存货内部会计控制方法.doc

存货内部控制制度一、总则1、管理的目的（1）规范存货管理行为，防范存货业务中的差错和舞弊；（2）保护存货的安全、完整，提高存货运营效率。2、适用范围（1）本制度适用于公司在正常生产经营过程中持有以备出售的、或为了出售仍处在生产加工过程中的、或将在生产过程或提供劳务过程中耗用的存货管理；（2）存货管理包括计划、采购与生产加工、保管、发出、盘点、记录和报告；它将进货管理和销货管理链接起来共同组成一个完整的购销链管理系统，可以帮助仓库管理人员对库存商品进行详尽、全面的控制和管理，帮助库存会计进行库存商品的核算。提供的各种库存报表和库存分析可以为决策提供依据，从而实现降低库存、减少资金占用，避免物品积压或短缺，保证公司经营活动顺利进行。3、制定依据：中华人民共和国会计法；企业内部会计控制规范2010；企业会计准则第1号存货；国家其他相关法律、法规及公司相关规定。二、岗位分工与授权批准1、不相容岗位分离（1）存货的采购、验收与付款分离；（2）存货的保管与清查分离；（3）存货的销售与收款分离；（4）存货处置的申请与审批、审批与执行分离；（5）存货业务的审批、执行与相关会计记录分离；（6）公司内不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。2、业务归口办理（1）宁国佰褔公司负责依据安徽佰褔公司销售计划制定采购计划，存货的采购由宁国佰褔公司采购员办理； （2）存货的质量由宁国佰褔验收和加工负责人办理验收和质量的管理；（3）存货的数量验收、保管、发出由仓储负责人办理；（3）付款和会计记录由集团财务部指导下的财务人员办理；（4）公司未经授权的机构或人员，不得办理存货业务。3、部门职责（1）宁国佰福：受理采购申请，编制采购作业计划；采购作业；收集市场价。（2）仓库部门：数量验收、保管存货；按提货单或领料单（发货通知单）发货；对存货的收、发、存进行记录和报告。（3）财务部门：参与制定存货管理政策；参与重大采购合同的签订、采购招标等工作；及时对存货进行会计记录；审查采购发票，正确计算存货成本；参与存货盘点，抽查保管部门的存货实物记录。参与对存货的采购合同进行审计。4、授权审批（1）授权方式：存货业务由公司总经理审批；（2）审批权限项 目审批人审批权限1、采购政策总经理制定和修订；以总经理办公会议形式审定。2、月度采购计划总经理或授权采购部经理以总经理办公会议形式审批或授权采购部办公会议审批。3、采购作业计划公司授权审批人按公司授权范围审批。4、采购合同公司授权审批人 按公司授权范围审批。5、存货发出公司授权审批人按公司授权范围审批。6、存货报废、处置总经理审批或授权审批。（3）审批方式采购政策（包括库存限额、采购方式的选择、经济批量等政策性事项）和月度采购计划由总经理召开总经理办公会议或授权采购部决定，并以文件或其他形式下达执行；存货业务的其他事项审批，在公司设定的付款申请单上签批。三、存货取得、验收与入库控制月度采购需求计划1、采购存货控制程序 总经理审批 采购部制订采购作业计划授权审批人审批 选择供应商比价、洽谈、签约合同 采购核对、仓库验收财务结算 2、内控要求业务操作操作人控制要求1、产品需求计划总经理或被授权的销售部经理（1）每月25日根据下月销售计划、库存存量控制标准编制产品需求计划；（2）根据总经理指令下达、调整和修改需求计划；（3）审签需求计划。2、选择供应商采购员（1）寻找供应商以保证：供应产品顺畅；品质稳定；交货数量符合约定；交货期准确；各项工作协调。（2）建立供应商档案，编制供应商清单，记录主要供应商的表现和交易情况；（3）建立与供应商的稳定关系；（4）采购前在合格的供应商清单中选择并通知至少三家供应商报送报价清单。