与收条相同，正文中要注意明确从何地何人处借到何物，数量是多少、规格、何时归还等。范文：借 条今从前台王燕处借到功放、VCD各壹台，用于“沁园春”的市场推广，三天后定归还。此据。市场部：王芳2008年12月31日借 条今借杨宇人民币壹仟圆整（￥1000.00），下月10日一定归还。此据。王芳2008年7月13日四、欠条欠条是个人或单位在欠款、欠物时写给有关单位或个人的凭证性的条据，也就是人们俗称的“白条”，基本格式与收条、领条、借条相同。但实际使用过程中人们容易与借条混淆，它们的区别在于：1、借了他人或单位的钱物到时不能归还，或不能全部归还，有部分的拖欠，此时就需写张欠条。2、在购买物品或收购产品时，因不能支付或不能全部支付他人的款项而要写张欠条。3、借了个人或单位的钱物，事后补写的凭证，即欠条。范文：欠 条尚欠杨宇叁佰圆整（300.00），特此留据。王芳2008年8月10日五、申请书类应用文申请书是单位或个人表述愿望、提出请求时使用的一种应用文。本质上属于专用书信类，但因其具有请示性，使用较为特殊，因而单独列出来作一课题。申请书有很多种类，如入党入团申请书、工作调动申请书、转正申请书、活动经费申请书等等。申请书的基本格式一般分为五部分：标题、称呼、正文、结尾、落款。标题，一般由申请内容和文种名共同构成，在第一行正中用较大的字体书写。称呼，在标题下空两行顶格写出接受申请书组织、单位或负责人名称，并在称号后加冒号。正文，通常先简单介绍个人的情况，然后写明申请的理由和动机，同时可适当表明自己的心情和决心。结尾，可有可无，一般写上表示敬意的话即可。落款，署上申请人的姓名和成文日期。六、启事类应用文什么叫启事？启事是指单位或个人有事情需要向公众说明，或者请求有关单位、广大群众帮助时所写的一种说明事项的实用文体。启事的种类有很多，如“寻人启事”、“遗失启事”、“招聘启事”、“征稿启事”、“房屋出租（启事）”等等。启事的基本格式一般分为三部分：标题、正文、落款。标题一般由启事内容加文种构成，在第一行正中用较大的字体。正文，在标题下空两行空两格写正文，简明扼要说明事项，正文后可写上“此启”或“特此启事”的结束语。落款，在正文的右下角写上启事单位或个人姓名，根据文种不同可写上联系地址、电话号码、邮政编码、联系人、年月日即可。范文：遗失启事由于本人不慎，于1月9日上午遗失三星手机S308壹台，银色机壳，全新。如有知其下落者，请速与前台联系，必予重谢！此启。联系人：王燕电话：138613167002008年1月9日七、请示请示是下级向上级请求对某一工作给予指示，或对某个问题作出答复的一种应用文。一般情况下，下级无权或无法决定与处理的问题，应“请示”上级。它具有强制回复性，接受请示的上级务必针对请示事项表明态度或予以明确的指示。请示的结构一般由标题、称呼、正文、落款四部分组成。标题由发文部门、事由、文种几部分组成，如市场部关于是否参加“阳光行动”的请示，也可以只有事由和文种或文种。称呼，写明接受请示的单位或负责人名称。正文一般由这几部分组成：行文的依据、原因；待解决的问题及初步方案，不只一个方案时的倾向性意见及其理由；行文的要求，即上级复文的要求，常用“当否，请示。”、“当否，请批复。”、“请审核批复。”等惯用的结尾词语表达。落款，署名和成文日期。请示在写作过程中要注意以下事项：1、严格遵循一文一事，只主送一个部门，一般不能越级请示。2、提出的请求应清楚明白，有几问，要对方批准或指示什么必须明明白白，以便于对方回答。3、 陈述理由时要客观充分，但不要讲空泛的大道理，更不能以教训人，强加于人的语气来陈述。4、 应讲究有关内容的表达次序，以提高表达效果。如解决的方案有两个或多个，这时应将倾向性的意见放在最前面。5、在所陈述的情况和理由比较复杂时，可用各种附件作详细说明。范文：关于在武汉举办“客户服务协会联谊会”的请示鸿扬集团：为了进一步加强鸿扬系统各公司客户服务部门的交流与沟通，客户服务协会拟定于今年4月5日至6日在武汉举办“客户服务协会联谊会”，活动以“如何实现零缺陷的工作标准”为主题，活动经费由各公司自理。妥否，请批示。附活动计划一份。 客户服务协会2009年2月15日八、报告向上级领导反馈本部门的工作信息，总结经验教训，提出意见与建议所形成的文字材料即报告。报告有很多种，如工作报告、总结报告、调查报告等。请示和报告都是直接写给上级领导看的文章，都要反映情况，陈述下步工作意见。但请示和报告是两种不同的应用文，它们之间的区别主要有以下三点：1、用途不同。报告的用途主要是向领导汇报工作，反映情况，供领导了解各单位、各部门的情况，以便加强领导。因此它不需要回复；而请示则不同，它虽然也要向领导报告某些情况，但它主要不是供领导参考，而是工作中遇到无权决定、无执行依据、需要变通处理或难于解决的问题，向领导请求指示或批准，因而它需要及时回复。