国家一级Excel电子表格.ppt

Excel电子表格一级培训,张祖林,Excel 内容目录,一、Excel基本知识,二、创建和编辑工作表,三、格式化工作表,四、公式和函数的使用,五、创建图表,六、数据管理和分析,七、工作薄管理及打印工作表,1、Excel界面及基本操作,编辑栏,工具栏,菜单栏,地址栏 （名称栏）,一、Excel基本知识,（1）编辑栏,给用户提供活动单元格的信息。 在编辑栏中用户可以输入和编辑公式。 由名字栏和公式栏组成。,取消按钮,确认按钮,函数指南按钮,（2）工作薄（BOOK）窗口,（3）工作表（SHEET）,一个工作薄最多可由255个工作表组成。工 作薄窗口中默认有3个工作表，只有一个为当前 工作表。 工作表是一个由行和列组成的表格。行号和 列号分别用字母和数字区别。行号为165536， 列标采用字母AIV。因此每张表为256列65536 行。每个单元格都有固定的行号和列标。 系统默认的工作表的标签名称为“Sheet1”、 “Sheet2”等，用户可以根据需要自己重新命 名工作表。,（3）工作表（SHEET）,一、工作表删除、插入和重命名 1、选取工作表 2、插入（删除）工作表 选标签，右击插入空工作表。 选标签，右击删除工作表；或选标签，编辑删除工作表。 3、重命名工作表 双击标签 二、复制或移动工作表 1、使用菜单：右击标签选择复制（移动） 2、使用鼠标：复制按CTRL，移动不需要。,（4）选定操作,选取单元格：单击该单元格。 编辑单元格：双击该单元格。 选取整行：单击行号、SHIFT+SPACE 选取整列：单击列标签 选取整个工作表：单击“全选”按钮、CTRL+A、CTRL+SHIFT+SPACE,二、 创建、打开和保存文件, 创建空白工作簿 方法一: 启动 Excel- “Book1”。 方法二：“文件”/“新建”/“常用”“工作簿”。 方法三： 、Ctrl+N。 (2)创建基于模板的工作簿 “文件”/“新建”/“电子表格模板”标签中的模板。,1、工作薄的新建,2、保存工作簿,注意:.选择存放位置 .输入文件名 .确定文件类型,(2)为已有工作簿保存副本,“文件”/“另存为”,(1) 新工作簿的保存,“文件”/“保存”。, 按钮。,Ctrl+s。,作用:便于查找操作。 “文件”/“属性”/“摘要信息”,(3) 保存摘要信息,3、工作薄的打开, 在Excel窗口中:,“文件”/“打开” 按钮 组合键Ctrl+o, 在“我的电脑”或“资源管理器”中: 双击 图标对应的文件。,“文件”菜单/“另存为” /“选项”,（2）实现方法:,（1）保护方法有两种:,4、保护工作簿文件,三、编辑工作表,（1）字符的输入 在一个单元格中最多可放32000个字符。输入多行字符：按Alt+回车键； 默认单元格宽度为8个字符宽度。 输入由数字组成的字符串时应在数字前加单引号。如：08362512112 字符的默认对齐方式为左对齐。当字符宽度超过单元格宽度，如果右边单元格无数据则延伸到后面的单元格，如果右边单元格有数据则截去超宽的字符。,1、数据输入,三、编辑工作表,（2）数字的输入 数字太大用科学计数法。公式栏中显示输入数字，最多显示15位。 可输入数值：0、9、+、-、()、/、*、$、%、e等。 输入负数：前加负号或将数值放在圆括号里。 输入分数：先输入一个0及空格，再输入分数。 分数：0 5/9,数值:右对齐。,空格,日期格式通常为：年月日、月日。 如: 2005/5/1 、 200551、51、 5/1 时间格式通常为：“时：分：秒”； 上午加AM，下午加PM。如20:23 AM。如果省略默认为上午 插入当前日期：CTRL+； 插入当前时间：CTRL+：或CTRL+SHIFT+；,（3）日期和时间的输入,空格,数字的填写 在该数字的填写行（列）的前两个单元格内输入开始的2个数字； 选择这两个单元格； 用鼠标按住第二个单元格的填充柄，将其拖曳到结束单元格，松开鼠标,（4）输入的自动化,自定义序列的自动填写 在“工具”菜单中， 选择“选项”，单击“自 定义序列”标签； 确定输入序列； 在单元格中输入所选序 列的任一项，并选择该单元格； 用鼠标左键拖曳所选单元格右下角的填充柄到结束处,（4）输入的自动化,（5）从下拉列表选择（同一列） 在单元格中右击选择“从下拉列表选择” （6）有效数据 选区域，“数据”“有效数据”“设置”“允许”设置限制条件。