销售、采购、质检、保管、财务部门（1）制订选择主要供应商评审标准，包括：供货历史；供货能力和频率；产品质量及质量控制能力；服务水平；财务及信用状况；管理规范；来自其他客户的评价。（2）定期审定供应商清单。（3）定期对供应商优化，将不合格供应商剔出供应商清单。3、比价、洽商、签订合同采购部门（1）根据安徽佰福销售合同和销售部编制的产品需求计划，编制采购计划；（2）收集市场价格信息，对供应商报送的报价清单进行比价；（3）与公司下达的采购指导价比较；（4）填写价格比较单，以呈报的形式审批；（5）确定供应商，与供应商谈判，就交易数量、质量、交货期、运输方式、结算、责任条款等达成协议，拟定合同，按授权报请批准或确认；条款符合合同法。（6）重大采购合同由公司合同评审委员会参加评审后方可执行；（7）5000元以上的采购必须签订合同，并送财务部门一份；（8）双方签署的定单视同合同。财务部门（1）金额在5000元以上的采购合同，严格按公司财务制度审定结算方式。授权审批人（1）按授权审签合同。总经理或授权审批人（1）根据市场情况确定采购方式：比价；议价；访价（金额小，对产品质量影响小或无影响。）（2）按授权审签合同。4、采购采购员（1）提货或通知供应商送货；（2）记录供应商档案；（3）登记采购手册；（4）装订采购作业单、订单或合同存档。5、验收质量检验员（1）对所有需验收入库的存货都必须在到货的当日进行质量检验）（2）严格按照公司制定的宁国佰福干货原料管理办法进行验收）（3）对不符合质量要求的产品提出处理意见；仓库保管员（1）对货物进行数量验收和质量验收，对无采购作业计划的货物以及超计划采购的货物经批准后方能验收；（2）将不合格的货物隔离放置，并加以标记；（3）正确使用计量设备和仪器；（4）出具送货差异报告（多送或少送）；（5）对验收合格的货物，填制入库单，登记实物账，对实际验收入库的货物予以确认，对发票未到的货物月末暂估入库。授权审批人（1）批准或不批准超计划采购；（2）对质量差异报告提出退货或降价处理批示；（3）对送货差异报告批示；（4）责成查明差异责任和质量不符责任。采购员（1）查明差异原因和质量不符原因；（2）按授权审批人批示办理退货、降价谈判、补足货物等事宜；（3）记录采购差异的内容及处置过程。6、货款结算财务部门会计（1）将发票联与合同、送货单、入库联匹配核对；（2）发票与合同及采购计划匹配核对；（3）按合同及付款手续填制付款凭证并付款；当发生销售退回时，首先由财务部门根据退货单位开具的退货申请单填制退货通知单，报经公司总经理审批同意后，仓库保管员方可办理退货入库手续，并将该批退货单独存放，由质检部门检验后根据不同情况提出处理意见并上报公司总经理审批后方可进行处理。四、仓储与保管控制1、仓储计划控制：公司根据销售计划、采购计划、资金筹措计划等制定仓储计划，合理确定库存存货的结构和数量。2、存货接触控制：严格限制未经授权的人员，接触存货。3、分类保管控制：公司对存货实行分类保管，对贵重物品、重要存货的保管、调用、转移等实行严格授权批准，且在同一环节有两人或两人以上同时经办。4、安全控制：（1）公司仓储保管部门建立岗位责任制，明确各岗位在入库检查、货物调运、出入库登记、仓库清理、安全保卫、情况记录等各方面的职责任务，并对其进行检查。（2）严格执行公司制定的关于原料及产品品质管理的各种规章制度。如发生存货毁损、变质等情况时，仓储部门应及时将详细情况通过“存货报损呈报表”的形式上报公司总经理审批后根据不同情况进行相关处理。5、存货保管的具体要求业务操作操作人控制要求1、仓库选择设置仓库负责人（1）提出仓库设置规划：方便货物的运输和管理；有利于安全保卫；有货物进出通道，有照明、防火、防水、防盗等设施；有合理的存货空间，易于发货、搬运、盘点。总经理（1）批准仓库设置规划。