2、行文时间不同。报告在事前、工作进行中和事后都可以用，而请示则必须在事前行文。3、内容不同。报告中不能写请示事项，而请示中则可以反映情况，陈述意见，说明理由，明确地提出问题或要求，便于领导了解，作出批复。报告的基本结构与请示一样，但是，不同种类的报告，正文写法不完全相同。工作报告用于在日常工作中根据需要或要求，向上级汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议。其中正文主要包括：行文的根据或概要点明当前所涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题（时间、地点、人物、背景、经过、结果等）并对其性质进行概要分析；建议（要求谁，何时，做什么，怎样做，方法、措施、期限、考核指标等），如没有建议则对有关工作或问题作概括总结，分析存在问题的原因，表明努力的方向；结语，有建议的报告可用“以上意见，如无不当，请单位执行。”作结语，请上级指出问题的报告则为“如有不当，请指正。”。其它报告则以“特此报告”、“此报告”等结尾词强调行文目的。写工作报告时应注意：1、报告要及时，以便于上级能掌握即时信息。2、有关数字、数据务必真实、准确、全面，以免上级以此为依据制定决策时造成失误。3、各种建议应明确、肯定、具体细致，便于实际操作施行。调查报告是根据调查研究的成果写成的用于揭示事物真相与规律的报告，是向领导反馈信息，辅助决策，核查决策执行情况的重要形式。调查报告的正文一般包括：导语，概述调查研究的目的、时间、地点、对象范围、调查方式、结果及本文主题；调查结果，分门别类叙述有关情况和问题；研究的结果，对情况和问题的分析，得出规律性认识，进而提出解决问题的建设性意见（对策、方法、措施、步骤等）；结语，对文章内容概括总结，篇幅短的可略去此项内容。写调查报告时应注意：1、调查报告的标题在必要时可用题为主标题和副标题组成，如必须严格执行“零缺陷”的工作标准关于湖南家装市场的调查报告。2、写导语时，若调查活动规模大、涉及面宽、对象复杂时可简略，否则就应详细细致，以利于准确反映文章所涉及情况或经验的典型价值。3、调查查报告应重在反映“研究”结果，重分析，重提出解决问题的方法措施。4、注意内容的真实准确性，避免因失真给领导决策带来失误或失败。范文：关于九月上旬上门客户偏少的调查报告九月上旬，公司上门客户流量比八月份有明显的减少（主要是指新客户），平均一天只有2-3个，量房量也是直线下降。通过各方面的调查（调查方式略），总结如下：1、除了公司，其他相同类型装饰公司的业务流量普遍偏少；（1）公司连续2个月亏损，工地质量差，客户反映不太好，上门客户流量少且成功率较低。（2）公司业务少得可怜，做家装业务的主要人员已相继离职，主要是做公装。（3）公司推出三周年庆活动，反映不太热烈。（4） 公司业务一般，有统一组织客户看房的活动。2、九月份大剧院的活动不尽人意，前来咨询的客户很少，整个会场冷清，几乎都是业内人士在其中。3、从市场部了解到目前及前几个月各楼盘的交房情况：九月份交房的楼盘很少，只有锦绣华天是9月16日交房，其他如一心花苑、银府花园、科大家园等都是九月以后或年底才交房，而在七月份之前交房的楼盘有：四季花城（5月份）、华银园（3月份）、香格里嘉园（4月份）、金邮小区（7月份）、电信花园（4月份）、亚华香舍（7月份）等。据市场部员工反映，现在楼盘中走动的客户也较少，有时一天还碰不到一个客户。以上状况反映： （1） 户流量与楼盘交房有一定的联系，8月份量房火爆是一个不断积累的过程。（2） 买了新房的客户，除非是无房户，一般不会特别急于装修，客户一般会有一个时间段的考虑和调查，所以近期交房的楼盘的客户也不会来得太猛，会有一个过程。（3） 在竞争对手方面，应特别关注公司，公司的业务量已超过其他几个大型的家装公司，其公司的规模发展很快，目前在客户中的口碑还比较好，主要是价格便宜，据说每天的客户量不少。（4） 九月初学校开学，可能有些客户不是太有时间，而想在国庆放大假的时间再考虑装修，此种情况的比例应该不大。（5） 目前客户量偏少应该不是公司内部管理或宣传方面有问题，而是一个较普遍的现象，是旺季中的淡季，公司要一如继往地狠抓内部管理，杜绝不好的口碑在客户群中的流传。在十月份的时候应做好准备。*鸿扬客户部2010年9月16日九、通报通报是指把重要的或具有典型教育作用的有关情况，用书面形式告知下级或有关人员，用以教育员工，指导和推动工作的应用文体。因此通报的用途主要表现在以下三方面：1、表彰先进，即选择典型在一定范围内加以发扬，号召大家学习，这类通报称为表扬性通报或经验性通报。2、批评错误，揭露坏人坏事，即选择重大事件，把它公布出来，教育大家，达到防微杜渐的目的，这类通报称为批评性通报或揭露性