,（1）单元格内容的移动、复制和删除,用鼠标拖曳的方法移动和复制单元格的内容 选择要移动、复制的单元格 移动：将光标移到单元格边框的下侧或右侧，出现箭头状光标时，用鼠标拖曳到单元格的新位置即可 复制：在按住Ctrl键的同时，按上述方法用鼠标拖曳单元格到新的位置,用剪切和粘贴的方法移动和复制单元格的内容 选择要移动、复制的单元格 移动：可以单击工具栏中的剪切按钮 复制：可以单击工具栏中的复制按钮 单击目标单元格 单击工具栏中的粘贴按钮 按Enter 键即可,单元格内容的删除 选择所要删除内容的单元格 在“编辑”菜单中选择“清除”项，在子菜单中选择相应项 或按Del键直接删除单元格内容,（2）单元格的删除,选择所要删除的单元格 在“编辑”菜单中选择“删除”项，打开删除对话框 做相应选择后按“确定”钮完成操作,（3）单元格的插入,选择所要插入单元格的位置 在“插入”菜单中选择“单元格”项，在出现的“插入”对话框中选择插入后当前单元格移动的方向 按“确定”按钮即可,（4）行、列的删除和插入,行、列的删除 单击所要删除的行、列的标头 选择“编辑”/“删除”项即可 行、列的插入 单击所要插入行、列所在任一单元格 选择“插入”/“行”或“列”项即可,插入批注 插入批注输入批注确定 删除批注 编辑清除批注,（5）编辑批注,（6）选择性粘贴,（7）查找与替换,编辑选择性粘贴（或右击）,编辑查找与替换,3、常见错误提示,“#” 单元格宽度不够。 “#Value!”引用公式时有错误的输入类型。 “#NUM!” 数字、参数有错误。 “#REF ” 单元格引用无效。 “#NAME!” 使用Excel不能识别的名称 “NULL!” 指定了两个不相交区域的交叉点,4、窗口的冻结、分割与缩放,（1）冻结窗口,窗口,冻结拆分窗口,（2）分割窗口,窗口,拆分窗口,（3）缩放窗口,水平移动时，左边窗口冻结 垂直移动时，上面窗口冻结,常用工具栏中的缩放控制,三、格式化工作表,1、改变行高、列宽 Excel默认行高为14.25，列宽为8.38。 当输入的文字或数字超过行高或列宽时会出 现错误信息（如“#”）。,方法： 用鼠标直接拖动列标或行号的间隔。,格式,行,行高,列,列宽,2、数字显示格式的设定,格式,单元格,选定单元格,货币样式,格式工具栏按钮,百分比样式,千位分隔样式,增加小数位数,减少小数位数,如何设置不显示“0”？,工具,选项,3、表格边框的设置,（1）取消网格线,工具,选项,（2）添加表格边框,选定,格式,单元格,边框,4、对齐工具的使用,5、字体、底纹及文字方向,6、自动套用表格格式,选定,格式,自动套用格式,7、条件格式,选定对象,格式,条件格式,8、格式复制,格式刷：只复制对象的格式。,选定,复制,编辑,选择性粘贴,四、公式和函数的使用,1、数据的自动求和,选定,工具栏自动求和按钮,以“=”开始，由常数、单元格引用、函数 和运算符组成。 即：“= ” + “表达式”,算术运算符：+、-、*、/、 比较运算符：=、=、 字符运算符：&（连接）,2、公式,3、单元格的引用,相对引用：列标和行号的直接组合。如B5 绝对引用：在列标和行号前加上“$”。如$B$5 混合引用：如：$B5或B$5 同一工作表中单元格的引用 不同工作表中单元格的引用 不同工作簿中单元格的引用,在复制公式时，单元格的绝对引用是不变的。,4、函数,Excel提供了300多个函数，包括数学与三角 函数、文字函数、逻辑函数、日期与时间函数、 统计函数、查找与引用函数、数据库函数和信息 函数。另外，用户还可以自定义函数。 （1）“：”和“，”操作符 “：”操作符 操作对象为以“：”前后的两个单元格为角的矩形区域。 “，”操作符 操作对象为“，”前后的两个单元格。,常用函数Sum,返回某一单元格区域中所有数字之和。 格式：SUM(参数1,参数2, .) 说明： 1、计算机 1 到 30 个需要求和的参数。 2、如果参数为数组或引用，只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本，将会导致错误。 例： =SUM(3, 2)将 3 和 2 相加 =SUM(“5“, 15, TRUE)将5、15 和 1 相加，因为文本值被转换为数字，逻辑值 TRUE 被转换成数字 1,常用函数Sumif,返回某一单元格区域中所有数字之和。 格式：SUMIF(区域1,条件,求和区域2) 例： =SUMIF(A2:A5,“16”,B2:B5)属性值超过 16 的和。,常用函数Average：,求平均值函数（算术平均值）返回参数的平均值。 格式：AVERAGE(参数1,参数2,.) 计算需要计算平均值的 1 到 30 个参数。 