2、货物摆放仓库保管员（1）保持仓库清洁；（2）按存货的品种、特点采用不同的保管方法；（3）划分保管区、待验区、不合格品区；（4）堆放考虑先进先出，易于盘点；（5）填制货物储位图，存货依分区及编号顺序排放；（6）建立存货账及物品卡片。3、货物保管仓库保管员（1）保管好仓库钥匙，防止丢失；（2）每月定期核对账物；（3）发现货物变质及时报告；（4）对半年以上的滞销货物编制报表；（5）当日进出货单，当日登记入账，实时反映仓库库存；（6）保持仓库通风条件，定期检查通风设备和防火、防水、防盗设施，防止货物霉烂变质、失火、失盗。对散养类的家禽定期喂食、实时看护。4、保管检查部门负责人每月检查仓库和仓库保管员工作一次主管副总经理每季抽查仓库及保管员工作一次总经理每年抽查仓库及保管员工作一次五、领用、发出与处置控制（一）、存货领用控制1、存货领用控制程序月度销售计划货物领用计划领用申请审批发货记账 2、内控要求业务操作操作人内控要求1、货物领用计划各部门具体经办人（1）各部门根据销售计划制定提货计划；（2）其他提货计划根据其他相关计划和定额损耗标准编制； 2、领用申请提货人（1）提货人必须经过授权；（2）填写提货单。注明货物名称、规格等级、申请数量等内容。3、领用审批部门负责人按审批权限审批4、发货仓库保管员（1）未经批准的提货申请，不予发货；（2）核对配货计划，是否按公司规定的审批权限审批；（3）按提货单点装货物，并与提货人当面点清，不得多发或少发；（4）货物按先进先出法发放；（5）与提货人办理交接手续，并在提货单签上名字；（6）发货后马上登记实物账。提货人（1）核对提货单与仓库的出库单是否一致（2）核对装运货物与提货单的货物名称、规格等级、数量、重量是否一致；（3）办理货物交接手续，并签上自已的名字。5、账目记录仓库保管员（1）实时记录货物的领用；（2）月末汇总向财务部门报送出库单、提货单； 财务部会计（1）按移动加权平均法计算领用成本；（2）定期到仓库清点收货单；（3）及时进行会计账务处理。（二）销售发出1、发出控制程序接受订单 签订合同 备货提货双方核对放单、发货、收款财务结算对店面的零售货物，销售人员在顾客对货物的品名、规格等级、数（重）量、金额等确认后，收银人员开具收银小票和发票收款，由销售员将货物整理完毕销售过程结束。2、内控要求业务操作操作人内控要求1、接受订单业务员（1）按销售控制制度受理订单。授权审批人（1）审核订单；（2）按授权签订合同；2、备货内勤人员（1）通知仓库备货。仓库保管员（1）备足货后通知内勤人员。3、通知发货内勤人员（1）根据合同和备货情况，向仓库下达发货通知。4、核对仓库保管员发货员（1）核对确认数量、重量、品种、规格等无误后，在订单和发货通知上标注；（2）核对每份订单的总件数、地址、联系人等详细信息。5、放单发货发货员（1）核对各订单的单号、地名、人名、单位名、电话；（）填写货物发运单如数及时发货；（）与仓储保管员双方在发货单上签字。（三）、滞销货物、过期货物的处置1、标准（1）存储过久（ 个月以上）已无使用价值，或有使用价值但存量多且有变质疑虑，或因陈腐、劣化等现状已不适用需专案处理的材料。（2）呆滞品：指品质不合标准、储存不当变质或销售后遭客户退货等因素影响，导致储存期间超过 个月，需专项处理的物品。2、处置方式和处置部门项 目处置方式处置部门参与部门1、呆滞品（1）降价销售；（2）销毁。仓库或店面质检部、财务部等2、废品（1）破碎变卖；（2）销毁、利用。仓库或店面质检部、财务部等3、处置控制程序对呆滞品或废品确认仓库或店面发出处置申请审批处置会计处理4、内控要求业务操作操作人内控要求1、确认保管部门（1）按本制度所规定的标准予以确认；（2）分析原因，提出分析报告，提出整改管理措施；（3）按季填写报告单；（4）设置备查登记簿。部门负责人（1）审核报告单；（2）对实物进行核查。质检部（1）进行质量检验；（2）出具质量报告。