说明： 1、参数可以是数字，或者是包含数字的名称、数组或引用。 2、如果数组或引用参数包含文本、逻辑值或空白单元格，则这些值将被忽略；但包含零值的单元格将计算在内。,常用函数Count,统计参数的个数 返回包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数。利用函数 COUNT 可以计算单元格区域或数字数组中数字字段的输入项个数。 格式：COUNT(参数1,参数2,.) 计算包含或引用各种类型数据的参数（1 到 30个），但只有数字类型的数据才被计算。 说明： 函数 COUNT 在计数时，将把数字、日期、或以文本代表的数字计算在内；但是错误值或其他无法转换成数字的文字将被忽略。 如果参数是一个数组或引用，那么只统计数组或引用中的数字；数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文字或错误值都将被忽略。如果要统计逻辑值、文字或错误值，请使用函数 COUNTA。,常用函数Countif,格式：COUNTIF(区域，条件) 说明： =COUNTIF(B2:B5,“55“)计算第二列中值大于 55 的单元格个数,常用函数If,执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。 格式：IF(表达式,返回值1，返回值2) 表达式： 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式 返回值1：表达式为 TRUE 时返回的值。 返回值2：表达式为 FALSE 时返回的值。 说明 函数 IF 可以嵌套七层， 如：If(B3C3,”Good”,”Bad”) 即如果B3单元格的值大于C3单元格的值， 则返回“Good”，否则返回“Bad”。 =IF(A2=100,“正确”, “错误”)如果A2的数字小于等于 100，则公式将显示“正确”。否则，公式显示“错误”。 =IF(A2=100,SUM(B5:B15),“)如果上面数字为 100，则计算单元格区域 B5:B15，否则返回空文本 (“),例1： =IF(A2B2,“超出预算”,“OK”)判断第 2 行是否超出预算 例2： =IF(A289,“A“,IF(A279,“B“, IF(A269,“C“,IF(A259,“D“,“F“) 为第一个成绩指定一个字母等级,常用函数-RANK 排序,1、有名次相同，缺名次 RANK(b2,$b$2:$b$20,order) 说明： Order 为数字，指明排位的方式。 0升序，1降序 2、有相同名次，不缺名次（先出现的排前） RANK(b2,$b$2:$b$20,order)+countif($b$2:b2,b2)-1,常用函数-LEFT,所指定的字符数返回文本字符串中的第一个或前几个字符。 LEFT(文本,数值) 文本：是包含要提取字符的文本字符串。 数值：指定要由 LEFT 所提取的字符数。 数值必须大于或等于 0。如果数值大于文本长度，则 LEFT 返回所有文本。如果省略数值，则假定其为 1。 =LEFT(A2,4) A2中的前四个字符 =LEFT(A3) A3中的第一个字符,RIGHTMID,常用函数-NOW,返回当前日期和时间所对应的序列号。如果在输入函数前，单元格的格式为“常规”，则结果将设为日期格式。 语法:NOW( ) 3.例：NOW()返回当前日期时间，在工作表设置该函数可以减少输入当前日期。 如：今天是2006-06-06 NOW()就显示2006-06-06,常用函数-DATE,DATE(年,月,日) 年：可以为一到四位数字。Microsoft Excel 将根据所使用的日期系统来解释 year 参数。 月： 代表每年中月份的数字。如果所输入的月份大于 12，将从指定年份的一月份开始往上加算。 日： 代表在该月份中第几天的数字。如果 day 大于该月份的最大天数，则将从指定月份的第一天开始往上累加。例如，DATE(2008,1,35) 返回代表 2008 年 2 月 4 日的序列号。 函数 DATE 在年、月、日为变量的公式中非常有用。 示例 =DATE(A2,B2,C2)返回上述日期的序列号，使用 1900 日期系统（2008-1-1 或 39448）,五、创建图表,1、图表的概念 图表使数据更直观、形象。 （1）图表类型 （2）数据源：作图的数据区域。 （3）图表选项：图表中的各个对象。 图表区、图形区、分类轴、图例、背景等。 （4）图表位置：嵌入式图、