财务部门（1）核查报告单；（2）参与实物核查。授权审批人（1）审签报告单。2、处置申请保管部门（1）优先利用为原则；（2）填写处置申请单，注明处置物的处置原因、处置物的名称、规格及等级、数量、处置方式。销售部门（1）负责呆滞商品的处置；（2）填写处置申请单（没有降价的除外），注明处置品的名称、规格及等级、数量、降价幅度等内容。财务部门（1）在“处置申请”中签署意见。3、审批授权审批人（1）按授权审批；（2）确定处理期限。4、处置处置部门（1）未经批准不予处置；（2）按时处置；（3）处置收入必须上交财务部门；（4）处置必须办理相关手续，填写相关单据。财务部门（1）参与处置的全过程；（2）开具收据、发票等。5、会计处理财务部门（1）及时进行会计处理；（2）正确处理。5、凡需出门的存货必须办理出门手续，经仓库、店面或财务部门审核盖章并留存后方可出门。六、存货盘点每月月末及年度终了时，由财务部门组织仓库保管员对仓库所有存货进行全面清点，盘点结束后由仓库保管员根据实际盘点情况编制“存货盘存表”，并与仓管员登记的实物账、成本会计登记的成本账进行核对，做到账实相符、账账相符。每月盘点结束后，公司财务人员根据当月实际收发货的情况编制存货进销存月报表，并将该月报表与仓管员编制的存货盘点表核对无误后上报公司总经理。1、盘点安排：财务组织仓库、店面保管员每月末必须自盘；财务部门成本会计每月参与盘点或抽点；不定期抽点；每年年终结账日公司全面盘点。2、自盘：每月最后一天仓库、店面保管员应对自己经管的货物自盘一次；自盘时发现呆滞货物、变质货物、盘盈盘亏，填写报告单，并由财务部派人核实。3、抽点：将来若存货量加大，可根据实际情况调整全面盘点的间隔时间，每月末可采取抽查的形式进行盘点，但抽查的范围不得低于公司全部存货的70%。抽点时，由仓库、店面保管员配合，将未办妥手续、及代管货物分开存放，并加以标识；抽点后，由抽点人填写抽点表，抽点人和仓库、店面保管员签字认可，发现盈亏，填写“盘盈盘亏汇总表”报总经理。4、年终全面盘点（1）年终全面盘点由总经理或财务经理组织，由财务部门制定盘点计划。（2）盘点人员包括盘点人（点量）、会点人（记录）、协点人（搬运）和监盘人：（3）盘点日由公司财务部门在盘点计划中确定。（4）会点人按实际盘点数详实记录“盘点表”，由会点人、盘点人、监盘人共同签注姓名、时间；盘点表发生差错更正，必须在更正时，由盘点人、监盘人及时签字确认。（5）盘点完毕后，由财务部门将“盘点表”中的盈亏项目加计金额填列“盘盈盘亏汇总表”，并与仓库、店面等部门共同提出分析报告，经财务经理审核报总经理审批。5、盘盈盘亏处理（1）盘盈盘亏金额按公司审批权限规定审批；（2）财务部门根据审批结果进行账务处理，仓库、店面保管员根据审批结果调整库存数量和金额；（3）公司总经理办会议根据盈亏分析报告和公司相关规定对责任人员进行处罚。6、存货记录和报告控制（1）存货实物记录公司对存货取得验收、入库、保管、领用、发出及处置等各环节设置记录凭证，登记存货的类别、编号、名称、规格等级、计量单位数量、单价等内容；存货管理部门（仓库、店面）必须设置实物明细账，详细登记收、发、存存货的类别、编号、名称、规格、计量单位、数量、单价等内容，并定期与财务部门核对；对代管、代销、暂存的存货，单独记录，避免与公司存货混淆。（2）存货会计记录公司财务部门按照国家统一的会计制度的规定，对存货及时核算，正确反映存货的收、发、存的数量和金额；财务部门定期与存货管理部门核对存货和存货账，核对不符，及时查明原因，并报告处理。（3）存货报告仓库、店面保管员每月末编制“存货盘点表”，详细反映存货收、发、结存情况；存货期已超3个月的存货，仓库保管员应在“存货盘点表”中注明其采购时间，生产厂家（基地农户）、库存原因等；发现存货盈亏、霉烂变质及3个月以上的呆滞物品等